Одна из неотъемлемых составляющих деловых отношений – это деловая переписка. Одним из видов которой, в свою очередь, является гарантийное письмо. В нем отправителем выражаются обещания/гарантии осуществления каких-либо действий относительно адресата, напрямую связанных с интересами адресата. Письмо это – не официальное обязательство, а подтверждение обязательств, которые берет на себя отправитель. Каждое гарантийное письмо в обязательном порядке подписывается руководителем организации, имеет соответствующие печати и регистрируется через канцелярию компании.
Как оформить гарантийное письмо – нюансы составления гарантийного письма
В наши дни гарантийные письма – довольно распространенное явление в деловой сфере. Наиболее часто они используются в следующих случаях:
- Подтверждение оплаты за что-либо (работа, услуги, товары и пр.).
- Гарантия отсроченного платежа.
- Намерения юр/лица относительно потенциального сотрудничества.
- Предоставление информации 3-им лицам.
Особенности составления гарантийного письма:
- Сугубо деловой язык, отсутствие длинных и размытых фраз.
- Четкость формулировок.
- Указание вида обстоятельств или изложение всей процедуры по выполнению обязательств.
- Составление данного документа на фирменном бланке отправителя.
- Скрепление документа печатью компании-отправителя.
- Наличие подписи руководства и гл/бухгалтера.
- Стилистические, и тем более орфографические/пунктуационные ошибки в письме недопустимы.
- Не по правилам оформленное письмо могут признать недействительным.
Большая часть подобных документов начинается с фраз «Настоящим письмом заверяем (гарантируем)…» или «Ввиду договора, подписанного между нашими компаниями и осуществленной предоплаты…», и пр. При условии, что речь в письме – о гарантиях оплаты, в обязательном порядке указываются реквизиты банка. Также к письму нередко прикладывают копии определенных документов, если в этом есть необходимость.
Что должно быть в письме?
- Название компании-отправителя + стандартный набор реквизитов организации.
- Порядковый номер письма + дата регистрации данного документа, как исходящего.
- Данные адресата (ФИО либо название компании).
- Суть обращения – в содержании письма.
- Подпись адресата (руководителя).
- Гербовая печать организации (читаемый оттиск).
Основные виды гарантийных писем – характеристики и особенности заполнения гарантийных писем для физических и юридических лиц
Предоставление организацией гарантийного письма может осуществляться и физическим, и юридическим лицам, в соответствии с обстоятельствами. Причем, само слово «гарантия» может в тексте даже не упоминаться. Главное, чтобы в содержании письма присутствовало подтверждение намерений организации. Виды гарантийных писем следующие:
- Гарантийное письмо об оплате задолженности или на оплату приобретенного товара. Этот документ чаще всего используется в отношениях фирм и компаний. Таким письмом компания подтверждает обязательства – своевременно осуществить оплату за услуги/товары, что были предоставлены в долг.
- Гарантийное письмо на выполнение работ. В таком документе, помимо номера/даты «исходящего» и адресата, обычно указываются сами обязательства (к исполнению), их объем и сроки. Формулировки - «Гарантируем…», «Настоящим гарантируем…» и пр. А также реквизиты, подпись с расшифровкой и печать.
- Гарантийное письмо о предоставлении юридического адреса или гарантийное письмо потенциального арендодателя. Этот документ нужен для регистрации юр/лица, не имеющего своего помещения и арендующего площадь. По запросу арендатора собственником помещения оформляется подобный документ (то есть, подтверждение юридического адреса компании), который по сути является гарантией предоставления организации указанного в регистрационных документах помещения в аренду. Стоит отметить, что отсутствие этого письма не может стать поводом для последующего отказа в регистрации.
- Гарантийное письмо на поставку товара. В этом документе обычно пишут об обязательствах поставщика относительно сроков и количества товаров/услуг. Письмо должно максимально четко отвечать ранее подписанному вами договору.
