Должностная инструкция ответственного за защиту персональных данных. Как прописать в должностной инструкции персональные данные. Каким сделать оформление

КОМИТЕТ ИВАНОВСКОЙ ОБЛАСТИ ЗАГС

ПРИКАЗ

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ ОТВЕТСТВЕННОГО ЗА ОРГАНИЗАЦИЮ ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

(в ред. Приказа комитета Ивановской области ЗАГС от 07.07.2014 N 94)

В соответствии с , и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами, операторами, являющимися государственными или муниципальными органами" приказываю:

1. Утратил силу. - Приказ комитета Ивановской области ЗАГС от 07.07.2014 N 94.

2. Утвердить должностную инструкцию ответственного за организацию обработки персональных данных в комитете Ивановской области ЗАГС.

Председатель комитета ЗАГС
З.Х.МАМЕДОВА

Приложение. ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ОТВЕТСТВЕННОГО ЗА ОРГАНИЗАЦИЮ ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ В КОМИТЕТЕ ИВАНОВСКОЙ ОБЛАСТИ ЗАГС

Приложение
к приказу
комитета Ивановской области ЗАГС
от 01.10.2012 N 67

1. Общие положения

1.1. Ответственное лицо за организацию обработки персональных данных (далее - ответственный) - лицо, отвечающее за организацию обработки персональных данных с использованием средств автоматизации и без использования таких средств, а также доступ к персональным данным в комитете Ивановской области ЗАГС.

1.2. Ответственный подчиняется председателю комитета ЗАГС.

1.3. Ответственный за организацию обработки персональных данных комитета Ивановской области ЗАГС в своей деятельности должен руководствоваться Трудовым кодексом Российской Федерации , Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях , Федеральным законом от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" , Федеральным законом от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" , Федеральным законом от 15.11.1997 N 143-ФЗ "Об актах гражданского состояния" , Федеральным законом от 27.07.2004 N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации" , постановлением Правительства Российской Федерации от 15.09.2008 N 687 "Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации" , постановлением Правительства Российской Федерации от 17.11.2007 N 781 "Об утверждении Положения об обеспечении безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных" , постановлением Правительства Российской Федерации от 21.03.2012 N 211 "Об утверждении перечня мер, направленных на обеспечение выполнения обязанностей, предусмотренных Федеральным законом "О персональных данных" и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами, операторами, являющимися государственными или муниципальными органами", Указом Президента Российской Федерации от 30.05.2005 N 609 "Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела" , правовыми актами комитета ЗАГС в сфере обработки и хранения персональных данных, а также защиты конфиденциальной информации.

2. Должностные обязанности

Ответственный за организацию обработки персональных данных в комитете ЗАГС обязан:

2.1. Организовывать обработку и использование персональных данных в комитете ЗАГС исключительно в целях, предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации.

2.2. Организовывать обеспечение безопасности персональных данных требуемому уровню защищенности.

2.3. Осуществлять контроль содержания и объема обрабатываемых персональных данных и соответствия их перечню, утвержденному в комитете ЗАГС.

2.4. Осуществлять внутренний контроль соблюдения требований законодательства Российской Федерации при обработке персональных данных, в том числе требований к защите персональных данных.

2.5. Осуществлять контроль приема и обработки запросов субъектов персональных данных или их представителей.

2.6. Осуществлять контроль выполнения требований организационно-распорядительных документов по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах комитета ЗАГС и филиалах комитета ЗАГС.

2.7. Осуществлять контроль порядка учета, создания, хранения и использования резервных копий и машинных (выходных) документов, содержащих персональные данные.

2.8. Организовывать работы по контролю работоспособности технических средств защиты персональных данных, охраны объекта, средств защиты информации от несанкционированного доступа.

2.9. Доводить до сведения служащих комитета ЗАГС положения законодательства Российской Федерации о персональных данных, локальных актов по вопросам обработки персональных данных, требований к защите персональных данных.

3. Права

Ответственный за организацию обработки персональных данных в комитете ЗАГС имеет право:

3.1. Запрашивать у сотрудников комитета ЗАГС информацию, необходимую для реализации полномочий.

