ККТ – ЭВМ и другие компьютерные устройства и их комплексы, формирующие электронные документы со сведениями о расчетах, обеспечивающие запись таких сведений в фискальные накопители и их передачу в налоговые органы через оператора фискальных данных, а также печать документов с этими сведениями на бумажных носителях в виде кассовых чеков. Основные правила и порядок применения контрольно-кассовой техники регламентирован Федеральным законом №54-ФЗ и списком изменяющих его документов.
Сравнение правил применения ККТ
| Действие | Текущий порядок | Новый порядок |
| Передача фискальных данных | При личном посещении ФНС | Автоматически через интернет в онлайн-режиме |
| Регистрация кассы | При личном посещении ФНС | Удалённо через сайт ФНС (несколько часов) |
| Реестр ККТ | Отдельные реестры аппаратов и фискальных нкопителей |
|
| Обязательный договор с ЦТО | ||
| Ответственность за ККТ | Производитель, владелец, ЦТО | Производитель, владелец |
| Криптография | ЭКЛЗ с заменой раз в 13 месяцев | ФН с заменой раз в 13 месяцев и раз в 36 для УСН, ЕНВД и ПСН (кроме безакцизных товаров) |
| Предоставление электронного чека |
Как работает ККТ?
Для работы онлайн-кассы необходима сеть Интернет, поэтому все ККТ оборудованы интерфейсом для подключения к Wi - fi или проводной сети.
Чеки, которые формируют ККТ, содержат в себе следующую информацию:
- Название и порядковый номер документа
- Дата, время и место кассового расчета
- Должность и ФИО лица, принявшего оплату
- Признак расчета – приход или расход
- Номер смены
- Наименование товара/услуги/работы, цена за единицу, приобретаемое количество и стоимость (с учётом скидок)
- НДС, ставка налога и информация о применяемой системе налогообложения
- Форма оплаты – наличный или электронный (безналичный) расчет
- Фискальный признак (номер), который присвоил чеку оператор фискальных данных
- Регистрационный номер ККТ
- Номер фискального накопителя
- Наименование организации оператора фискальных данных
- Адрес интернет-сайта оператора фискальных данных
- Контактные данные клиента для передачи электронного чека
В обязательном порядке на каждом чеке должен присутствовать QR -код для возможностью отслеживания чека покупателем на сайте ФНС.
Большим плюсом онлайн-касс является быстрая передача данных в ФНС (через ОФД), а также возможность регистрации, перерегистрации и снятия кассы с учета дистанционно через сайт ФНС, без непосредственного посещения налоговой.
Краткий алгоритм перехода на онлайн-кассу
Что нужно сделать, чтобы перейти на новый порядок?
- Снять с регистрационного учета старую кассу
Для начала работы с ККТ необходимо снять с регистрационного учета старый кассовый аппарат. К счастью, этого можно избежать, если данная модель подлежит обновлению и модернизации. Для этого необходимо связаться с производителем кассового аппарата и уточнить данную информацию. Мы также подготовили для вас статью по этой теме, с который вы можете ознакомиться, перейдя по ссылке: Модернизация старой техники до онлайн-кассы . - Установить ККТ
Если модернизировать старую кассу все-таки не удалось, придется покупать новую. Модели касс, применяемых на территории Российской Федерации, перечислены в государственном реестре контрольно-кассовой техники. Проверить, что ваша новая касса присутствует в данном перечне можно на сайте налоговой службы - Заключить договор с ОФД
Зарегистрируйтесь в личном кабинете Инитпро|ОФД для начала работы с оператором фискальных данных. Подробная инструкция по регистрации в личном кабинете доступна по ссылке: Регистрация и вход в личный кабинет - Зарегистрировать кассу на сайте ФНС
Регистрации подлежит как новая, так и модернизированная старая касса. Для этого необходимо зарегистрироваться в личном кабинете налогоплательщика на сайте ФНС. Для регистрации кассы вам понадобится квалифицированная электронная подпись (КЭП). Получить ее можно в аккредитованном удостоверяющем центре. Для более подробной информации обратитесь к статье ЭЦП - инструмент для работы с ОФД . Подробная инструкция по регистрации кассы на сайте ФНС доступна по ссылке: Регистрация ККТ на сайте ФНС - Подключить ККТ к сети Интернет
Это необходимо для передачи данных в ОФД. - Подключить ККТ и активировать тариф для ККТ на сайте ОФД.
Для работы с ККТ и передачи данных необходимо добавить ККТ в личном кабинете Инитпро|ОФД и активировать тариф для кассы. Подробная инструкция по подключению ККТ доступна по ссылке Как добавить ККТ , инструкция по активации тарифа доступна по данной ссылке :
Екатерина Анненкова, аудитор, аттестованный Минфином РФ, эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению ИА "Клерк.Ру". Фото Б. Мальцева ИА «Клерк.Ру»
Многие предприятия, осуществляющие торговые операции, рано или поздно сталкиваются в своей работе с необходимостью установки и применения кассовых аппаратов.
Если компания собралась впервые заняться реализацией продукции и услуг за наличный расчет, то ей необходимо иметь четкие представления об особенностях регистрации и применении ККТ.
Порядок применения ККТ регламентируется положениями:
- Закона от 25.04.2003г. №54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт».
- Постановления Правительства РФ от 23.07.2007г. №470 «Об утверждении Положения* о регистрации и применении контрольно-кассовой техники, используемой организациями и индивидуальными предпринимателями», определяющим:
- требования, предъявляемые к ККТ, используемой организациями и ИП,
- порядок и условия ее регистрации и применения при осуществлении наличных денежных расчетов (расчетов с использованием платежных карт) в случаях продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг на территории РФ.
ККТ обязаны применять* при осуществлении ими наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в случаях:
- продажи товаров,
- выполнения работ,
- оказания услуг,
*В некоторых случаях, согласно действующему законодательству, компании или ИП могут обойтись без применения ККТ. Так, с 01.01.2013г. вступили в силу отдельные положения Федерального закона от 25.06.2012г. №94-ФЗ «О внесении изменений в части первую и вторую Налогового кодекса Российской Федерации и отдельные законодательные акты Российской Федерации».
Согласно ст.5 закона №94-ФЗ в абз.1 п.2.1 ст.2 закона №54-ФЗ внесены изменения, согласно которым от обязательного применения ККТ освобождаются те ИП, которые применяют патентную систему налогообложения (в части видов деятельности, подпадающих под ПСН).
Перед началом применения расчетов с помощью ККТ, кассовый аппарат необходимо зарегистрировать в ФНС по месту нахождения организации (по месту жительства ИП). Если ККТ регистрируется обособленным подразделением компании, то обратиться нужно в ФНС по месту нахождения такого обособленного подразделения.
Для этого в налоговую инспекцию необходимо представить заявление о регистрации контрольно-кассовой техники. Его форма утверждена Приказом ФНС РФ от 09.04.2008г. №ММ-3-2/152@ «Об утверждении форм заявления о регистрации контрольно-кассовой техники, книги учета контрольно-кассовой техники и карточки регистрации контрольно-кассовой техники».
