Comment préparer et vérifier les rapports de gestion. Reporting de gestion : types de rapports et procédure de leur préparation. Rapport sur les stocks de matières premières et de fournitures

Contrairement à la comptabilité financière et fiscale, qui sont strictement réglementées par les normes et la législation, la comptabilité de gestion est menée conformément aux besoins d'information de la direction d'une entreprise particulière. Par conséquent, il existe de nombreuses approches différentes pour le développement d'un système de comptabilité de gestion, pour les méthodes de sa maintenance et même pour la définition même de la comptabilité de gestion. L'auteur, sur la base de nombreuses années d'expérience personnelle dans la création de systèmes de gestion financière dans les entreprises russes, identifie les principes universels pour le développement et la mise en œuvre de la comptabilité de gestion.

Alexey Molvinsky L'objectif principal de la mise en œuvre d'un système de comptabilité de gestion dans une entreprise est de fournir à la direction de l'entreprise les informations les plus complètes nécessaires à un travail efficace. Souvent, dans les entreprises russes, l'introduction de la comptabilité de gestion se fait à l'initiative de la haute direction, qui manque d'informations de gestion spécifiques.

Le développement et la mise en œuvre d'un système de comptabilité de gestion nécessitent beaucoup d'efforts et de temps (dans les grandes entreprises, ce processus peut prendre plusieurs mois) et ne donnent pas de résultats immédiats. Il faudra du temps pour tester le système et accumuler des informations qui aideront à ajuster le système de comptabilité de gestion au cours de sa mise en œuvre.

Expérience personnelle

Sergueï Nikanorov, Directeur financier adjoint de l'AVPK "Sukhoi"

Dans ma pratique, j'ai eu de l'expérience dans la mise en œuvre de la comptabilité de gestion dans une entreprise manufacturière et commerciale typique de taille moyenne. L'entreprise vendait 10 à 12 produits différents, dont six qu'elle fabriquait elle-même. L'entreprise comptait environ 20 clients majeurs (représentant 95 % des ventes) et environ 200 fournisseurs. Le volume des ventes était de 80 à 100 millions de dollars américains. Le propriétaire de l’entreprise lui-même souhaitait introduire la comptabilité de gestion. Mais malgré cela, il a reçu le premier ensemble de rapports de gestion (bilan, compte de résultat, tableau des flux de trésorerie selon les IFRS) trois mois seulement après le début du développement du système de comptabilité de gestion. Il a fallu encore deux mois pour assurer le fonctionnement ininterrompu du système et la soumission régulière des rapports de gestion.

Pour obtenir des résultats positifs, il est recommandé de réaliser une comptabilité de gestion en plusieurs étapes.
-Détermination de la structure financière de l'entreprise en identifiant les centres de responsabilité financière.
-Développement de la composition, du contenu et des formats du reporting de gestion. Développement de classificateurs de comptabilité de gestion.
-Développement de méthodes de comptabilité de gestion des coûts et de calcul des coûts de production.
-Élaboration d'un plan comptable de gestion et de la procédure de reflet des transactions commerciales standards.
-Élaboration d'un règlement intérieur et d'instructions réglementant la tenue de la comptabilité de gestion.
-Réaliser des changements organisationnels dans l'entreprise.

Examinons de plus près ce qui doit être fait à chacune des étapes répertoriées.

Étape 1. Détermination de la structure financière de l'entreprise

Principes de construction d'une structure financière

Avant de commencer à collecter, traiter et évaluer les informations de gestion, il est important de déterminer clairement quelles unités sont en mesure de fournir les données nécessaires. A cet effet, une structure financière de l'entreprise est créée, qui est un ensemble de centres de responsabilité financière (FRC)2.

Expérience personnelle

Sergueï Nikanorov

Si vous mettez en œuvre la comptabilité de gestion à partir de zéro, vous risquez de rencontrer une situation paradoxale lorsque les mêmes données proviennent de différents services de l'entreprise. Naturellement, les chiffres seront différents, puisque chacun des services collectait auparavant des informations « pour lui-même » de la manière qu'il jugeait correcte. Ainsi, l'une des tâches consiste à rapprocher les données compilées dans les différents services afin que le service financier et économique puisse déterminer quels indicateurs il peut utiliser en comptabilité de gestion.

Conformément à la théorie et à la pratique de la gouvernance d'entreprise, les entreprises individuelles, les divisions structurelles, les services, les ateliers, les départements ou les groupes sont des centres de responsabilité financière. Leurs patrons sont responsables de domaines de travail spécifiques et de la résolution des tâches fixées par la direction. Selon les pouvoirs et responsabilités des dirigeants d'une unité structurelle, il peut s'agir d'un centre de coûts, d'un centre de revenus, d'un centre de profit ou d'un centre d'investissement.

En pratique, la structure financière de toute entreprise peut être décrite à l'aide des types de centres de responsabilité financière ci-dessus.

Bref glossaire des termes
Centre de coûts- une division (un ensemble de divisions), dont le chef est chargé d'accomplir les tâches assignées dans le cadre du budget de dépenses alloué.
Il existe deux principaux types de centres de coûts : le centre de coûts standard ; centre de coûts de gestion.
Centre de coûts standard- une division (un ensemble de divisions) dont le chef est chargé d'atteindre le niveau prévu de coûts par unité de production (travaux, services) (par exemple, un service de production, un service des achats).
Centre de coûts de gestion- une division (un ensemble de divisions) dont le chef est chargé d'atteindre le niveau prévu des coûts totaux (par exemple, comptabilité, administration).
Centre de revenus- une division (un ensemble de divisions) dont le chef, dans le cadre du budget de coûts alloué, est chargé de maximiser le chiffre d'affaires.
Centre de profit- une division (un ensemble de divisions), dont le chef est chargé de maximiser les profits (a le pouvoir de prendre des décisions qui affectent les bénéfices à la fois en réduisant les coûts et en augmentant les revenus).
Centre d'investissement- un centre de responsabilité dont le chef a l'autorité du chef du centre de profit, et est également responsable du niveau et de l'efficacité des investissements.

Exemple de construction d'une structure financière

Les entreprises de la société holding russe "Wholesale Trading Company"3 commercialisent des biens de consommation de plusieurs groupes de produits sur la base de centres régionaux - succursales.

La société de gestion est composée de divisions travaillant dans sept domaines fonctionnels : activités administratives, marketing, informatique, logistique, activités d'entrepôt, achats, ventes (par type de marchandises). En outre, l'organisation compte quatre succursales, chacune composée de divisions exerçant les mêmes activités que la société de gestion. Sur cette base, il est possible de constituer la structure financière de la holding (voir tableau 1).

Pour une interprétation plus pratique et complète des données de comptabilité de gestion, l'auteur de l'article recommande d'attribuer un certain niveau à chaque quartier financier. Donc, dans le tableau. Le niveau 1 correspond à la société de gestion et à ses succursales territoriales ; le deuxième niveau - les divisions regroupées par domaines fonctionnels d'activité de l'ensemble du holding ; le troisième niveau - les divisions structurelles individuelles de la société de gestion et des succursales. Selon certains niveaux, chaque CFO se voit attribuer des codes. La société a utilisé des codes à six chiffres pour coder la circonscription financière centrale dans le système d'information en cours de mise en place : les deux premiers chiffres indiquent la division territoriale de la holding (10 - Société de gestion, 20 - Branche 1, etc.4). Les deux premiers chiffres « 00 » du code du District fédéral central signifient que nous parlons de l'ensemble de l'exploitation.

Les deux seconds chiffres indiquent le sens de l'activité : 01 - Administration, 02 - Marketing, 03 - Informatique, 04 - Logistique, 05 - Entreposage, 06 - Achats, 07 - Ventes générales, 08 - Ventes de la première ligne de produits (TN 1), 09 - Ventes de TN 2, 10 - Ventes de TN 3. Les deux seconds chiffres « 00 » du code du District fédéral central signifient que nous parlons de tous les domaines d'activité.

Les deux derniers chiffres indiquent le numéro d'unité au sein de la zone fonctionnelle ou de l'unité territoriale. Par exemple, le code « 10 05 02 » signifie que l'on parle d'une société de gestion (10), la direction fonctionnelle est l'activité d'entrepôt (05), et les chiffres « 02 » indiquent la deuxième division de la société de gestion au sein de cette fonction. direction (entrepôt n°1) . Les deux troisièmes chiffres « 00 » du code du District fédéral central signifient que nous parlons de toutes les unités au sein d'une zone fonctionnelle ou d'une unité territoriale.

Ainsi, les données agrégées, par exemple, pour le centre de coûts de deuxième niveau 00 01 00 « Administration », reflètent les coûts de maintien de l'administration de l'ensemble du holding (coûts totaux de maintien de l'administration de la société de gestion et des administrations de toutes les succursales) .

Expérience personnelle

Evgueni Titaev, Directeur financier du groupe d'entreprises Jutland (Novossibirsk), candidat en sciences économiques

Actuellement, la structure de gestion de notre organisation est de type projet : chaque centre générateur de revenus est considéré comme un projet distinct. De la même manière, nous répartissons les succursales et les sociétés dépendantes dans ces districts fédéraux centraux. Notre entreprise est en constante évolution : le chiffre d'affaires augmente, les groupes de produits s'élargissent, de nouveaux projets sont introduits pour la distribution des produits. À cet égard, la structure organisationnelle et financière de l'entreprise évolue. La structure financière doit donc être conçue de manière à pouvoir s’adapter aux nouveaux centres de responsabilité financière émergents.

