L'appel d'offres est une méthode conçue pour qu'une organisation ou un gouvernement spécifique sélectionne une entreprise ou un fournisseur sous-traitant pour atteindre certains objectifs commerciaux. Actuellement, de tels événements sont assez courants, car avec leur aide, vous pouvez trouver une solution adéquate pour effectuer n'importe quelle tâche, qu'il s'agisse de la production de produits, de la fourniture de services ou de la mise en œuvre des travaux nécessaires à l'entreprise. Les règles et procédures de conduite des appels d'offres sont devenues presque généralement acceptées, dont la mise en œuvre est exigée de chaque participant.
Pourquoi un appel d'offres est-il nécessaire ?
Il y a deux raisons pour lesquelles une entreprise décide d’organiser ce type d’événement :
Procédure d'appel d'offres : principales étapes
Cet événement devrait se dérouler en plusieurs étapes :
- Les employés autorisés de l'entreprise qui organise l'appel d'offres créent une liste de tâches qui doivent être accomplies après avoir sélectionné le gagnant pour la mise en œuvre de leur projet. En outre, le type d'entreprise participant à l'appel d'offres doit être établi. Il est également choisi comment se déroulera l'événement - sous la forme d'une vente aux enchères ou d'un concours.
- Rédiger un « brief ». Le dossier est une liste qui indique les exigences de base pour les entreprises participantes, ainsi que les objectifs poursuivis par l'organisateur du concours. Après sa création, l'employé responsable de ce document l'envoie aux candidats potentiels pour examen. Le dossier doit inclure les points clés suivants :
- activités de l'organisateur de l'appel d'offres ;
- les objectifs poursuivis par le client ;
- le résultat que l'entreprise attend du gagnant ;
- les exigences pour les candidats ;
- liste des documents requis pour demander la participation ;
- facteurs contribuant à déterminer le meilleur projet (critères d'évaluation);
- le temps et les délais impartis pour le concours.
- Détermination des participants. A ce stade, des invitations sont envoyées à toutes les entreprises répondantes pour participer à l'événement.
Si la forme de l'appel d'offres est un concours, il sera prévu d'examiner d'abord environ 5 à 10 projets de diverses organisations pour la première étape, puis de sélectionner les meilleurs candidats et de rechercher l'offre optimale parmi les entreprises restantes. Si l'appel d'offres se déroule sous forme d'enchères, environ 3 ou 4 entreprises participent généralement à la compétition.
Procédure de participation à l'appel d'offres
Comment sont sélectionnés les futurs participants à l’appel d’offres ? Conformément à un appel d'offres ouvert, le client sélectionne uniquement les entreprises qui peuvent répondre à toutes les exigences nécessaires et seront en mesure de remplir de manière adéquate les tâches d'organisateur du concours. Afin d'annoncer les futurs participants, des informations sur l'appel d'offres (notamment la liste des candidats) sont diffusées sur les communautés professionnelles, divers sites Internet spécialisés et autres médias. Les entreprises engagées dans des activités à l'échelle de l'État doivent respecter ces exigences.
Si un appel d'offres fermé est prévu, la tâche de sélection des participants incombe à la société organisatrice elle-même. De nombreux facteurs influencent cette décision. Le participant doit avoir une bonne réputation commerciale, une longue période de présence sur le marché de biens ou de services spécifiques, ainsi que l’expérience nécessaire dans les activités du client. Dans cette situation, les noms des organisations ne sont publiés nulle part.
- Clarification par les candidats sélectionnés sur leur participation. Pour ce faire, les entreprises doivent fournir à l'organisateur les informations nécessaires, qui doivent contenir des données sur la méthode, les outils et les moyens de résoudre le problème assigné au client. Lors de l'analyse des documents reçus, les meilleurs participants sont sélectionnés.
- Réalisation de présentations de projets. Lors de cette réunion, la question du choix du gagnant de l'appel d'offres est tranchée. Ici, l'entreprise participante doit présenter son produit ou service de manière à ce que le client soit convaincu que c'est l'entreprise qui est prête à effectuer le travail nécessaire et à lui fournir des résultats élevés. Cette étape implique des présentations par les cadres supérieurs de chaque organisation candidate.
- Effectuer la sélection finale. Conformément aux exigences existantes de l'organisateur et à la qualité du projet proposé par chacun des participants, le client décide de choisir une option spécifique. La sélection finale est effectuée lors d'une réunion des membres de la commission d'appel d'offres.
- Annonce des résultats du concours. Lors de la tenue d'appels d'offres dans la Fédération de Russie, il arrive souvent que les participants qui ne sont pas devenus gagnants reçoivent des informations sur la fin du concours après que l'entreprise gagnante a livré pendant un certain temps ou effectué les travaux nécessaires pour le client de l'appel d'offres. Dans ce cas, il est conseillé d'informer toutes les entreprises de la décision, soit en personne (événement fermé), soit par publication dans des sources officielles ou dans les médias.
Participation à l'appel d'offres : Vidéo
La procédure d'appel d'offres standard implique la tenue d'un appel à la concurrence. Le terme « appel d’offres » lui-même fait référence à un processus d’enchères inversées dans lequel il y a un acheteur pour un produit, un travail ou un service spécifique. Plusieurs vendeurs peuvent participer directement aux enchères.
La législation de la Fédération de Russie autorise le recours aux options d'appel d'offres suivantes :
- spécialisé fermé
- en deux étapes,
- demande de devis,
- achats auprès d’une seule source.
La principale méthode de passation des marchés publics est l'appel d'offres. Il s'agit d'une certaine manière de passer une commande pour la fourniture de biens, la réalisation de divers travaux ou la fourniture de services spécifiques. Tous ces travaux doivent être annoncés à l'avance, en tenant compte du dossier du concours, qui précise toutes les conditions, y compris les délais définitifs, fondés sur les principes de concurrence, d'efficacité et d'équité.
Tous les marchés publics sont rédigés et signés avec l'adjudicataire ou le soumissionnaire. Il doit répondre à toutes les exigences des documents du concours, qui contiennent des conditions optimales et acceptables.
