Une description de poste est le principal document organisationnel et juridique qui réglemente les activités du secrétaire, définissant ses droits, ses positions dans l'organisation et la nature de son travail. Le secrétaire s'appuie sur ce document dans ses relations avec les salariés.
Il y a un secrétaire dans chaque institution. Mais, comme déjà indiqué, le poste de secrétaire comporte de nombreuses gradations. Dans une petite organisation (ou entreprise), il n'y aura qu'un seul secrétaire adjoint (secrétaire). Dans les grandes organisations, le directeur et ses adjoints peuvent avoir des secrétaires dans chaque unité structurelle. Il y a des secrétaires de conseil d'administration, des secrétaires scientifiques de conseils scientifiques, etc. Chaque secrétaire, en fonction du volume et des spécificités des activités de l'organisation, des exigences du gestionnaire et de sa confiance dans le secrétaire, a toujours son propre éventail de responsabilités et de droits, diverses combinaisons de types de travail créatifs, logiques et techniques. Parallèlement, il existe un ensemble standard d'opérations de gestion des services documentaires et non documentaires, qui sont effectuées par tous les secrétaires.
Les responsabilités, les droits et les types de travail qu'un secrétaire particulier doit effectuer, les exigences relatives à ses connaissances et compétences professionnelles sont fixés dans sa description de poste.
S'il existe une description de poste pour un poste de secrétaire vacant, la personne postulant au poste saura immédiatement ce qui est attendu de lui et mettra en corrélation ses capacités avec les exigences.
Si le secrétaire de travail n'a pas encore de fiche de poste, celle-ci doit être rédigée afin de définir l'éventail des responsabilités et ne pas être « de garde » pour tous types de travaux, garantir les droits, établir des relations, l'interchangeabilité avec les autres salariés. en cas d'absence ou de surcharge temporaire.
Une description de poste est un document durable et est utilisée jusqu'à ce qu'elle soit remplacée par une nouvelle description de poste. Par conséquent, sa préparation doit être prise avec une grande responsabilité. Ce qui est écrit dans la description de poste est ce qui sera demandé. Quels que soient les droits qui y sont accordés, vous les avez.
Lorsque vous commencez à rédiger une description de poste, vous devez tout d'abord utiliser le nouveau « Répertoire de qualification des postes de gestionnaires, spécialistes et autres employés ». Il a été élaboré par l'Institut du travail et approuvé par décret du ministère du Travail et du Développement social de la Fédération de Russie du 21 août 1998 (n° 37). L'ouvrage de référence est un document normatif et il convient immédiatement de souligner que les nouvelles caractéristiques de qualification sont recommandées pour une utilisation dans les entreprises, les institutions et les organisations de divers secteurs de l'économie, quels que soient la propriété et les formes organisationnelles et juridiques.
L'objet du répertoire est formulé assez clairement : « Ce répertoire de qualifications pour les postes de managers, spécialistes et autres salariés (exécutants techniques) vise à assurer une division rationnelle du travail, à créer un mécanisme efficace de délimitation des fonctions, des pouvoirs et des responsabilités, et une réglementation claire des activités de travail des salariés dans les conditions modernes de développement des relations marchandes.
Dans l'ouvrage de référence, contrairement au précédent « Recueil des caractéristiques tarifaires et de qualification pour les postes généraux des salariés de l'industrie », il y a un changement très important - il n'indique pas les catégories de salaires selon une grille tarifaire unique, et dans le « Général Dans la section Dispositions », il est écrit que « Les catégories de qualification pour la rémunération du travail des spécialistes sont établies par le chef de l'entreprise, de l'institution, de l'organisation. Cela prend en compte le degré d'indépendance de l'employé dans l'exercice de ses fonctions, sa responsabilité dans les décisions prises, attitude envers le travail, efficacité et qualité du travail, ainsi que connaissances professionnelles, expérience pratique, déterminées par l'ancienneté dans la spécialité, etc."
Ainsi, la rémunération du secrétaire dépend avant tout de ses connaissances, de ses compétences, de la qualité de son travail et de sa responsabilité. Il s’agit d’un changement important qui permet au manager d’évaluer le travail de l’employé en fonction de résultats précis.
Parmi les caractéristiques de qualification, vous pouvez utiliser pleinement les sections : « Responsabilités professionnelles » et « À savoir absolument ».
Si l'organisation (entreprise) est petite et que le secrétaire (secrétaire référent) réalise seul tous les services d'organisation et de documentation, c'est-à-dire exerce effectivement les fonctions du bureau, mais dans une moindre mesure, vous pouvez utiliser les caractéristiques de qualification du chef du bureau. Ses responsabilités professionnelles sont les suivantes :
Assure le traitement en temps opportun de la correspondance entrante et sortante et sa livraison à sa destination.
Surveille les délais d'exécution des documents et leur bonne exécution.
Organise les travaux d'enregistrement, de comptabilité, de stockage et de transfert à l'unité structurelle appropriée des documents du travail de bureau en cours, y compris les ordres et instructions de la direction.
Organise le travail de constitution des caisses et leur acheminement pour stockage.
Élabore des instructions pour la tenue des dossiers dans une entreprise, une institution, une organisation et organise leur mise en œuvre.
Prend des mesures pour fournir aux travailleurs le matériel pédagogique et de référence nécessaire, ainsi que l'inventaire, l'équipement, les moyens de mécanisation et d'automatisation du travail de gestion.