Étape 2. Élaboration du reporting de gestion

Principes de conception

Pour chaque centre de responsabilité, il est nécessaire d'élaborer un ensemble d'indicateurs caractérisant l'efficacité de ses activités, ainsi que des réglementations pour la collecte, le traitement et le stockage des informations reçues. Pour ce faire, vous devez créer des formulaires de reporting de gestion dans lesquels toutes les données seront saisies.

La composition, le contenu et les formes du reporting de gestion doivent être élaborés en tenant compte des principes suivants :
-pertinence (le reporting de gestion doit être utile pour prendre des décisions de gestion spécifiques, et pas seulement informer sur certains aspects des activités de l'entreprise) ;
- efficacité; ciblage (le reporting doit être présenté à des managers spécifiques en fonction de leur position dans la hiérarchie de gestion) ;
- suffisance (les informations contenues dans le reporting doivent être suffisantes pour prendre des décisions de gestion au niveau approprié, en même temps elles ne doivent pas être redondantes et détourner l'attention des managers sur des informations sans importance ou non pertinentes) ;
-analyticité (le reporting de gestion devrait impliquer la possibilité de mener une analyse ultérieure avec un investissement de temps minimal) ;
-compréhension ;
-fiabilité;
- comparabilité (la comparabilité des rapports de gestion donne aux utilisateurs la possibilité d'identifier les similitudes et les différences dans les données présentées dans plusieurs packages de reporting. La comparabilité est obtenue grâce à l'utilisation des mêmes principes comptables dans des transactions et des conditions similaires).

Comme le montre la pratique de la comptabilité de gestion dans les entreprises russes, tous les rapports de gestion peuvent être divisés en trois blocs :
-rapports de direction sur la situation financière, les résultats de performance et l'évolution de la situation financière de l'entreprise ;
-rapports de gestion sur les indicateurs de performance clés ;
- rapports de gestion sur l'exécution des budgets de l'entreprise.

Expérience personnelle

Evgueni Titaev

Dans les entreprises incluses dans le groupe d'entreprises Jutland, la gestion financière actuelle est basée sur un système budgétaire - un budget des revenus et des dépenses et un budget de trésorerie sont formés. Pour comptabiliser et contrôler l'exécution des budgets, une analyse « plan-to-fact » est réalisée, qui est mise en œuvre dans le système d'information principal de l'entreprise.

Pour évaluer les activités des différents districts financiers centraux, divers formulaires de reporting sont utilisés. Pour les services financiers centraux chargés de générer des revenus, un formulaire a été défini qui leur permet de contrôler et de prendre en compte les volumes de ventes, les majorations par groupes de produits et canaux de vente, le montant des comptes clients et la marge brute. Et le formulaire de déclaration des centres de coûts reflète le volume et le coût des services reçus, les travaux, les matériaux consommés et les actifs immobiliers.

De plus, les comptes clients sont régulièrement analysés et leur taux est déterminé pour chaque client. La mise en œuvre du plan en matière de créances est soulignée dans un rapport distinct. Il existe également une forme de reporting de gestion qui vous permet d'évaluer l'efficacité du placement du fonds de roulement dans divers groupes de produits. Les formes traditionnelles de reporting comprennent un compte de résultat tenant compte des différences de taux de change (puisque notre principale monnaie comptable est le dollar américain), un bilan et un tableau des flux de trésorerie. La période minimale de reporting adoptée dans la comptabilité de gestion de notre société est d'un mois.

En règle générale, les rapports de gestion des entreprises russes sont préparés sur la base des normes comptables IFRS, GAAP ou russes. Les principales différences entre le reporting de gestion et la comptabilité sont le degré de détail (le reporting de gestion fournit des informations analytiques plus détaillées), les méthodes de regroupement des données (dans le reporting de gestion, les données peuvent être regroupées selon des principes différents de la comptabilité) et le degré d'exactitude des informations. (dans certains cas, notamment dans les rapports de gestion opérationnelle, une certaine erreur et l'utilisation de données approximatives sont autorisées).

Lors de l'élaboration d'une méthodologie de compilation et de traitement des rapports, une approche équilibrée est nécessaire pour déterminer les délais de soumission des rapports de gestion, la quantité de données présentées et leur format.

Expérience personnelle

Sergueï Nikanorov

En règle générale, le reporting mensuel de gestion est établi entre le cinquième et le dixième jour du mois suivant celui du reporting. Cependant, une situation peut survenir lorsque le propriétaire ou le PDG de l'entreprise aura besoin d'un rapport au moins approximatif pour le mois en cours dès le 29, c'est-à-dire avant la fin de la période de reporting. Dans ce cas, les modèles de simulation d'entreprise nous apporteront une aide précieuse, grâce à laquelle nous établirons à la fois des prévisions à long terme et des budgets mensuels. Les données actuellement disponibles sont saisies dans le modèle et extrapolées aux jours restants jusqu'à la fin de la période de reporting. Le résultat est un reporting de gestion basé principalement sur des données factuelles, mais avec certaines hypothèses. En règle générale, la précision d'un tel calcul est tout à fait suffisante pour prendre des décisions opérationnelles.

Chaque entreprise élabore un reporting de gestion, en se concentrant principalement sur ses besoins en informations de gestion. D'une part, sans toutes les informations, la direction de l'entreprise ne sera pas en mesure de prendre des décisions éclairées ; d'autre part, s'il y a trop d'informations, il devient plus difficile pour le dirigeant d'identifier les données les plus importantes qui ont le le plus grand impact sur le développement de l’entreprise. Ainsi, selon le magazine « Secret of the Firm », la direction de l'exploitation, qui comprend les usines métallurgiques de Nizhny Tagil et de Sibérie occidentale, évalue l'optimalité des processus commerciaux de l'exploitation par un seul indicateur d'efficacité - la vitesse de déplacement des travailleurs. majuscule5.

Exemple de reporting de gestion

Le reporting de gestion du holding industriel russe Pishcheprom est présenté comme suit.

1. Rapports de gestion standards sur la situation financière, les résultats d'exploitation et l'évolution de la situation financière de la société :

1.1. Equilibre managérial.

1.2. Compte de résultat de gestion.

1.3. Tableau des flux de trésorerie de gestion :

1.3.1. Tableau des flux de trésorerie 1 (méthode directe).

1.3.2. Tableau des flux de trésorerie 2 (méthode indirecte). Référence 6

Méthode directe de préparation d'un tableau des flux de trésorerie.

Méthode de calcul des entrées/sorties nettes de trésorerie pour les activités principales. Il est calculé comme la différence entre les revenus garantis par des flux de trésorerie réels et les dépenses associées aux paiements réels.

Méthode indirecte de préparation d'un tableau des flux de trésorerie.

Une méthode de présentation des flux de trésorerie provenant des activités d'exploitation dans laquelle le résultat net ou la perte nette est ajusté pour tenir compte des résultats de transactions non monétaires, de tout report ou régularisation de périodes antérieures ou de futurs encaissements ou paiements d'exploitation, et des éléments de produits ou de dépenses liés à l'investissement. ou des flux de trésorerie de financement.

2. Rapports de gestion sur les indicateurs de performance clés.

3. Rapports de gestion sur l'exécution du budget (voir tableau 2).

Ce bloc de reporting de gestion est représenté par une analyse « plan-fait » pour tous les budgets établis dans le holding Pishcheprom.

Étape 3. Développement de classificateurs et codificateurs de comptabilité de gestion

Principes de développement de classificateurs et de codificateurs

Les classificateurs de comptabilité de gestion définissent et décrivent divers objets comptables en vue de leur interprétation sans ambiguïté par tous les acteurs des processus de planification, d'organisation, de stimulation et de contrôle de l'entreprise. Comme dans le cas du reporting de gestion, chaque entreprise détermine le nombre et les types de classificateurs utilisés en fonction de ses besoins. Les classificateurs de comptabilité de gestion les plus couramment utilisés dans les entreprises russes sont :
-les types de produits fabriqués, de travaux et de services fournis ;
-types de revenus ;
- les centres de responsabilité financière ;
-les lieux où des coûts surviennent ;
-types (éléments économiques) de coûts ;
- chiffrage des éléments ;
-types d'actifs ;
-types d'obligations ;
-types de capitaux propres ;
-projets;
-les orientations des investissements ;
-processus commerciaux principaux et auxiliaires ;
-types de clients ;
- les catégories de personnel.

Une numérotation continue est introduite au sein de chaque classificateur. S'il est nécessaire de détailler les objets comptables, vous pouvez utiliser une structure de code à plusieurs niveaux. Les classificateurs et codificateurs jouent également un rôle important dans l’automatisation de la comptabilité de gestion7.

Exemple de classificateur

Un exemple de classificateur typique est donné dans le tableau. 3. Si nécessaire, vous pouvez utiliser un code à cinq chiffres dans le classificateur, divisant chacun des éléments de coût en sous-éléments. Par exemple, dans le poste de coût « Matières premières et fournitures achetées » avec le code 101, les sous-postes 10101 - « Carburant », 10102 - « Matériaux de base », 10103 - « Matériaux auxiliaires », etc.

Après avoir développé tous les classificateurs nécessaires, l'entreprise peut procéder à la détermination des méthodes de comptabilité analytique de gestion et de calcul des coûts.