Согласно п.1 ст.2 и п.1 ст.3 закона №54-ФЗ, организации и ИП могут применять только ту кассовую технику, которая включена в Государственный реестр.
При этом, ФНС в своем Письме от 18.02.2013г. №АС-4-2/2696@, напоминает, что с 01.01.2013г. вступило в силу Постановление Правительства РФ от 17.12.2012г. №1319, которым внесены изменения в Положение* о регистрации и применении ККТ, используемой организациями и ИП, касающиеся отмены средства визуального контроля - знака «Государственный реестр».
Соответственно, с 01.01.2013г., наличие на корпусе ККТ знака «Государственный реестр» - не обязательно и кассовый аппарат в ФНС должны зарегистрировать и без этого знака.
*Утверждено Постановлением Правительства РФ от 23.07.2007г. №470.
В нашей статье мы рассмотрим порядок регистрации ККТ в налоговых органах и поговорим о необходимом комплекте документов для данной процедуры. Так же мы дадим несколько рекомендаций по работе с ККТ, которые будут полезны тем, кто только начинает работать с кассовой техникой.
Кроме того, будут рассмотрены ситуации, в которых можно обойтись без применения ККТ.
Порядок регистрации ККТ в налоговой инспекции
Согласно п.15 Положения о регистрации и применении ККТ, для регистрации кассового аппарата* пользователь представляет в ФНС заявление о регистрации ККТ и его копию.*За исключением кредитных организаций.
Заявление в ФНС предоставляется:
- по месту нахождения юридического лица или его обособленного подразделения (если ККТ регистрируется для подразделения),
- по месту жительства физического лица,
- паспорт ККТ, подлежащей регистрации,
- договор о ее технической поддержке, заключенный пользователем и поставщиком (центром технического обслуживания).
Одновременно с регистрацией ККТ, налоговая выдает пользователю карточку регистрации ККТ , а также возвращает документы, прилагавшиеся к заявлению.
Формы книги учета и карточки регистрации, как и форма заявления, утверждены Приказом ФНС РФ от 09.04.2008 N ММ-3-2/152@.
Согласно п.16 Положения, перерегистрация и снятие ККТ с регистрации, так же осуществляются по заявлению пользователя в течение 5 рабочих дней с даты подачи заявления. Оно предоставляется в ту ФНС, где была зарегистрирована ККТ. К заявлению прилагаются паспорт ККТ и карточка регистрации.
О регистрации, перерегистрации и снятии с регистрации ККТ делается отметка в паспорте ККТ, которая заверяется печатью ФНС.
О снятии с регистрации ККТ также делается отметка в книге учета и карточке регистрации, которая остается в ФНС.
Сотрудник организации или ИП, который будет подавать документы на регистрацию ККТ должен иметь при себе документ, удостоверяющий личность (паспорт) и доверенность от организации на осуществление регистрации ККТ.
Кроме вышеуказанных документов в ФНС обычно просят предъявить:
- Свидетельство о государственной регистрации юридического лица,
- Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе,
- Документ, подтверждающий право собственности/право пользования помещением (договор аренды, свидетельство о праве собственности), в котором планируется установка ККТ,
- Журнал кассира-операциониста по форме №КМ-4,
- Паспорт ЭКЛЗ,
- Паспорт версии ККМ и дополнительный лист к нему,
- Учетный талон ККТ.
В любом случае, прежде чем ехать в ФНС, представляется разумным уточнить, какие именно требования предъявляет конкретно ваша налоговая инспекция к пакету документов, необходимых для регистрации ККТ.
Кроме предоставления пакета документов необходимо предоставить и сам кассовый аппарат для его осмотра представителем ФНС.
Осмотр кассового аппарата осуществляется инспектором и специалистом* центра техобслуживания.
*Он осуществляет техническую поддержка кассового аппарата, нанесение на него знака «Сервисное обслуживание», наклеивание марок-пломб, введение в фискальную память информации при регистрации, а также замену накопителей фискальной памяти.
Когда ККТ разрешается не применять
В соответствии с положениями п.2 и п.3 ст.2 закона №54-ФЗ, организации и ИП в силу специфики своей деятельности либо особенностей своего местонахождения могут производить наличные денежные расчеты и/или расчеты с использованием платежных карт без применения ККТ:1. При оказании услуг населению при условии выдачи бланков строгой отчетности (такие бланки приравниваются к кассовым чекам), утвержденных Постановлением Правительства РФ от 06.05.2008г. №359 «О порядке осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения ККТ» .
2. Если организация или ИП являются налогоплательщиками ЕНВД в части деятельности, подпадающей под ЕНВД (п.2 ст.346.26 НК РФ), а так же в случае применения ИП патентной системы налогообложения (при осуществлении деятельности, в отношении которой законами субъектов РФ предусмотрено применение патентной системы), при условии выдачи по требованию покупателя документа:
- товарного чека,
- квитанции,
- другого документа,
3. При реализации:
- газет и журналов,
- сопутствующих товаров,
Учет торговой выручки от продажи газет и журналов и от продажи сопутствующих товаров ведется раздельно.
4. При продаже:
- ценных бумаг;
- лотерейных билетов;
- проездных билетов и талонов для проезда в городском общественном транспорте.
6. При торговле:
- на рынках,
- ярмарках,
- в выставочных комплексах,
- торговли магазинов,
- павильонов,
- киосков,
- палаток,
- автолавок,
- автомагазинов,
- автофургонов,
- помещений контейнерного типа и других аналогичных мест.
- с ручных тележек,
- корзин,
- лотков (в том числе защищенных от атмосферных осадков каркасами, обтянутыми полиэтиленовой пленкой, парусиной, брезентом).
9. При торговле в киосках мороженым и безалкогольными напитками в розлив.
10. Торговли из цистерн:
- пивом,
- квасом,
- молоком,
- растительным маслом,
- живой рыбой,
- керосином.
12. При приеме от населения стеклопосуды и утильсырья, за исключением металлолома.
13. При реализации:
- Предметов религиозного культа и религиозной литературы,
- услуг по проведению религиозных обрядов и церемоний,
14. При продаже по номинальной стоимости:
- почтовых марок,
- иных знаков, наносимых на почтовые отправления,
15. В случае, если организация (ИП) находятся в отдаленных или труднодоступных местностях (за исключением городов, районных центров, поселков городского типа), указанных в перечне, утвержденном органом власти РФ
16. Аптечные организации и их обособленные подразделения, находящиеся в фельдшерских и фельдшерско-акушерских пунктах, расположенных в сельских поселениях. Они должны иметь лицензию на фармацевтическую деятельность.
Обратите внимание: Вышеуказанные пункты не распространяются :
- на платежных агентов, осуществляющих деятельность по приему платежей физических лиц,
- на кредитные организации и банковских платежных агентов, субагентов, осуществляющих деятельность в соответствии с законодательством о банках и банковской деятельности.