- Гарантийное письмо о трудоустройстве. Данный документ создается на бланке предприятия-адресата. В тексте письма указывается – кому, от кого и по какой специальности предоставляются гарантии в трудоустройстве.
- Гарантийное письмо приема на работу. Этот документ являет собой подтверждение подписания договора на базе трудовых отношений между работодателем и самим сотрудником. Такое письмо часто требуется предоставить в ФМС при, например, отправлении сотрудника в другую страну. Также письмо используется в качестве юридического документа, при традиционном трудоустройстве и регулировании отношений «работник/работодатель».
- Гарантийное письмо для приглашения иностранца. Его составляет юридическое лицо, по приглашению которого в страну прибывает для работы иностранный гражданин. В письме указывают, что организация обязуется обеспечить такого работника жильем, регистрацией, медицинской и прочей помощью на весь срок его пребывания в РФ. Все доходы при депортации сотрудника организация тоже обязуется взять на себя.
Гарантийное письмо с юридической стороны - имеет ли юридическую силу гарантийное письмо?
По сути, гарантийное письмо не относится к виду официальных подтверждений обязательств. Такое понятие в кодексе РФ просто отсутствует. Но судебная практика с использованием гарантийных писем уже существует, и юридическая сила этого документа будет зависеть от его оформления и текстового наполнения.
Гарантийное письмо - это деловой документ, содержащий в себе подтверждение одной из сторон определенных действий. Примеры гарантийных писем - тема данной статьи. Они могут содержать следующую информацию:
- прошение о продаже определенных услуг или товаров, с последующей их оплатой;
- признание долговых обязательств, которые будут выполнены в определенные сроки;
- выступать в качестве предварительной договоренности.
Часто гарантийные письма выступают, как один из способов урегулирования досудебного спора после получения претензии. На практике в письме могут содержаться любые гарантии в отношении определённых действий.
Юридическая сила документа
Несмотря на множество примеров гарантийных писем, такой документ приобретает юридическую силу только в случае подписания договора. А само письмо лишь является подтверждением исполнения определенного пункта в контракте. Даже в суде, если в подтверждение будет предоставлено обращение без договора, то такой документ будет считаться недействительным. Проще говоря, гарантийное письмо - это всего лишь официально выраженные намерения юридического лица.
Общие правила составления
Пример гарантийного письма является частью делового документооборота, поэтому он должен содержать следующие обязательные реквизиты:
- Дату составления и исходящий номер.
- Данные получателя.
- Наименование документа или тему обращения.
- В содержании излагается суть гарантийных обязательств.
- Приложения к письму, если они предусмотрены, к примеру, график погашения задолженности.
- Должность и подпись отправителя.
Гарантийные письма от юридических лиц по общему правилу оформляются на бланке предприятия и заверяются печатью. Хотя жёстких требований к оформлению писем, составленных на официальных бланках юридических лиц, нет. В то же время любой банк вряд ли примет гарантийное письмо без печати предприятия.
Образцы писем
Пример гарантийного письма об оплате:
Данный документ по возмещению задолженности обязательно должен содержать реквизиты договора и/или счета, благодаря которым образовался долг. Такое письмо можно расценивать как своеобразный вексель, то есть авансовое обязательство. Подпись главного бухгалтера или лица, ответственного за проведение оплаты в документе, проставляется обязательно.
Директору АО «Получатель»
Адресату А.А.
исх. № ххх. Дата
ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО
В связи с временными финансовыми трудностями на предприятии, оплату по счету № 000 от (дата), на общую сумму ХХХ тысяч рублей, за поставку материалов по договору № 111 от (дата), гарантируем провести до (дата).
Директор АО «Гарант» подпись ФИО
Главный бухгалтер АО «Гарант» подпись ФИО
Пример гарантийного письма об оплате задолженности:
Директору АО «Получатель»
Адресату А.А.