La préparation du matériel a été supervisée par un membre du Conseil d'experts du magazine, directeur financier adjoint de Sukhoi AVPK. Sergueï Nikanorov _______________________________________________
1 Pour plus d'informations sur la méthodologie et la définition de la comptabilité de gestion, voir les avis des directeurs financiers, consultants et autres experts dans ce domaine, voir dans ce numéro - Note. éditeurs.
2 Il existe différentes approches pour déterminer les centres de responsabilité financière. En particulier, l'auteur de cet article utilise une terminologie (voir encadré) différente de celle utilisée par Oleg Dronchenko dans l'article « Structure financière : la première étape vers la budgétisation » (« Directeur financier », 2002, n° 6). Sur le site Internet de notre magazine www.fd.ru, des consultants de la société de budgétisation Intalev ont présenté une autre approche de ce problème. Chacun peut également exprimer son point de vue sur cette question sur notre site Internet. - Note. éditeurs.
3 Tous les exemples présentés dans cet article sont basés sur l’expérience pratique de l’auteur. Les sociétés mentionnées par l'auteur sont de véritables sociétés russes, dont les noms ont été modifiés par souci de confidentialité. - Note. éditeurs.

Les entreprises russes, en raison d'exigences légales, peuvent être tenues de fournir divers types de rapports aux agences gouvernementales, en particulier des rapports comptables. La préparation des documents pertinents peut nécessiter la consolidation d'importantes ressources internes de l'entreprise. Dans le même temps, de nombreuses entreprises prêtent attention à la formation de rapports de gestion spécifiques. Il n'est pas nécessaire de le soumettre aux agences gouvernementales, mais de nombreuses sociétés le créent, et ce processus peut nécessiter tout autant d'efforts de la part de l'entreprise. Pourquoi est-il judicieux de les appliquer ? Quelle est l’utilité du type de reporting approprié ?

Le rôle du reporting de gestion

Qu’est-ce que le reporting de gestion et quel est son rôle dans une entreprise ? Ce terme désigne un ensemble de documents internes contenant des chiffres reflétant divers aspects des activités commerciales de l’entreprise.

Le reporting de gestion, contrairement, par exemple, au reporting comptable, est établi volontairement. Il n'est pas nécessaire de l'envoyer au Service fédéral des impôts et à d'autres organismes gouvernementaux. Son rôle est de fournir à la direction de l'entreprise ou à ses propriétaires des informations fiables sur la situation de l'organisation.

Le reporting de gestion peut compléter l'information comptable ou financière en termes de génération de données extrêmement importantes pour optimiser le modèle économique et augmenter la rentabilité de l'entreprise. Le type d'activité considéré peut également inclure des informations non financières, importantes pour l'interprétation correcte de l'efficacité des décisions de gestion prises par la direction de l'entreprise. Ce type de reporting n’est pas apprécié parce qu’il contient des chiffres impressionnants, mais bien au contraire : pour la possibilité de détecter les lacunes du modèle économique de l’entreprise qui entravent une croissance réussie.

Les rapports de gestion constituent un élément important de la planification. Les documents qui le composent contiennent des données d'une grande importance pour le calcul des perspectives de mise en œuvre de certaines décisions au niveau de la direction. À son tour, à l’issue de l’une ou l’autre étape du développement de l’entreprise, le type de reporting en question permettra d’analyser à certains moments la direction de l’entreprise aurait dû agir différemment et à quoi cela était lié.

Avantages du reporting de gestion

Quelle est la différence fondamentale entre le reporting financier, comptable et de gestion ? Tout d’abord, la méthodologie. Les deux premiers types d'informations financières impliquent la collecte d'informations principalement statistiques reflétant la rotation du capital dans certains domaines des processus commerciaux. À son tour, le reporting de gestion implique non seulement le reflet de statistiques, mais également l'interprétation de chiffres pertinents. La direction de l'entreprise pourra non seulement observer certains indicateurs, mais aussi comprendre ce qu'ils signifient.

Ainsi, les rapports de gestion d'une organisation peuvent montrer ce qui entraîne une rentabilité plus élevée dans la production de types spécifiques de produits ou, à l'inverse, quelle est la raison d'indicateurs de revenus insuffisants et de coûts trop élevés dans un domaine d'activité particulier. L’interprétation des chiffres enregistrés dans le reporting de gestion permet à la direction de l’entreprise de prendre des décisions intelligentes concernant les achats nécessaires, le renouvellement des immobilisations, la modernisation des équipements, etc.

Les rapports de gestion interne, s’ils sont préparés en temps opportun, peuvent identifier rapidement les domaines du processus commercial dans lesquels la performance des employés de l’entreprise n’est pas suffisamment élevée.

Que peuvent contenir les documents qui composent le type de reporting considéré ? Le fait est que les sources d’informations du type correspondant peuvent être présentées sous un grand nombre de variétés. En règle générale, certains documents sont adaptés à des gestionnaires spécifiques. Le reporting est appelé reporting de gestion principalement du fait qu'il s'adresse spécifiquement aux managers.

En règle générale, la structure de gestion des organisations modernes comprend les postes de directeur général, ainsi que ses adjoints. Il peut s'agir : d'un adjoint à la production, aux ventes ou, par exemple, aux questions financières. Dans le premier cas, le reporting de gestion interne peut comprendre des données relatives :

le coût des produits ou services manufacturés (par rapport à des types spécifiques de produits) ;
caractéristiques des travaux en cours, libération des biens et services par rapport aux commandes de clients spécifiques ;
le volume de production des produits envoyés à l'entrepôt ;
stocks de matières premières, de matériaux ou de composants utilisés dans la production de biens.

Si le reporting est soumis au directeur adjoint des ventes, sa structure peut alors comprendre :

des informations sur la structure des ventes par rapport à des types spécifiques de biens et de services, avec des clients spécifiques ;
des données sur la dynamique des expéditions de produits ;
des informations sur les stocks dans l'entrepôt ;
des données sur le coût de vente des biens ou de livraison aux consommateurs ;
indicateurs prévus concernant la réception des marchandises à l'entrepôt ;
informations sur les comptes clients pour les articles vendus.

Si le reporting est soumis au directeur adjoint des finances, il peut alors contenir :

des informations sur l'exécution du budget de l'entreprise ;
des informations sur les coûts associés aux activités commerciales ;
les chiffres reflétant le coût des biens ou des services produits ;
données sur les profits et les pertes ;

Le reporting peut également contenir des informations sur les comptes débiteurs et les propres dettes de l’entreprise sur les prêts et autres obligations.

Fréquence des rapports de gestion

À quelle fréquence les rapports de gestion doivent-ils être préparés ? Il est souhaitable que les informations reflétant les domaines d'activité spécifiés de l'entreprise ne soient pas périmées de plus d'une semaine. Dans certains cas, une entreprise particulière peut avoir identifié des indicateurs clés qui devront être mis à jour plus souvent. De même, la direction peut enregistrer des indicateurs secondaires dont la compilation ne nécessite pas beaucoup de temps et, par conséquent, ces informations peuvent être fournies beaucoup moins fréquemment.

Rapports aux actionnaires

La principale caractéristique ici est que les actionnaires de la société ne peuvent participer directement à la gestion de la société. Il arrive souvent que le seul domaine qui les intéresse soit celui des chiffres de profit pur. Détailler les décisions de gestion dans les rapports fournis aux actionnaires de l’entreprise est dans certains cas inapproprié. Cependant, étant donné que ce sont les propriétaires de l'entreprise qui prennent les décisions clés concernant la nomination des cadres supérieurs, les rapports pourront refléter des informations caractérisant l'efficacité du travail du directeur général et de ses adjoints.

À quoi pourrait ressembler le reporting ?

Quelles formes de reporting de gestion existe-t-il ? Nous avons noté plus haut que, contrairement aux documents financiers et comptables, le type de papier correspondant est essentiellement de nature non officielle. Les formulaires de reporting de gestion ne sont en aucun cas réglementés par la loi. Ils peuvent donc être élaborés par l'organisation sur la base de la structure la plus appropriée, par exemple en fonction du destinataire des rapports.

Peut-être que le directeur adjoint des finances sera plus à l'aise avec des feuilles de calcul et le propriétaire de l'entreprise avec des graphiques montrant clairement l'évolution des bénéfices en fonction de certains facteurs. Dans certains cas, les formulaires de reporting concernés peuvent être très similaires à ceux établis pour la collecte d'indicateurs financiers ou comptables.

Procédure de déclaration

Comment générer des documents de ce type ? Le reporting en question implique de résoudre deux groupes de problèmes.

Premièrement, il collecte les chiffres nécessaires. Leur source sera probablement des fichiers générés par les services de comptabilité et de production de l'entreprise dans le cadre des activités courantes. Par exemple, si un certain volume de marchandises a été expédié vers un entrepôt, les données correspondantes sont généralement enregistrées dans le système CRM de l’entreprise. Les données sur les autres activités commerciales exercées dans l'entreprise se reflètent de la même manière.

Il s'agit ensuite de l'interprétation d'indicateurs collectés sur différents sites de production ou présentés dans les chiffres comptables. Une analyse des rapports de gestion est requise. Sa mise en œuvre dépendra encore une fois de l’endroit exact où les documents pertinents doivent être transférés. De plus, dans certains cas, des indicateurs moins détaillés et dans d’autres plus détaillés sont souhaitables. De même, une interprétation longue des résultats peut être encouragée ou, à l’inverse, une extrême brièveté peut être requise.

Dans certains cas, l'interprétation des chiffres peut ne pas être nécessaire du tout - par exemple lorsqu'il s'agit de remettre des rapports à un directeur financier expérimenté. Il interprète probablement les résultats mieux que tout autre manager, et les chiffres purs lui suffiront.