Начало работы с кассовым аппаратом
При осуществлении работы с кассовым аппаратом можно руководствоваться Типовыми правилами эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением (утв. Минфином РФ 30.08.1993г. №104), которые применяются в части, не противоречащей закону №54-ФЗ.Согласно п.3.8.2 Типовых правил, кассир (контролер - кассир, продавец, официант и др.) обязан:
- проверить исправность блокирующих устройств, заправить чековую и контрольную ленту, установить дататор на текущую дату, перевести нумератор на нули;
- включить машину в электросеть и получением нулевого чека проверить ее работу от электропривода;
- напечатать два-три чека без обозначения суммы (нулевых) с целью проверки четкости печатания реквизитов на чековой и контрольной лентах и правильность установки дататора и нумератора;
- нулевые чеки приложить в конце дня к кассовому отчету.
Текущая дата не может быть более ранней, чем дата предыдущего Z-отчета, иначе кассовый аппарат не перейдет в режим текущей работы.
После того, как были пробиты пробные нулевые чеки, пробивается промежуточный X-отчет. Этот дневной отчет не обнуляет информацию в оперативной памяти ККТ.
X-отчет это чек, на котором отображается содержание счетчиков (по секциям и по общему итогу) ККТ, при этом, значения счетчиков не изменяются.
Данные, отображающиеся в X-отчете на начало дня должны совпадать с данными записей в графе 9 журнала кассира-операциониста (форма №КМ-4) за предыдущий день. Эти же данные отражаются в графе 6 журнала КМ-4.
X-отчеты могут сниматься для контроля поступления выручки в течение смены или для периодической сдачи наличной выручки.
Пробитые Х-отчеты в течении дня никак не влияют на сумму накопленной выручки по данным кассового аппарата.
Х-отчеты можно снимать по секциям, сменному итогу и главному итогу. Они могут использоваться, в том числе, для определения недостачи или излишка в кассе (данные X-отчета сверяются с суммой фактической выручки, находящейся в денежном ящике ККТ).
Самые простые кассовые аппараты пробивают чек после набора суммы, указания номера секции и нажатия клавиши "ввод". В более сложных аппаратах могут быть предусмотрены функции ввода цены по штрихкоду, подсчета промежуточного итога и суммы сдачи, работу со скидками по акциям и тому подобное.
В случае ошибки кассира, необходимо выбить правильный чек и вручить его покупателю. Неправильный чек погашается и хранится. В конце дня по таким чекам оформляют акт о возврате денежных сумм покупателям по неиспользованным кассовым чекам по форме №КМ-3 .
Акт по форме №КМ-3 оформляется в единственном экземпляре при сдаче и оформлении выручки за день. По строке «Контрольно-кассовая машина» указывается модель (класс, тип, марка) ККТ, на которой был пробит неправильный чек. В табличную часть этой строки вписывают:
Номер производителя (обычно указывается на самом кассовом аппарате, в техническом паспорте),
Регистрационный номер ККТ (можно найти в карточке постановки ККТ на учет, которую выдает ФНС).
В строке «Прикладная программа» указывается название бухгалтерской программы, с помощью которой организован оперативный учет. Если программа не используется, то в этой строке ставится прочерк.
В графе «Кассир» проставляется табельный номер кассира-операциониста, неправильно пробившего чек. В табличной части акта отражаются номера и суммы каждого чека. Чеки наклеиваются на лист бумаги или прикрепляют к акту (в связи с тем, что чеки подвержены сильному выцветанию, лучше сразу сделать с них ксерокопию).
Акт подписывается кассиром-операционистом и утверждается руководителем.
Данный акт составляется и в том случае, если покупатель отказался от приобретенного товара или услуги и ему вернули деньги.
В конце дня (при закрытии или по прибытии инкассатора) кассир должен:
Подготовить денежную выручку и другие платежные документы;
Составить кассовый отчет и сдать выручку вместе с кассовым отчетом по приходному ордеру в «основную кассу» (или непосредственно инкассатору банка).
Кроме того необходимо снять показания секционных и контрольных счетчиков (регистров), получить распечатку или вынуть из кассовой машины использованную в течение дня контрольную ленту.
По данным счетчиков (регистров) на начало и на конец определяется сумма выручки. Сумма выручки должна соответствовать показаниям денежных суммирующих счетчиков и контрольной ленте и должна совпадать с суммой, сданной в основную кассу (инкассаторам).
В конце дня можно сначала распечатать X-отчет. По нему можно проверить соответствие наличных денег в кассе пробитым суммам. Затем снимается Z-отчет. Этот отчет обнуляет информацию в оперативной памяти и заносит ее в фискальную память. Данная операция фиксирует в памяти ККТ накопленный итог пробитых сумм и закрывает фискальную смену (обнуляет счетчик дневной выручки).
В Z-отчете отражаются не только данные контрольных регистров на начало и конец рабочего дня и сумма дневной выручки, но и общая сумма денег и чеков, возвращенных покупателям, сумма скидок и аннулированных чеков.
Сумма выручки должна совпадать с информацией на контрольной ленте.
Каждый отчет имеет свой порядковый номер. Все отчеты, полученные на ККТ, необходимо аккуратно собирать и хранить (при возможности - делать ксерокопии).
На основании Z-отчета кассир-операционист ежедневно составляет справку-отчет по форме №КМ-6.
Данная справка применяется для составления отчета кассира - операциониста о показаниях счетчиков ККМ и выручке за рабочий день (смену).
Отчет составляет в одном экземпляре ежедневно кассир - операционист, подписывает его и вместе с выручкой сдает его по ПКО старшему (главному) кассиру или руководителю организации.
В небольших организациях с одной - двумя кассами кассир - операционист сдает деньги непосредственно инкассатору банка. Сдача денег в банк отражается в отчете. Выручка за рабочий день (смену) определяется по показаниям суммирующих денежных счетчиков на начало и конец рабочего дня (смены) за вычетом суммы денег, возвращенных покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам, и подтверждается соответствующими подписями заведующих отделами.
В приеме и оприходовании денег по кассе в отчете подписываются старший кассир и руководитель организации. Отчет служит основанием для составления сводного отчета «Сведения о показаниях счетчиков контрольно - кассовых машин и выручке организации» (форма №КМ-7).
После того, как был снят Z-отчет, определена и проверена фактическая сумма выручки делаются записи в журнале кассира-операциониста (форма №КМ-4).
Все записи в журнале ведутся кассиром - операционистом ежедневно в хронологическом порядке чернилами или шариковой ручкой без помарок. Если в журнал вносятся исправления, то они должны оговариваться и заверяться подписями кассира - операциониста, руководителя и главного (старшего) бухгалтера организации.
При совпадении показаний заносят их в журнал за текущий день (смену) на начало работы, и эти данные заверяются подписями кассира и дежурного администратора (графы 7, 8).
В графу 15 журнала записываются суммы, выписанные по возвращенным покупателями (клиентами) чекам, на основании данных Акта о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам (форма №КМ-3), а также количество напечатанных за рабочий день (смену) нулевых чеков.
В конце рабочего дня (смены) кассир составляет кассовый отчет и вместе с ним сдает выручку по приходному кассовому ордеру старшему кассиру.
При расхождении результатов сумм на контрольной ленте с выручкой выясняется причина расхождения, а выявленные недостачи или излишки заносятся в соответствующие графы Журнала кассира - операциониста.
