Каждый руководитель выполняет основные функции менеджмента: планирование, организация, мотивация, контроль. Четыре элемента функции контроля: определение показателей и методики измерения результатов, измерение результатов, определение, соответствуют ли результаты плану, и корректирующие действия.
Все функции менеджмента: планирование, организация, мотивация, контроль тесно взаимосвязаны. Они одинаково важны для эффективного управления. Нельзя разделить их на основные и второстепенные. В то же время функции менеджмента: организация, мотивация и контроль базируются на продуманном и эффективном планировании.
- Планирование - это первичная, основополагающая функция. На основании стратегических целей строится план их достижения, предусматривающий выделение определенных ресурсов и привязку этого выделения во времени. Планирование документирует распределение ресурсов и объединяет усилия отдельных подразделений и сотрудников для достижения общей цели. Для этого проводится декомпозиция общих целей на персональные. Обязательно нужно предусмотреть и планирование контроля организации. Функции менеджмента, кроме целеполагания, предусматривают и составление перечня работ, которые необходимо выполнить в определенной последовательности для достижения цели. При этом каждая работа привязана ко времени своего начала и окончания, назначенным для нее ресурсам и последующим (или предшествующим) во времени работам.
- Организация, как функция менеджмента, заключается в создании структуры, позволяющей отдельным элементам системы совместно действовать по заданным правилам и рационально расходовать выделенные ресурсы для достижения поставленных целей. Организационная структура описывается рядом формализованных правил - регламентов, положений, инструкций.
- Мотивация, как функция менеджмента, заключается в побуждении сотрудников всех уровней к эффективной совместной деятельности для достижения поставленных целей. Это наиболее гуманистическая и наименее формализованная функция управления.
- Контроль, как функция, процесс менеджмента заключаются в количественном и качественном учете результатов работы, это процесс, обеспечивающий достижение организацией поставленных перед ней целей
Назначение контроля
Контроль - основная функция менеджмента. Он предназначен для:
- Снижения неопределенности процесса производства и процесса управления.
- Предсказания и предотвращения возникновения сбоев.
- Поддержки успешных действий.
Контроль немыслим без измерения. Чтобы понять, что работа идет по плану, нужно сравнить достигнутые на момент контроля количественные показатели с некими заранее известными плановыми.
Процесс контроля - это система, которая позволяет запланировать, измерить, определить отклонения и откорректировать любую деловую активность, такую как производство, упаковка, доставка потребителю и многое другое.
Функция контроля в менеджменте - это важнейшая часть процесса управления.
В отсутствие функции контроля любое управление теряет смысл. Вы будете не в курсе, выполнено ли то, что было запланировано, и вообще, выполняется ли хоть что-нибудь.
Без функции контроля также невозможно управлять персоналом.
Это функциональный процесс для организационного контроля, он должен вырастать из целей и стратегических планов организации
Четыре элемента функции контроля
К функции контроль менеджмента относится четыре основных этапа:
- Определить показатели и методику измерения результатов.
- Измерить результаты.
- Определить, соответствуют ли результаты плану.
- Применить корректирующие действия.
«Контроль» означает список, ведущийся в двух экземплярах (фр. contrôle, от contrerôle —, от лат. contra - против и rotulus - свиток).
Задание плановых значений и методики измерения результатов
Необходимо сформировать набор важных для контролируемого процесса показателей и определить для каждого плановые значения в заданные моменты времени. Когда при наступлении этого времени измеряется фактический результат, менеджеры получают сигналы о том, как обстоят дела и, таким образом, им нет необходимости проверять каждый шаг исполнения планов.
Показатели должны быть четко сформулированными, измеримыми и существенными для контроля. На промышленном предприятии показатели могут включать объемы продаж и выпуска продукции, эффективность использования рабочей силы, показатели безопасности и прочее.
При предоставлении услуг, с другой стороны, показатели должны включать, например, число клиентов, вынужденных ожидать своей очереди на обслуживание в банке или число новых клиентов, привлеченных в результате обновленной рекламной кампании.