исх. №ххх Дата
ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО
ЧП «Должник» гарантирует проведение оплаты задолженности ЧП «Кредитор» за предоставленные услуги на общую сумму ХХХ рублей в срок до (дата), то есть гарантирует выполнение пункта хх договора № хх от (дата).
В случае, если наше предприятие не выполнит своих обязательств по выплате задолженности в оговоренный срок, то будеь произведена выплата пени, предусмотренная в договоре, а именно - 0,1% от общей суммы долга за каждый день просрочки.
Банковские реквизиты нашего предприятия:
Директор ЧП «Должник» подпись ФИО
Главный бухгалтер ЧП «Должник» подпись ФИО
Поставка товара и выполнение работ
Пример гарантийного письма на выполнение работ:
Директору АО «Получатель»
Адресату А.А.
исх. № ххх Дата
ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО
АО «Строитель», на основании договора № 000 от (дата) с вашим предприятием, взял на себя обязательства по проведению всех строительно-монтажных работ на объекте (наименование, адрес) в срок до (дата). Настоящим письмо подтверждаю ранее данные гарантии по завершении работ согласно пункта … вышеуказанного договора в срок до (дата).
Директор АО «Строитель» подпись ФИО
В случае составления письма, не содержащего обязательств и гарантий по оплате определенной суммы, подпись главного бухгалтера не требуется.
Пример гарантийного письма на поставку товара :
Директору АО «Получатель»
Адресату А.А.
исх. №ххх Дата
ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО
ЧП «Покупатель» просит Вас поставить продукцию, согласно спецификации № ххх от (дата), по договору №ххх от (дата). Оплату гарантируем провести в срок до (дата).
Если денежные средства не будут переведены в оговоренный срок, то настоящее письмо можно расценивать как получение нашей организацией коммерческого кредита. ЧП «Продавец» вправе начислить проценты за использование чужих денежных средств за все время просрочки. Из расчета, оговоренного в пункте ххх вышеупомянутого договора. То есть 1% за каждый день просрочки.
Директор ЧП «Покупатель» подпись ФИО
Главный бухгалтер ЧП «Покупатель» подпись ФИО
Пример оформления гарантийного письма требует соблюдения принятой терминологии в деловом обороте. Не стоит описывать всю историю отношений между юридическими лицами и вдаваться в подробности, по какой причине произошла та или иная ситуация. Письмо должно быть кратким и содержать четкие формулировки, к примеру:
Дополнительные требования
Если гарантийное письмо составляется для кредитно-финансового учреждения, то рекомендуется приложить копию выписки из ЕГРЮЛ, чтобы у банка была возможность подтвердить полномочия руководителя, который подписал документ.
В случае составления и подписания письма уполномоченным лицом, то к нему прилагаются документы, которые смогут подтвердить полномочия этого лица. Это может быть доверенность или протокол. Главное, чтобы в них содержалось четкое указание на правомочность действий уполномоченного лица.
Основная суть письма заключается в предоставлении гарантий поставщику материальной ценности о том, что покупатель (заказчик) полностью и в срок произведёт оплату товара или услуги.
Таким образом поставщик на свое усмотрение может произвести выдачу ТМЦ без оплаты или отказать, например, если у покупателя плохая платежеспособность.
Документ составляется в целях:
- Со стороны покупателя - письменное принятие обязательств по уплате и последующее получении товара (если он не был доставлен ранее).
- Со стороны продавца - приобретение гарантий и уверенности в том, что заказчик произведёт оплату.
- Использование данного документа при судебных разбирательствах (в случае, если покупатель не оплатит товар).
ВАЖНО! Зачастую, гарантийное письмо необходимо в качестве ответа на письмо-претензию от поставщика (если товар был ранее отправлен заказчику, а выплата так и не была осуществлена).
Какие гарантии в нём содержатся?
Письмо содержит гарантии того, что товар или услуга будут оплачены в определённый срок, обозначенный в документе.
Кто должен составлять?