Кассовые операции
В соответствии п.1.6 Положения Центробанка №373-П, кассовые операции ведутся кассовым или иным работником (далее - кассир), с установлением ему соответствующих должностных прав и обязанностей, с которыми кассир должен ознакомиться под роспись.При наличии в организации (ИП) нескольких кассиров, один из них выполняет функции старшего кассира.
Кассовые операции могут проводиться руководителем.
Обратите внимание: Платежный агент, банковский платежный агент (субагент) помимо собственной кассовой книги, ведет отдельную кассовую книгу для учета наличных денег, принятых им в рамках агентской деятельности.
В соответствии с п.2.1 Положения №373-П, кассовые документы организации (ИП) оформляются:
- главным бухгалтером;
- бухгалтером или другим работником (в том числе кассиром), назначенным приказом руководителя организации (ИП).
- руководителем (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера).
- расчетно-платежные ведомости по форме №Т-49,
- платежные ведомости по форме №Т-53,
- заявления,
- счета,
- другие документы.
Кассовые операции, проводимые организацией (ИП) оформляются первичными документам по формам и в порядке, утвержденным Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998г. №88.
Согласно Информации Минфина России №ПЗ-10/2012 «О вступлении в силу с 1 января 2013г. Федерального закона от 6 декабря 2011 г. №402-ФЗ "О бухгалтерском учете»:
«С 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению.
Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы ).»
Екатерина Анненкова , аудитор, аттестованный Минфином РФ, эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению ИА "Клерк.Ру"
Любая работа на месте кассира начинается с заправки кассового аппарата. Для этого в него вставляется лента, на которую наносится специальная маркировка с содержанием номера аппарата и его типа. Также на ленте содержится дата работы, точное время включения. В начале наносится показания счетчика на момент заступления кассира. Перед первой операцией все статистические данные заверяются операционистом или руководителем смены.
Следующий этап заключается в проверке даты ККТ. Большинство электронных кассовых аппаратов производят автоматическую установку и сверку даты. Но отдельные механические модели требуют ручной проверки. В среднем дата должна быть не ранее, чем был проведен последний Z отчет. В противном случае будет невозможным начать текущую работу.
Все нормы и требования по установке и контролю времени и даты содержатся в Постановлении Российской Федерации, которое вышло в январе 1992 года. Если на кассовом аппарате будет отмечено отклонение времени на 5 минут или более, то при налоговой проверке работники подвергаются штрафу за неприменение ККТ.
Открытие смены на кассовом аппарате
При открытии смены проводится проверка кассовой машины на работоспособность. Для этого печатается пробный чек. При необходимости может быть произведена печать нескольких чеков, на которых значится нулевая сумма. Основная задача нулевого чека – проверить четкость печати, качество обозначения реквизитов, дат, контрольных цифр. До начала пробивки реальных цифр в работу ККТ, дату и время можно внести коррективы. Пробные чеки сохраняются до окончания смены операциониста или завершения работы отдела. Они прикладываются к отчету с кассовой машины.
После этого производится печать X-отчета. Он носит промежуточный характер. Во время его печати не обнуляется текущая сумма. На X-отчете отпечатываются текущие показатели счетчиков. Они подразделяются по секциям и общим показателям. Основная задача первого отчета – сверка показателей в 9 графе Журнала за предыдущий день с текущими данными. Они же записываются в Журнал операциониста за текущий день в 6 графу. В течение работы операциониста снимается несколько X отчетов. Они предназначены для контроля поступающих средств в кассовый аппарат. Также они распечатываются во время сдачи части выручки. Количество пробитых X-отчетов за день не ограничено. Оно не влияет на статистику работы, но помогает кассиру отследить правильность расчетных операций.
X-отчеты различаются по типу. Их можно снять по секциям, по итогам смены или конечному результату. Они контролируют наличие недосдач или избытка средств на кассе. При распечатке отчета производится сверка значения с текущей наличностью в ящике ККМ.
Простейшие модели производят печать чека только после того, как была пробита стоимость товара и нажата клавиша ввод. Большинство касс имеет ввод стоимости посредством штрих-кода. Также имеется возможность провести промежуточные операции, вычислить сдачу от полученной суммы, внести скидки по специальным картам.
Чек, подтверждающий покупку, передается покупателю в момент взятия наличности. Выдавать чек во время подачи товара считается неправильным. Значительно отличается операции по пробивке чека, когда расчет производится безналичным методом (банковские карты, чеки, талоны).
Авансовая система
При работе предпринимателей допускается авансовая система. В ее случае оплата за товары и услуги поступает на кассу заранее в частичном объеме. Это явление носит название аванса. В налоговой системе настаивают, чтобы для аванса выдавался чек из ККМ. Если была получена часть суммы, а оставшаяся стоимость вносится при поступлении товара, тогда на эту сумму должен быть выбит отдельный чек. Таким образом, вся стоимость товаров и услуг должна проходить через кассу.
Отдельные предприниматели не согласны с такой расстановкой. Они отмечают, что продажа происходит только при передаче товара, следовательно, аванс через кассу не проходит. Но в таком случае ситуация оспаривается в судебном порядке.
Отключение электричества (света) при работе на кассе
Часто возникают ситуации, когда в помещениях отключается электроэнергия. Если аппарат не работает, то предприниматели или кассиры должны остановить работу до момента включения света. Отчетность по форме ОКУД №0700003 не допускается, так как она не оговорена в законе. Согласно письму от 19 апреля 2005 году «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении денежных расчетов с населением» и другим правовым документам, суд выносит осудительное решение, если во время отключения света не был пробит чек. Так известны случаи, когда предприниматель был оштрафован на сумму до 30 тысяч рублей за отсутствие чека, особенно при наличии ККТ, работающих без прямого подключения к сети питания.
Выбивается неправильная сумма на чеке
При работе под нагрузкой возникают ситуации, когда выбивается неправильная сумма на чеке. В таком случае, следует повторно выбить чек на правильную стоимость. Ошибочный чек сохраняется до окончания работы в погашенном виде. При закрытии смены и сдаче дневного отчета они прилагаются и оформляются в один документ. Он носит название Акт о возврате денежных сумм покупателям по неиспользованным кассовым чекам. В акте указываются модель, тип, класс, номер ее производителя, регистрационный номер кассы. Графа Прикладная программа содержит сведения о программе, которая применяется для учета товаров и ведения бухгалтерии у предпринимателя. Если программа не установлена, то в графе указывается прочерк. Строка кассир должна содержат сведения о табельном номере операциониста, который сдает отчетность и неправильно пробил кассовый чек. Также в акте содержится информация о номере чека, сумме, которая была на нем пробита. Сам чек наклеивается на лист и прикрепляется к акту.
Сам акт заверяется кассиром и предпринимателем. Если руководитель предприятия сам находится за кассовым аппаратом, тогда он подписывает и утверждает акт самостоятельно.
Возврат товара через кассу
Аналогично оформляются документы в случае возврата товара при обнаружении дефектов. В законе «О защите прав потребителей» от 7 февраля 1992 года указано, что покупатель имеет право отказаться от товара и потребовать возврата денежных средств за приобретенный товар, в случае обнаружения у него существенных недостатков и дефектов. Возврат осуществляет в гарантийный срок, который составляет не более 2-х лет. Возврат товара может быть осуществлен без кассового чека или других документов, подтверждающих покупку. Согласно 5 пункту 18 статьи магазин не имеет права отказать покупателю, но может потребовать написания личного заявления с указанием паспортных данных и причин возврата. Кроме того, покупатель должен будет доказать факт покупки именно в этом отделении магазина.