Точки измерения на временной шкале также должны выбираться не случайно, а связываться с критически важными, с точки зрения контролируемого процесса, периодами времени или началом/окончанием важных этапов процесса. Это могут быть
- Начало или конец планового периода - смены, дня, недели или месяца.
- Начало или конец важного этапа: завершение подготовки производства, начало окончательной сборки изделия, отгрузка изделия заказчику.
- Выход нового релиза продукта или достижение плановых объемов услуг.
Функции планирования и контроля в менеджменте взаимосвязаны очень тесно и не имеют смысла одна без другой. Никем не контролируемый план превращается в пустую бумажку. Так же связаны функции менеджмента мотивация и контроль.
Измерение результатов в контрольных точках и сравнение их с плановыми показателями должно выполняться на основе проактивного подхода, так, чтобы отклонения могли быть обнаружены как можно раньше или даже спрогнозированы до их появления, что позволит избежать или свести к минимуму корректирующие действия.
Если контрольные точки правильно спланированы и доступны средства, позволяющие определить точно, что делают подчиненные, оценка текущей и ожидаемой производительности будет точной и легкой.
Однако существует много видов деятельности, в которых трудно определить точные контрольные точки, существует также много активностей, которые трудно измерять.
Довольно просто, например, установить показатель нормы времени для производства массовой продукции и столь же легко измерить фактические значения по этим показателям
Сложнее обстоит дело с далекими от техники видами работ. Например, контролировать работу менеджера по трудовым отношениям нелегко, поскольку нелегко разработать четкую систему показателей.
Руководитель менеджеров такого типа часто полагается на такие расплывчатые показатели, как отношения с профсоюзами, энтузиазм и лояльность подчиненных, текучесть кадров и/или трудовые споры. В таких случаях и результаты измерения подчиненного руководителем тоже расплывчаты.
Соответствие результатов плану
Это несложный, но весьма важный этап процесса контроля. Он включает в себя сравнение измеренных результатов с заранее определенными плановыми показателями. На этом этапе крайне важна заранее разработанная методика сравнения. В этом документе должно быть четко определено, что конкретно измеряется, в какой момент времени и при каких условиях. Следовать этой методике надо неукоснительно, в противном случае, результаты измерения и сравнения с планом будут недостоверными.
Если показатели соответствуют плановым, менеджмент может полагать, что все под контролем. В этом случае нет необходимости вмешиваться в повседневную работу организации.
Корректирующие действия
Этот этап становится важнейшим в том случае, если показатели не дотягивают до плановых и анализ показывает необходимость корректирующих действий. Такие корректирующие действия могут включать в себя изменения в одном или нескольких аспектах повседневной работы организации.
Например, руководитель филиала банка должен решить, что необходимо занять больше операционисток в зале, чтобы выдержать ранее установленный показатель максимального пятиминутного ожидания.
Или начальник цеха принимает решение вывести станочников сверхурочно, чтобы выдержать сроки сдачи продукции.
Контроль также помогает выявить некорректно заданные плановые показатели, и в этом случае корректирующее воздействие будет заключаться в исправлении плановых показателей, а не в борьбе за изменение текущих измеренных значений.
Своевременность корректирующих действий
Надо всегда разрабатывать конструктивный путь к доведению показателей до плановых значений, иначе придется запоздало осознать, что сбой уже произошел. Чем раньше установлена ошибка или сбой, тем больше шансов ее исправить или наверстать отставание. И тем меньше будут затраты времени, материальных и трудовых ресурсов на ее исправление.
Отклонения, обнаруженные на поздних сроках, бывает и вовсе невозможно исправить. В этом случае организация несет чувствительные финансовые и репутационные потери, вплоть до прекращения своего функционирования.
Плохие новости сегодня лучше, чем те же новости завтра.