Fournit des conseils méthodologiques sur l'organisation du travail de bureau dans les départements, le contrôle de la formation correcte, du stockage et de la soumission en temps opportun des dossiers aux archives, la préparation des certificats sur le respect des délais d'exécution des documents.
Assure l'impression et la reproduction de documents officiels.
Participe à la préparation des réunions convoquées par la direction et organise leur support technique.
Organise la préparation des documents de voyage, l'enregistrement des employés arrivant en voyage d'affaires dans l'organisation.
Il doit le savoir ;
■ les résolutions, instructions, arrêtés, autres documents constitutifs et réglementaires des autorités supérieures relatifs à l'organisation du travail de bureau ;
■ Système étatique d'appui documentaire à la gestion ;
■ des normes pour un système unifié de documentation organisationnelle et administrative ;
■ structure de l'entreprise, de l'institution, de l'organisation ;
■ organisation du travail de bureau ;
■ les diagrammes de flux de documents ;
■ la procédure d'établissement d'une nomenclature des caisses, des inventaires des caisses de stockage permanent et temporaire, du reporting établi ;
■ les délais et modalités de dépôt des dossiers aux archives ;
■ les systèmes d'organisation du contrôle de l'exécution des documents ;
■ matériel de bureau et autres moyens techniques de travail de gestion ;
■ les bases de l'économie, de l'organisation de la production, du travail et de la gestion ;
■ la législation du travail ;
■ le règlement intérieur du travail ;
■ règles et réglementations en matière de sécurité du travail8. .
Les caractéristiques de qualification du secrétaire de direction sont nouvelles. Considérons-le.
Responsabilités professionnelles.
♦ Réaliser des travaux d'accompagnement organisationnel et technique des activités administratives et administratives du chef d'entreprise.
♦ Accepte la correspondance reçue pour examen par le gestionnaire, la transmet conformément à la décision prise aux unités structurelles ou aux exécuteurs spécifiques pour utilisation dans le processus de travail ou la préparation des réponses.
♦ Effectuer du travail de bureau, effectuer diverses opérations utilisant la technologie informatique conçue pour recueillir, traiter et présenter l'information lors de la préparation et de la prise de décision.
♦ Accepte les documents et déclarations personnelles pour signature par le chef d'entreprise.
♦ Prépare les documents et le matériel nécessaires au travail du gestionnaire.
♦ Surveille l'examen et la soumission en temps opportun par les divisions structurelles et les exécuteurs testamentaires spécifiques des documents reçus pour exécution.
♦ Vérifie l'exactitude des projets de documents préparés soumis au responsable pour signature et s'assure de leur qualité d'édition.
♦ Organise les conversations téléphoniques avec le gestionnaire, enregistre les informations reçues en son absence et porte son contenu à sa connaissance, transmet et reçoit des informations via des appareils d'interphonie (téléfax, télex, etc.), ainsi que des messages téléphoniques, les porte rapidement à son informations d'attention informations reçues via les canaux de communication.
♦ Sur instructions du gestionnaire, il rédige les lettres, demandes et autres documents et prépare les réponses aux auteurs des lettres.
♦ Effectue des travaux de préparation des réunions et des réunions tenues par le responsable (rassembler le matériel nécessaire, informer les participants de l'heure et du lieu de la réunion, de l'ordre du jour, de leur inscription), tenir et rédiger les procès-verbaux des réunions et des réunions.
♦ Surveille l'exécution par les salariés de l'entreprise des ordres et instructions émis, ainsi que le respect des délais d'exécution des instructions et instructions du chef d'entreprise, prises sous contrôle. Tient à jour un dossier de contrôle et d'enregistrement.
♦ Fournit au lieu de travail du gestionnaire l'équipement organisationnel et les fournitures de bureau nécessaires et crée des conditions propices à son travail efficace.
♦ Imprime, sous la direction du gestionnaire, les documents officiels nécessaires à son travail ou saisit les informations actuelles dans les données bancaires.
♦ Organise l'accueil des visiteurs, facilite la prise en compte rapide des demandes et suggestions des salariés.
♦ Constitue les dossiers selon la nomenclature agréée, veille à leur sécurité et les dépose aux archives dans les délais impartis.
♦ Copie les documents sur un copieur personnel.
Il faut savoir :
♦ résolutions, instructions, ordonnances et autres documents d'orientation et documents réglementaires relatifs aux activités de l'entreprise et à la tenue des registres ;
♦ structure et gestion de l'entreprise et de ses divisions ;
♦ organisation du travail de bureau ;
♦ modalités d'enregistrement et de traitement des documents ;
♦ travail d'archives;
♦ dactylographier;
♦ les règles d'utilisation des interphones ;
♦ bases de l'éthique et de l'esthétique ;
♦ les règles de communication d'entreprise ;
♦ les bases de l'organisation et de la gestion du travail ;
♦ les règles de fonctionnement des équipements informatiques ;
♦ principes fondamentaux du droit administratif et du droit du travail ;
♦ règles et réglementations en matière de protection du travail9.
Comme le montrent les caractéristiques de qualification ci-dessus, des exigences assez élevées sont imposées au secrétaire du directeur, tant en termes de connaissances et de compétences que dans l'éventail des tâches qu'il effectue. Cela suppose la maîtrise de l'informatique, la préparation indépendante des documents pour le compte du gestionnaire, l'édition des projets de documents reçus, le suivi de l'exécution, etc. Ces exigences et l'éventail des responsabilités, qui incluent de nombreux types de travail créatif, prédéterminent la nécessité d'une formation professionnelle supérieure, mais l'enseignement professionnel secondaire est également autorisé si une expérience professionnelle est disponible.