3.2. Требовать от всех пользователей информационных систем персональных данных выполнения установленной технологии обработки персональных данных, инструкций и других нормативных правовых документов по обеспечению безопасности персональных данных.

3.3. Требовать от уполномоченных на обработку персональных данных должностных лиц уточнения, блокирования или уничтожения недостоверных или полученных незаконным путем персональных данных.

3.4. Участвовать в разработке мероприятий по совершенствованию безопасности персональных данных.

3.5. Инициировать проведение служебных расследований по фактам нарушения установленных требований обеспечения информационной безопасности, несанкционированного доступа, утраты, порчи защищаемых персональных данных и технических средств из состава информационных систем.

3.6. Принимать меры по приостановлению или прекращению обработки персональных данных, осуществляемой с нарушением требований законодательства Российской Федерации.

3.7. Вносить председателю комитета ЗАГС предложения о привлечении к дисциплинарной ответственности лиц, виновных в нарушении законодательства Российской Федерации в отношении обработки персональных данных или нарушения режима конфиденциальности.

3.8. Вносить председателю комитета ЗАГС предложения о совершенствовании правового, технического и организационного регулирования обеспечения безопасности персональных данных при их обработке.

Создание приказа о назначении ответственного лица за обработку персональных данных происходит для регуляции работы кадровиков и руководящего состава предприятия с персональными сведениями о сотрудниках.

Обязателен ли документ, его значение

Для компаний, осуществляющих свою деятельность в коммерческом секторе, данный документ не является строго обязательным (в отличие, например, от государственных учреждений), собственно как и организация самой системы действий с персональными данными. Тем не менее, многие фирмы предпочитают назначать ответственных сотрудников за работу с личными сведениями персонала, что позволяет избегать в дальнейшем нарушений при обороте документации, а также предотвращать различные злоупотребления.

ФАЙЛЫ

В перечень обязанностей ответственного за обработку персональных данных сотрудника входит контроль за защитой личной информации работников организации, доведение до них соответствующих нормативно-правовых актов компании, сбор нужных подписей и проч.

Что относится к персональным данным

Персональными данными считается любая информация о работнике предприятия, касающаяся его лично и задокументированная в каких-либо бумагах. В том числе это сведения из паспорта, ИНН, СНИЛС, трудовой книжки, диплома об образовании и других подобного рода аттестатах и свидетельствах, больничных карт и т.п.

Также сюда относится то, что касается семейного положения работника, его родственных связей, судимостей, финансовых дел и все прочее, что может прямо или косвенно идентифицировать человека.

Распоряжаться всеми этими данными любой гражданин может только лично, но поскольку в современных условиях это возможно далеко не всегда, он передает согласие на обработку персональных сведений другим лицам, в том числе представителю работодателя, который в свою очередь несет полную ответственность за сохранность этой конфиденциальной информации и недоступность к ней посторонних.

На кого чаще всего возлагается ответственность за обработку персональных данных

Наиболее часто ответственность за решение этого вопроса возлагается на работника отдела кадров (специалиста или руководителя), юриста и, реже, секретаря организации, — в зависимости от того, в чьем ведении находятся личные дела сотрудников с их личными документами, копиями документов и другими характеризующими их бумагами.

В каком виде написать приказ

Приказ о назначении ответственного за обработку персональных данных лица можно писать в свободном виде, поскольку на сегодня унифицированная его форма не предусмотрена. Правда, эта норма не касается государственных учреждений, где обычно применяются стандартные формуляры, а также тех предприятий, руководство которых разработало и утвердило собственный единый шаблон для распорядительных актов. Информация о формате приказов обязательно должна быть указана в учетной политике компании.

Каким сделать оформление

Оформление приказа также полностью отдается на откуп его составителей. Документ допускается писать вручную, но все же предпочтительнее печатать на компьютере, используя для распечатки бланк с фирменными реквизитами и логотипом или же обычный лист бумаги.

Чьи подписи должны стоять под приказом

Приказы всегда пишутся от имени главного лица компании – директора, а, значит, первая подпись в документе должна быть его. В отсутствие руководителя на рабочем месте расписаться в распоряжении может сотрудник, временно исполняющий его обязанности.