Д. С. Чедвик
Взаимосвязь функций управления
Функции менеджмента: мотивация и контроль тесно связаны друг с другом. Для построения эффективной системы мотивации подчиненного руководителю необходим доступ к точным и своевременным результатам контроля.
Контроль может осуществляться на соответствие:
- плановым показателям;
- стандартам качества;
- корпоративным политикам;
- требованиям по безопасности и охране труда;
- требованиям контролирующих государственных или общественных организаций.
Контроль может быть также периодическим и разовым, запланированным и экстренным, частным и в рамках общего аудита деятельности организации.
Заключение
Основная функция контроля в менеджменте - обеспечение выполнения плана и достижение таким образом целей организации. Дополнительные функции - поддержка организации и мотивации и взаимодействие с ними. Функция контроля в менеджменте является важнейшей. Смысл контроля не в том, чтобы уличить подразделение или сотрудников в неисполнении плана и покарать их. Смысл заключается в своевременном обнаружении отклонений от плана. Тогда есть шанс успеть выполнить корректирующие действия. Продуманная организация процессов контроля - залог точного и своевременного исполнения планов и достижения поставленных целей.
Необходимость контроля в организации
Определение 1
Буквальный перевод французского слова «controle», от которого происходит современное слово «контроль», означает «вторичная запись с целью проверки первой».
Впервые контроль начал использоваться в бухгалтерском учете, отсюда и значение исходного термина. Академическое понятие контроля подразумевает ряд действий по наблюдению и проверке соответствия контролируемого объекта и процесса его функционирования принятым законам, планам, нормам или стандартам.
Контроль является одной из классических функций организационного менеджмента и неотъемлемым элементом процесса управления. Необходимость контроля в организации можно объяснить рядом положений:
- Контроль помогает снизить или устранить неопределенность, появляющуюся в процессе разработки планов и программ действий;
- С помощью контроля можно предвидеть и предотвратить возникновение кризисных ситуаций;
- Контроль позволяет менеджменту оценить эффективность различных видов деятельности, чтобы определить успехи и проблемы в конкретной области.
Выделяют различные причины, объясняющие необходимость существования контрольной функции в организации. Первая причина заключается в том, что деятельность подразделений и сотрудников организации необходимо постоянно анализировать и отслеживать даже небольшие возникающие проблемы, так как они могут иметь накопительный эффект и привести к серьезным негативным последствиям. Вторая причина состоит в неопределенности внешней среды, которая вынуждает организацию оперативно реагировать на постоянные изменения. И наконец, рост и развитие организации приводит к повышению сложности бизнес-процессов, протекающих внутри нее. Без использования инструментов контроля становится невозможным наблюдать за деятельностью и решать возникающие проблемы.
Значение контроля для деятельности компании
Контроль позволяет констатировать и анализировать результаты деятельности, оценивать их и делать на основе оценок соответствующие выводы. Данные выводы, в свою очередь, помогают организации корректировать стратегию своей деятельности с учетом проблем и изменений.
Контроль также дает возможность создать систему справедливой оценки персонала, который занят в достижении организационных целей, связанную с результатами деятельности сотрудников. Такая система оценки представляется сотрудникам наиболее честной и повышает уровень их мотивации. С помощью контроля становится возможным оценить со всех сторон компетентность менеджмента, принимающего управленческие решения.
Контроль позволяет оценить эффективность реализации мер и планов, составленных на основе принятых управленческих решений. С помощью контроля в организации формируется система обратной связи, которая помогает в выполнении функций оценки, поощрения и информирования как сотрудников, так и управленческого персонала.
Контроль как инструмент развития организации
Контроль можно рассматривать как один из ключевых инструментов развития компании. Реализация управленческого процесса невозможна без функции контроля.
Замечание 1
Особенность контроля состоит в том, что он играет двойственную роль в процессе менеджмента организации. Контроль представляет собой заключительную стадию управленческого цикла и является при этом связующим звеном между двумя системами – управляющей и управляемой.