Schéma de l'appel d'offres
C'est une procédure simple. Lors de l'enchère, le participant doit annoncer le prix de départ de l'objet et le montant de l'augmentation de prix. Lorsque les participants augmentent le prix de départ d'un objet, ils ne peuvent pas mettre un prix inférieur à celui indiqué par le participant. La personne qui propose le prix le plus élevé est annoncée avec l'aide d'un commissaire-priseur. Il doit annoncer à haute voix trois fois la dernière offre la plus élevée, et si pendant ce temps personne n'a proposé d'autres options, il annonce le gagnant. L'appel d'offres est considéré comme clos si au moins deux participants ont augmenté leur offre.
La procédure de passation de l'appel d'offres est effectuée conformément à la législation en vigueur de la Fédération de Russie. Elle peut être réalisée sous plusieurs formes de base. L’entière responsabilité de la candidature et de la sélection est assumée par un membre du comité d’appel d’offres du côté du client.
La procédure d'appel d'offres joue un rôle majeur dans les appels d'offres ouverts. Le nom de ce concours suggère que tout le monde peut postuler pour y participer.
La réception et le traitement des propositions reçues commencent dès la publication de la publication officielle imprimée. Il publie toutes les informations nécessaires sur le client, de brèves caractéristiques de l'objet du marché, une indication du lieu, ainsi que le délai de délivrance du dossier d'appel d'offres. La date et le lieu de divulgation de toutes les demandes peuvent également être indiqués. Toutes les propositions sont acceptées par écrit par une commission spécialement créée. Si nécessaire, les demandes peuvent être accompagnées de documents contenant des garanties bancaires.
La procédure de documentation préliminaire peut être nécessaire lorsqu'il est nécessaire de déterminer le niveau de conformité de tous les participants à l'appel d'offres aux exigences de qualification.
La participation à un appel d'offres implique de nombreuses difficultés et subtilités. Ceci doit être pris en compte lors du remplissage de la demande et du nécessaire. Vous devez comprendre les règles de base des appels d'offres et être un acteur expérimenté sur ce marché.
L’appel d’offres est une sélection concurrentielle d’un entrepreneur pour fournir des services, exécuter des travaux ou fournir des biens, conformément aux exigences et conditions du client et dans un délai précis.
Toute organisation peut participer à l'appel d'offres. Le client propose certains critères aux participants à l'appel d'offres. Ces informations sont fournies sous la forme d'un document qui contient les éléments suivants :
- dans quelles conditions les candidatures des participants sont-elles acceptées ?
- Quand le concours a-t-il lieu et les propositions examinées ?
- avec le gagnant de l'appel d'offres
- Existe-t-il une sécurité d'appel d'offres et sa taille ?
Tout le monde peut participer au concours. Pour ce faire, préparez les documents nécessaires, une proposition d'appel d'offres et remplissez une demande d'exécution de la commande.
Pour participer avec succès aux appels d'offres, vous devez suivre un certain nombre de règles :
- Il est nécessaire de respecter strictement toutes les règles et conditions du concours.
- Chaque candidat doit suivre strictement les exigences du client.
- La candidature soumise indique qu'après avoir gagné, le participant est prêt à remplir les termes du contrat.
- Une candidature bien rédigée est la première étape vers le succès, car... la présence d'une erreur peut entraîner le refus de l'accepter.
- La demande d'appel d'offres doit être soumise dans un délai clairement défini, faute de quoi le refus est garanti.
- Toute modification des candidatures, ainsi que l'annulation de l'offre, peuvent être effectuées avant la fin de la date limite de candidature.
- Les participants à la sélection supportent entièrement les frais liés au concours.
- informations classifiées qui ne sont pas soumises à divulgation, cela s'applique également aux informations relatives à l'examen des candidatures.
En outre, un certain nombre de lois fédérales réglementent les règles de base pour la conduite des appels d'offres. Les organisateurs et les participants aux compétitions sont tenus de respecter ces règles.
Instructions pour la participation aux appels d'offres
Les appels d'offres offrent aux petites entreprises la possibilité de s'exprimer et de recevoir des offres de coopération intéressantes. Et le client reçoit un grand nombre de candidatures d'entrepreneurs potentiels et peut choisir l'offre la plus avantageuse.
On distingue les types d'appels d'offres suivants :
- ouvrir
- fermé
- appels d'offres spécialisés avec participation limitée
- demande de devis
Appels d'offres ouverts
La principale caractéristique des appels d'offres ouverts est que n'importe quelle organisation peut participer au concours. Les informations sur ces enchères sont publiées dans le domaine public. En règle générale, ce type d'appel d'offres est utilisé pour les marchés publics. À condition que les appels d'offres soient librement accessibles, un très grand nombre de candidatures sont reçues, ce qui permet de choisir l'entreprise qui offre la coopération maximale.
Les demandes de participation au concours doivent être complétées et répondre aux exigences avancées par le client. Le paquet de documents préparé est envoyé par courrier recommandé ou remis en personne à l'adresse indiquée.
Vous ne pouvez soumettre votre candidature qu’une seule fois. Toutefois, les informations qui y sont contenues doivent rester confidentielles jusqu'au début des négociations. Le client fixe les délais après lesquels les plis contenant les candidatures sont ouverts et le contractant est sélectionné.
Appels d'offres clôturés
Si l'enchère est organisée sous forme d'appel d'offres fermé, seul un certain cercle de personnes invitées préalablement sélectionnées par l'organisateur de l'enchère peut y participer. Souvent, les gens participent à de telles enchères.
Lors de la première étape d'un appel d'offres fermé, une invitation à participer à l'appel d'offres est envoyée aux participants sélectionnés. Si le participant accepte une telle invitation, le client lui fournit le dossier d'appel d'offres. Après l’avoir reçu, le participant commence à préparer les documents nécessaires selon les exigences du client.
Si le client apporte des modifications aux exigences de l'appel d'offres, il doit en informer rapidement chaque soumissionnaire.
Une fois toutes les offres reçues, le client prend connaissance de leur contenu et sélectionne les offres les plus avantageuses. Un contrat est conclu avec l'entrepreneur retenu, après quoi les participants restants sont informés de la clôture de l'enchère.
Un concours fermé est organisé dans les cas où le client souhaite acheter des biens présentant des caractéristiques spécifiques, dont la fourniture est assurée par un petit nombre d'entreprises. Cet appel d'offres est également applicable pour de petits volumes d'achats.