Также в распорядительном акте должны быть автографы работников предприятия, в отношении которых он выпущен и те, на кого возложен контроль за его исполнением.

Как проводить учет

Все исходящие от руководства организации распоряжения должны быть учтены. Для этого используется специальный журнал, в который вносится наименование приказа, его номер и дата выпуска. Журнал обычно находится у юриста, начальника отдела кадров, секретаря или другого работника, близкого к руководящему составу предприятия. Журнал позволяет не только зарегистрировать сам факт создания документа, но и при какой-либо надобности легко его найти.

Как организовать хранение

По хранению документа никаких особенностей нет. Как любые другие подобные бумаги, готовый, подписанный и завизированный приказ подшивается в отдельную папку, в которой и лежит весь период своего действия. Когда актуальность его утрачивается, документ отправляется в архив, где хранится период, установленный в локально-нормативной документации фирмы или же указанный в законодательных актах, после чего утилизируется (также с соблюдением условий, указанных для этой процедуры).

Образец приказа о назначении ответственного

Если перед вами стоит задача по формированию приказа о назначении ответственного за обработку персональных данных работника, а вы раньше таких документов не делали, вам поможет представленный ниже образец и комментарии к нему.

В самом начале приказа все стандартно: первым делом напишите тут название компании, наименование распоряжения, его номер и дату составления. Затем переходите к основной части.
Обязательно укажите тут, в связи с какими обстоятельствами создается приказ (это будет его обоснование) и поставьте ссылку на норму закона или внутренний документ компании, имеющий непосредственное отношение к формированию распоряжения (это будет основание).
Потом внесите собственно указание о назначении ответственного лица, обозначив его должность и ФИО.
Коротко отметьте его основные функции и обязанности (полный их перечень лучше привести в соответствующей должностной инструкции), а также впишите сведения о работнике (также должность и ФИО), который будет замещать ответственного сотрудника в период его отсутствия на работе по уважительным причинам.
В завершение не забудьте возложить контроль за исполнение данного распоряжение на кого-либо из руководящего состава предприятия (следует отметить, что контролировать выполнение приказа может и сам директор), а также собрать все необходимые подписи.

[наименование организации, предприятия и т. п.]

Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативно-правовых актов, регулирующих трудовые правоотношения.

1. Общие положения

1.1. Ответственный за организацию обработки персональных данных относится к категории специалистов и непосредственно подчиняется [наименование должности непосредственного руководителя].

1.2. На должность ответственного за организацию обработки персональных данных назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы в должностях, замещаемых специалистами со средним профессиональным образованием, не менее [срок] лет.

1.3. Ответственный за организацию обработки персональных данных должен знать:

Законодательство Российской Федерации в области персональных данных основывается;

Порядок систематизации, учета и ведения документации с использованием современных информационных технологий;

Основы экономики, организации труда, производства и управления;

Средства вычислительной техники, коммуникаций и связи;

Правила и нормы охраны труда.

2. Должностные обязанности

Ответственный за организацию обработки персональных данных обязан:

2.1. Осуществлять внутренний контроль за соблюдением законодательства Российской Федерации о персональных данных, в том числе требований к защите персональных данных;

2.2. Доводить до сведения работников организации положения законодательства Российской Федерации о персональных данных, локальных актов по вопросам обработки персональных данных, требований к защите персональных данных;

2.3. Организовывать прием и обработку обращений и запросов субъектов персональных данных или их представителей и (или) осуществлять контроль за приемом и обработкой таких обращений и запросов.

3. Права

Ответственный за организацию обработки персональных данных имеет право:

3.1. На все предусмотренные законодательством социальные гарантии.

3.2. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности.

3.3. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией.

3.4. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

3.5. Осуществлять взаимодействие с руководителями структурных служб организации, получать информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

3.6. Вести переписку с организациями по вопросам, входящим в его компетенцию.

3.7. Требовать от руководства организации оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

3.8. Повышать свою профессиональную квалификацию.

3.9. Другие права, предусмотренные трудовым законодательством.

Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями. 3.7. В пределах своей компетенции сообщать директору о недостатках, выявленных в процессе исполнения должностных обязанностей, и вносить предложения по их устранению. 3.8. Требовать от директора оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав. 3.9. Привлекать с разрешения директора сотрудников всех структурных подразделений к решению задач, возложенных на него. 3.10. Запрашивать лично или через директора информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

Ответственность

Ответственный за организацию обработки персональных данных несет ответственность: 4.1.

Работа с персональными данными

За причинение материального ущерба – в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации. 5. ПОРЯДОК ПЕРЕСМОТРА ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ 5.1. Должностная инструкция пересматривается, изменяется и дополняется по мере необходимости, но не реже одного раза в пять лет. 5.2. С приказом о внесении изменений (дополнений) в должностную инструкцию знакомятся под расписку все работники учреждения, на которых распространяется действие этой инструкции.

Должностная инструкция разработана в соответствии с приказом генерального директора от 11 марта 2015 г. № 71. СОГЛАСОВАНО Руководитель отдела кадров И.В. Гамов 19.03.2015 С настоящей инструкцией ознакомлен. Один экземпляр получил на руки и обязуюсь хранить на рабочем месте.
Ответственный за организацию обработки персональных данных В.А.

Должностные инструкции: оформляем и утверждаем

После подготовки и передачи документа в соответствии с резолюцией, файлы черновиков и вариантов документа переносятся подготовившим их сотрудником на маркированные носители, предназначенные для хранения персональных данных. Без согласования с руководителем структурного подразделения формирование и хранение баз данных (картотек, файловых архивов и др.), содержащих конфиденциальные данные, запрещается. Передача персональных данных допускается только в случаях, установленных Федеральными законами Российской Федерации «О персональных данных», «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», действующими инструкциями по работе со служебными документами и обращениями граждан, а также по письменному поручению (резолюции) вышестоящих должностных лиц.

Внимание

Обработка персональных данных не может быть признана осуществляемой с использованием средств автоматизации только на том основании, что персональные данные содержатся в информационной системе персональных данных либо были извлечены из нее); — общие правила хранения и передачи персональных данных (например, запрещается оставлять материальные носители с персональными данными без присмотра в незапертом помещении. Все сотрудники, постоянно работающие в помещениях, в которых ведется обработка персональных данных, должны быть допущены к работе с соответствующими видами персональных данных. Сотрудникам, работающим с персональными данными, запрещается сообщать их устно или письменно кому бы то ни было, если это не вызвано служебной необходимостью.

Как прописать в должностной инструкции персональные данные

Соблюдать требования законодательства Российской Федерации о персональных данных, в том числе требований к защите персональных данных, Правил обработки персональных данных и других нормативных документов в области обработки и защиты персональных данных. 2.2. Доводить до сведения сотрудников положения законодательства Российской Федерации о персональных данных, Правил обработки персональных данных и других нормативных документов по вопросам обработки и требований к защите персональных данных. 2.3. Проводить инструктажи и занятия по изучению правовой базы по защите персональных данных с сотрудниками, имеющими доступ к персональным данным, и вести Журнал проведения инструктажей по информационной безопасности.

2.4. Оказывать консультационную помощь сотрудникам по применению средств защиты персональных данных. 2.5.

Важно

Осуществлять контроль соблюдения в законодательства Российской Федерации о персональных данных, в том числе требований к защите персональных данных, и Правил обработки персональных данных согласно Правилам осуществления внутреннего контроля соответствия обработки персональных данных требованиям к защите персональных данных 2.6. Проводить регулярные внутренние проверки, согласно Плану внутренних проверок контроля соответствия обработки персональных данных требованиям к защите персональных данных. 2.7. Участвовать в проведении расследований случаев несанкционированного доступа к персональным данным и других нарушений Правил обработки персональных данных.

2.8. Составлять и предлагать на утверждение директору перечень лиц и объема их полномочий, которым разрешен доступ к персональным данным. 2.9.

Вынос съемных носителей персональных данных для непосредственной передачи адресату осуществляется только с письменного разрешения руководителя структурного подразделения). — порядок действий при утрате или уничтожении съемных носителей персональных данных (например, о фактах утраты съемных носителей, содержащих персональные данные, либо разглашения содержащихся в них сведений немедленно ставится в известность начальник соответствующего структурного подразделения. На утраченные носители составляется акт. Соответствующие отметки вносятся в журналы персонального учета съемных носителей персональных данных. Съемные носители персональных данных, пришедшие в негодность, или отслужившие установленный срок, подлежат уничтожению.