Контроль в значительной степени интегрирован с другими элементами системы управления. Это приводит к тому, что становится практически невозможным определить круг деятельности любого из сотрудников таким образом, чтобы он задействовал какой-либо из элементов менеджмента, не учитывая при этом функцию контроля. Таким образом любая из управленческих функций находится во взаимодействии с функцией контроля, а областью применения контрольной функции можно считать все процессы организации, которые так или иначе оказывают влияние на результаты ее деятельности.
Контроль является одной из ведущих функций управления. И в любой организации он занимает второе место после целеполагания. Когда руководство ставит перед сотрудниками цель, то контроль становится тем процессом, с помощью которого обеспечивается достижение организацией этой цели. Проще говоря, контроль это та функция, которая обеспечивает успешную работу предприятия. Основная задача контроля – это оценка результатов работы организации. Причин необходимости контроля несколько - он предупреждает возникновение кризисных ситуаций путем обнаружения ошибочных действий до того как они нанесут вред предприятию, а также позволяет сопоставить плановые показатели и фактические результаты продвижения предприятия к цели.
А для того чтобы привести предприятие к успешной деятельности, необходимо знать основные функции контроля в системе управления:
- диагностическая – помогает изучить реальное положение дел в организации;
- стимулирующая – по итогам контроля работников будет ожидать поощрение либо наказание, поэтому они стремятся к более эффективной и качественной работе;
- коммуникативная – помогает устанавливать и поддерживать обратную связь;
- ориентирующая – помогает выявить, на что нужно обратить особое внимание;
- корректирующая – способствует исправить ошибки и улучшить дальнейшую работу на основе полученных данных.
Роль функции контроля в управлении
Контроль как функция управления предполагает тесную взаимосвязь с планированием, мотивацией и организацией рабочего процесса.
Связь контроля с планированием проявляется в формулировании целей и конечных показателей, которые прописываются в планах предприятия. Периоды продолжительности контроля и планирования, как правило, должны совпадать, а сам контроль должен делиться на три вида: стратегический, тактический и оперативный. Взаимосвязь контроля с функцией организации помогает в решении проблемы централизации, децентрализации, а также способствует установлению объекта и субъекта контроля. При этом объекты и субъекты контроля, т.е. персонал и различные подразделения компании должны быть четко прописаны в различных положениях и должностных инструкциях. Также результаты контроля являются неотъемлемым условием мотивации персонала. Результат и степень достижения цели способствует удовлетворению сотрудников своим трудом и их стремлению повторить то поведение, которое породило это чувство. Поэтому эффективность мотивации сотрудников зависит от эффективности контроля.
Говоря о сотрудниках, не стоит забывать и про социальный контроль, как функцию социального управления. Он выступает в качестве составной части любой деятельности, выполняет функцию обеспечения безопасности общества, а также поддерживает социальный порядок. В управлении социальной сферой главным образом реализуется социальная политика государства и гражданские права человека. Социальный контроль, в качестве функции социального управления определяется деятельностью людей. Эта деятельность направлена на удовлетворение социальных отношений и общественных потребностей. Поэтому социальный контроль является необходимым атрибутом развития общества, а функция контроля в управлении играет важную роль в создании социальной стабильности в обществе и исполнении законов. В общественной жизни контроль проявляется в виде различных санкций, например принуждении и наказании, а также в виде мер поощрения и мотивации активной гражданской позиции. Социальный контроль содействует поддержанию единого и организованного общества, совершенствованию исторически сложившихся общественных отношений и укреплению конституционного порядка.
Что касается сферы управления, то ни одна организация не сможет полноценно существовать без надлежащего контроля. Сущность функции контроля в управлении заключается в выполнении ряда задач:
На деятельность организации оказывают влияние многочисленные факторы внешней и внутренней среды, действие которых предвидеть с достаточной степенью вероятности практически невозможно, так как планы не всегда выполняются или же не могут быть реализованы в первоначальном варианте. В данном случае у руководства появляется возможность обнаружить собственные ошибки и ошибки персонала, а также определить, достигнуты ли поставленные цели, благодаря выполнению еще одной функции менеджмента, которой является функция контроля.