Les enchères fermées comprennent :
- coûts financiers relativement faibles par rapport à un appel d'offres ouvert
- confidentialité absolue
- délais courts pour la sélection d'un artiste
Il convient de noter que la tenue d'un appel d'offres fermé doit être coordonnée avec les autorités gouvernementales.
Appels d'offres spécialisés à participation limitée
Un appel d'offres à participation limitée impose certaines exigences aux participants : disposer de certaines autorisations, appartenir à certains États, etc. De tels marchés sont applicables dans les cas où les travaux nécessitent une approche spécialisée et se caractérisent par certaines difficultés, et ils peuvent être proposés à un petit nombre de participants. Dans de tels appels d'offres, ainsi que dans un appel d'offres fermé, des participants présélectionnés invités participent au concours.
Demande de devis
Demander des devis implique de sélectionner un fournisseur pour acheter des produits présentant des caractéristiques similaires. Le but d'un tel appel d'offres est le prix le plus bas.
En organisant un appel d'offres, le client demande un prix pour un produit spécifique. Les fournisseurs indiquent dans l'offre le prix auquel ils sont prêts à fournir un produit spécifique. Le prix est annoncé une seule fois et ne peut être modifié.
Après avoir déterminé le meilleur prix, le client envoie une invitation au soumissionnaire retenu pour des négociations avec la poursuite de la signature du contrat. Si les négociations aboutissent, le client informe les fournisseurs restants ayant participé à l'appel d'offres de la clôture du concours.
Enchères électroniques
Lors de la réalisation d'enchères électroniques, les informations les concernant sont publiées sur des plateformes de négociation électronique. La principale exigence pour les participants réside dans ces plateformes. Les participants envoient des candidatures électroniques avec les documents nécessaires à la participation à l'appel d'offres à l'opérateur de la plateforme de trading. Il redirige à son tour les candidatures vers le client dans un délai d'un jour ouvrable à compter de la réception des documents.
Mythes dangereux
Il existe des mythes courants sur les appels d'offres dans le monde des affaires, à cause desquels de nombreuses entreprises perdent de l'argent parce que... ne risquez pas de participer à l'enchère. Les connaissant, il est plus facile de décider de participer ou non à l'appel d'offres et de calculer correctement votre force.
Le premier mythe est que tous les appels d’offres sont faits sur mesure. Il existe une opinion selon laquelle de nombreux clients passent leurs commandes par accord préalable. Après avoir reçu un pot-de-vin d'un fournisseur intéressé, le client annonce un appel d'offres, qui est essentiellement de nature formelle, car l'artiste est connu depuis longtemps et d'autres ne pourront pas remporter l'appel d'offres. Ce n'est pas tout à fait vrai. Bien qu'il existe encore un certain pourcentage d'offres achetées. Dans de tels cas, le client proposera des conditions et des exigences que seul un entrepreneur spécifique peut satisfaire. Par conséquent, avec une étude détaillée des exigences de la commande et d’autres documents, les offres personnalisées peuvent être facilement calculées. Il est nécessaire de porter une attention particulière au montant de la transaction. Le plus souvent, des commandes importantes de plusieurs millions de dollars sont payées.
L'opinion selon laquelle un appel d'offres est lancé pour les travaux terminés est le deuxième mythe répandu. Très souvent, il peut arriver que les travaux soient d'abord terminés, puis qu'un appel d'offres soit lancé. Pour éviter de vous retrouver dans de telles situations, étudiez attentivement les conditions proposées par le client. Et vous devez vous rappeler que la probabilité que des appels d'offres avec des commandes coûteuses aient été créées pour le travail effectué est très élevée.
Le troisième mythe est qu’elle ne peut pas participer avec succès aux appels d’offres. En d’autres termes, seules les grandes et célèbres entreprises remportent les appels d’offres. En participant à l'appel d'offres, le participant engage certaines dépenses financières. Mais si des commandes adaptées sont trouvées, ces frais seront remboursés. N'oubliez pas que plus l'ordre est sérieux, plus les exigences sont élevées envers les participants. Cependant, les représentants des petites entreprises peuvent participer avec succès à des appels d'offres portant sur de petits montants de commande ou à des concours électroniques.
Techniques psychologiques
Le chemin le plus sûr vers le succès est la communication avec les clients. Certaines techniques psychologiques doivent être utilisées pour participer et remporter des appels d'offres :
- Les joueurs expérimentés conseillent que la première chose dans une conversation avec un client est d'identifier son problème, de l'envisager sous différents points de vue et de proposer des solutions.
- Étudier les informations disponibles sur l’entreprise cliente. Parlez à ceux qui ont travaillé avec elle. Cela vous donnera l’occasion de comprendre les aspects importants pour le client. Ils valent également la peine d’être inclus dans votre demande d’appel d’offres.
- Fournissez au comité d’appel d’offres une liste de vos clients. Cela montrera votre compétence à résoudre tous les problèmes.
- La liste des réalisations vous caractérise le mieux en tant que spécialiste qualifié.
- De nombreux clients sont intéressés par les avantages que vous pouvez leur apporter et de quelle manière. Et alors seulement, ils prêtent attention au professionnalisme des affaires.
- Fournir des garanties. Cela montrera qu’on peut vous faire confiance.
- Participez plus souvent aux appels d'offres, et même si la chance n'est pas toujours de votre côté, n'abandonnez pas. Vous devez croire au succès et alors tout ira bien.
Il existe différents types d'appels d'offres, et chacun d'eux a ses propres règles et nuances. Ayant compris les règles de base des appels d'offres, toute entreprise sera en mesure de répondre correctement et correctement aux exigences des clients.
Pour participer avec succès à tout appel d'offres, évaluez sobrement vos capacités financières. N'oubliez pas que votre demande de participation au concours doit être correctement complétée. dans votre candidature attirera l’attention du client sur vous en tant qu’entrepreneur fiable. Et surtout, plus vous participez souvent aux appels d'offres, plus vous acquerrez d'expérience, ce qui signifie que vos chances de remporter un appel d'offres ne feront qu'augmenter.