Письмо составляется заказчиком или покупателем. Чаще всего, в качестве покупателя выступает какая-то коммерческая фирма или организация. Далее, документ подписывается главой предприятия заказчика и бухгалтером, после чего отправляется продавцу (поставщику).
Основные пункты
При составлении письма, следует обратить внимание на следующие важные моменты:
ВНИМАНИЕ! Если письмо составлено верно, то в случае отсутствия оплаты (или при несвоевременной оплате), поставщик вправе потребовать взыскания задолженности, обратившись в судебные органы.
Алгоритм написания
Как правило, для составления данного уведомления используют готовые фирменные бланки предприятия плательщика, где уже обозначены все необходимые пункты, и нужно только заполнить пустующие поля. Бланки имеют стандартную структуру.
Рассмотрим пример написания гарантийного письма на листе бумаги формата А4:
- В левом верхнем углу указываем исходный номер документа и дату (от какого числа).
- В правом верхнем углу пишем должность, название предприятия адресата.
- Ниже, по центру: »Гарантийное письмо» .
- Далее, документ начинается с фразы: »Прошу Вас поставить товар, согласно заявки №…» (здесь указываем от какого числа была сделана заявка).
- Чуть ниже: »Оплату гарантируем с расчётного счёта №…» (номер счёта и наименование банка). Обозначаем дату (до какого числа будет сделана выплата) и сумму.
- Далее, прописываем что последует в случае неуплаты (какой штраф, проценты).
Пример: »В случае неоплаты, согласно установленному сроку…» (указываем % за каждый день просрочки, ссылаясь на ст.823 ГК РФ за использование чужих денежных средств в качестве поставленных товаров).
- Завершается документ подписями и печатью (ниже, под основным текстом письма), с указанием основных реквизитов и контактных данных организации заказчика.
Варианты отправки
Существует три официальных способа отправки письма адресату:
Существует ли ответственность за невыполнение обязательств?
Гарантийное письмо документально подтверждает серьёзность намерений покупателя и выражает его готовность к своевременной оплате. Привлечь заказчика к ответственности за неисполнение предписанных обязательств (в случае неуплаты), возможно только в судебном порядке, и согласно прописанным ранее штрафам.
Резюмируя вышесказанное, можно сделать вывод, что письмо хоть и не является 100% гарантией того, что покупатель оплатит стоимость товара, зато представляет собой серьёзный документ в случае решения вопроса в судебном порядке.
В деловой сфере гарантийное письмо может быть написано с самыми разными целями: подтверждение оплаты по договору поставки товара, обеспечение обязательства принятия на работу, предоставления услуг, возврата денег. Правомерность такого рода использования писем нередко вызывает у обеих сторон – участников соглашения – вопросы о том, как составляют документ.
Что такое гарантийное письмо
Бумага, написанная как письменное подтверждение одной стороной выполнить некое запланированное действие по отношению к другой стороне, называется гарантийным письмом. Подтверждающее действие бывает нужно для удостоверения собственных намерений перед деловым партнером или соглашения с предложением поставщика, когда обычного согласия не хватает.
Применение в юридической практике
Сферой действия гарантийных писем является деловая переписка с целью убеждения в выполнении определенных условий или обязательств оговоренных объемов и сроков. Законодательство такие бумаги ничем не регламентирует, потому переписка ведется в рамках норм делопроизводства и требует особой ясности изложения, исключающей двузначное толкование.
Является ли гарантийное письмо доказательством в суде
Исходя и практики судебных дел и Постановления № А 40/10855-08 Федерального арбитражного суда (Московский округ), письма о погашении задолженности перед кредитором не считаются официальным обещанием исполнения обязательства, являясь скорее подтверждением намерения автора или согласием с принятой на себя ответственностью. Гарантии исполнения в случае судебного разбирательства по суду тоже нет.
Форма гарантийного письма
Документом оформляется намерение заключить впоследствии соглашение с получателем. ГК РФ статьей 432 определяет совершение сделки как принятие одной стороной предложения к заключению договора со стороны другой. Предложение о сроке поставки товара, предоставлении услуги и согласие на оплату может быть гарантировано как будучи офертой, так и акцептом.