Возврату также подлежат изделия, которые не подошли покупателю по ряду причин: фасон, цвет, размеры или другие причины. В таком случае покупатель может оформить возврат денег, если изделие не было в эксплуатации, не имеет дефектов и на него сохранены документы. При обращении в магазин необходимо предоставить бирки и чек, по которому была совершена покупка. Также указывается причина, по которой произошел отказ. В качестве документов могут выступать: гарантийный талон, кассовый или товарный чек, контрольная лента, которую можно запросить у предпринимателя. В среднем она должна сохраняться в течение пяти лет.
При возврате покупки в день приобретения можно предъявить кассовый чек. В таком случае кассир или операционист, который оформляет возврат, ставит на нем подпись. После этого составляется документ о возврате товара. Он носит произвольную форму. После оформления документов и их подписания предпринимателем или менеджером, кассир может выдать покупателю наличные средства. Далее необходимо оформить акт, который отвечает за возврат денежной суммы покупателю. Процедура оформления акта была описана выше. Акт оформляется по всем требованиям, соответствующим форме №КМ-3. Сумма возврата прописывается в 15 графе журнала операциониста. Дневная выручка уменьшается на сумму выданных средств. Соответственно, если чек приносится в день, отличный от оформления возврата, то он не проходит по документам.
Завершение рабочего дня на кассовом аппарате
В завершении рабочей смены печатается X-отчет. Он служит для предварительной сверки состояния ККМ и наличных средств. После этого кассир пробивает Z-отчет. Он служит для обнуления дневной информации в кассовом аппарате. Все данные переносятся из оперативной памяти кассы в фискальную. В результате происходит обнуление дневной выручки, фискальная смена закрывается.
Z-отчет служит не только для отображения текущих сумм, которые прошли через кассу в течение рабочего дня, но и показа количества возвратов. В нем отображаются проведенные скидки, аннулированные покупки и другая информация. В результате дневная выручка в кассовом аппарате должна соответствовать информации, которая показа в контрольной цифре отчета и сумме, которая была сдана предпринимателю. Сдача выручки может производиться несколько раз за рабочую смену. Частота сбора денег зависит от объема совершенных покупок. При сборе средств производится оформление кассового ордера. Он имеет форму №КО-1. При этом кассир оставляет у себя квитанцию, на которой указывается, какая сумма была сдана. В случае если руководитель выполняет функции кассира, то он может обойтись без сдачи средств и оформления ордера.
Все отчеты, которые снимаются с кассового аппарата, имеют порядковые номер. По мере снятия Z-отчетов номер увеличивается на 1. Вся отчеты, не зависимо от их типа сохраняются в течение дня и хранятся в отдельной документации. Они прикрепляются к дневному отчету кассира при завершении смены.
При завершении смены кассир оформляет справку. Она имеет форму № КМ-6 и носит отчетную форму. Данные для справки берутся из финального Z-отчета. Основная задача – указать в ней значение счетчиков кассового аппарата, дневную выручку, осуществленные возвраты. Даты и номер приходных ордеров в случае работы самого предпринимателя не оформляются. В случае если выручка сдается в банк инкассатору, заполняются поля «Сдано в Банк» и номер квитанции.
Если на торговой точке работает несколько аппаратов, то по завершении рабочего дня создается сводный отчет. Он имеет форму №КМ-7. В него заносятся данные полученные со Справок-отчетов всех кассиров. Более подробно о нем можно узнать в постановлении №132.
После того как кассир завершил смену и снял Z-отчет он обязан в журнале произвести записи о значении счетчиков денежных сумм в начале и конце смены. Они отмечаются в 6 и 9 графе. Также в 10 графе он заносит показания дневной выручки. В завершении он оставляет личную подпись под данными. Его информацию заверяет подписью предприниматель или главный менеджер.
Все записи для журнала осуществляются по Z-отчетам. В случае если за день выручка отсутствовала, снимается нулевой отчет. Все поля заполняются соответствующим образом. В первой графе всегда указывается дата, когда был снят Z-отчет. После этого проставляется порядковый номер отчета. Для них предназначены 4 и5 графы. В 11 пункте журнала находится информация о сданных предпринимателю или главному менеджеру наличных средствах. В эту графу заносятся данные о суммах, которые руководитель изымает из кассового аппарата по различным причинам.
Для внесения информации о покупках, которые были осуществлены безналичным расчетом (кредитные и банковские карты) существуют графы 12 и 13. В них заносится общая стоимость всех таких покупок. 15 раздел журнала предназначен для занесения денежных средств, которые были возвращены за товары или пробиты неправильно.
Все данные, которые были внесены в журнал, должны быть заверены подписью кассира-операциониста, который сдает смену и предпринимателя или главного менеджера. Для этого предназначены графы 8, 17 и 7, 16 соответственно. При отсутствии в предприятии отдельного кассира, руководитель может оставить подпись только в графах 7 и 16.
Вся информация, которая подтверждает передачу и получение денежных средств, это журнал кассира, z-отчеты за все рабочие дни, контрольные ленты и другие бумаги, сохраняются на срок, который установлен для хранения первичных документов. Он составляет не менее 5 лет. Вся ответственность за хранение информации ложится на предпринимателя.
В случае снятия ккм с учета налоговая инспекция имеет право затребовать на проверку все документы, подтверждающие прохождение средств через кассовый аппарат.
На данный момент кассовые аппараты делятся на несколько подвидов в зависимости от того, в какой сфере они применяются и по какой конструкции выполнены. По сфере применения контрольно-кассовые машины делятся на торговые, для сферы услуг, для гостиниц, а также для продажи нефтепродуктов. Если говорить о конструкции, то данный прибор разделяется на автономные, фискальные, активные системные, пассивные.
Классификация по конструкции
Что такое ККМ, рассмотрим немного позже, а пока следует заметить то, как именно разделяются машины по конструкции:
- Автономные приборы имеют расширенный функционал. Они являются дополнительными устройствами по вводу-выводу. К таким можно отнести портативные аппараты, которые способны работать без постоянной подачи электропитания. Перед использованием такой системы необходимо ознакомиться с инструкцией, которая идет в комплекте.
- Следующий вид классификации - это фискальные регистраторы. Они являются приборами, которые могут функционировать только в комплекте с другой компьютерно-кассовой техникой. Все данные они получают посредством канала связи.
- Следующий вид - активные системные ККМ. Что такое? Данный прибор может функционировать в компьютерно-кассовой системе, максимально управляя ее работой. К таким видам техники относятся терминалы типа POS.
- Пассивные системы кассовой техники представляют собой машины, которые способны работать в компьютерно-кассовой системе, но управлять ее работой они не имеют возможности.
Касса и ККМ
Кассовый аппарат и контрольно-кассовая машина - это два разных прибора. В народе оба варианта техники называют одинаково, но эти понятия имеют совершенно разные значения.