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Organisation et conduite des procédures d'appel d'offres
1.Gestion de l'appel d'offres et caractéristiques des principales étapes 2.dossier d'appel d'offres .Évaluation des propositions d'appel d'offres .Commerce électronique 1. Gestion de l'appel d'offres et caractéristiques des principales étapes Dans la plupart des instructions et documents normatifs, la portée de la procédure d'appel d'offres est limitée aux travaux depuis l'annonce des offres jusqu'à leur achèvement, c'est-à-dire identifier le gagnant. Il est impossible d'assurer l'efficacité du processus d'appel d'offres uniquement par l'utilisation correcte des procédures ; un travail préparatoire minutieux pour leur organisation et leur mise en œuvre est nécessaire, ainsi qu'une analyse des résultats de chaque appel d'offres lancé. Conformément à cela, il est conseillé de considérer l'ensemble du processus de passation de marchés comme composé de trois étapes : −préparatoire; −appel d'offres direct ; −résumer. Chacun d'eux a ses propres buts et objectifs et comprend certaines activités. Il n’existe pas de schéma organisationnel universel pour la préparation et la conduite des appels d’offres. Par conséquent, pour chaque appel d'offres, son propre concept et son propre appareil de gestion sont formés et un schéma et un plan de mise en œuvre spécifiques sont élaborés. L'ensemble du processus d'appel d'offres peut être divisé en plusieurs étapes principales intégrées : Préparation des offres. Les initiateurs des appels d'offres sont généralement les gouvernements et les agences gouvernementales sectorielles, les municipalités et les entreprises privées. Les organismes impliqués dans la préparation directe et la conduite des appels d'offres sont les comités d'appel d'offres. Les comités comprennent des représentants des ministères et départements intéressés, ainsi que des experts indépendants. Plus la commande mise aux enchères est importante, plus le statut du comité d'appel d'offres et de ses membres est élevé. Le comité d'appel d'offres, conformément à la législation nationale, décide du type d'appel d'offres, des modalités et conditions de son déroulement, élabore le dossier d'appel d'offres, si nécessaire, détermine la procédure de présélection et publie les annonces d'appels d'offres dans les médias. Les avis d'appel d'offres sont publiés dans les principaux médias du pays (journaux, bulletins d'information, magazines) et informent toutes les entreprises susceptibles de participer au concours. Il est recommandé d'utiliser au moins une publication ayant une large diffusion internationale. Pour attirer des participants étrangers, les organisateurs peuvent envoyer des informations sur les enchères aux missions commerciales étrangères et aux chambres de commerce, aux médias étrangers et aux systèmes électroniques d'échange de données. Les informations sur les appels d'offres cachetés et les invitations à y participer ne sont adressées qu'à certaines entreprises et ne paraissent pas dans la presse. Le principe de base du transfert d’informations est que tous les participants doivent recevoir les mêmes informations. Selon les normes de l'OMC, l'intervalle de temps entre la date de publication de l'annonce et la date limite d'acceptation des candidatures des participants peut varier, mais pas moins de 30 jours. Qualification préliminaire des participants. La sélection des participants peut être effectuée sur la base de listes de qualification permanentes tenues par les autorités gouvernementales compétentes, ou d'une procédure de qualification effectuée immédiatement avant une vente aux enchères spécifique. Dans tous ces cas, l’accès aux qualifications devrait être ouvert à tous. Le but de la qualification est de restreindre le cercle des candidats, ne laissant que des entreprises jouissant d'une solide réputation et d'une situation financière stable, dotées de certaines capacités de production, d'un personnel qualifié et des compétences techniques nécessaires. Ce sont généralement les principaux critères de sélection. La sélection vous permet d'économiser du temps et de l'argent en n'envisageant pas ultérieurement les propositions possibles d'un nombre important de sociétés qui pourraient ne pas être en mesure de fournir une exécution de haute qualité de l'ordre. Les entreprises souhaitant être préqualifiées sont informées des critères de sélection et reçoivent un questionnaire. Les candidats peuvent être invités à fournir des informations sur : la gestion de l'entreprise ou de la société ; sa structure (type, chiffre d'affaires, nombre d'employés, superficie des locaux, année d'immatriculation, copies certifiées conformes de la charte et du règlement intérieur) ; situation financière (bilans certifiés, noms des banques de service et des cabinets d'audit, etc.) ; des installations de production; projets déjà mis en œuvre, etc. Il est significatif que des examens détaillés de la part d'autres clients sur des installations déjà construites puissent être nécessaires. Sur la base des résultats de la sélection de qualification, les entreprises qui ne répondent pas aux critères de sélection annoncés, qui n'ont pas soumis tous les documents nécessaires ou qui ont fourni de fausses informations les concernant ne sont pas autorisées à soumissionner. Préparation et présentation des propositions par les soumissionnaires. Après avoir reçu le dossier d'appel d'offres, l'entrepreneur ou le fournisseur étudie attentivement l'étendue des travaux ou des fournitures, les caractéristiques techniques et économiques des marchandises, évalue ses propres capacités et prend des décisions sur l'opportunité de préparer une proposition et de participer à l'appel d'offres. Une évaluation critique de ses propres capacités est importante, car la préparation d'une proposition pour une commande complexe est un processus plutôt laborieux et coûteux qui ne garantit pas du tout la victoire automatique dans l'appel d'offres. La proposition d'appel d'offres d'un participant se compose généralement de deux sections principales : technique et commerciale, chacune étant divisée en deux sous-sections : une déclaration et une liste de désaccords. La partie constatante décrit les marchandises, les termes du contrat qui répondent aux exigences des organisateurs, ou confirme simplement l'acceptation des conditions du client. La liste des écarts contient d'autres options et leur justification. Ainsi, si différents équipements, différentes technologies, etc. sont proposés, alors les avantages qui peuvent attirer le client (nouveauté, efficacité, rentabilité, prix inférieur, etc.) doivent être déterminés. Cette structure de la proposition (la partie énonçante et la liste des écarts) permettra aux organisateurs d'enchères de l'étudier et de l'évaluer plus rapidement et plus efficacement. La proposition doit être soumise dans un délai