Algorithme de génération de rapports

Voyons comment les rapports de gestion peuvent être générés dans la pratique. Parmi les experts russes, un algorithme populaire consiste à résoudre le problème considéré selon les étapes suivantes.

La première étape consiste à déterminer quel type d'informations de reporting le directeur général, ses adjoints et les propriétaires souhaitent voir et à quelle fréquence. Certains préféreront peut-être voir les chiffres chaque semaine, tandis que d’autres voudront peut-être voir les indicateurs clés une fois par mois. Il est également conseillé au futur préparateur de rapports de savoir dès le début de l'interaction avec la direction quel type de données est le plus susceptible d'être prioritaire et quel type de données sera secondaire.

L'étape suivante est la communication avec un comptable pour déterminer un algorithme au sein duquel la personne impliquée dans la résolution du problème considéré demandera les chiffres nécessaires. Le préparateur de reporting peut également interagir avec d'autres employés de l'entreprise dans les domaines où sont formés des indicateurs significatifs pour les documents nécessaires. L'entreprise doit développer un système de reporting de gestion auquel participeront tous les employés compétents.

L'étape suivante consiste à créer des formulaires de documents dans lesquels, d'une part, les chiffres seront enregistrés et, d'autre part, interprétés. Dans le même temps, le responsable du reporting peut être confronté à la nécessité de créer différentes formes de documents adaptés à un destinataire spécifique - le directeur général, ses adjoints, les propriétaires.

Les prochaines étapes seront liées à la génération proprement dite des rapports. Si l'entreprise est petite, alors, en principe, la personne impliquée dans la résolution du problème en question peut essayer de collecter elle-même les chiffres nécessaires. Mais il est probable qu’il aura besoin de l’aide de ses collègues de travail. Dans ce cas, les étapes pratiques liées à la collecte d'informations peuvent être précédées de certaines réunions au cours desquelles la personne expliquera aux autres salariés les bases du reporting de gestion, le but pour lequel les documents pertinents sont générés et pourquoi cela est important pour l'entreprise. La solution à ce problème peut être facilitée par la direction de l'entreprise en promulguant des actes juridiques locaux exigeant que les employés individuels assistent dans le travail de la personne responsable du reporting.

Types de rapports

Après avoir examiné les principes clés du reporting de gestion, nous pouvons étudier certains types de modèles correspondants d'affichage de chiffres reflétant les activités d'une entreprise.

Le premier type de reporting en question est le bilan de gestion. Quelles sont ses caractéristiques ?

Le bilan de gestion est, en principe, similaire au bilan comptable. Sa différence fondamentale réside dans sa finalité fonctionnelle. Le bilan de gestion est conçu non seulement pour refléter les chiffres, mais également pour les interpréter en termes d’efficacité du modèle économique de l’organisation, de la situation en termes d’actifs de l’organisation, des obligations de l’entreprise envers les partenaires et vice versa.

Les chiffres qui incluent la comptabilité, la gestion et l'information financière peuvent, en principe, être saisis dans les mêmes formulaires. Cependant, la manière dont les indicateurs pertinents sont interprétés peut déterminer la création de documents dans une structure totalement originale. Il importe de savoir qui sont les utilisateurs du reporting de gestion - nous l'avons dit plus haut.

Le bilan que nous envisageons implique l'inclusion d'informations pouvant intéresser à la fois le directeur et l'un de ses adjoints, ainsi que le propriétaire de l'entreprise. En ce sens, il peut s’agir d’un document assez universel.

Quels autres types de reporting de gestion existe-t-il ? Parmi ceux-ci figure le compte de résultat. En même temps, il est traditionnellement considéré comme une source comptable. Un compte de résultat est un document que les entreprises sont tenues de soumettre dans le cadre de leurs rapports officiels aux autorités de régulation. Dans le même temps, il pourrait très bien être utilisé comme source dans la formation des rapports de gestion. Cela est principalement dû à la structure très pratique de ce document.

Le compte de résultat d'une organisation enregistre les résultats financiers des activités de l'entreprise pour une période de temps spécifique. Il reflète les chiffres concernant les revenus, les coûts ainsi que les résultats financiers avec un total d'accumulation. La structure du document de ce type reflète : les sources de revenus, les postes de dépenses, la rentabilité de l'entreprise. Mais, comme nous l'avons défini plus haut, la comptabilité de gestion et le reporting impliquent moins de résoudre des problèmes liés à la collecte de chiffres que d'interpréter divers indicateurs. Par conséquent, le document en question devra probablement être accompagné de sources supplémentaires qui enregistreront les explications nécessaires concernant les chiffres reflétant les revenus, les dépenses et les bénéfices de l’entreprise.

Un autre document important est le tableau des flux de trésorerie. Cette source reflète les revenus financiers de l'entreprise en corrélation avec les sources, ainsi que les paiements à l'entreprise liés aux domaines de dépenses clés - également par rapport à une période spécifique. Le tableau des flux de trésorerie peut montrer comment les choses se passent dans l'entreprise en termes de résultats de production actuels et en matière de liquidité. Ce document vous permet d'évaluer la solvabilité de l'entreprise. La source en question peut être utile tant à la direction de l’entreprise qu’à ses propriétaires.

Les principaux types de reporting de gestion que nous avons considérés - le compte de résultat, le bilan, ainsi qu'un document enregistrant les données sur les flux de trésorerie - peuvent bien entendu être complétés par d'autres sources. Ils peuvent être soit similaires à ceux que nous avons étudiés, soit basés sur des approches de compilation fondamentalement différentes.

Difficultés à signaler

Ainsi, nous avons étudié ce qu'est le reporting de gestion, en quoi il diffère du reporting comptable ou financier, et nous sommes familiarisés avec la procédure de sa constitution. Il sera également utile de considérer les éventuelles difficultés liées à sa préparation.

Selon les experts dans le domaine de la gestion d’entreprise, le problème le plus important caractéristique du processus de reporting en question est le manque de loyauté envers le document concerné de la part des employés de l’entreprise et, dans certains cas, des dirigeants et des propriétaires. Les salariés de l'entreprise - comptables, employés des sites de production - ne perçoivent pas toujours le reporting de gestion comme un document auquel il faut accorder du temps, sur lequel il est logique de consacrer des efforts. Les entreprises, comme vous le savez, sont déjà obligées de fournir aux organismes gouvernementaux des documents officiels dont la préparation n'est pas la tâche la plus simple.

Une position similaire, lorsque le reporting de gestion n'est pas perçu comme quelque chose qui mérite l'attention, peut également être occupée par les dirigeants et les propriétaires, comme nous l'avons noté ci-dessus. De nombreux gestionnaires, selon les experts, traitent les documents en question comme une sorte de méthode de gestion trompeuse, surtout s'il est nécessaire de détourner l'attention des indicateurs de production qui ne sont pas les plus remarquables.

Comment résoudre un problème comme celui-ci ? Les analystes recommandent de commencer au niveau de la direction. Il serait plus justifié d'intéresser les managers à la nécessité d'élaborer des rapports de gestion, afin qu'ils formulent à leur tour les actes juridiques locaux nécessaires, selon lesquels d'autres salariés devront contribuer à la constitution des documents pertinents.

Une autre difficulté caractérisant la solution au problème en question est la nécessité de développer constamment de nouvelles approches pour interpréter les chiffres contenus dans les rapports. Cela peut être dû, tout d'abord, à des changements dans la structure de production de l'entreprise. Dans le cas des états comptables et financiers, comme nous le savons, aucune interprétation des chiffres n’est requise. Il devient donc possible d'utiliser des formulaires standardisés dans lesquels sont enregistrés les indicateurs pertinents.

Le reporting de gestion d’une organisation, à son tour, résout des problèmes légèrement différents. Il est nécessaire avant tout à l'entreprise elle-même, et non aux agences gouvernementales, comme c'est le cas des indicateurs comptables et financiers. Si l'interprétation des chiffres contenus dans les rapports de gestion, compte tenu de la structure de production sur une certaine période, a joué un rôle positif, il n'est pas garanti qu'elle sera aussi utile, à condition que les caractéristiques de certains processus commerciaux aient changé. Très probablement, le préparateur des documents de reporting devra améliorer ses approches d'interprétation à mesure que les activités de production de l'entreprise évoluent. Cela peut nécessiter beaucoup de temps - tant son temps personnel que celui de collègues auprès desquels il peut se tourner pour obtenir des conseils, des avis ou des indicateurs de support reflétant les performances de l'entreprise afin de comprendre comment améliorer l'approche d'interprétation des chiffres.

Le problème constaté peut être résolu, encore une fois, grâce à des communications périodiques avec des collègues sous forme de réunions, dont le sujet est l'examen des indicateurs de production actuels, ainsi que l'élaboration de mesures pour les améliorer, notamment par l'introduction de nouveaux rapports. méthodes, comme la gestion. Dans le cadre d’approches positives d’optimisation des performances de production, elle est plus susceptible d’être perçue positivement par les salariés de l’entreprise.

Systèmes de feuilles de calcul Excel
avec des analyses pratiques

La mise en place d'une comptabilité initiale (de gestion) est la création d'outils permettant d'obtenir des informations sur la situation réelle de l'entreprise. Le plus souvent, il s'agit d'un système de tableaux et de rapports basés sur ceux-ci dans Excel. Ils reflètent des analyses quotidiennes pratiques sur les profits et pertes réels, les flux de trésorerie, les arriérés de salaires, les règlements avec les fournisseurs ou les clients, les coûts, etc. L'expérience montre qu'un système de 4 à 6 tableaux faciles à remplir est suffisant pour une petite entreprise.