Кассой называется прибор, который может совершать любые наличные операции. Речь идет и о доходах, и о расходах. Все операции, которые происходят с наличными, должны происходить на кассе. Как правило, у частных предприятий и организаций всегда имеются наличные операции, поэтому кассовый аппарат нужен практически всем.
Компьютерно-кассовая машина должна использоваться во всех случаях, когда человек выбрал при создании частной деятельности систему налогообложения ЕНВД. В таком случае покупать и использовать кассовый аппарат нет смысла. В таких ситуациях используется БСО.
Покупка ККМ
Закон о применении ККМ регламентирует ситуации, в которых необходимо приобретать это устройство. Предварительно (до покупки аппарата) следует обратиться в налоговую инспекцию. Она позволит точно подобрать устройство, которое будет идеально подходить под ваш вид деятельности. Нужно заметить, что если устройство не внесено в Госреестр, то пользоваться им запрещено. Следует знать, какая модель компьютерно-кассовой машины будет наиболее подходящей и сможет соответствовать всем параметрам.
Речь идет о месте установки, микроклимате и интенсивности загруженности аппарата. При выборе нужно заметить тот факт, сколько имеется секций и отделов на предприятии, которые будут проходить через определенную кассовую машину. Техническое обслуживание ККМ следует проводить хотя бы раз в год для того, чтобы обезопасить себя от неточностей в расчетах.
Также следует при покупке обратить внимание на то, какая чековая лента будет использоваться, есть ли необходимость в синхронизации с компьютером, принтером или весами. После выбора подходящей модели нужно обратиться в центр обслуживания и приобрести товар. Там выдадут гарантийный талон и документы, разрешающие ввести в производство машину. Владельцу остается обратиться в налоговую службу за регистрацией прибора.
При покупке техники б/у необходимо обратить внимание на внешний вид прибора. Помимо этого, должны быть документы, которые подтверждают регистрацию устройства в налоговой службе. На данный вид техники должны быть все бумаги вплоть до договора о купле-продаже.
Регистрация в налоговой
Как уже было сказано выше, контрольно-кассовую машину (ККМ) необходимо зарегистрировать в налоговой службе. Для этого следует обратиться в службу по месту прописки либо же выбрать посредника, который является специальной организацией. Она способна по доверенности выполнить всю работу за владельца предприятия.
Специалист должен принести в налоговую все документы, которые необходимы для регистрации. Речь идет о бумаге, подтверждающей просьбу о постановке на учет машины в налоговой. Необходимо предоставить ИНН, кассовую книгу, журнал кассира, а также документ, который подтверждает вызов специалиста по обслуживанию. Также следует приложить заявление, которое будет заранее заполнено. Речь идет о документе, который является просьбой на регистрацию машины.
Также следует предоставить договор о вводе машины в эксплуатацию, инструкцию к ККМ, а также пломбу, карточку регистрации и договор на техобслуживание. Дополнительно следует предоставить паспорт заявителя и сам прибор. Поставить устройство на учет необходимо до того как начнет работать на нем операционист. Иначе это будет считаться нарушением.
Обслуживание
Что такое ККМ, уже должно быть понятно, но как же обслуживать его? Все работы, которые касаются технической стороны приспособления, следует поручать только специалистам. При этом они должны быть работниками того центра, с которым был подписан договор на обслуживание. Каждая станция обслуживания наклеивает на приспособление голограмму. На ней изображен круг, в котором нарисован человек у кассового аппарата. С внутренней стороны этой наклейки имеется надпись “Сервисное обслуживание” и год постановки на учет устройства.
Представитель центра проводит обслуживание в соответствии с графиком, который был составлен заранее. При этом не имеет значения, в каком состоянии находится устройство. Происходить обслуживание должно не реже раза в месяц. Специалист должен проверить то, как работает прибор, его интерфейс, печатает ли чеки, также при необходимости следует смазать части аппарата и заменить детали питания. Помимо этого, специалист должен провести обслуживание, если поступал аварийный вызов. После того как будут исправлены все проблемы, сотруднику необходимо опломбировать кассовый аппарат и записать все данные в журнал учета.
Нужно заметить, что межремонтная настройка ККМ должна осуществляться непосредственно самим кассиром. Речь идет о внешнем осмотре, чистке кассовой техники, замене картриджа, проверке работоспособности электропривода. К чистке следует отнести удаление пыли кистью или при помощи продувания со всех доступных частей кассового аппарата. Все устройства должны проходить проверку на работоспособность в январе или феврале. Это прописано в законодательстве.
Пользоваться приборами, которые не имеют пломбы или она повреждена, а также если нет маркировки от производителя, запрещено. Нельзя также использовать неисправную технику. К серьезным проблемам, судя по положению в законодательстве России, следует отнести неразборчивую печать чека ККМ. Сюда же стоит прибавить отсутствие реквизитов из-за таких неполадок. Также неправильное выполнение операций и невозможность получения данных из фискальной памяти запрещает применять прибор. Это следует учитывать при работе.
Работа на ККМ
Перед тем как начать работать на ККМ в розничной торговле, необходимо выполнить ряд манипуляций. Операционист должен ознакомиться с правилами эксплуатации и подписать соответствующий документ, который будет подтверждать это.
Помимо этого человеку все равно необходимо прочесть инструкцию, для того чтобы понять, как пользоваться компьютерно-кассовым аппаратом. Не следует забывать, что вся материальная ответственность при недочетах в производственном цикле будет лежать именно на кассе. Каждый день кассиру нужно будет вносить в журнал данных информацию о полученной выручке.
Не стоит забывать, что компьютерно-кассовая машина должна быть настроена на печать реквизитов в чеках. Этим вопросом будет заниматься не кассир, а специалист из центра обслуживания. В инструкции к ККМ все подробно описано. Среди обязательных реквизитов следует выделить:
- ИНН предприятия;
- его название;
- заводской номер аппарата;
- порядковый номер напечатанного чека;
- общую сумму к оплате;
- наличие реквизита фискального режима;
- дата и время покупки.
К необязательным полям относят отделы, вывод об уплате налога в чеке, а также пароль кассира.
Перед началом работы в кассовую машину необходимо вставить ленту, а после этого включить устройство и проверить дату. Далее необходимо провести один чек, чтобы понять, хорошее ли качество печати. Для этого печатается нулевой чек или же Х-отчет. Кассовые чеки следует выдавать при оплате услуг и продуктов, а не вместе с выдачей товаров.
Что необходимо знать и выполнять кассиру
С каждым днем требования к квалификации кассира повышаются. На данный момент человеку, который работает на данной должности, необходимо хорошо знать инструкцию к кассовому аппарату и правила его эксплуатации. Операционист должен быть способен выполнять свои обязанности на разных машинах, знать ассортимент товаров и их стоимость. Также он должен уметь различать признаки неисправности прибора.
Если таковые появляются, необходимо сообщать о них руководству. Если неисправность небольшая, то следует самим устранять ошибки. Контролер-кассир должен уметь безопасно обслуживать покупателей, следить за тем, чтобы ремонт и обслуживание устройства проводилось вовремя, помимо этого, ему следует уметь различать поддельные купюры от настоящих и знать характерные особенности всех банковских карт.