précis ; les propositions reçues après la date fixée ne seront pas prises en considération. Il est toutefois possible pour les participants de présenter une demande motivée de prolongation du délai de soumission des propositions. Les organisateurs d'appels d'offres intéressés à élaborer soigneusement des propositions pour des commandes complexes peuvent les satisfaire ; la probabilité de prolonger le délai augmente considérablement lorsque de telles demandes émanent de plusieurs participants. Parallèlement à la soumission de la proposition, le participant doit fournir certaines garanties garantissant son irrévocabilité pendant la période indiquée. Les entreprises privées exigent généralement un dépôt en garantie ; les organismes gouvernementaux exigent une garantie d'une banque ou d'une compagnie d'assurance. Il est parfois possible d'utiliser des lettres de crédit stand-by, des chèques, des lettres de change et des garanties. Le montant de la caution est de 3 à 5 % du coût estimé de la commande (dans les cas où le prix est proposé par le demandeur, la caution est versée sous la forme d'un montant fermement fixé, le même pour tous les participants, afin de éviter de divulguer le prix de l’offre). En cas de retrait anticipé de l'offre, l'enchérisseur perd sa garantie. Il est toutefois permis d'apporter des modifications aux propositions déjà soumises ou de les retirer sans perte de sécurité, avant l'expiration du délai de soumission des propositions, c'est-à-dire avant l'expiration du délai de soumission des propositions. avant de les ouvrir et de les examiner. Évaluation des propositions et attribution du contrat. Toutes les propositions soumises sont ouvertes lors d'une cérémonie spéciale, qui se déroule en présence des membres du comité d'appel d'offres à une heure et un lieu désignés par les organisateurs. Selon l'accord de l'OMC, l'ouverture des propositions est possible en présence d'un témoin indépendant et désintéressé. Cette approche peut être utilisée lors de la conduite d'appels d'offres secrets, lorsque les représentants des entreprises ne sont pas invités à une réunion du comité d'appel d'offres et que les candidats ne sont pas informés de la composition des participants et des prix des concurrents. Dès l’ouverture des propositions, le processus d’examen et d’évaluation commence. Cela prend un certain temps. Lors de la tenue d'enchères ouvertes pour de petites quantités de marchandises, il est possible d'étudier rapidement les propositions reçues et d'identifier le gagnant le jour de l'ouverture des enveloppes. Cependant, dans la plupart des cas, cela est impossible, car il est nécessaire d'étudier un grand nombre de documents, de spécifications, d'évaluer et de comparer divers critères avec la participation de groupes d'experts spéciaux. Pour les commandes importantes, ce délai peut être de 3 à 4 et dans certains cas jusqu'à 10 mois. Au cours du processus d'évaluation, toutes les propositions sont classées. Les propositions obtenant les notes les plus élevées sont considérées comme les plus acceptables. L'entreprise qui l'a soumis remporte l'enchère. Dans un certain nombre de pays, la décision du comité d'appel d'offres a le caractère d'une attribution préliminaire, puisqu'elle est soumise à l'approbation des autorités gouvernementales et n'entre en vigueur qu'après cela. La conclusion de la transaction entre les organisateurs et l'entreprise retenue s'effectue sous la forme prévue dans le dossier d'appel d'offres : soit par l'acceptation de l'offre du soumissionnaire, soit par la signature d'un contrat formel. La signature d'un contrat peut être précédée d'un processus de négociations au cours duquel les positions des parties sont clarifiées et convenues. Dans le cas où l'entreprise gagnante n'est pas en mesure de conclure un contrat avec les organisateurs de la vente aux enchères, elle a le droit d'utiliser l'offre de l'entreprise classée deuxième. L'enchérisseur retenu devra fournir certaines garanties pour garantir l'exécution de la commande. Le montant de l'acompte ou de la garantie est en moyenne de 5 à 10 % de la valeur de la commande. dossier d'appel d'offres Le dossier d'appel d'offres (dossier d'appel d'offres) est un ensemble de documents contenant des informations permettant au soumissionnaire de prendre une décision sur la participation à l'appel d'offres et de préparer des propositions d'appel d'offres (offres) pour la fourniture de biens, de travaux, de prestations de services conformément aux exigences de l'acheteur, ainsi que les règles et procédures de conduite de l'offre. Documents de participation aux appels d'offresgénéralement divisé en parties : 3)critères d'évaluation des propositions et conditions de transfert de la commande au gagnant. Les critères d'attribution du contrat peuvent inclure : - le prix le plus bas ; -économiquement l’offre la plus avantageuse. Dans le second cas, outre le prix, les critères peuvent inclure la qualité, la fiabilité, la durabilité, les caractéristiques esthétiques et fonctionnelles. Tous les critères, leur ordre et leur importance doivent être reflétés dans le dossier d'appel d'offres. Dans le cas contraire, il (le critère) ne pourra être pris en compte lors de la synthèse des résultats du concours. Si un critère n'est pas précisé dans le dossier d'appel d'offres, lors de la synthèse des résultats, le premier est automatiquement accepté : le prix le plus bas. 4)des instructions détaillées au soumissionnaire sur la manière de soumettre sa proposition. Le but des instructions est d'établir les règles du concours, de faciliter le processus de préparation des propositions par les fournisseurs et de résumer les résultats de la commission d'appel d'offres (d'évaluation). En règle générale, les instructions contiennent les informations suivantes : coordonnées du client, formulaires de proposition et garanties de proposition, exigences de qualification pour le candidat. Fournit les noms et adresses des personnes à contacter si nécessaire, ainsi que toute autre information qui, de l'avis du client, pourrait être nécessaire lors du processus d'appel d'offres. La composition spécifique du dossier d'appel d'offres et son volume dépendent directement de l'objet de l'offre. Ainsi, pour la fourniture de biens, le dossier d'appel d'offres peut être présenté avec plusieurs instructions. Quant à l'ouvrage, son volume peut atteindre des centaines et des milliers de pages. 