Comment ça fonctionne

Les spécialistes de la société My Financial Director approfondissent les détails de votre entreprise et créent un système optimal de comptabilité de gestion, de reporting, de planification et de calculs économiques basés sur les programmes les plus disponibles (généralement Excel et 1C).

Le travail lui-même consiste à saisir les données initiales dans des tableaux et ne prend pas plus de 1 à 2 heures par jour. Pour le réaliser, 1 à 2 de vos spécialistes à temps plein existants qui n'ont pas de compétences en comptabilité suffisent.

Un système de tables peut être organisé avec partage de l'accès à l'information. Seul le directeur (propriétaire) de l'entreprise verra l'image globale et la partie secrète des données, et les interprètes verront chacun leur propre partie.

Les rapports automatiques qui en résultent fournissent une image avec le niveau de détail requis : coût et rentabilité séparément par ligne de produits, synthèses des coûts par groupes de dépenses, compte de résultat, tableau des flux de trésorerie, bilan de gestion, etc. des informations de gestion précises et opérationnelles.

Dans la section Questions et réponses, vous trouverez des exemples de plan de trésorerie et de système de comptabilité de trésorerie accompagnés de rapports.

IMPORTANT! Vous bénéficiez de services au niveau d'un directeur financier expérimenté au tarif d'un économiste ordinaire.

Enseigner ou diriger

Nous veillons à former vos employés au travail autonome avec les tables. Si vous n’avez personne à qui confier ce travail, nous sommes prêts à externaliser votre comptabilité. C'est 2 à 3 fois moins cher que d'embaucher et de maintenir un individu.

Assistance et assistance garanties 24h/24 et 7j/7

Les travaux effectués bénéficient d'une garantie. Le système comptable initial est maintenu en état de fonctionnement tant que vous l'utilisez. Si vous le souhaitez, vous recevez toutes les consultations et clarifications nécessaires.

Si vous souhaitez modifier ou ajouter quelque chose, nos spécialistes effectueront les modifications nécessaires, peu importe depuis combien de temps le service a été fourni. Contactez-nous, le service support est disponible 24h/24 et 7j/7.

Où commencer

Appel +7 950 222 29 59 pour poser des questions et recevoir des informations complémentaires.

Téléchargez des analyses et des rapports au format Excel

Une archive de fichiers d'exemple pour les articles du site sur l'exécution de diverses tâches dans Excel : analyses, rapports, formulaires de documents, tableaux avec formules et calculs, graphiques et diagrammes.

Téléchargez des exemples d'analyses et de rapports

Modèle d'annuaire téléphonique.
Modèle d'annuaire de contacts interactif pour les entreprises. Gestion pratique d'une grande base de données de contacts.

Comptabilité des stocks dans Excel téléchargement gratuit.
Le programme de comptabilité d'entrepôt est créé exclusivement à l'aide de fonctions et d'outils standards. Aucune macro ou programmation requise.

Formule de retour sur capitaux propres « ROE ».
Une formule qui affiche la signification économique de l'indicateur financier « ROE ».

Comptabilité de gestion dans une entreprise - exemples de tableaux Excel

Un outil efficace pour évaluer l'attractivité des investissements d'une entreprise.

Calendrier de l'offre et de la demande.
Un graphique qui affiche la relation entre deux grandeurs financières principales : l'offre et la demande. Ainsi que des formules pour trouver l'élasticité de l'offre et de la demande.

Projet d'investissement complet.
Une analyse détaillée toute faite du projet d'investissement, qui comprend tous les aspects : modèle financier, calcul de l'efficacité économique, délais de récupération, retour sur investissement, modélisation des risques.

Projet d'investissement raccourci.
Un projet d'investissement de base, qui ne comprend que les principaux indicateurs d'analyse : délais de récupération, retour sur investissement, risques.

Analyse du projet d'investissement.
Calcul complet et analyse de la rentabilité d'un projet d'investissement avec la possibilité de modéliser les risques.

Graphique de la formule de Gordon.
Tracer un graphique avec une ligne de tendance exponentielle à l'aide du modèle Gordon pour analyser les retours sur investissement des dividendes.

Schéma du modèle Bertrand.
Une solution toute faite pour construire un graphique du modèle de Bertrand, qui peut être utilisé pour analyser la dépendance de l'offre et de la demande dans des conditions de dumping des prix sur les marchés duopoles.

Algorithme de décodage du TIN.
Formule pour déchiffrer le numéro d'indicateur fiscal pour : la Russie, l'Ukraine et la Biélorussie.

Tous les types de NIF (numéros à 10 et 12 chiffres) de personnes physiques et morales, ainsi qu'un numéro personnel sont pris en charge.

Analyse factorielle des écarts.
Analyse factorielle des écarts du revenu marginal d'une entreprise prenant en compte les indicateurs : coûts matières, chiffre d'affaires, revenu marginal, facteur prix.

Emploi du temps.
Téléchargez une feuille de temps dans Excel avec des formules pour remplir automatiquement le tableau + tenir à jour des ouvrages de référence pour faciliter le travail.

Prévision des ventes en tenant compte de la saisonnalité.
Une prévision de ventes toute faite pour l’année suivante, basée sur les chiffres de ventes de l’année précédente, en tenant compte de la saisonnalité. Des graphiques de prévisions et de saisonnalité sont joints.

Prévision des indicateurs de performance de l'entreprise.
Formulaire de prévision de l'activité d'une entreprise avec des formules et des indicateurs : chiffre d'affaires, coûts matières, revenu marginal, frais généraux, bénéfice, retour sur ventes (ROS)%.

Équilibre du temps de travail.
Un rapport sur la planification du temps de travail des salariés de l'entreprise en fonction d'indicateurs de temps tels que : « temps calendaire », « temps », « maximum possible », « présence », « réel ».

Sensibilité du projet d'investissement.
L'analyse de la dynamique de l'évolution des résultats par rapport à l'évolution des paramètres clés est la sensibilité du projet d'investissement.

Calcul du seuil de rentabilité du magasin.
Un exemple pratique de calcul du délai de rentabilité pour un magasin ou un autre type de point de vente.

Tableau d'analyse financière.
L'outil logiciel est réalisé sous Excel et est conçu pour effectuer des analyses financières des entreprises.

Système d'analyse d'entreprise.
Une analyse financière informative d'une entreprise peut être facilement réalisée à l'aide d'un système analytique élaboré par des spécialistes professionnels dans le domaine de l'économie et de la finance.

Un exemple d'analyse financière de la rentabilité d'une entreprise.
Un tableau avec des formules et des fonctions pour analyser la rentabilité de l'entreprise en fonction des indicateurs financiers de l'entreprise.

Un exemple de la façon de tenir une comptabilité de gestion dans Excel

La comptabilité de gestion est destinée à représenter la situation réelle de l'entreprise et, par conséquent, à prendre des décisions de gestion sur la base de ces données. Il s'agit d'un système de tableaux et de rapports avec des analyses quotidiennes pratiques sur les flux de trésorerie, les profits et les pertes, les règlements avec les fournisseurs et les clients, les coûts des produits, etc.

Chaque entreprise choisit sa propre méthode de tenue de la comptabilité de gestion et les données nécessaires à l'analyse. Le plus souvent, les tableaux sont compilés dans Excel.

Exemples de comptabilité de gestion dans Excel

Les principaux documents financiers de l'entreprise sont le tableau des flux de trésorerie et le bilan. Le premier montre le niveau des ventes, les coûts de production et la vente des marchandises sur une certaine période de temps. Le second concerne les actifs et passifs de l’entreprise, les capitaux propres. En comparant ces rapports, le manager remarque des tendances positives et négatives et prend des décisions de gestion.

Annuaires

Décrivons la comptabilité du travail dans un café. L'entreprise vend ses propres produits et les biens achetés. Il y a des revenus et des dépenses hors exploitation.

Un tableur de comptabilité de gestion Excel est utilisé pour automatiser la saisie des données. Il est également recommandé de compiler des ouvrages de référence et des revues avec des valeurs initiales.

Si un économiste (comptable, analyste) envisage de répertorier les revenus par poste, le même répertoire peut être créé pour lui.

Rapports pratiques et compréhensibles

Il n’est pas nécessaire d’inclure tous les chiffres du travail du café dans un seul rapport.

Que ce soient des tableaux séparés. Et chacun occupe une page. Il est recommandé d'utiliser largement des outils tels que les « Listes déroulantes » et le « Regroupement ». Regardons un exemple de tableaux de comptabilité de gestion pour un restaurant-café dans Excel.

Comptabilité des revenus

Regardons de plus près.

comptabilité, rapports et planification dans Excel

Les indicateurs résultants ont été trouvés à l'aide de formules (des opérateurs mathématiques habituels ont été utilisés). Le remplissage du tableau est automatisé à l'aide de listes déroulantes.

Lors de la création d'une liste (Données – Vérification des données), nous nous référons à l'Annuaire créé pour les revenus.

Comptabilité des dépenses

Les mêmes techniques ont été utilisées pour remplir le rapport.

Rapport sur les gains et les pertes

Le plus souvent, à des fins de comptabilité de gestion, le compte de résultat est utilisé plutôt que des états distincts des revenus et des dépenses. Cette disposition n'est pas standardisée. Par conséquent, chaque entreprise choisit indépendamment.

Le rapport créé utilise des formules, la saisie semi-automatique des articles à l'aide de listes déroulantes (liens vers des annuaires) et le regroupement de données pour calculer les résultats.