Гарантийное письмо как оферта
ГК статьей 435 называет офертой документ, направленный юридическому лицу с предложением считать договор заключенным, если сделанное предложение подходит адресату. Например: компания, написавшая гарантию, выражает готовность считать себя заключившей договор с адресатом, принявшим предложение. Это случай, когда обязательство является офертой.
Гарантийное письмо включает важные условия. Предложение оплатить услуги по ремонту должно содержать обязательство начала и окончания работ, критерии оценки работы, иные существенные для договора подряда условия, указанные статьями 702 и 708 ГК РФ. В этом случае, статья 438 и 434 ГК предлагают считать сделку совершенной, даже при отсутствии двухстороннего основного договора.
Гарантия акцепта в письме
Статья 438 ГК предоставляет возможность удостоверяющей бумаге быть акцептом, подтверждающим согласие на предложение, озвученное ранее: например, как ответ на многоадресное коммерческое предложение на сайте компании. Такое согласие не требует, конкретного указания условий, но предполагает подтверждение недвусмысленного согласия на условия, предложенные контрагентом (статья 438 ГК).
Виды гарантийных писем
Суть гарантии – подтверждение принятых обязательств со стороны одного партнера по отношению к другому. Распространены гарантии по поводу денежных задолженностей, поскольку их можно предъявлять суду как ответ на иск, если таковая необходимость появится. Оформить гарантийное обязательство может быть необходимо для выполнения некоторых работ или ремонта.
На оплату товаров
Подтверждение оплаты товара – популярный тип удостоверяющих документов. Появление непредвиденных обстоятельств, делающих платеж невозможным, вынуждают должника предоставлять гарантийное обеспечение для продажи товара в кредит с платежом после отгрузки. В тексте следует указывать сумму задолженности. Этот случай требует наличия подписи не только руководителя компании, но и главбуха для подтверждения адресату гарантий исполнения.
Гарантийные обязательства на выполненные работы или оказанные услуги
Удостоверение, что обещанное будет сделано к заданному сроку, выполняется как гарантия на оказание услуги. Объемная задача разбивается на несколько этапов с контрольными сроками. Кроме временных границ, указывают нормы или стандарты, по соответствию которым заказчик может судить о качестве услуг и предъявлять претензии на залоговую сумму (если предусмотрено). Такая бумага отправляется в случае нарушения сроков сдачи, прописанных в договоре.
Письмо, подтверждающее намерения арендодателя
Гарантия предоставления арендуемой площади требуется для регистрации юридическому лицу, не являющемуся собственником торгового помещения. Когда указание юридического адреса необходимо (например, при регистрации ООО) может быть указан адрес помещения, занимаемого по договору аренды. Гарантийное письмо о намерениях арендодателя оформляет собственник сдаваемого в аренду помещения, по просьбе юридического лица, которому гарантирует предоставление площади. К письму следует приложить заверенную копию бумаги о праве собственника помещения.
Гарантия на будущее трудоустройство
Подтверждение о трудоустройстве свидетельствует о намерении работодателя предоставить рабочее место потенциальному сотруднику. Такой документ необходим:
- студенту, обучавшемуся на бюджетной основе;
- иностранцу, оформляющему бумаги для службы миграции;
- в других случаях, когда обеспеченность местом трудовой деятельности требует подтверждения.
Как написать гарантийное письмо
Официальных юридических норм, регламентирующих правила написания гарантийных писем РФ, не предусмотрено, хотя сфера применения их в деловой переписке чрезвычайно широка. Общие правила официальных документов требуют максимальной конкретики и однозначности формулировок, поскольку они принимаются судом как подтверждение соглашений и сделок.