Les caractéristiques de qualification d'une secrétaire-dactylographe et d'une secrétaire-sténodactylographe, indiquées dans le Répertoire de qualification, sont précisées de la même manière, avec seulement l'ajout du travail de dactylographie pour une secrétaire-dactylographe et de la sténographie pour une secrétaire-sténodactylographe. Par conséquent, lors de l'élaboration d'une description de poste, il suffit d'utiliser l'une de ces caractéristiques de qualification.
Par exemple, les responsabilités professionnelles d'un secrétaire-dactylographe sont les suivantes :
> Exécute des fonctions techniques pour soutenir et maintenir le travail du chef d'entreprise ou de ses divisions.
> Reçoit les informations nécessaires au manager de la part des services ou des interprètes, appelle les salariés sur ses instructions.
> Organise les conversations téléphoniques avec le gestionnaire, reçoit et transmet les messages téléphoniques, enregistre les messages reçus en son absence et porte leur contenu à la connaissance du gestionnaire.
> Effectue les travaux de préparation des réunions et des réunions tenues par le responsable (rassembler le matériel nécessaire, informer les participants de l'heure, du lieu, de l'ordre du jour de la réunion ou de la réunion, les enregistrer), tenir et rédiger les procès-verbaux.
> Fournit au lieu de travail du gestionnaire des fournitures de bureau, des équipements d'organisation et crée des conditions propices à un travail plus efficace du gestionnaire.
> Transmet et reçoit des informations via des appareils de réception et d'interphonie (télex, fax, fax, etc.).
> Imprime divers documents selon les directives du superviseur.
> Effectue le travail de bureau, reçoit la correspondance adressée au gérant, l'organise conformément à la procédure adoptée dans l'entreprise et, après examen par le gérant, la transfère aux services ou interprètes spécifiques pour utilisation dans le cadre de leur travail ou préparation de une réponse.
> Surveille les délais d’exécution des ordres du gestionnaire pris sous contrôle.
> Accepte les documents pour signature par le gestionnaire.
> Organise l'accueil des visiteurs, facilite la prise en compte rapide des demandes et suggestions des collaborateurs.
> Forme les dossiers selon la nomenclature agréée, veille à leur sécurité et les dépose aux archives dans les délais impartis.
> Prépare les documents à reproduire sur un équipement de duplication et copie également les documents sur un copieur personnel.
Il faut savoir :
♦ règlements, instructions, autres documents d'orientation et normes
documents importants sur la tenue des dossiers ;
♦ structure et gestion de l'entreprise et de ses divisions ; : dactylographié ;
♦ règles d'orthographe et de ponctuation ;
♦ ordre de disposition du matériel lors de l'impression de divers documents ;
♦ règles d'impression des lettres commerciales à l'aide de formulaires standard ;
♦ règles de fonctionnement des machines à écrire, des enregistreurs vocaux, des magnétophones
♦ les règles d'utilisation des interphones ;
♦ normes pour un système unifié de documentation organisationnelle et administrative ;
♦ les bases de l'organisation du travail;
♦ les bases de la législation du travail ;
♦ le règlement intérieur du travail ;
♦ règles et réglementations en matière de protection du travail10.
Les descriptions de poste données décrivent de manière suffisamment détaillée les fonctions du secrétaire, les connaissances requises et aideront à ne rien manquer lors de la rédaction des sections d'une description de poste spécifique.
La description de poste fait référence à des documents qui ont une forme unifiée et une structure de texte établie :
■ Dispositions générales
■ Fonctions
■ Responsabilités professionnelles
■ Responsabilité
Les dispositions générales de la description de poste contiennent l'ensemble d'informations suivant : informations générales sur le poste, la subordination et le responsable, les exigences en matière d'éducation (supérieure ou secondaire) et d'expérience pratique (expérience professionnelle dans la spécialité), la procédure de nomination et licenciement, remplacement en cas d'absence.
Aujourd'hui, on recherche le plus souvent des secrétaires-référents et secrétaires qui ont une formation supérieure ou secondaire spécialisée, connaissent une langue étrangère, travaillent sur ordinateur et possèdent une certaine expérience professionnelle.
En règle générale, ces exigences sont inscrites dans la description de poste du secrétaire-assistant (secrétaire) des grandes entreprises. Les secrétaires relèvent généralement du gestionnaire. Dans les grandes organisations, les secrétaires ont une double subordination : au supérieur immédiat et au chef du service de l'établissement d'enseignement préscolaire.
Nommé et révoqué par arrêté du chef.
Le dernier paragraphe de cette section de la description de poste contient des instructions sur les principaux documents législatifs, normatifs, méthodologiques, organisationnels et administratifs qui guident le secrétaire dans son travail. Sous une forme généralisée, ces actes sont indiqués dans les caractéristiques de qualification données ci-dessus*. Ce paragraphe de la section doit commencer par la Constitution de la Fédération de Russie, le Code du travail, les lois fédérales, indiquer les résolutions gouvernementales, les GOST qui déterminent la procédure de traitement des documents, les instructions et règles standard et les normes de temps. Le paragraphe se termine par une indication des documents organisationnels et administratifs du supérieur et de sa propre organisation (entreprise) : charte, règlement sur les divisions structurelles, arrêtés et instructions, instructions pour le travail de bureau, cette description de poste.