5)l'appel d'offres est inclus dans le dossier d'appel d'offres et doit contenir les informations suivantes : § nom et adresse de l'acheteur (client gouvernemental), numéro d'offre ; § source de financement; § nature, quantité des marchandises fournies, travail effectué ; § heure et lieu de livraison des marchandises ; § les critères et procédures qui seront utilisés pour évaluer les qualifications du candidat ; § procédure, calendrier et lieu de réception du dossier d'appel d'offres ; § le mode de transfert, le prix du dossier d'appel d'offres et les modalités de retrait ; § la ou les devises des transactions commerciales, ainsi que la devise de paiement du prix convenu dans le cadre du contrat d'achat, puisque des enchérisseurs de différents pays participent à l'enchère ; § lieu, jour et heure de soumission de l'offre ; § demande de préférence. Les publicités imprimées peuvent ne pas être aussi détaillées, mais doivent inclure suffisamment d'informations pour que le fournisseur puisse décider de soumissionner ou non. En réponse à l'invitation, les fournisseurs achètent les documents d'appel d'offres. On peut citer 4 points que l'on retrouve souvent dans les appels d'offres. 1).L'invitation indique que le client n'est pas obligé d'accepter l'offre la moins chère ni aucune offre du tout, mais même en l'absence de cette clause, le client n'est pas obligé de le faire. ).Le client peut se réserver le droit d'expliquer l'essence de la proposition aux participants. Ce principe est décrit comme suit dans les directives de la Banque mondiale : L'Employeur demandera à tout soumissionnaire des éclaircissements sur ses propositions, mais ne sera pas obligé de demander ou d'autoriser un changement dans la nature de cette proposition après le début de l'appel d'offres. 3).Si la préférence doit être accordée à certaines propositions pour des raisons non commerciales, telles que des considérations locales, politiques ou régionales, cela doit être clairement indiqué dans l'invitation. 4).L'invitation doit indiquer que le client a le droit de ne pas conclure le contrat s'il est prouvé que l'entrepreneur ou l'un de ses employés est impliqué dans toute forme de pot-de-vin ou de corruption en relation avec le contrat. Un dossier d'appel d'offres mal rédigé en tant que document réglementant les droits et obligations du client et de l'entrepreneur peut conduire à de nombreux malentendus, litiges et conflits pendant et après l'appel d'offres. Un ensemble de documents d'appel d'offres est vendu aux soumissionnaires ; son prix est généralement fixé sur la base des coûts réels de production du dossier d'appel d'offres. Dans le même temps, dans la pratique mondiale, il existe assez souvent des cas de transfert de documents d'appel d'offres sans frais. Fournir des documents d'appel d'offres gratuitement ou pour une somme modique peut augmenter considérablement le nombre de petites entreprises participantes, mais décourage les grandes organisations. D’un autre côté, les frais élevés liés aux documents d’appel d’offres empêchent les petites entreprises de participer aux appels d’offres. 3. Évaluation des propositions d'appel d'offres appel d'offres international L'évaluation des offres et la sélection du gagnant constituent l'étape la plus importante et la plus responsable du processus d'appel d'offres. Ce n'est pas toujours le plus laborieux, mais toujours l'un des plus « dangereux » en termes de conséquences possibles. La sélection d'un fournisseur et l'attribution d'un contrat peuvent intervenir immédiatement après l'ouverture et l'annonce des propositions reçues dans les cas où il s'agit de sélectionner la proposition présentant les prix les plus bas dans d'autres conditions similaires de propositions concurrentielles. Pour de nombreux pays en développement, le montant, la durée, le coût et les conditions de remboursement du prêt sont parfois des facteurs décisifs lors du choix d’un fournisseur. L'évaluation et la comparaison des offres acceptées sont effectuées en stricte conformité avec les procédures formulées dans le dossier d'appel d'offres ; l'appel d'offres peut être ouvert ou fermé, selon le type d'appel d'offres annoncé. Il existe les étapes suivantes pour évaluer les propositions : § les offres commerciales tardives et non étayées par la preuve des intentions sérieuses du soumissionnaire et attestant qu'il ne retirera pas son offre lors de l'évaluation sont automatiquement rejetées en premier ; § les propositions restantes sont vérifiées pour l'exactitude de l'exécution, l'exhaustivité de la documentation soumise (par exemple, la présence de garanties d'obligation), les erreurs arithmétiques et le respect des exigences du dossier d'appel d'offres et des spécifications techniques, le respect des délais de livraison et des échéanciers de paiement , disponibilité des pièces de rechange et du service après-vente, caractéristiques de performance et productivité de l'équipement. Une candidature est reconnue comme répondant aux exigences du concours si ses dispositions sont conformes à tous les concepts et conditions du dossier du concours et ne présentent pas d'écarts significatifs. § ensuite, un processus d'évaluation est effectué, qui consiste à classer les propositions soumises selon leur degré d'attractivité pour le client. Cela permet non seulement de déterminer le gagnant, mais aussi de réserver des fournisseurs au cas où le gagnant refuserait de conclure un contrat. Dans les concours simples, les méthodes de notation les plus simples pour l'évaluation par des experts des candidatures compétitives sont traditionnellement utilisées avec succès. Pour des compétitions complexes, notamment dans le domaine de l'achat de produits innovants, de produits achetés dans l'intérêt de la sécurité nationale et de la défense, de tels fonds ne suffiront pas ; des méthodes multifactorielles sont nécessaires. Les organisateurs auront besoin de leurs propres spécialistes ou de spécialistes externes en technologies de l'information et d'analyse pour l'évaluation experte de produits complexes. Méthode ponctuelle.Lors de l'application de la méthode de notation, les critères évalués sont sélectionnés (prix, qualification, échéancier de paiement, performances des équipements, etc.), leur importance est déterminée - poids relatifs (par exemple, prix - 0,9, qualification - 0,1), puis une évaluation est effectué selon des critères sélectionnés et une sommation pondérée. Cette méthode est assez simple à utiliser, mais elle ne peut être utilisée que lors de l'achat de produits présentant des caractéristiques relativement faciles à formaliser et disposant d'une offre de marché établie. Bij = 1 + [(Nij - Nkhudj) / (Nrayj - Nkhudj) ] * (Bmax - Bmin) (2.1)