В конце дня кассир-операционист должен заполнять журнал и снимать Z-отчет. Таким образом он выдает выручку за весь день и закрывает смену. После того как будет снят Z-отчет, на кассе ничего в этот день пробить будет уже нельзя. Все модели ККМ работают по такой схеме.
Взаимодействие 1С и ККМ
Иногда, в зависимости от вида деятельности предприятия, может существовать необходимость в использовании различных приборов - начиная от ККМ и заканчивая сканером штрих-кодов. Для того чтобы не приобретать большое количество приспособлений, можно купить комплексное, которое работает на POS-терминале либо же установить программу-драйвер ККМ. С его помощью они корректно работают, обмениваясь данными.
Задачей совместной работы кассового аппарата с терминалом или драйвером становится взаимодействие с 1С. Если предприятие, например, работает с совершением сделок купли-продажи, то, в свою очередь, программа 1С предоставляет кассовой машине абсолютно все данные о товарах, а также записывает всю информацию о продажах. Довольно часто перед началом смены выгружается отчет из справочника товаров. Из 1С выгружаются все остатки продуктов, а после завершения смены загружается итог по всей смене. Обзор ККМ должен включать описание такого вида взаимодействия.
Многие предприятия используют приборы комплексно. Они способны выполнять функции ККМ и 1С. Благодаря этому можно автоматизировать операции. К примеру, на склад поступает товар. И его необходимо переместить с одного склада на другой или же поставить на реализацию. Все это может сделать устройство. Помимо этого, довольно легко при помощи такого прибора проводить инвентаризацию, возвращать поставщику или забирать у покупателя уже проданный товар, а также совершать оптовую продажу.
Модели ККМ
Что такое ККМ, уже разъяснили, а какие же модели самые популярные? Среди всех моделей ККМ, которые выпускаются и зарегистрированы в реестре России, имеются наиболее популярные приспособления.
Например, кассовый аппарат АМС-100K будет удобным в сфере мелкорозничной продажи. В данном аппарате имеется специальный ящик, в который можно класть купюры, а функционал позволяет подключить сканер штрих-кодов.
Pos-терминал EasyPos, который называется Optima имеет небольшие габариты, если сравнивать с предыдущей моделью. Данная система отлично подходит для торговых точек, которые имеют небольшой объем продаж, а также для кафе.
“Меркурий-100K” является небольшим аппаратом, который сможет автоматизировать процесс продаж.
ККМ и налогообложение
Многие виды ККМ используются в том случае, если компания не является плательщиком ЕНВД. Дело в том, что в таком режиме работы налог рассчитывается не исходя из суммы дохода, а из размера торговой площади. Соответственно, люди, которые работают по такой схеме, должны обязательно предоставлять бланки строгой отчетности. Таковой можно назвать квитанцию, чек или любой другой документ, который подтверждает оплату от покупателя.
В таком случае используется БСО. На этом приборе должны быть указаны наименование документа, номер и серия, имя владельца, название самой организации, виды предоставляемых услуг, общая стоимость, дата, подпись лица, который проводил операцию, печать данной фирмы, ИНН. Изготавливать БСО исполнитель не имеет права.
Во многих видах деятельности можно не использовать ни ККМ, ни БСО. В таком случае, как правило, люди занимаются продажей газет, журналов в киосках, учитывая, что их доля всего лишь 50%. Также подобными являются организации, которые продают талоны для проезда в транспорте, обеспечивают питание школьников и рабочих, торгуют на выставочных комплексах, ярмарках и рынках. Также речь идет о мелкорозничной торговле из корзин. Не нужно использовать данные приспособления при продаже через киоски напитков и мороженого. Также в этот список вносится торговля из цистерны молоком, пивом и рыбой.
Патентная система налогообложения
Используя патентную систему налогообложения, частное предприятие может проводить безналичный и наличный расчет, не применяя ККМ. В таком случае необходимо покупателю выдать документ, который будет подтверждать факт приема денег. Компания, которая работает на УСН, должна при продаже товара или осуществлении услуги выдать человеку кассовый чек. Если клиентом является юридическое лицо или предприниматель, то имеется небольшой нюанс.
Продавец должен выдавать и чек ККМ, и приходной ордер. Проводить расчеты можно даже при помощи электронных денег. В таком случае необходимо заключить договор с оператором, который предоставляет валюту. Клиент переводит деньги оператору, а тот зачисляет средства на счет. Однако таким образом между юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями рассчитываться нельзя.
Снятие ККМ с учета
Налоговая может снять с учета компьютерно-кассовую машину, если прекращается деятельность, которая связана с денежными расчетами, меняется место использования и следует перерегистрировать устройство в другой налоговой службе, если машина неисправна, исключена из реестра, истек срок службы (7 лет), и даже если меняется формат работы предприятия.
Согласно действующему законодательству использование контрольно-кассовой техники (ККТ) необходимо предпринимателям, проводящим расчеты наличными деньгами. Для тех, кто не знает, как работать с кассовым аппаратом, это покажется большой премудростью, в то время как любой кассир в супермаркете подтвердит, что обучение работе с кассой происходит просто. Чтобы эффективно пользоваться кассовым аппаратом, требуется знать сочетания клавиш, правила пробивки чеков, и не забывать обнулять аппарат в конце смены, выводя наличную выручку.
Что такое кассовый аппарат
Знакомый каждому покупателю аппарат представляет собой электронное устройство для контроля за наличной выручкой при проведении денежных операций. Функция ККТ заключается в фиксации на бумажном чеке суммы покупки плюс суммировании в конце дня общего итога. Эти данные используются для контроля товарооборота на самом торговом предприятии, а также являются основой для подготовки фискальных документов для налоговой отчетности.
Действующее законодательство подразделяет ККТ на две категории:
- кассовые аппараты – автономные приборы, где кассир набирает сумму покупки и печатает чек;
- фискальные регистраторы – устройство под управлением компьютера, входящего в состав автоматизированного рабочего места.
Как работает
Научиться работать на кассе в магазине можно, хорошо представляя себе последовательность операций в этом устройстве. Схематически работа с кассовым устройством выглядит так:
- Покупатель оплачивает покупку наличными деньгами или с помощью пластиковой карты.
- Кассир с помощью клавиш и/или сканера штрих-кода вводит информацию в контрольно-кассовую машину.
- ККМ формирует кассовый чек, который получает покупатель.
- Данные об операции сохраняются на фискальном накопителе в электронном чеке.
- Если организация работает с онлайн-кассой, то раз в сутки обобщенная информация передается в налоговый орган.
Области применения ККМ
С соответствии со статьей 2 Закона «О применении ККТ», организации и индивидуальные предприниматели обязаны использовать кассовое устройство при проведении наличных расчетов. Из требования есть исключения. Это такие ситуации, как:
- расчеты с плательщиками вмененного налога или индивидуальными предпринимателями, которые работают по патентной системе налогообложения или оказывают услуги населению (до 1 июля 2018 года);
- продажа прессы и сопутствующих товаров в киосках;
- реализация проездных билетов и талонов;
- торговля мороженым и безалкогольными напитками в розлив;
- нахождение организации/ИП в труднодоступном месте (этот перечень должен быть утвержден в местном органе власти).