La rubrique « Droits » est très importante pour le secrétaire. Il établit ses pouvoirs pour résoudre de manière indépendante les problèmes relevant de sa compétence. Le droit est écrit ici :
Examen préliminaire des documents et détermination lesquels d'entre eux peuvent être transférés aux artistes interprètes ou exécutants, en contournant le gestionnaire ;
> organiser l'accueil et déterminer la priorité d'accueil des visiteurs ;
Faire du « filtrage » des appels téléphoniques ;
> contrôle de l’exécution des instructions du gérant et des délais d’exécution des documents ;
> contrôle de la bonne exécution des documents avant de les soumettre à la signature du gestionnaire et de les envoyer ;
Avoir accès à l'information;
> demander des informations et des documents pour le gestionnaire ;
> représenter votre organisation, etc.
La section « Responsabilité » peut être rédigée de manière générale, telle que « L'employé est responsable du manquement à ses obligations et du non-usage des droits prévus par les actes juridiques et la présente instruction », ou décrite plus en détail, sur la base de la points de responsabilité. Par exemple, responsabilité : pour mauvaise exécution des documents soumis pour signature au gestionnaire, leur non-conformité aux exigences de GOST R 6.30-97 ; pour livraison intempestive de documents permanents aux archives, etc.
La responsabilité peut être administrative, disciplinaire, matérielle voire pénale. Lorsqu'on travaille sur cette section, il ne faut pas oublier que la responsabilité est établie en stricte conformité avec la loi. Ainsi, conformément à l'art. 15 du Code des infractions administratives « Les fonctionnaires sont soumis à la responsabilité administrative pour les infractions administratives liées au non-respect des règles établies dans le domaine de la protection de l'ordre administratif, de l'État et de l'ordre public... et d'autres règles dont assurer le respect fait partie de leurs fonctions officielles. Des sanctions disciplinaires sont appliquées en cas de violation de la discipline du travail (article 135 du Code du travail). En cas de responsabilité financière pour les dommages causés à l'organisation, conformément à l'art. 121 du Code du travail, le salarié porte la responsabilité financière, c'est-à-dire rembourse le coût.
La rubrique « Relations » (relations par poste) est également très importante pour organiser le travail du secrétaire. Habituellement, il est généralement indiqué que le secrétaire, dans son travail, interagit avec tous les employés ou unités structurelles dans la collecte, le traitement et la transmission d'informations et de documents. Mais il est beaucoup plus facile pour le secrétaire de travailler si cette section indique spécifiquement avec quels services ou employés il interagit, sur quelles questions et quels documents, quand et sous quelle forme il en reçoit. Par exemple, des rapports hebdomadaires sur la situation financière de l'entreprise du service comptable pour présentation à la direction. Il convient de présenter cette rubrique sous forme de tableau, qui indique clairement de qui le secrétaire reçoit, avec qui il coordonne, à qui il transfère les documents, et dans quel délai.
Récemment, de nombreuses descriptions de poste ont ajouté une section « Évaluation du poste ». Principaux critères : la rapidité du travail et sa qualité.
Vous pouvez compléter la description de poste avec d'autres sections, par exemple, l'organisation du lieu de travail, l'horaire de travail, etc.
Les instructions se terminent généralement par une clause sur la procédure de révision. Il peut s’écrire comme : « Jusqu’à ce qu’un nouveau soit remplacé » ou « Les instructions sont sujettes à révision en cas de changement dans les fonctions du secrétaire ». Une période de remplacement prédéterminée peut être spécifiée, par exemple une fois tous les 5 ans. Mais il vaut mieux énumérer plus en détail les conditions de révision de la description de poste : changer la structure de l'organisation, changer le tableau des effectifs et redistribuer les responsabilités, introduire de nouvelles technologies qui changent la nature du travail, etc.
Rappelons que la description de poste est rédigée sous forme d'un formulaire général, approuvé par le gestionnaire et délivré au salarié.
Cachet d'approbation
École de commerce CJSC
"Intel-Sintez"
DESCRIPTION DE L'EMPLOI
[Secrétaire I
Structure du texte
■ Dispositions générales
■ Fonctions
Ш Responsabilités professionnelles
■ Responsabilité
■ Relations (connexions par poste)
Position signature signature transcription
J'ai lu les instructions signature décryptage de la signature
Description du poste de secrétaire devrait prévoir les responsabilités qui sont assignées à cet employé dans l'organisation (après tout, le travail d'une secrétaire ne se limite en aucun cas à répondre aux appels et à accueillir les visiteurs). Voyons comment ces instructions sont compilées et ce qu'elles doivent contenir.
Quelles sont les responsabilités du secrétaire du gérant ?
Précisons d'emblée que les secrétaires sont différentes. Ainsi, dans les petites organisations, le secrétaire du directeur n’est pas seulement son assistant personnel, mais aussi, en fait, le chef de tous les travaux de bureau et des affaires de bureau. Dans les grandes entreprises et les agences gouvernementales, non seulement le patron, mais aussi ses adjoints peuvent avoir un secrétaire. Cela signifie que les responsabilités de ceux qui occupent ce poste peuvent être très différentes.