Бланк гарантийного письма
Предоставление гарантий оформляют на листе формата А4, объемом не больше одной страницы. Правило составления юридическим лицом требует фирменного бланка организации, в шапке которого указываются банковские реквизиты компании. Подписывается руководитель предприятия (в обязательном порядке) и главный бухгалтер при необходимости. Подтверждение от физического лица пишется на обычном листе, форма произвольная.
Обязательные реквизиты
Для подтверждающей бумаги необходимо указать:
- номер исходящей регистрации и дату написания;
- название компании-отправителя;
- ФИО руководителя фирмы-адресата;
- содержание письма;
- реквизиты организации-отправителя;
- должность, личная подпись и ФИО руководителя (для исполняющего обязанности указываются реквизиты доверенности, прикладываемой к удостоверяющей бумаге).
Текст гарантийного письма
Для написания грамотного обязательства придерживаются рекомендаций по деловой переписке:
- сдержанный и корректный стиль речи;
- лаконичность изложения, целесообразность приводимых фактов;
- конкретно сформулированные фразы (для подтверждающих бумаг характерны такие фразы и слова, как: «гарантируем», «обязуемся»).
Правила оформления
- при заполнении графы адресат должно быть указано лицо (или организация) – получатель оплаты;
- в письме о гарантии оплаты долга должны фигурировать сроки получения задолженности;
- текст должен содержать реквизиты компании, гарантирующей выполнение обязательства (можно в бланке компании);
- перечисление кратко сформулированных причин, побудивших написать гарантийную бумагу, приветствуется.
Подтверждение гарантий
При удостоверении гарантий следует иметь в виду:
- в письме, написанном от физического лица, подтверждает гарантии лично автор;
- бумага, гарантирующая оплату задолженности организацией или иные финансовые обязательства, кроме подписи руководителя подтверждается печатью компании и подписью главного бухгалтера компании.
Образцы гарантийных писем
Письменное подтверждение любого типа имеет в составе как стандартные реквизиты, вносимые в шаблон (регистрационный номер исходящей документации, название документа, данные отправителя и получателя), так и индивидуальные нюансы, зависящие от того, какую функцию выполняет обязательство. Особенности разных видов писем будут рассмотрены ниже.
Об оплате
Образец гарантийного письма об оплате может быть следующим:
- на верхней левой части листа пишутся реквизиты получателя (пример: директору ООО «Спецпроект» Скворцову В.А.);
- название документа по центре строки (о подтверждении оплаты товара);
- слева обязательно указывается регистрационный номер и дата составления гарантийной бумаги (пример: №125/16, 18.09.2016 г.);
- как подтверждение оплаты указывается:
- сумма к оплате;
- документ-обоснование долга;
- гарантируемые сроки погашения задолженности;
- банковские реквизиты плательщика;
- санкции в случае неуплаты (пример: гарантируем, что оплата в размере 800 000 рублей за организацию семинара «Кадры и производство» по заявке №42-16 от 07.08.2016 г. будет завершена до 05.10.2016 г. Банковские реквизиты: ОАО «Дельта-Банк», г. Москва, р/счет №12586953. При несоблюдении срока перевода денежных средств, за каждый день просрочки обязуемся осуществить оплату в размере 1% от гарантированной суммы.);
- реквизиты директора компании;
- реквизиты главбуха компании.
Гарантийное обязательство на выполнение работ
Обязательство применяется в случае нарушения оговоренных сроков. Образец гарантийного письма о выполнении работ:
- на верхней левой части листа пишутся реквизиты получателя (пример: директору ООО «Тернеция» Нестеренко С.Е.);
- название бумаги по центру строки (пример: о завершении ремонтных работ);
- на левой части строки указывают регистрационный номер и число составления гарантии (пример: №124/16, 13.05.2016 г.);
- для подтверждения выполнения задач следует:
- перечислить вид работ (или этапов) и сроки выполнения;
- написать реквизиты обоснования выполнения требуемого (договора, соглашения);
- уточнить, где ведется деятельность (пример: гарантируем, что ООО «Золотые руки» как исполнитель работ по адресу: г. Москва, ул. Малая Дмитровская, д.5, кв.11, согласно Договора подряда №2 от 10.03.2016 г., закончит все оговоренные Договором действия по ремонту в квартире до 15.06.2016 г. Гарантируем качество выполнения.);
- ФИО, должность руководителя компании, подпись;
- ФИО и подпись главного бухгалтера.