Контроль относится к числу тех функций управления, сущность которых не всегда имеет правильную трактовку. Слово «контроль», как и слово «власть», вызывает чаще всего отрицательные эмоции, так как воспринимается прежде всего как ограничение, принуждение. Это объясняется тем, что контроль как функция, которую выполняет менеджер, состоит в обеспечении подчинения «кому-то» или «чему-то». С помощью контроля устанавливаются ограничения, благодаря которым исключается возможность действий, наносящих вред организации.
Основная задача контроля заключается в установке стандартов, которыми следует руководствоваться при выполнении заданий, измерении фактически достигнутых результатов и проведении корректировок в том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются от исходных стандартов. Так как контроль является неотъемлемой частью процесса управления, то выполнение менеджерами функции контроля начинается одновременно с выполнением функции планирования в процессе выработки целей и задач организации.
Обоснованные планы и организационные структуры не всегда могут обеспечить достижение поставленных целей вследствие изменения законов, технологий, условий конкуренции и других факторов внешней среды. Для того чтобы реагировать на подобные изменения, организации необходим эффективный механизм своевременной оценки воздействия факторов перемен. Такой механизм может быть создан посредством контроля. Среди многочисленных факторов внутренней среды высокой степенью неопределенности отличаются человеческие ресурсы, так как их нельзя запрограммировать на выполнение задачи с абсолютной точностью и определить механизм поведения людей в процессе трудовой деятельности не всегда удается полностью. Наиболее проблематично прогнозировать ответную реакцию людей на введение новых инструкций и команд, возложение дополнительных прав и обязанностей, связанных с изменениями в организационной структуре управления.
С помощью контроля менеджер может своевременно реагировать на изменение в поведении людей в процессе их работы. Использование механизмов контроля позволяет обнаружить ошибки и проблемы, возникающие в процессе выполнения работ, и, соответственно, подвергнуть корректировке деятельность организации до того, как эти проблемы перерастут в кризис.
Примером необходимости контроля могут служить бесчисленные банкротства мелких фирм, причиной которых, как правило, является непонимание менеджерами важности выполнения функции контроля. В малых фирмах отношения строятся в основном на доверии друг к другу и механизмы контроля за ходом работ отсутствуют, поэтому допускаемые ошибки, накладываясь и нарастая, в большинстве случаев приводят к серьезным финансовым потерям. Предупреждение возникновения кризисных ситуаций является одной из основных целей контроля.
Контроль помогает определить, какие именно из применяемых способов достижения целей оказались наиболее эффективными (неэффективными). Таким образом, организация определяет, в каких областях ей следует расширяться, а в каких следует свернуть свою деятельность.
Таким образом, контроль - это процесс, обеспечивающий достижение целей организации. Он необходим для обнаружения и разрешения возникающих проблем ранее, чем они станут слишком серьезными, и может также использоваться для стимулирования успешной деятельности.
Процесс контроля состоит из установления стандартов, изменения фактически достигнутых результатов и проведения корректировок в том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов.
Руководители начинают осуществлять функцию контроля с того самого момента, когда они сформулировали цели и задачи и создали организацию, так как контроль необходим для эффективного функционирования организации.
Функция контроля
Это такая характеристика управления, которая позволяет выявить проблемы и скорректировать, соответственно, деятельность организации до того, как эти проблемы перерастут в кризис.
Одна из причин необходимости осуществления контроля состоит в том, что любая организация должна обладать способностью вовремя фиксировать свои ошибки и исправлять их до того, как они повредят достижению целей организации.
Понятие и роль контроля в организации
Основные аспекты управленческого контроля
Виды контроля в организации
Основные этапы контроля
Управленческий контроль – это процесс наблюдения и регулирования разных видов деятельности организации с целью облегчения выполнения организационных задач. Управленческий контроль необходим, так как вследствие роста размеров и масштабов производства, а также происходящих изменений, необходимы постоянные наблюдения за деятельностью организации.