Analyse de la structure immobilière du café

La source d'information pour l'analyse est l'actif du bilan (sections 1 et 2).

Pour mieux percevoir l'information, faisons un schéma :

Comme le montrent le tableau et la figure, la part principale de la structure immobilière du café analysé est occupée par les actifs non courants.

Téléchargez un exemple de comptabilité de gestion sur Excel

Le passif du bilan est analysé selon le même principe. Ce sont les sources de ressources à travers lesquelles le café fonctionne.

Éléments de coût

Nous avons donc besoin d’un budget de projet composé d’éléments de coûts. Tout d’abord, créons une liste de ces mêmes éléments de coût dans Micfosoft Project 2016.

Nous utiliserons des champs personnalisés pour. Nous créons une table de substitution pour un champ personnalisé de type Texte pour la table Ressources, par exemple, comme sur cette figure (bien sûr, vous aurez vos propres éléments de coûts, cette liste n'est qu'un exemple) :

Riz. 1. Formation d'une liste d'éléments de coûts

L'utilisation de champs personnalisés a été abordée dans le didacticiel de gestion de projet Microsoft Project 2016 (voir la section 5.1.2 Jalon). Pour plus de commodité, le champ peut être renommé Éléments de coût. Après avoir généré une liste d'éléments de coûts, ceux-ci doivent être affectés aux ressources. Pour ce faire, ajoutez le champ Éléments de coût à la vue Ressources et attribuez à chaque ressource son propre élément de coût (voir.

Comptabilité de gestion dans une entreprise : exemple de tableau Excel

Riz. 2. Affectation des éléments de coûts aux ressources

Les fonctionnalités de Microsoft Project 2016 vous permettent d'attribuer un seul élément de coût par ressource. Ceci doit être pris en compte lors de la création d'une liste d'éléments de coût. Par exemple, si vous créez deux postes de coûts (1. Salaire, 2. Cotisations sociales), ils ne peuvent pas être affectés à un seul salarié. Par conséquent, il est recommandé de regrouper les éléments de coût afin qu'un élément puisse être affecté à une seule ressource. Dans notre exemple, vous pouvez créer un élément de coût : la paie.

Pour visualiser le budget en termes d'éléments de coûts et de périodes de temps, la vue Utilisation des ressources est bien adaptée, qui doit être légèrement modifiée comme suit :

1. Créez un regroupement par élément de coût (voir Tutoriel de gestion de projet Microsoft Project 2016, Section 2.5 Utilisation des regroupements)

Riz. 3. Création d'un regroupement d'éléments de coûts

2. Sur le côté gauche de la vue, au lieu du champ Coûts de main-d'œuvre, affichez le champ Coûts.

3. Dans la partie droite de la vue, à la place du champ Coûts de main d'œuvre, affichez le champ Coûts (en cliquant sur le côté droit de la souris) :

Riz. 4. Sélectionnez les champs sur le côté droit de la vue Utilisation des ressources

4. Définissez une échelle pratique pour le côté droit, par exemple par mois. Pour ce faire, faites un clic droit sur l'en-tête du tableau sur le côté droit.

5. Exemple de budget de projet

Grâce à ces étapes simples, dans Microsoft Project 2016, nous obtenons le budget du projet dans le contexte d'éléments de coût et de périodes spécifiés. Si nécessaire, vous pouvez détailler chaque élément de coût en ressources et tâches spécifiques en cliquant simplement sur le triangle situé à gauche du champ Nom de la ressource.

Riz. 6. Détails des coûts du projet

Courbe en S du projet

Pour afficher graphiquement l’évolution des coûts au fil du temps, il est courant d’utiliser une courbe de coûts de projet. La forme de la courbe des coûts est typique de la plupart des projets et ressemble à la lettre S, c'est pourquoi elle est également appelée courbe en S du projet.

La courbe en S montre la dépendance du montant des coûts sur le calendrier du projet. Ainsi, si les travaux commencent « le plus tôt possible », la courbe en S se déplace vers le début du projet, et si les travaux commencent « le plus tard possible », par conséquent, vers la fin du projet.

Riz. 7. Courbe de coût du projet en fonction des délais des tâches

En planifiant les tâches « le plus tôt possible » (cela est défini automatiquement dans Microsoft Project 2016 lors de la planification dès le début du projet), nous réduisons les risques de non-respect des délais, mais en même temps il est nécessaire de comprendre le calendrier de financement du projet. , sinon il pourrait y avoir un déficit de trésorerie sur le projet. Ceux. les coûts de nos tâches dépasseront les ressources financières disponibles, ce qui présente le risque d'arrêter les travaux sur le projet.

En planifiant les tâches « le plus tard possible » (cela est défini automatiquement dans Microsoft Project 2016 lors de la planification dès la fin du projet), nous exposons le projet à de plus grands risques de non-respect des délais.

A partir de là, le manager doit trouver un « juste milieu », autrement dit un certain équilibre entre les risques de non-respect des délais et les risques de déficit de trésorerie du projet.

Riz. 8. Courbe de coût du projet dans MS-Excel en téléchargeant les informations depuis MS-Project

Etablir un budget d'entreprise sous Excel en tenant compte des remises

Le budget de l'année suivante est constitué en tenant compte du fonctionnement de l'entreprise : ventes, achats, production, stockage, comptabilité, etc. La planification budgétaire est un processus long et complexe, car elle couvre une grande partie de l’environnement opérationnel des organisations.

Pour un exemple clair, considérons une entreprise de distribution et établissons un budget d'entreprise simple avec un exemple dans Excel (un exemple de budget peut être téléchargé à partir du lien sous l'article).

Comptabilité de gestion dans une entreprise à l'aide de tableaux Excel

Dans votre budget, vous pouvez prévoir des dépenses pour des remises bonus pour les clients. Il permet de modéliser différents programmes de fidélité tout en maîtrisant les coûts.

Données pour budgétiser les revenus et les dépenses

Notre entreprise dessert environ 80 clients. La gamme de produits comprend environ 120 articles dans la liste de prix. Elle majore les marchandises de 15 % de leur coût et fixe ainsi le prix de vente. Une marge aussi faible est économiquement justifiée par une concurrence intense et par le chiffre d'affaires important (comme dans de nombreuses autres entreprises de distribution).

Un système de récompenses bonus est proposé aux clients. Pourcentage de remise sur les achats pour les gros clients et les revendeurs.

Les conditions et le taux d'intérêt du système de bonus sont déterminés par deux paramètres :

Limite quantitative. La quantité d'un produit spécifique acheté qui donne au client la possibilité de bénéficier d'une certaine remise.
Remise en pourcentage. Le montant de la remise est un pourcentage calculé à partir du montant acheté par le client en dépassant la limite quantitative (barre). L'ampleur de la remise dépend de l'importance de la limite quantitative. Plus vous achetez de produits, plus la remise est importante.

Dans le budget annuel, les primes appartiennent à la section « planification des ventes », elles affectent donc un indicateur important de l'entreprise - la marge (indicateur de profit en pourcentage du revenu total). Par conséquent, une tâche importante est la possibilité de définir plusieurs options de bonus avec des limites différentes aux niveaux de vente et les % de bonus correspondants. Il faut que la marge soit maintenue dans certaines limites (par exemple pas moins de 7% ou 8%, car c’est le bénéfice de l’entreprise). Et les clients pourront choisir plusieurs options de remises bonus.

Notre modèle budgétaire avec bonus sera assez simple, mais efficace. Mais d'abord, rédigeons un rapport sur les mouvements de fonds pour un client spécifique afin de déterminer s'il est possible de lui accorder des remises. Faites attention aux formules qui font référence à une autre feuille avant de calculer le pourcentage de remise dans Excel.

Etablir les budgets d'entreprise sous Excel en tenant compte de la fidélisation

Le projet budgétaire dans Excel se compose de deux feuilles :

Ventes – contient l’historique des mouvements de fonds au cours de l’année écoulée pour un client spécifique.
Résultats – contient les conditions d’accumulation des bonus et un compte rendu simple des performances du distributeur, qui détermine la prévision des indicateurs d’attractivité du client pour l’entreprise.

Flux de trésorerie par clients

La structure du tableau « Ventes 2015 par client : » sur la feuille « ventes » :

Modèle de budget d'entreprise

Sur la deuxième feuille, nous fixons les limites d'obtention des bonus et les pourcentages de remise correspondants.

Le tableau suivant est une forme de base d'un budget de revenus et de dépenses dans Excel montrant la performance financière globale de l'entreprise pour une période annuelle.

Structure du tableau « Conditions du système de bonus » sur la feuille « résultats » :

Bordure de la barre bonus 1. Emplacement pour définir le niveau de la barre de bordure par quantité.
Bonus % 1. Place pour définir une réduction lors du passage de la première frontière. Comment est calculée la remise pour la première frontière ? Bien visible sur la fiche « ventes ». En utilisant la fonction =IF(Quantité > limite de 1 barre bonus[quantité] ; Volume des ventes * pourcentage de 1 remise bonus ; 0).
Limite de la barre bonus 2. Une limite plus élevée par rapport à la limite précédente, ce qui permet d'obtenir une remise plus importante.
Bonus % 2 – remise pour la deuxième frontière. Calculé à l'aide de la fonction =IF(Quantité > limite 2 de la barre bonus [quantité] ; Volume des ventes * pourcentage de 2 remise bonus ; 0).