О предоставлении документов в срок
Бумага, гарантирующая предоставление документов к определенной дате, требуется при невозможности выполнить какое-либо обязательство. Пример гарантийного письма для такого случая:
- в верхней левой части листа пишутся реквизиты получателя (пример: генеральному директору ЗАО «Лира» Лукину О.Е.);
- название бумаги в центре строки (пример: о предоставлении документов в срок);
- в левой части строки указывают регистрационный номер и число составления гарантии (пример: №78, 07.03.2010 г.);
- в обязательстве указывается:
- вид обязательных документов и сроки предоставления;
- реквизиты обоснования требования;
- причин перенесения сроков (пример: гарантируем, что ЗАО «Прометей» обязуется выполнить представление информации за период с 1 сентября по 30 июня, согласно Требованию №32557 от 21 июля 2014 года, до 5 августа 2014 года. Предоставить документы ранее не представляется возможным в связи с тем, что главный бухгалтер ЗАО «Прометей» находится в отпуске до 29 июля 2014 года. Обязанности его на период отпуска ни на кого не возложены. Приложение: копия приказа о предоставлении отпуска от 9 июля 2014 г. №182);
- подпись руководителя компании (пример: директор ЗАО «Прометей» С.В. Тимошин).
О приеме на работу
Обязательство о приеме в штат направляется в определенную организацию или на руки будущему работнику. Правильно составить его можно по следующему образцу гарантийного письма:
- на верхней левой части листа пишутся реквизиты получателя, если известны (пример: по месту запроса);
- название бумаги по центру строки (пример: о приеме на работу);
- в левой части строки указывают регистрационный номер и число составления гарантии (пример: №536, 07.06.2016 г.);
- в обязательстве указывается:
- ФИО нанимаемого работника и должность;
- порядок оплаты труда;
- гарантия работодателя (пример: ООО «Учитесь» гарантирует принять на работу Аленкину П.А. на позицию преподавателя математики с 01.09.2019 г. ООО «Учитесь» обязуется установить Аленкиной П.А. официальную заработную плату в размере 55 500 р. в месяц. Гарантируем официальное оформление в соответствии с Трудовым Кодексом РФ и полный социальный пакет.);
- подпись руководителя компании (пример: директор ООО «Учитесь» М.А. Ливон);
- подпись финансово ответственного лица (пример: главный бухгалтер ООО «Учитесь» И.В. Малов).
Преимущества и недостатки гарантийного письма как замены договора
Преимущества:
- отсутствие необходимости оформления двустороннего соглашения;
- при соблюдении всех условий, требуемых от акцепта и оферты, сделка считается законной;
- судебное производство признает данные обязательства.
Недостатки:
- объема письма не хватит, чтобы расписывать подробности совершения сделки;
- письменная форма делового письма не предполагает подробного определения прав и обязанностей сторон;
- отсутствие распределения степени ответственности сторон.
Подпишите гарантийную бумагу в условиях ограниченного времени или нецелесообразности разработки подробного соглашения с соблюдением всех процедурных моментов. При всем удобстве такой формы заключения соглашения она оставляет широкие возможности для возникновения спорных моментов, решать которые придется способом судебного разбирательства.
Видео
Гарантийное письмо оформляется в случае, когда одна из сторон сделки сомневается в платежеспособности и честности другой, даже несмотря на заключенный по всем юридическим правилам и нормам договор.
Частыми ситуациями, когда запрашиваются гарантийные письма являются:
- обязательство произвести оплату за полученные товары, выполненные работы, предоставленные услуги;
- гарантия предоставления необходимой информации (например, предоставление юридического адреса в период оформления юридического лица);
- подтверждение будущих намерений (например, гарантия заключения в будущем основного договора о сотрудничестве).