Bij- score du j-ème indicateur pour le i-ème fournisseur ; valeur du j-ème indicateur du 1er fournisseur en unités naturelles de mesure ; rayj- la meilleure valeur du j-ème indicateur parmi toutes les propositions (en unités naturelles) ; Nhoodj -la pire valeur du j-ème indicateur parmi toutes les propositions (en unités naturelles) ; Bmax- score maximum (généralement 10) ; Bmin- score minimum (généralement 0 ou 1). Généralement, une échelle de dix points est utilisée. La meilleure proposition selon le critère analysé reçoit 10 points, la pire - 0. La proposition qui a reçu la note d'évaluation totale la plus élevée est reconnue comme la meilleure. Par exemple CritèresFournisseur 1Fournisseur 2Fournisseur 3Fournisseur 4Prix (millions de roubles)1,51,41 061,15 Pour le fournisseur 1, qui a proposé le prix maximum, la note minimale est de 1, pour la meilleure offre (fournisseur 3) - 10. Pour la note du fournisseur en 2 points : B 2 = 1 + [ (1,4 - 1,5)/(1,06 - 1,5)] * (10 - 1) = 3,045 Pour la note du fournisseur 4 points : B 4 = 1 + [(1,15-1,5) (1,06-1,5)] * (10-1) = 8,159 Critères Fournisseur 1 Fournisseur 2 Fournisseur 3 Fournisseur 4 En points 13.045 108.159 Il est très important que les critères utilisés dans une telle approche soient faciles à formaliser et indépendants les uns des autres. Le non-respect de cette dernière entraîne une augmentation injustifiée de l'importance de l'un ou l'autre paramètre des propositions évaluées. prix de la demande, conditions de paiement ; durée de validité du prix déclaré pour le concours ; conditions d'ajustement des prix; les coûts d'exploitation, d'entretien et de réparation associés aux biens achetés ; délai de livraison des marchandises ; caractéristiques fonctionnelles des marchandises fournies ; formulaires, procédure de paiement; conditions d'octroi des garanties sur les marchandises. En principe, la méthode de notation peut être appliquée à un plus large éventail de marchés publics. Pour ce faire, il faut le modifier légèrement. Modification de la méthode de notation.Tous les critères utilisés doivent être divisés en deux catégories : critiques (obligatoires) et non critiques (souhaitables). En l'absence d'informations ou d'écarts significatifs par rapport aux exigences du dossier d'appel d'offres concernant les critères non critiques, un examen plus approfondi de la proposition (avec une augmentation correspondante de sa valeur estimée) est possible. Si des informations manquent ou ne répondent pas aux exigences d'un critère critique, la proposition doit être clairement rejetée. Ainsi, il est possible d'atténuer les conséquences d'un éventuel effet de compensation, lorsqu'une proposition insatisfaisante selon un certain nombre de critères importants s'avère gagnante dans l'évaluation globale en raison des valeurs gonflées des critères secondaires. Cette technique peut être utilisée même dans les cas où le système de critères n’est pas clairement établi au départ. Ainsi, l'algorithme des actions lors de l'utilisation de la méthode des points modifiés est le suivant. Méthode de notation modifiée : 1.Détermination des critères (exigences) à évaluer. 1.Les exigences relatives aux produits achetés (travaux, services) sont déterminées. 2.Sur la base de ces exigences, une liste de critères évalués est formulée. .Déterminer l'importance des critères. 1.Il est déterminé quels critères formulés ci-dessus sont obligatoires et lesquels sont souhaitables. 2.L'importance (poids spécifique) de chaque critère est déterminée (le poids de chaque critère est évalué par un expert sur la base des résultats de recherche obtenus lors de la première étape, ou de normes (normes, le cas échéant). .Évaluation des propositions. 1.La conformité des propositions aux critères obligatoires est vérifiée. En cas de divergence, la proposition est rejetée sans autre examen (chaque critère est évalué sur une échelle de 10 points. Une note inférieure à 5 points n'est pas satisfaisante.). 2.Chacune des propositions restantes est évaluée (notes de 1 à 10 pour chacun des critères évalués). 3.Une sommation pondérée est effectuée. .Détermination du gagnant. 1.Si toutes les propositions ne répondent pas aux critères obligatoires, il est nécessaire de revoir le système de critères et de revenir au point 2 ou de rejeter toutes les propositions. 2.Les propositions sont classées en fonction des résultats de l'évaluation. 3.La fiabilité des informations sur la meilleure offre est analysée - dans quelle mesure les indicateurs formels correspondent aux capacités réelles du candidat. Si le niveau de confiance est faible, notamment pour les critères obligatoires, la proposition est rejetée et la priorité suivante est prise en compte (procédure de post-qualification). La proposition formellement gagnante suite à la notation ne répond pas toujours aux intérêts du client. La victoire d'une proposition objectivement plus faible est tout à fait possible, par exemple, si le participant au concours connaît les critères et les pondérations utilisés dans l'évaluation et, par conséquent, les spécialistes hautement qualifiés qui préparent la proposition concurrentielle. Par exemple, sachant lesquels des critères évalués sont les plus significatifs, les participants peuvent gonfler artificiellement les paramètres correspondants dans la proposition concurrentielle. Dans ce cas, les intérêts du client peuvent être « protégés » méthode note douce, selon lesquelles les propositions sont classées à l'aide d'un score, puis parmi les meilleures (disons trois) propositions, la commission sélectionne le gagnant sur la base de l'expertise de ses membres. Dans les cas où les critères évalués sont difficiles à formaliser (par exemple, les qualifications du personnel du fournisseur), méthode de notation experte, selon lequel des critères facilement formalisables (prix, indicateurs financiers, etc.) sont évalués de la même manière que la méthode de notation, et le reste est déterminé en points par des experts. Cette méthode est moins « transparente » que celles évoquées ci-dessus ; de plus, une évaluation numérique adéquate des paramètres des propositions concurrentielles dans le cadre du critère approuvé peut parfois être assez difficile. D’autres méthodes d’évaluation plus complexes peuvent également être utilisées, telles que analyse hiérarchique, cependant, ils sont utilisés pour les marchés publics complexes. Au stade de l'évaluation, les contacts des participants au concours avec son organisateur ne sont autorisés que dans les cas où ce dernier demande des éclaircissements sur un point particulier de la proposition du concours. À mesure que la situation économique des pays évolue, les approches visant à déterminer le gagnant changent également. A ce stade, une procédure peut être menée pour évaluer les qualifications du fournisseur - les capacités techniques et financières pour remplir ses obligations dans les délais. Si l'acheteur constate que le moins-disant n'est pas en mesure de remplir ses obligations contractuelles, l'offre est rejetée. La sélection finale du gagnant est effectuée à la suite d'une évaluation objective des propositions commerciales reçues et de leur comparaison technique et commerciale. Cela prend en compte des points tels que la capacité du fournisseur à réparer et entretenir les produits fournis, à fournir des conseils techniques, son emplacement, son expérience, sa réputation, etc. En conséquence, un rapport d'évaluation est établi, sur la base duquel des recommandations pour l'attribution du marché sont formulées. Commerce électronique Le commerce