La CDD pour les salariés, approuvée par le ministère du Travail de la Fédération de Russie en 1998, apporte une certaine clarté. Selon ce document, le secrétaire du gérant :
- est engagé dans le soutien technique et organisationnel au travail du gestionnaire ;
- effectue le travail de bureau, enregistre notamment la correspondance adressée au gérant, et transfère les documents aux exécuteurs testamentaires par son ordre ;
- veille à ce que les documents soumis pour exécution soient examinés en temps opportun ;
- soumet les déclarations, les projets d'ordonnances et autres documents au gestionnaire pour signature ;
- organise des conversations téléphoniques;
- en l'absence du gestionnaire, enregistre les informations entrantes et les porte à la connaissance du gestionnaire ;
- prépare les réunions ou réunions, rédige les procès-verbaux ;
- organise l'accueil des visiteurs, etc.
Dans chaque organisation spécifique, d'autres responsabilités peuvent être prévues pour le secrétaire, aussi bien celles prévues par le CSD que celles qui n'y sont pas incluses. La secrétaire peut notamment se voir confier les responsabilités d'un chef de bureau : approvisionner le bureau en consommables, appeler des réparateurs, etc. Dans ce cas, le CSD n'est que le minimum sur lequel il faut se concentrer et qui peut être complété.
Rédaction d'une fiche de poste pour le secrétaire du gérant
L'enregistrement, comme tout autre document, doit être effectué selon les règles du travail de bureau, notamment selon GOST R 6.30-2003. Selon ses normes, ce document doit contenir :
Vous ne connaissez pas vos droits ?
- nom de l'institution pour laquelle le document a été élaboré ;
- titre du document (« Description du poste » );
- indication de la date de développement et de composition ;
- numéro d'enregistrement selon les règles internes de gestion des dossiers de l'organisation ;
- indication du lieu où la compilation a été effectuée ;
- marque d'approbation;
- le titre et le texte réels des instructions ;
- une note indiquant s'il y a des candidatures ;
- notes sur l'approbation interne du document avec les services et départements de l'organisation (généralement l'approbation est effectuée avec le service du personnel, le service juridique, le service financier, bien que, si un tel besoin s'en fait sentir, d'autres départements puissent être impliqués dans l'approbation).
Vous pouvez trouver un exemple d’une telle description de poste sur notre site Web.
Description du poste de secrétaire adjoint - quelle est la différence ?
Dans certaines organisations, au lieu d'un secrétaire régulier, il existe le poste de secrétaire adjoint. En effet, il est difficile de distinguer clairement ces postes, puisque l'adjoint peut également apporter un soutien organisationnel et technique au travail du gestionnaire et effectuer d'autres tâches de secrétariat. En conséquence, ce qui est dit à propos de Description du poste de secrétaire gestionnaire, s'applique à bien des égards à un document similaire pour le secrétaire-assistant.
Cependant, le travail d'un évaluateur implique généralement qu'il s'agit d'un spécialiste d'un niveau supérieur. En termes simples, si un secrétaire ordinaire imprime simplement des lettres ou des ordres du directeur, l'assistant les prépare lui-même et les transmet ensuite au directeur pour signature.
Cela doit impliquer que le référent ait non seulement une connaissance du travail de bureau, mais aussi une compréhension assez sérieuse du domaine dans lequel l'entreprise opère. En règle générale, les responsabilités d'un évaluateur comprennent en outre :
- sélection de documents avec lesquels la direction doit se familiariser ;
- préparation de rapports sur les sujets requis ;
- consulter la direction sur des problématiques dans lesquelles le référent est expert.
En règle générale, l'évaluateur doit avoir une formation supérieure et une connaissance des langues étrangères (au moins l'anglais). En fait, le référent est un assistant du manager (mais pas un adjoint, puisque le référent n'a généralement pas de pouvoir administratif dans l'organisation).
Le métier d'assistant n'étant pas réglementé, dans certaines organisations, c'est ce qu'on appelle les secrétaires ordinaires du directeur ou de ses adjoints. Cela conduit à une certaine confusion, mais n'est pas interdit par la loi. Ainsi, lors de l’élaboration d’instructions pour un secrétaire-assistant, il est tout à fait possible de prendre comme modèle les instructions d’un secrétaire de direction ordinaire.
Le secrétaire est appelé l’assistant fidèle et le bras droit du patron, et pour cause, car les responsabilités du secrétaire du manager incluent notamment d’assurer l’efficacité des activités de gestion et d’administration. Le secrétaire du directeur est engagé dans la préparation et l'exécution des papiers et documents commerciaux, aide le patron dans les affaires et résout de nombreux problèmes d'organisation.
Le poste de secrétaire-assistant peut également être considéré comme un poste représentatif, puisqu'il est le visage de l'entreprise - il rencontre les invités, répond aux appels et aux lettres. Ce type de travail nécessite un grand sang-froid, des compétences en communication et une grande organisation. Pour cette raison, le métier de secrétaire peut promettre de belles perspectives : à l'avenir, un spécialiste pourra devenir chef de bureau, puis l'un des directeurs ou des cadres supérieurs.
Lieux de travail
Le poste de secrétaire de direction est requis dans presque toutes les entreprises disposant d’un bureau pour les clients et les visiteurs. Il peut s’agir à la fois de grandes entreprises et de petites organisations.
Histoire du métier
Les premiers secrétaires peuvent être considérés comme des scribes et des chroniqueurs : ils rédigeaient les décrets et ordres royaux, faisaient la chronique de l'actualité et étaient responsables du maintien de la correspondance. Au fil du temps, les pouvoirs du secrétaire se sont considérablement élargis et ils peuvent aujourd'hui remplir une grande variété de fonctions. Ainsi, un besoin s'est fait sentir pour des spécialistes avec une spécialisation étroite, à la suite de quoi sont apparus les métiers de secrétaire-assistant, commis, secrétaire-traducteur et chef de bureau.