Structure du tableau « Rapport général sur le chiffre d’affaires de l’entreprise » sur la feuille « résultats » :

Modèle de budget d'entreprise prêt à l'emploi dans Excel

Nous disposons donc d’un modèle de budget d’entreprise prêt à l’emploi dans Excel, qui est dynamique. Si la limite du bonus est au niveau de 200 et que la remise du bonus est de 3 %. Cela signifie que l'année dernière, le client a acheté 200 articles. Et à la fin de l'année, il bénéficiera d'un bonus de réduction de 3% du coût. Et si un client a acheté 400 pièces d'un certain produit, cela signifie qu'il a franchi la deuxième limite de bonus et bénéficie déjà d'une remise de 6 %.

Dans ces conditions, l’indicateur « Marge 2 » va changer, c’est-à-dire le bénéfice net du distributeur !

La tâche du chef d'une entreprise de distribution est de sélectionner les niveaux de bandes de démarcation les plus optimaux pour offrir des remises aux clients. Vous devez choisir pour que l'indicateur « Marge 2 » soit au moins compris entre 7 % et 8 %.

Téléchargez le budget-bonus de l'entreprise (exemple en Excel).

Afin de ne pas chercher la meilleure solution au hasard, et d’éviter de commettre des erreurs, nous vous recommandons de lire l’article suivant. Il décrit comment réaliser un outil simple et efficace dans Excel : Tableau de données dans Excel et matrice de nombres. À l'aide du « tableau de données », vous pouvez visualiser automatiquement les conditions les plus optimales pour le client et le distributeur.

Chaque entreprise choisit sa propre méthode de tenue de la comptabilité de gestion et les données nécessaires à l'analyse. Le plus souvent, les tableaux sont compilés dans Excel.

Exemples de comptabilité de gestion dans Excel

Annuaires

Décrivons la comptabilité du travail dans un café. L'entreprise vend ses propres produits et les biens achetés. Il y a des revenus et des dépenses hors exploitation.

Si un économiste (comptable, analyste) envisage de répertorier les revenus par poste, le même répertoire peut être créé pour lui.

Rapports pratiques et compréhensibles

Il n’est pas nécessaire d’inclure tous les chiffres du travail du café dans un seul rapport. Que ce soient des tableaux séparés. Et chacun occupe une page. Il est recommandé d'utiliser largement des outils tels que les « Listes déroulantes » et le « Regroupement ». Regardons un exemple de tableaux de comptabilité de gestion pour un restaurant-café dans Excel.

Comptabilité des revenus

Regardons de plus près. Les indicateurs résultants ont été trouvés à l'aide de formules (des opérateurs mathématiques habituels ont été utilisés). Le remplissage du tableau est automatisé à l'aide de listes déroulantes.

Lors de la création d'une liste (Données – Vérification des données), nous nous référons à l'Annuaire créé pour les revenus.

Comptabilité des dépenses

Les mêmes techniques ont été utilisées pour remplir le rapport.

Rapport sur les gains et les pertes

Analyse de la structure immobilière du café

La source d'information pour l'analyse est l'actif du bilan (sections 1 et 2).

Pour mieux percevoir l'information, faisons un schéma :

Comme le montrent le tableau et la figure, la part principale de la structure immobilière du café analysé est occupée par les actifs non courants.

Le passif du bilan est analysé selon le même principe. Ce sont les sources de ressources à travers lesquelles le café fonctionne.

Dmitri Riabykh Directeur général d'Alt-Invest LLC, Moscou

À quelles questions trouverez-vous des réponses dans cet article ?

Quelle est la différence entre l’information financière et de gestion et la comptabilité ?
Quelles conclusions pratiques peut-on tirer de l’analyse de la rentabilité des ventes ?
Quels indicateurs de reporting de gestion doivent être connus du directeur général
À quoi les investisseurs potentiels sont-ils attentifs ?

Il existe trois types de reporting d'entreprise : comptable (fiscal), financier et de gestion. Voyons quelles sont les caractéristiques de chacun d'eux.

Reporting comptable (fiscal) sont toutes des entreprises russes. Ces rapports comprennent le bilan, le compte de résultat, les déclarations de revenus et un certain nombre d'autres formulaires. C’est intéressant car ils sont soumis à l’inspection des agences gouvernementales, c’est pourquoi les états financiers sont la première chose que vos créanciers ou partenaires de l’entreprise voudront étudier. Cependant, si votre entreprise utilise des schémas gris dans son travail, les données de reporting seront faussées et il est peu probable que vous puissiez évaluer correctement la situation de l'entreprise. C'est pourquoi l'entreprise doit également disposer soit d'un reporting financier et de gestion, soit simplement d'un reporting de gestion.

États financiers extérieurement, il peut ressembler à un système comptable (fiscal). Cependant, les états financiers présentent une différence importante. Il n'est pas élaboré pour des raisons de respect des réglementations légales et d'optimisation fiscale, mais en se concentrant sur le reflet le plus précis des processus financiers réels de l'entreprise. Il s'agit par exemple de la comptabilisation du passif, de l'amortissement des coûts, de l'amortissement et de la valorisation du capital social.

Rapports de gestion se concentre sur les aspects internes de l’entreprise. Par exemple, il peut s'agir de données de production (de tels rapports de gestion peuvent être préparés pour vous par le directeur de production), d'informations sur le travail avec les débiteurs et les créanciers, de données d'inventaire et de chiffres similaires. Même s’ils ne reflètent pas l’image complète de l’entreprise, les rapports de gestion constituent une bonne base pour fixer des objectifs et suivre leur réalisation. Il est particulièrement important de préparer des rapports de gestion dans les petites et moyennes entreprises qui ne conservent pas officiellement toutes les données. En effet, ce n'est que guidé par le reporting de gestion que vous pourrez évaluer la situation réelle de l'entreprise (voir aussi Deux principes pour travailler avec n'importe quel reporting).

Indicateurs clés de l’information financière

Les états financiers sont généralement préparés pour les grandes entreprises. Dans ce cas, ils sont guidés par les International Financial Reporting Standards (IFRS) ou la norme américaine GAAP. Pour les dirigeants de petites et moyennes entreprises, je recommande que les indicateurs décrits ci-dessous soient constitués au moins dans le cadre du reporting de gestion. Vous pouvez confier ce travail au directeur financier ou au chef comptable.

1. Rentabilité des ventes. C’est l’indicateur le plus important et c’est à cela que vous devez prêter attention en premier. Le retour sur ventes, c'est-à-dire le rapport entre le bénéfice net et le chiffre d'affaires, n'est jamais calculé sur la base des états financiers, mais plutôt d'un rapport financier. Si ce n'est pas le cas, vous devez alors analyser les rapports de gestion. Une augmentation du retour sur ventes est une bonne chose, mais une diminution indique des problèmes. Le taux de rendement est généralement déterminé par l'entreprise elle-même ; sa valeur dépend du secteur de marché, de la stratégie choisie et d'un certain nombre d'autres facteurs.

Une rentabilité élevée indique que l'entreprise peut investir beaucoup plus librement dans des projets à long terme et dépenser de l'argent pour le développement commercial et l'augmentation de sa compétitivité. Le succès doit être développé et consolidé. Si la rentabilité est faible, il est nécessaire de déterminer un ensemble de mesures visant soit à augmenter les ventes, soit à réduire les coûts. Ou efforcez-vous d’influencer à la fois les ventes et les coûts. Par exemple, vous pouvez réduire les investissements dans des projets à long terme et essayer de vous débarrasser des coûts hors production.

2. Fonds de roulement. Vous pouvez analyser le fonds de roulement à la fois sur la base des états financiers et comptables. Cependant, les conclusions seront différentes. L'information financière évalue la qualité de la gestion réelle du fonds de roulement. L'analyse comprend l'étude des indicateurs les plus courants :

rotation des stocks (reflète la rapidité des ventes des stocks, tandis qu'une rotation élevée des stocks augmente les exigences de stabilité des approvisionnements en matériaux et peut affecter la durabilité de l'entreprise) ;
rotation des comptes clients (indique le temps moyen nécessaire pour recouvrer cette dette ; par conséquent, une faible valeur du ratio peut indiquer des difficultés de recouvrement des fonds) ;
chiffre d'affaires des comptes créditeurs.

Les stocks et les comptes clients sont des fonds gelés dans les processus commerciaux actuels de l'entreprise. S'ils sont grands, l'entreprise deviendra inactive, rapportera de faibles bénéfices aux actionnaires et aura besoin d'emprunter. Mais d'un autre côté, une diminution des stocks peut compromettre la production ou le commerce, et des exigences strictes envers les débiteurs affecteront l'attractivité de votre entreprise auprès des clients potentiels. Chaque entreprise doit déterminer elle-même les valeurs optimales des indicateurs, et parmi les tâches de gestion financière qui devraient intéresser le Directeur Général, le suivi régulier du niveau du fonds de roulement n'occupera pas la moindre place.

Les comptes créditeurs, lorsqu’ils sont augmentés, peuvent constituer une source de financement gratuite. Mais, comme pour les comptes débiteurs, ils ne peuvent pas simplement être augmentés - cela affecterait la liquidité et la solvabilité de l'entreprise. Ici aussi, il convient de déterminer la valeur optimale à atteindre.