Регистрация контрольно-кассовой техники
Работа с ККМ подразумевает регистрацию по специальному Административному регламенту №94н, который был утвержден приказом Минфина от 29.06.2012. Согласно ему, индивидуальные предприниматели должны делать регистрацию ККТ в налоговой инспекции по месту прописки/регистрации. Для организаций регистрация делается по юридическому адресу. Если оказание услуг или торговля производятся в другом месте, там необходимо создать обособленное подразделение для регистрации кассового устройства по этому адресу.
Работа на кассовом аппарате
Прежде чем приступать к обслуживанию покупателей, необходимо тщательно разобраться, как нужно работать с кассовым аппаратом, вне зависимости от того, будет обслуживать кассир или сам индивидуальный предприниматель. Это связано с ответственностью, возникающей при совершении денежных операций. Работа с кассой подразумевает не только доскональное знание ККМ (например, как осуществляется возврат проданного товара), но и соблюдение инструкций кассира и умение предоставить информацию при налоговых проверках.
Кто допускается к работе
Вне зависимости от модели ККТ, чтобы получить допуск к работе, необходимо заключить договор материальной ответственности. Если работать за кассовым устройством будет индивидуальный предприниматель, то никакого договора не требуется. Допуск к работе предусматривает базовые навыки в эксплуатации кассового оборудования: умения заправлять ленту, выбивать чеки, обнулять устройство в конце дня. Научиться этому можно на специальных курсах в Центре обслуживания ККТ.
Правила работы с кассовым аппаратом
При совершении кассовых операций различаются обязанности директора (или ответственного лица) и кассира. Они совместно должны в начале дня выбить отчетный кассовый чек и сличить сумму выручки прошлого дня с записью в журнале кассира. Обязанностями ответственного лица станут:
- фиксация точной информации о показаниях ККМ в кассовой книге;
- оформление новой ленты (с указанием номера контрольно-кассового аппарата, начала использования и др.);
- выдача кассиру размена для сдачи и кассовых лент.
Функции кассира
Одна из обязанностей кассира заключается в контроле за состоянием ККМ. Для этого надо:
- перед началом работы проверить, обнулено ли устройство;
- при необходимости отрегулировать дату и время;
- протестировать печать чеков, прежде чем переходить к обслуживанию покупателей или клиентов;
- в конце работы обнулить показатели и сдать полученную выручку.
Инструкция по работе с кассовым аппаратом
Правильное использование кассовой техники означает не только быстрое обслуживание покупателей в магазине, но отсутствие проблем с налоговыми органами. Вот почему важно точно и последовательно выполнять все необходимые операции начала и завершения работы. Все это подробно разбирается на учебных курсах , но это легко освоить и самостоятельно.
Как включить кассовый аппарат
Перед началом работы необходимо подключить кассовый аппарат к сети. Процедура включения некоторых устройств выполняется кнопкой на задней стороне, у других это делается поворотом ключа в позицию РЕГ (в современных моделях – «РЕЖИМ»). Если ККМ работает нормально, на экране должен высветиться ряд нулей, свидетельствующих, что устройство готово к работе. В случае если устройство включается в первый раз, необходимо вставить батарейки для обеспечения энергией резервной памяти (элементы питания надо проверять ежегодно).
Как открыть кассу
Включив аппарат, следует пройти процедуру авторизации – ввод специального номера и пароля, на некоторых моделях ККМ вход выполняется с помощью специальной карты кассира. Перед тем, как переходить к обслуживанию покупателей, рекомендуется посмотреть, правильно ли установлена дата и проверить, как работает печатающее устройство – выбить несколько нулевых чеков. Для этого нужно нажать клавишу «Наличные» или «Оплата» с нулями на табло.
Расчет
После того, как кассовое устройство включено и проверено, можно переходить к обслуживанию покупателей. Этот процесс можно описать как пошаговую инструкцию :
- Информация о цене товара/услуги вводится вручную, либо с помощью специального устройства для считывания штрихкода.
- После того, как вся информация введена, необходимо нажать клавишу «Оплата» или «Наличные» – при этом откроется блок кассового аппарата, предназначенный для хранения купюр и монет.
- Кассир кладет оплату с этот лоток и берет оттуда необходимую сдачу. Устройства сами высчитывают размер сдачи после того, как кассир введет подученную от покупателя сумму.
- Если покупатель собирается оплачивать покупку пластиковой картой, то операция выполняется безналично с помощью терминала – списыванием денег с его карточного счета. Если терминал выдает два чека, то один следует оставить в торговой точке, для отчетности по использованию контрольно-кассового аппарата.
- Современные модели кассовых аппаратов способны выполнять дополнительные функции, например, высчитывать размер скидки с процентах. Для этого следует нажать клавишу «%».
- Распечатанный кассой чек отдается клиенту.
Нулевой чек
Хотя освоения навыков пользования кассовой машиной не будет сложным, неизбежны вопросы по ходу работы. В этом случае следует заглянуть в инструкцию к аппарату. Например, там можно узнать, как выбить на кассе нулевой чек. Для этого необходимо просто нажать клавиши «Оплата» или «Покупка», без предварительного введения каких-либо сумм. Эту операцию делают в начале смены для проверки работоспособности печатающих устройств ККМ.
Закрытие смены
При окончании рабочего дня, кассиру необходимо проделать ряд операций. Это такие действия, как:
- составление отчета и передача вместе с выручкой по приходному кассовому ордеру старшему кассиру или представителю администрации;
- снятие данных счетчиков для определения суммы выручки и фиксации в кассовом журнале;
- определение размера выручки, для чего находится разница показаний регистров на начало и конец рабочего дня – это показатель должен совпадать с суммой наличности, которую сдает кассир;
- обнуление показаний кассы.
Замена ленты
С учетом того, что кассиру приходится очень часто менять ленту, эту процедуру он должен выполнять уверенно, доведя процесс до автоматизма. Признаком того, что лента заканчивается, служит розовая полоска, которая ставится в конце рулона. Для замены ленты необходимо:
- Поднять крышку, закрывающую ленточный отсек.
- Достать старую бобину с остатками ленты. Ее необходимо опечатать, подписать и сдать директору.
- Освободить край нового рулона, а саму ленту разместить внутри приемника вниз размоткой.
- Заведите ее за фиксирующий вал и печатающее устройство.
- Далее следует закрыть крышку и, нажимая клавишу «ЧЛ» (или «Вверх»), дождаться, когда из щели появится край ленты.
- После того, как будет оборвана лишняя бумага, можно начинать работать.
Аварийный расчет
Перебои при подаче электроэнергии могут быть причиной сбоев в работе кассового оборудования. Если такое отключение произошло во время печати чека, то после возобновления питания на чековой ленте будет отпечатано сообщение , что документ недопечатан. После этого чек выводится еще раз с добавлением слова «Повтор» в шапке. Если питание отключается при выводе отчетов, то информация о недопечатанном документе, в зависимости от ситуации будет сопровождаться примечаниями «Повторите запрос!» или «Отключение питания».
Видео