Контроль - это процесс, обеспечивающий достижение целей организации. Он необходим для обнаружения и разрешения возникающих проблем ранее, чем они станут слишком серьезными, и может также использоваться для стимулирования успешной деятельности.
Руководители начинают осуществлять функцию контроля с того самого момента, когда они сформулировали цели и задачи и создали организацию, так как контроль необходим для эффективного функционирования организации.
Контроль – процесс обеспечения достижения организацией своих целей, постоянное сравнение того, что есть, с тем, что должно быть!!
Основные цели и задачи проведения контроля:
Предупреждение возникновения кризисных ситуаций.
Экономия времени управляющих.
Мотивация и поддержка чувства ответственности работников.
Формирование перспективных планов.
Цели контроля будут достигаться лишь в том случае, если он осуществляется в соответствии с определенными аспектами.
Выделяют следующие аспекты упр. контроля:
экономический аспект,
политически-правовой аспект,
социально-психологический аспект.
Экономический аспект . В данном случае необходимо исходить из характеристики понятия «эффективности контроля». Эффективность контроля - это соотношение достигнутого результата к цели или достижение цели с наименьшими затратами времени, сил и средств. Можно выделить контрольные черты, которым и должен обладать эффективный контроль:
стратегическая направленность контроля. Чтобы быть эффективным, контроль должен отражать общие приоритеты организации;
ориентация на результаты. Конечная цель контроля не в том, чтобы собрать информацию, установить стандарты и выявить проблемы, а в том, чтобы решить задачи, стоящие перед организацией. Контроль можно назвать эффективным только тогда, когда организация фактически достигает желаемых целей в состоянии сформулировать новые цели, которые обеспечат ее выживание в будущем;
соответствие делу. Для того чтобы быть эффективным, контроль должен соответствовать контролируемому виду деятельности;
своевременность контроля. Система эффективного контроля - это система, которая дает нужную информацию нужным людям до того, как произойдет кризис;
гибкость контроля. Контроль должен приспосабливаться к происходящим изменениям;
простота контроля. Контроль должен соответствовать потребностям и возможностям людей, взаимодействующих с системой контроля и реализующих ее;
экономичность контроля. Любой контроль, который стоит больше, чем он вносит для достижения целей, не улучшает ситуацию и не имеет права на осуществление.
Политический и правовой контроль. Правовое регулирование осуществляется посредством применения законодательных норм. При этом следует учесть, что правовые нормы нередко отличаются от требований, предъявляемых к ним временем и условиями жизни. Следовательно, правовое регулирование контроля не должно быть слишком широким или чрезмерно узким.
Практика в равной степени испытывает негативное влияние как от недостатка правовых установлений, так и от их избытка, например ограниченное правовое регулирование порождает нечеткость представлений участников контроля о своих задачах, правах, обязанностях, а избыточное затрудняет применение юридических норм.
В настоящее время политическое регулирование осуществляется на основе конституционных норм, «задающих правила игры» для государственного управления в целом, и контрольных действий государственных органов в частности.
Социально-психологический аспект . Контроль, прежде всего, оказывает влияние на психологию людей. Сам факт существования контроля воздействует на их сознание и поведение, на их отношение к своим обязанностям. При этом руководитель может столкнуться с поведением, ориентированным на контроль («ловля хитреца»).
Существует такой парадокс, когда психологически работники способны вести себя при контроле так, как этого желает контролер. Другими словами, людям свойственно создавать видимость благополучной ситуации, если руководитель желает иметь такую. В данном случае часто по психологическим основаниям можно в процессе контроля получить непригодную для управления информацию.
Люди являются неотъемлемым объектом контроля и менеджер, осуществляя эту функцию должен учитывать поведение людей. Правильно организованный контроль зависит во многом от искусства менеджеров. Он должен быть достаточно требователен, чтобы подчиненные всегда чувствовали ответственность за свои действия и решения.