Une analyse des éléments du fonds de roulement à partir des états financiers (notamment la section II du bilan « Actifs courants ») vous montrera, par exemple, dans quelle mesure le flux documentaire est établi dans l'entreprise. Pour cela, comparez le chiffre d'affaires au bilan avec le chiffre d'affaires calculé selon le reporting financier ou de gestion, ainsi qu'avec vos valeurs optimales. Si les données divergent, cela signifie que tous les documents financiers ne parviennent pas au service comptable. De ce fait, des stocks, actifs et passifs inexistants commencent à s’accumuler dans les comptes comptables et, par conséquent, dans le bilan. Par exemple, certains coûts ont déjà été amortis en production, mais ils sont toujours répertoriés au bilan sous le poste « Stocks ». L'apparition de tels « déchets » indique également que votre entreprise encourt des risques fiscaux inutiles et ne profite pas des opportunités légales pour réduire les paiements d'impôts.

3. Actifs et passifs. Ces caractéristiques déterminent la situation financière de l’entreprise à long terme. Dans la gestion opérationnelle, les services financiers devraient surveiller ces indicateurs. Mais il est également utile que vous vous posiez périodiquement un certain nombre de questions dans ce domaine :

L'entreprise dispose-t-elle de suffisamment d'immobilisations ? Sont-ils maintenus à l'état neuf ? C'est relativement facile à vérifier. Les investissements annuels dans l'équipement et les transports ne devraient pas être inférieurs à la dépréciation des biens immobiliers (et en règle générale, 20 à 30 % de plus pour compenser l'inflation).
Quel est le passif total de l’entreprise ? Quelle proportion de passif ai-je dans l’actif de l’entreprise ? Dans quelle mesure le chiffre d’affaires annuel couvre-t-il les dettes ?
Quelle est la part de la dette portant intérêt (emprunts bancaires et autres obligations sur lesquels des intérêts strictement définis doivent être payés) ? Dans quelle mesure le bénéfice annuel couvre-t-il les paiements d’intérêts ?

Sinon, vous pouvez confier les états financiers au directeur financier pour analyse.

Rapports de gestion

Si l'information financière et comptable est construite selon des règles uniformes et couvre toutes les activités de l'entreprise, alors les rapports de gestion sont individuels et, en règle générale, axés sur des aspects individuels du travail. Parmi les rapports de gestion qu'étudie le Directeur Général, sont le plus souvent présents :

1. Rapport sur les indicateurs de production, c'est-à-dire les volumes physiques de travail. Le contenu de ce rapport varie considérablement selon le type d'entreprise. S'il s'agit d'une production industrielle, le rapport indique le nombre d'unités de biens produites et expédiées aux clients. Dans le domaine du trading, il peut s'agir soit de chiffres de ventes monétaires, soit de volumes de ventes physiques de produits clés. Dans le domaine des projets, un tel rapport peut être basé sur des calendriers de mise en œuvre des plans de travail.

2. Analyse de la structure des revenus et des coûts. Le rapport peut inclure le coût des produits vendus et la rentabilité de leurs ventes, ou ne refléter que la situation dans son ensemble. La tâche du directeur général, lorsqu'il étudie ces rapports, est de constater que les postes de coûts augmentent de manière déraisonnable et de découvrir également que l'entreprise commence à vendre à perte certains services ou produits. En conséquence, la structure des coûts est sélectionnée de manière à ce que, sur cette base, il soit possible de formuler facilement les tâches qui nécessitent des solutions. Une option très courante consiste à structurer tous les coûts à la fois par article et par lieu d'origine (divisions, succursales, etc.).

Mettons tout ce qui précède dans un plan unique, selon lequel le directeur général peut construire son travail avec le reporting. Vous pouvez personnaliser ce plan en fonction des spécificités de votre entreprise. Cependant, pour commencer, vous pouvez l’utiliser sans modifications (voir. tableau).

Tableau. Quels indicateurs de reporting le Directeur Général doit-il étudier ?

Nom de l'indicateur	commentaires
États financiers. Fourni par le directeur financier, mensuellement. Les changements de performance doivent être commentés par le CFO.
EBITDA (bénéfice net d'exploitation avant impôts sur les bénéfices, intérêts sur prêts et amortissements)	Il s'agit d'un indicateur de ce qu'est le résultat net des activités courantes. L'argent reçu peut être dépensé pour développer et maintenir le niveau actuel de l'entreprise. Si l'EBITDA chute, il y a une raison de penser à une réduction de l'activité ou à d'autres mesures anticrise. Un EBITDA négatif est le signe que la situation est très grave
Couverture totale de la dette (le rapport entre les entrées nettes de trésorerie et les paiements d’intérêts et de principal)	Cet indicateur doit être supérieur à 1. De plus, moins les revenus sont stables, plus les exigences de couverture sont élevées. Les valeurs extrêmes de l'échelle peuvent ressembler à ceci : pour une production durable, des valeurs supérieures à 1,1-1,2 sont acceptables ; pour les affaires de projet avec des flux de trésorerie instables, il est conseillé de maintenir une couverture supérieure à 2
Liquidité rapide (rapport actifs courants/passifs à court terme)	Une valeur inférieure à 1 est une raison pour étudier attentivement la situation et resserrer le contrôle du budget.
Période de rotation des stocks, en jours (rapport entre les stocks moyens et le volume des ventes)	Il est étudié principalement dans le commerce. La croissance de l'indicateur nécessite une discussion sur la situation de la politique d'achat
Rapports de gestion. Fourni par les chefs des domaines concernés sur une base mensuelle. Des indicateurs de rentabilité sont présentés par le Directeur Financier.
Volumes de ventes physiques	Les produits sont regroupés en catégories plus grandes - 3 à 10 articles. Les chefs de département doivent commenter les changements dans les ventes dans chaque catégorie si ce changement s'avère supérieur aux fluctuations normales des volumes.
La structure des coûts	Les coûts sont regroupés par source (achat de matériaux, achat de biens, loyers, salaires, taxes, etc.). Exigez une explication si les valeurs de certains éléments de coût diffèrent des valeurs habituelles.
Bénéfice net (bénéfice de gestion calculé en tenant compte de tous les revenus et dépenses réels de l'entreprise)	Il est nécessaire de déterminer le niveau de profit cible pour l’entreprise. Vous devez également comparer les indicateurs actuels avec les valeurs de la même période de l'année dernière.
Rendement des actifs (rapport entre le bénéfice net et le total moyen des actifs)	Reflète l'efficacité globale des actifs de l'entreprise et la capacité de l'entreprise à maintenir ses actifs. Des valeurs inférieures à 10 % pour les petites fouilles et inférieures à 5 % pour les grandes indiquent des problèmes.
États financiers. Présenté au directeur financier une fois par trimestre. Chaque valeur est accompagnée d'un indicateur similaire calculé à partir du reporting financier ou de gestion.
Taille des comptes clients	Les écarts par rapport au montant figurant dans les états financiers (de gestion) nécessitent des explications de la part du directeur financier et, si nécessaire, une mise en ordre dans la comptabilité.
Montant des comptes créditeurs	De même
Coût d'inventaire	De même
Ratio de capitaux propres et de capitaux d'emprunt	Pour les entreprises manufacturières et de services, cet indicateur doit être supérieur à 1. Dans le commerce, l'indicateur peut être inférieur à 1, mais plus il est bas, moins l'entreprise est stable.

L'entreprise vue par un prêteur ou un investisseur

Le dernier élément de l’analyse financière que vous pouvez effectuer consiste à évaluer l’entreprise du point de vue des actionnaires et des créanciers. Il est préférable de le faire sur la base des états financiers, puisque ce sont ces états que la banque utilisera. L'option d'évaluation la plus simple comprend :

calcul de la notation de crédit d’une entreprise selon la méthodologie d’une des banques ;
calcul de la valeur commerciale. Une façon de calculer consiste à comparer avec d’autres entreprises. Dans ce cas, un ou deux « facteurs de valeur » clés sont identifiés et leurs coefficients de marché sont calculés.

Calculer ces mesures à partir de zéro peut s’avérer peu pratique. Mais en les incluant dans l'ensemble des reporting standards fournis par les services financiers, vous aurez sous les yeux une bonne image, reflétant une vision stratégique de la situation de l'entreprise.

On sait qu'une entreprise travaillant avec une bonne banque ou un bon investisseur a souvent une situation financière stable. Cela est également dû au fait que ses activités sont régulièrement contrôlées, sur la base de données de reporting objectives, et que les écarts par rapport aux indicateurs recommandés provoquent une réaction sévère de la part de l'investisseur. N’importe quelle entreprise peut parvenir à un résultat similaire. Mais pour ce faire, vous devez plus souvent vous appuyer dans vos jugements et vos ordonnances sur les données issues des rapports financiers et de gestion.

Deux principes pour travailler avec n'importe quel reporting

1. Aucun rapport n’est parfait ou universel. Certains aspects se reflètent moins bien, d’autres mieux. Par conséquent, il est important de comprendre ce qui était le plus important dans la préparation du rapport que vous étudiez et de vous concentrer uniquement sur cela. En règle générale, à partir de chaque rapport, vous pourrez glaner deux ou trois indicateurs qui y sont reflétés le plus précisément, vous devrez donc inévitablement travailler avec différentes sources de données pour l'analyse.

2. Étudiez uniquement ce que vous pouvez contrôler. Si, sur la base d'un rapport, vous n'envisagez pas de fixer d'objectifs pour vos subordonnés, alors ce rapport peut être intéressant, mais il n'est pas directement lié à la gestion de l'entreprise. Il vaut mieux le mettre en arrière-plan. Les rapports qui peuvent être directement utilisés dans les objectifs stratégiques ou tactiques de l'entreprise et à partir desquels le degré de réalisation de ces objectifs peuvent être calculés sont d'une importance primordiale.