Responsabilités du secrétaire
Les responsabilités du poste de secrétaire-assistant comprennent :
- recevoir des visiteurs;
- recevoir des appels téléphoniques ;
- tenue de dossiers;
- planifier la journée de travail du manager ;
- organisation de réunions;
- commander des billets et des réservations d'hôtel pour le manager et les autres employés lors d'un voyage d'affaires ;
- commander de la papeterie pour le bureau ;
- répondre aux demandes du manager.
Parfois, les fonctions de secrétaire du gérant incluent une correspondance en anglais.
Exigences pour une secrétaire
Les exigences pour un secrétaire adjoint comprennent :
- enseignement secondaire ou supérieur ;
- Posséder un PC ;
- connaissance des bases du travail de bureau;
- connaissance de l'anglais (parfois).
Aussi, le poste de secrétaire requiert les compétences suivantes :
- ponctualité;
- la capacité de bien paraître (présentable);
- organisation.
Exemple de CV de secrétaire
Comment devenir secrétaire
Comment devenir secrétaire ? Il peut s'agir de tout titulaire d'une formation supérieure ayant suivi des cours de secrétaire-assistante ou reçu une formation directement sur le tas. En règle générale, les employeurs n'imposent pas d'exigences particulières quant à la spécialité acquise par le candidat, mais s'efforcent de garantir que le candidat possède les qualités personnelles nécessaires et est capable d'exercer des fonctions au niveau approprié.
Salaire de secrétaire
Le salaire d'une secrétaire peut varier de 15 000 à 45 000 roubles. Le revenu dépend des fonctions exercées par le salarié et de la région dans laquelle il travaille. Le salaire moyen d'un secrétaire-assistant est de 30 000 roubles.
Où se former
Outre l'enseignement supérieur, il existe sur le marché un certain nombre de formations de courte durée, qui durent généralement entre une semaine et un an.
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0,1. Le document entre en vigueur dès son approbation.
0,2. Développeur de documents : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _.
0,3. Le document a été approuvé : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _.
0,4. Une vérification périodique de ce document est effectuée à des intervalles n'excédant pas 3 ans.
1. Dispositions générales
1.1. Le poste « Secrétaire du Gérant » appartient à la catégorie « Employés techniques ».
1.2. Conditions de qualification - terminer l'enseignement secondaire général et l'enseignement professionnel ou terminer l'enseignement secondaire général et la formation professionnelle en production. Aucune exigence d’expérience professionnelle.
1.3. Connaît et applique en pratique :
- résolutions, instructions, arrêtés ;
- les règlements, instructions et autres documents d'orientation et documents normatifs sur les activités de l'entreprise et la tenue des registres ;
- la structure et la gestion de l'entreprise et de ses divisions ;
- organisation du travail de bureau ;
- les modalités de traitement et d'enregistrement des documents ;
- le travail d'archives ;
- la dactylographie ;
- les règles d'utilisation des appareils de réception et d'interphonie, des moyens techniques de traitement des documents, de l'information orale et écrite, des ordinateurs et des machines d'impression ;
- les normes du système de documentation organisationnelle et administrative ;
- les règles d'impression des lettres commerciales à l'aide de formulaires standards ;
- les fondamentaux de l'éthique et de l'esthétique ;
- les règles de communication d'entreprise ;
- les bases de l'organisation et de la gestion du travail ;
- les règles de fonctionnement du matériel informatique ;
- les fondamentaux du droit administratif et du droit du travail.
1.4. Le secrétaire du directeur est nommé au poste et démis de ses fonctions par arrêté de l'organisme (entreprise/institution).
1.5. Le secrétaire du gérant relève directement de _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ .
1.6. Le secrétaire du gérant supervise le travail de _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ .
1.7. En cas d'absence, le secrétaire du gérant est remplacé par une personne désignée selon la procédure établie, qui acquiert les droits appropriés et est responsable de la bonne exécution des fonctions qui lui sont confiées.
2. Caractéristiques du travail, tâches et responsabilités professionnelles
2.1. Exécute des fonctions qui incluent un soutien organisationnel et technique aux activités administratives et administratives du chef d'entreprise.
2.2. Reçoit la correspondance reçue pour examen par le gestionnaire, la transmet conformément à la décision prise aux unités structurelles ou aux interprètes spécifiques pour utilisation dans le processus de travail ou préparation des réponses.
2.3. Effectue du travail de bureau, effectue diverses opérations utilisant la technologie informatique destinée à collecter, traiter et présenter des informations pour préparer et prendre des décisions.
2.4. Accepte les documents et déclarations personnelles pour signature par le chef d'entreprise.
2.5. Prépare les documents et le matériel nécessaires au travail du gestionnaire.
2.6. Surveille l'examen et la soumission en temps opportun par les unités structurelles et les exécuteurs spécifiques des documents reçus pour exécution, vérifie l'exactitude des projets de documents préparés soumis au gestionnaire pour signature et assure leur édition de haute qualité.
2.7. Organise les conversations téléphoniques du gestionnaire, enregistre les informations reçues en son absence et porte son contenu à sa connaissance, transmet et reçoit des informations via des appareils de réception et d'interphonie (téléfax, télex, etc.), ainsi que des messages téléphoniques, apporte des informations à son attention en temps opportun, reçue via les canaux de communication.