В тоже время умелый менеджер знает, что непрерывно контролировать подчиненных вредно они теряют самостоятельность, инициативность и начинают верить, что без менеджера не смогут сделать ни шагу.
Менеджеру следует учитывать побочные эффекты контроля один из таких – срыв в поведении людей. Это бывает в случае слишком частого проведения контроля.
Функцию управленческого контроля можно классифицировать по различным признакам:
по уровням управления,
по видам организационных ресурсов,
по времени (этапам производственного цикла)
Управленческий контроль осуществляется на двух организационных уровнях – внутреннем и внешнем. Оперативный контроль (внутренний) осуществляется на уровне операций, где менеджеры сталкиваются с использованием материальных, финансовых, человеческих и информационных ресурсов для достижения организационных целей.
Внешний контроль часто относят к стратегическому контролю, т.к. его обычно используют руководители высших уровней. Менеджеры собирают информацию о конкурентах, потребителях, поставщиках, технологии, правительстве и обществе, и стремятся наблюдать за явлениями, которые могут воздействовать на планы компании, чтобы своевременно отреагировать на них.
Основные виды контроля по времени (этапам производственного цикла) . Контроль является фундаментальным элементом процесса управления. Ни планирование, ни создание организационных структур, ни мотивацию нельзя рассматривать вне независимости от контроля.
Фактически все они являются неотъемлемыми частями общей системы контроля в организации.
Основными видами контроля по срокам осуществления являются следующие:
заключительный.
предварительный;
По форме осуществления все эти виды контроля практически идентичны, так как имеют одну и ту же цель, которая заключается в том, чтобы фактически получаемые результаты были как можно ближе к требуемым, но различаются они только временем осуществления.
Предварительный контроль. Этот вид контроля называется предварительным, так как он осуществляется до фактического начала работ .
Основными средствами осуществления предварительного контроля являются реализация определенной политики, процедур, правил и линий поведения. Прежде всего он применяется по отношению к трудовым, материальным и финансовым ресурсам.
Предварительный контроль в области человеческих ресурсов достигается в организации за счет тщательного анализа деловых и профессиональных навыков и отбора наиболее подготовленных и квалифицированных людей. Во многих организациях предварительный контроль человеческих ресурсов продолжается и после их найма в ходе курса обучения.
Контроль материальных ресурсов осуществляется путем выработки стандартов минимально допустимых уровней качества и проведения физических проверок соответствия поступающих материалов этим требованиям. К методам предварительного контроля материальных ресурсов относится также обеспечение их запасов на уровне, достаточном для того, чтобы избежать дефицита.
Важнейшим средством предварительного контроля финансовых ресурсов является бюджет (текущий финансовый план), который позволяет также осуществлять функцию планирования.
Бюджет является механизмом предварительного контроля, так как дает уверенность в том, что когда организации потребуются наличные средства, эти средства у нее будут.
Текущий контроль. Осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Он производится в виде контроля работы подчиненного его непосредственным начальником. Текущий контроль не проводится одновременно с выполнением самой работы, а базируется на измерении фактических результатов после проведения работы. Данный вид контроля основан на обратных связях.
Это связано с тем, что управляющие системы в организациях имеют разомкнутую обратную связь, так как руководящий работник, являющийся по отношению к системе внешним элементом, может вмешиваться в ее работу, изменяя и цели системы, и характер ее работы.
Заключительный контроль. Осуществляется после того, как работа закончена или истекло отведенное для нее время.
Хотя заключительный контроль и осуществляется слишком поздно, чтобы реагировать на проблемы в момент их возникновения, тем не менее, он имеет две важные функции.
1. Одна из них состоит в том, что заключительный контроль дает информацию, необходимую для планирования в случае, если аналогичные работы предполагается проводить в будущем.
2.Вторая функция состоит в том, чтобы способствовать мотивации.