Уничтожение съемных носителей с конфиденциальной информацией осуществляется «уполномоченной комиссией».

Инфо

За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией, в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации. 4.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации. 4.3. За причинение материального ущерба – в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Порядок пересмотра должностной инструкции

Настоящая Инструкция пересматривается, изменяется и дополняется по мере необходимости, но не реже одного раза в пять лет. 5.2. С приказом о внесении изменений (дополнений) в настоящую Инструкцию знакомятся под расписку все сотрудники, на которых распространяется действие этой инструкции.
По окончании работ пользователь сдает съемный носитель для хранения уполномоченному сотруднику, о чем делается соответствующая запись в журнале учета. — правила использования съемных носителей персональных данных (например, запрещается:

хранить съемные носители с персональными данными вместе с носителями открытой информации, на рабочих столах, либо оставлять их без присмотра или передавать на хранение другим лицам;
выносить съемные носители с персональными данными из служебных помещений для работы с ними на дому, в гостиницах и т. д.

При отправке или передаче персональных данных адресатам на съемные носители записываются только предназначенные адресатам данные. Отправка персональных данных адресатам на съемных носителях осуществляется в порядке, установленном для документов для служебного пользования.
Права лица, ответственного за организацию обработки персональныхданных в организации 3.1. Лицо, ответственное за организацию обработки персональных данных, имеет право: принимать решения в пределах совей компетенции; требовать от работников организации соблюдения действующего законодательства, а также локальных нормативных актов организации о персональных данных; контролировать в Службе осуществление мер, направленных на обеспечение выполнения обязанностей, предусмотренных Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами; взаимодействовать с управлениями и иными структурными подразделениями организации по вопросам обработки персональных данных. 4. Ответственность лица, ответственного за организацию обработки персональных данных в организации 4.1.

Утверждаю

[должность, подпись, Ф. И. О.

Руководителя или иного

Должностного лица, уполномоченного

Утверждать

[организационно-правовая форма, должностную инструкцию]

наименование организации, [число, месяц, год]

предприятия] М. П.

Должностная инструкция

ответственного за организацию обработки персональных данных [наименование организации, предприятия и т. п.]

1. Общие положения

1.3. Ответственный за организацию обработки персональных данных должен знать:

Законодательство Российской Федерации в области персональных данных основывается;

Основы экономики, организации труда, производства и управления;

Средства вычислительной техники, коммуникаций и связи;

Правила и нормы охраны труда.

2. Должностные обязанности

Ответственный за организацию обработки персональных данных обязан:

3. Права

Ответственный за организацию обработки персональных данных имеет право:

3.1. На все предусмотренные законодательством социальные гарантии.

3.2. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности.

3.4. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

3.6. Вести переписку с организациями по вопросам, входящим в его компетенцию.

3.8. Повышать свою профессиональную квалификацию.

3.9. Другие права, предусмотренные трудовым законодательством.

4. Ответственность

Ответственный за организацию обработки персональных данных несет ответственность:

4.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в пределах, определенных действующим трудовым законодательством РФ;

4.2. За причинение материального ущерба работодателю - в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством РФ;

Приложение. ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ОТВЕТСТВЕННОГО ЗА ОРГАНИЗАЦИЮ ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ В КОМИТЕТЕ ИВАНОВСКОЙ ОБЛАСТИ ЗАГС

1. Общие положения

2. Должностные обязанности

3. Права

Обязателен ли документ, его значение

Что относится к персональным данным

На кого чаще всего возлагается ответственность за обработку персональных данных

В каком виде написать приказ

Каким сделать оформление

Чьи подписи должны стоять под приказом

Как проводить учет

Как организовать хранение

Образец приказа о назначении ответственного

1. Общие положения

3. Права

Рекомендации по подготовке документов, регламентирующих обработку персональных

Работа с персональными данными

Должностные инструкции: оформляем и утверждаем

Как прописать в должностной инструкции персональные данные