2.8. Au nom du gestionnaire, il rédige les lettres, demandes et autres documents, et prépare les réponses aux auteurs des lettres.
2.9. Effectue des travaux de préparation des réunions et des réunions tenues par le responsable (collecte du matériel nécessaire, notification aux participants de l'heure et du lieu de la réunion, de l'ordre du jour, maintien de leur inscription), tient et rédige les procès-verbaux des réunions et des réunions.
2.10. Surveille l'exécution par les employés de l'entreprise des ordres et instructions émis, ainsi que le respect des délais d'exécution des instructions et instructions du chef d'entreprise, qui sont prises sous contrôle.
2.11. Tient à jour un dossier de contrôle et d'enregistrement.
2.12. Fournit au lieu de travail du gestionnaire l'équipement organisationnel nécessaire, les fournitures de bureau et crée des conditions propices à son travail efficace.
2.13. Sous la direction du gestionnaire, imprime les documents officiels nécessaires à son travail ou saisit les informations actuelles dans la banque de données.
2.14. Organise l'accueil des visiteurs, facilite la prise en compte rapide des demandes et suggestions des salariés.
2.15. Constitue les dossiers selon la nomenclature agréée, veille à leur sécurité et les dépose aux archives dans les délais impartis.
2.16. Copie des documents sur un copieur.
2.17. Connaît, comprend et applique la réglementation en vigueur relative à ses activités.
2.18. Connaît et respecte les exigences de la réglementation sur la protection du travail et la protection de l'environnement, se conforme aux normes, méthodes et techniques pour l'exécution du travail en toute sécurité.
3. Droits
3.1. Le secrétaire du gérant a le droit de prendre des mesures pour prévenir et éliminer les cas de violations ou d'incohérences.
3.2. Le secrétaire du gérant a droit à toutes les garanties sociales prévues par la loi.
3.3. Le secrétaire du gérant a le droit de demander assistance dans l'exercice de ses fonctions officielles et l'exercice de ses droits.
3.4. Le secrétaire du directeur a le droit d'exiger la création des conditions organisationnelles et techniques nécessaires à l'exercice des fonctions officielles et la fourniture du matériel et de l'inventaire nécessaires.
3.5. Le secrétaire du gérant a le droit de prendre connaissance des projets de documents relatifs à ses activités.
3.6. Le secrétaire du gérant a le droit de demander et de recevoir les documents, matériels et informations nécessaires à l'accomplissement de ses fonctions officielles et des ordres de gestion.
3.7. Le secrétaire du gérant a le droit de perfectionner ses qualifications professionnelles.
3.8. Le secrétaire du gérant a le droit de signaler toutes les violations et incohérences constatées au cours de ses activités et de faire des propositions pour leur élimination.
3.9. Le secrétaire du directeur a le droit de prendre connaissance des documents définissant les droits et responsabilités du poste occupé, ainsi que les critères d'évaluation de la qualité de l'exercice des fonctions officielles.
4. Responsabilité
4.1. Le secrétaire du gérant est responsable de l'inexécution ou de l'accomplissement intempestif des tâches assignées par la présente description de poste et (ou) du non-usage des droits accordés.
4.2. Le secrétaire du directeur est responsable du non-respect du règlement intérieur du travail, de la protection du travail, des règles de sécurité, d'hygiène industrielle et de protection incendie.
4.3. Le secrétaire du directeur est chargé de divulguer les informations sur l'organisation (entreprise/institution) qui constituent un secret commercial.
4.4. Le secrétaire du directeur est responsable du non-respect ou de la mauvaise exécution des exigences des documents réglementaires internes de l'organisation (entreprise/institution) et des ordres légaux de gestion.
4.5. Le secrétaire du gérant est responsable des infractions commises dans le cadre de ses activités, dans les limites fixées par la législation administrative, pénale et civile en vigueur.
4.6. Le secrétaire du gérant est responsable de causer des dommages matériels à l'organisme (entreprise/institution) dans les limites fixées par la législation administrative, pénale et civile en vigueur.
4.7. Le secrétaire du gérant est responsable de l'usage illicite des pouvoirs officiels accordés, ainsi que de leur utilisation à des fins personnelles.
Secrétaire est un nom collectif désignant différents types de postes avec différents ensembles de responsabilités fonctionnelles. En règle générale, les secrétaires sont des spécialistes qui assurent le travail d'un fonctionnaire, d'un organisme ou d'une institution. Sur la base de ces tâches, les responsabilités professionnelles spécifiques du secrétaire sont formulées.
De l'article, vous apprendrez :
Le terme collectif « secrétaire » peut être compris comme le secrétaire d'un gérant ou d'un autre fonctionnaire, un secrétaire de bureau, un secrétaire de tribunal, un secrétaire d'une assemblée générale des actionnaires ou des membres d'une société et d'autres types de spécialistes techniques.
Toute organisation avec un flux de documents sortants et entrants, du personnel et une hiérarchie d'organes directeurs a besoin secrétaire. C'est lui qui assume la fonctionnalité d'assurer le flux documentaire et les activités du manager. Selon la taille de la personne morale, un service de secrétariat complet peut être créé. De plus, la fonctionnalité de ce spécialiste peut s'étendre à l'ensemble de l'entreprise, ou être « rattachée » à un dirigeant spécifique (organe exécutif unique ou chef d'une unité structurelle - direction, service, succursale, bureau de représentation, etc.) .