Основные этапы контроля
В процедуре контроля имеется три четко разграниченных этапа:
выработка стандартов и критериев;
сопоставление с ними реальных результатов;
принятие необходимых корректирующих действий.
На каждом этапе реализуется определенный комплекс различных мер.
Первый этап процедуры контроля демонстрирует, насколько близко слиты функции контроля и планирования.
Стандарты - это определенные цели, которые поддаются измерению и основываются на процессе планирования.
Все стандарты, используемые для контроля, должны быть выбраны из многочисленных целей и стратегий организации.
Цели, которые могут быть использованы в качестве стандартов для контроля, отличают две важные особенности.
Они характеризуются наличием временных рамок, в которых должна быть выполнена работа, и определенного критерия, по отношению к которому можно оценить степень выполнения работы.
Определенный критерий и период времени называются показателями результативности.
Второй этап процесса контроля состоит в сопоставлении достигнутых результатов с установленными стандартами.
На этом этапе менеджер должен определить то, насколько достигнутые результаты соответствуют его ожиданиям.
При этом принимается еще одно важное решение о том, насколько допустимы или относительно безопасны отклонения от результатов.
На этой стадии процедуры дается оценка, которая служит основой для решения о начале действий. Деятельность, осуществляемая на этой стадии контроля, зачастую является наиболее заметной частью всей системы контроля, так как она заключается в определении масштаба отклонения, измерении результатов, передаче информации и ее оценке.
Для того чтобы система контроля действовала эффективно, необходимо довести до сведения соответствующих работников организации как установленные стандарты, так и достигнутые результаты.
Подобная информация должна быть точной, поступать вовремя и доводиться до сведения ответственных за соответствующий участок работников в виде, позволяющем легко принимать необходимые решения и действия.
На заключительной стадии этого этапа контроля должна быть дана оценка информации о результатах .
На третьем этапе менеджер должен выбрать одну их трех линий поведения:
ничего не предпринимать;
устранить отклонения;
пересмотреть стандарты.
После того, как менеджер осуществит одно из этих трех корректирующих действий, процесс контроля повторяется.
Управленческий контроль есть повторяющийся процесс, который повторяет цикл через четыре фазы (рис.)
В западной литературе предлагаются следующие советы менеджерам для использования эффективного контроля:
1. Всегда помните, что контроль, должен рассматриваться и устанавливаться как позитивная деятельность, необходимая для сосредоточения людей, времени и денег на выполнение организационных целей.
2. Поддерживайте включение ваших подчиненных в контроль их собственной деятельности. Самоконтроль часто оказывается самым лучшим контролем.
3. Сосредоточивайте контроль на результатах, а не на деятельности и внешнем виде.
4. Регулярно переоценивайте контроль, чтобы убедиться, что он все еще необходим и соответствует ситуации.
5. Включайте подчиненных в разработку методов и осуществление контроля.
6. Помните, что некоторое отклонение от стандартов является нормальным явлением.
7. Наблюдайте как за позитивными, так и негативными отклонениями. Будьте уверены в своем признании и оценке позитивных отклонений.
8. Остерегайтесь подчиненных, которые выступают против контроля, потому что они не хотят быть слишком ограниченными или «потерять свободу». Их сопротивление на самом деле может происходить из желания избежать четкой ответственности за результаты деятельности.
Контрольные вопросы
Дайте определение функции контроля. Основные цели и задачи проведения контроля
Аспекты управленческого контроля
Классификация функций управленческого контроля
Основные виды контроля по времени (этапам производственного цикла)
Предварительный контроль
Текущий контроль
Заключительный контроль
Основные этапы контроля (фазы)
Эффективный контроль, характеристика
Какова, по вашему мнению, роль контроля, его совершенствования в бизнесе?
Какие особенности в организации контроля за деятельностью предприятия в целом и за деятельностью его составных звеньев характерны для российской практики?
Какие этапы и элементы контроля, по вашему мнению, имеют особое значение для обеспечения высокого конечного хозяйственного результата работы фирмы?