ВАЖНО! Гарантийное письмо не является коммерческим документом.
Ответственный за составление и выполнение гарантий
Ответственным составителем, отправителем является сторона, берущая на себя ответственность за выполнение тех или иных обязательств.
Требования к оформлению
Каждое письмо-гарантия должно соответствовать требованиям документооборота:
ВНИМАНИЕ! Гарантийное письмо - это не вид официально подтвержденных и принятых на себя обязательств. Понятие «гарантийное письмо» в законодательстве Российской Федерации отсутствует. Однако судебная практика признает существование гарантийных писем.
Основной вопрос лишь в правильности оформления и в содержании письма-гарантии. Именно эти два критерия будут напрямую влиять на наличие или отсутствие юридической силы у данного документа.
Например, если гарантийному письму придать силу договора, то и юридический статус письма изменится
(ст.435-443 ГК РФ): поставщик, желающий поставить товар заказчику, пишет гарантийное письмо с приглашением (офертой) осуществить поставку. Заказчик отвечает письменным согласием (акцептом). В этом случае, оба документа рассматриваются как доказательства принятия сторонами на себя договорных обязательств. Такие обязательства уже наделяются юридической силой.
Если отправитель передумал и решил отозвать гарантийное письмо-акцепт, то сделать он это должен очень быстро, до момента принятия документа адресатом или сразу же после принятия, главное, до совершения на основании письма каких-либо процедурных действий.
Как написать?
Самое важное – это изложение в письме всех важных условий относительно выполняемых обязательств. Иначе письмо не будет иметь никакого значения. Разберем наиболее часто используемые виды гарантийных писем.
Об отсрочке платежа поставщику
Это финансовая гарантия. Отправитель просит отсрочки платежа и обязуется произвести оплату в установленный срок за полученные товары (выполненные работы, предоставленные услуги).
Структура гарантийного письма об отсрочки платежа:
- Исходящий номер, дата.
- Наименование документа.
- Текст письма:
- название составителя и получателя, с указанием юридических реквизитов (например, ООО «ААА» просит ОАО «А1» предоставить отсрочку платежа по (указать реквизиты документа, по которому возникло обязательство оплаты));
- можно (но не обязательно) указать причину, по которой невозможно произвести оплату в срок (например, оплату не имеем возможности произвести в установленный договором срок в связи с …. );
- денежная сумма, на которую просится отсрочка и дата, до которой оплата будет произведена (например, настоящим письмом гарантируем произвести оплату в размере …. до ДД.ММ.ГГГГ ).
- ФИО, должность, подпись руководителя и бухгалтера.
О доставке
Отправитель обязуется поставить товар надлежащего качества
в оговоренные договором сроки и согласованного количества.
Структура:
- Желательно использование фирменного бланка.
- Исходящий номер, дата.
- Наименование документа.
- Текст письма:
- название поставщика и получателя с реквизитами;
- реквизиты документа, являющего основанием для поставки;
- можно указать наименование и количество гарантированного к поставке товара (например, 10 шт. планшетов Lenovo ), если товарных позиций очень много, достаточно сделать ссылку на номер товарной накладной, приложив ее копию к письму;
- дата, до которой товар будет доставлен получателю.
- ФИО, должность и подпись руководителя и бухгалтера.
- ФИО и контактные данные исполнителя.
Способы получения документа адресатом
Гарантийные письма должны предоставляться получателю в двух экземплярах лично , чтобы на экземпляре отправителя был проставлен входящий номер и дата вручения. Альтернативными способами доставки гарантийных писем являются: заказное письмо с уведомлением о вручении через почту, отправка курьерской службой с уведомлением о вручении.
Правильно составленные гарантийные письма могут иметь юридическую силу и признаваться судебными органами в качестве прямых доказательств.