Le titre spécifique du poste est reflété dans le tableau des effectifs de l'entreprise. En fonction des points ci-dessus, des fonctions professionnelles sont également construites. La fonctionnalité du secrétaire est fixée dans la description de poste. Pourquoi est-il important de formuler les responsabilités professionnelles du secrétaire de manière détaillée et aussi complète que possible ? Afin qu'un employé occupant ce poste comprenne l'ensemble de ses responsabilités professionnelles, évite les malentendus entre l'employeur et l'employé et réduise les risques de conflits de travail. Parfois, la question se pose de savoir si ce spécialiste doit s'assurer que l'organisation dispose de papeterie, de produits chimiques ménagers et d'autres éléments nécessaires au fonctionnement de toute entreprise.
La réponse ici est évidente : vous devez consulter la description de poste, où responsabilités professionnelles d'une secrétaire.
Bien entendu, les fonctionnalités des spécialistes ayant des titres de poste différents seront différentes.
Responsabilités professionnelles du secrétaire du gérant
Dans le Répertoire de qualification des postes de cadres, spécialistes et autres employés, approuvé par la résolution du ministère du Travail de Russie du 21 août 1998 N 37, il y a une description du poste de « secrétaire du directeur ». Lors de la création d'une section sur les responsabilités, la description des fonctionnalités donnée dans l'ouvrage de référence peut être prise comme base. Donc, si on généralise, alors responsabilités professionnelles du secrétaire du directeur se résume à ce qui suit :
accepter la correspondance adressée au dirigeant, ainsi que les demandes écrites adressées au chef des salariés de l'entreprise - mémos, déclarations, mémos, rapports ;
préparation des documents nécessaires au travail du gestionnaire, y compris l'utilisation d'ordinateurs, de photocopies et autres équipements de bureau ;
suivre l'examen et la soumission en temps opportun par les divisions structurelles et les exécuteurs testamentaires des documents qui leur sont transférés pour exécution ;
vérifier l'exactitude des projets de documents soumis au gestionnaire pour signature ;
préparer les réunions et conférences avec le manager (collecter le matériel, informer les salariés de l'heure et du lieu de la réunion, de l'ordre du jour), rédiger les procès-verbaux des réunions ;
organiser les conversations téléphoniques du gérant, recevoir et enregistrer les informations entrantes, organiser l'accueil des visiteurs ;
constituer les dossiers selon la nomenclature agréée, assurer leur sécurité et leur transfert aux archives.
Ainsi, les responsabilités professionnelles de base du secrétaire du directeur se réduisent à l’accompagnement organisationnel et technique de son travail.
Si d'autres sont ajoutés aux responsabilités de base énumérées, sur la base des spécificités d'une entité juridique particulière, elles doivent également être enregistrées dans la description de poste actuelle.
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- Qualités personnelles et professionnelles importantes d'un secrétaire
Un tel employé relève directement du manager. Pour exécuter avec succès les fonctionnalités, à la fois de base et supplémentaires, ce spécialiste doit posséder certaines compétences et connaissances. Par exemple, des connaissances sont requises :
structure organisationnelle de l'entreprise
organisation du travail de bureau et procédures de flux de documents
règles pour travailler avec du matériel de bureau et du matériel de communication
logiciel d'application
éthique des affaires et compétences en communication d'entreprise
règles de protection du travail, législation fondamentale du travail et autres aptitudes et compétences.
Une secrétaire compétente, instruite, pleine de tact, recueillie et compétente est une aubaine pour un manager. Ces spécialistes facilitent non seulement considérablement l'organisation du travail du supérieur immédiat, mais construisent également le flux de documents nécessaire à l'ensemble de l'entreprise. Et souvent le secrétaire est le « visage » de l'organisation, le gardien de ses traditions, un assistant indispensable pour tous les salariés.
Responsabilités professionnelles d'un commis-secrétaire
Un tel spécialiste n'est pas « rattaché » à un responsable spécifique, mais remplit les fonctions nécessaires à l'ensemble de l'entreprise. En règle générale, son travail consiste à maintenir le flux documentaire de l’organisation. En général, les responsabilités professionnelles d'un commis-secrétaire peuvent ressembler à ceci :
- enregistrement et traitement de la correspondance, dirigeant le flux des documents conformément aux règles et usages approuvés de l'entreprise ;
- assurer l'enregistrement, la comptabilité, la systématisation, le stockage de l'ensemble de la masse des documents - internes, entrants, sortants ;
- maintenir des archives, suivre la mise en œuvre des éléments approuvés ;
- rédiger les documents, les éditer, organiser la signature par le gestionnaire ;
- travailler avec les services postaux et de messagerie ;
- travaux de réalisation de copies, d'assemblage, d'inventaires d'archives, de préparation de certificats et de rapports et autres fonctions.
Cet ensemble de fonctions peut contenir non seulement le poste de secrétaire-commis, mais également le secrétaire-référent, commis, assistant personnel, archiviste, spécialiste de la documentation, etc. La description de poste d'un employé spécifique d'une entreprise spécifique peut également contenir d'autres tâches , ce qui doit en tout cas être reflété dans la description de poste.
Lors de la description des responsabilités professionnelles d'un secrétaire de bureau, vous pouvez vous baser sur les fonctions décrites dans le Manuel de qualification pour les postes de secrétaire-dactylo, secrétaire-sténographe. Bien que dans leur forme pure, ces postes ne soient plus pertinents en raison du développement de la technologie informatique et des équipements de bureau. Et certaines tâches de secrétaire peuvent désormais être exercées même à distance, sans présence constante au bureau.