électronique présente des avantages évidents. Tout d'abord, la publication sur Internet d'informations complètes sur les appels d'offres en cours et leurs résultats rend ce secteur le plus important de l'activité étatique ouvert à tous les citoyens du pays. L'accès à Internet permet d'attirer un large éventail de fournisseurs aux concours. L'informatisation augmente l'efficacité et la fiabilité de toutes les étapes de la compétition. En particulier, les procédures d'obtention du dossier de concours, de dépôt et d'acceptation d'une candidature au concours, de soumission de questions de clarification à la commission du concours et de réception des réponses à celles-ci sont considérablement réduites en coûts, accélérées et simplifiées. La prise en compte de l'aspect technique de la création d'un système de trading électronique intéresse plutôt les programmeurs. Pour nous, les aspects organisationnels et juridiques de cette problématique sont importants. Par conséquent, nous examinerons étape par étape les possibilités d'utilisation des technologies de l'information dans le processus de préparation et d'organisation du concours. .Préparation du dossier d'appel d'offres. Il est possible d'utiliser un ensemble standard de documentation, qui peut être modifié en remplissant des formulaires électroniques pour l'adapter au marché en cours. La coordination de la documentation peut également se faire par voie électronique. Le degré d'automatisation varie. Par exemple, lors de l'élaboration de spécifications techniques, les données d'une base de connaissances marketing, divers classificateurs, etc. peuvent être utilisées. La présence de systèmes de vérification automatique réduira au minimum la possibilité d'erreurs. Par exemple, le programme vous avertira si le délai entre la publication d'une annonce et la fin de l'acceptation des propositions est inférieur à 45 jours (pour les marchés publics) ou 30 jours (pour les appels d'offres pour les structures commerciales). Il n'y a pas de problèmes particuliers pour automatiser cette étape. Bien que la préparation d'une base de données de packages de documentation concurrentielle standard, de recherches marketing, etc. soit une tâche très gourmande en ressources. . Appel d'offres. Une invitation préparée dans le cadre du dossier d'appel d'offres est automatiquement envoyée aux parties intéressées, principalement aux abonnés des listes de diffusion et aux adresses des fournisseurs potentiels, ainsi qu'aux publications d'information spécialisées. Cette étape est relativement facile à automatiser. Il est toutefois important de ne pas enfreindre les exigences légales. Ainsi, en matière de marchés publics, les informations ne peuvent être envoyées aux parties intéressées qu'après leur publication au journal officiel. Dans le cas contraire, le déroulement du concours pourrait être contesté par d'autres fournisseurs, dont le droit à l'accès simultané à l'information serait violé (même si, comme le montre la pratique de l'arbitrage, cela ne suffit toujours pas à annuler les résultats du concours). Fournir le dossier d'appel d'offres. Les documents d’appel d’offres peuvent être envoyés par voie électronique. Parallèlement, tous ses destinataires doivent s’inscrire afin d’avoir accès aux éventuelles modifications et ajouts, ainsi qu’aux réponses de l’organisateur du concours aux questions des participants. Il n'y a pas de difficultés particulières à cette étape. Il est toutefois nécessaire de garantir que les fournisseurs qui n'utilisent pas Internet puissent participer au concours. Soumission de propositions. Les propositions peuvent être soumises en remplissant des formulaires électroniques. Cela vous permettra d'éviter d'éventuelles erreurs et de faciliter certaines actions de routine, par exemple le calcul du coût total d'une proposition concurrentielle. Les principaux problèmes de l'automatisation de cette étape d'enchère sont l'identification des utilisateurs, le maintien de la confidentialité nécessaire (assurée par les systèmes cryptographiques) et, enfin, la confération d'une force juridique au document électronique (également assurée par l'utilisation d'une signature électronique). Un problème distinct est créé en fournissant une garantie pour l'offre (par exemple, une garantie bancaire), mais il ne fait pas partie des problèmes insolubles. Comme à l'étape précédente, la question de la réception des propositions sous la forme traditionnelle devrait être résolue - tous les participants ne sont pas encore prêts à utiliser les systèmes électroniques. Évaluation des propositions. Les systèmes d'aide à la décision aident à résoudre ce problème. Ils peuvent mettre en œuvre diverses méthodes d’évaluation, mais ces systèmes ne sont qu’un outil pour le travail de l’expert. La détermination automatique du gagnant n'est autorisée que lors de l'achat de produits standards. En plus de la mise en œuvre des composants de négociation électronique, des modules devraient être développés : comptabilité contractuelle, budget, etc. Ainsi, sur le plan organisationnel et technique, la création d'un système électronique de passation des marchés est actuellement tout à fait possible. Par ailleurs, un certain nombre de projets sont déjà en cours, mettant en œuvre l'idée d'organiser des concours électroniques à un degré ou à un autre. Concours électroniques anonymes. Ce n'est un secret pour personne que le niveau de prix et la qualité des produits proposés par le fournisseur sont souvent influencés par les informations sur l'entreprise (ministère, département, organisation) qui achète et sur les concurrents qui participent au concours. Par exemple, lors d'achats auprès de grandes entreprises, les prix proposés par les fournisseurs sont souvent quelque peu gonflés (« ils sont riches - ils peuvent se le permettre et payer un peu trop cher »). Pour éliminer l'impact négatif de ce facteur, certains appels d'offres électroniques sont menés en mode anonyme, lorsque le fournisseur a accès à toutes les informations fournies dans de tels cas, à l'exception des données sur le client, publiant ainsi une invitation « anonyme » à participer à l'appel d'offres. concours. Bien entendu, dans certains cas, en fonction des spécificités de l'achat, il est possible de comprendre qui se cache derrière. Mais le plus souvent, le client peut conserver son anonymat jusqu’à la fin de la procédure de concours. La seule information dont dispose le fournisseur à partir des informations sur les concurrents est le nombre total d'invitations consultées ou de candidatures soumises, ce qui ne permet pas au fournisseur de prédire le coût de ses propositions. Il convient de noter que l’effet de l’achat de l’anonymat peut être complètement différent. Dans certains cas, le fournisseur n'offrira pas du tout de biens ou de services à une personne inconnue ou augmentera le coût de l'offre pour compenser les risques possibles.
