Lors de l'embauche ou du transfert d'un employé vers un autre service, il est souvent nécessaire d'organiser la fourniture en temps opportun des ressources nécessaires à l'exécution des tâches.
Ce qui est important ici, c'est à la fois l'efficacité de la fourniture des ressources et la question de sécurité qui se pose lors de la répartition des droits sur diverses ressources. L'historique des changements dans les ressources fournies à l'employé est également important.
Si on y réfléchit, il existe pas mal de ressources et elles peuvent être regroupées selon certains critères :
- Les ressources partagées de l'entreprise sont les mêmes pour tous les collaborateurs (Exemple : compte de domaine, compte d'accès Internet, compte DIRECTUM EDMS, etc.)
- ressources par type de poste (Exemple : boîte mail personnelle, certaines ressources réseau, accès à des sites Internet, etc.)
- ressources par département (Exemple : accès aux programmes, bases de données, etc.)
Ces questions sont « clôturées » par l'annuaire « Salariés », légèrement modifié en fonction de la tâche à accomplir.
A noter que l'annuaire enregistre la date de connexion et de déconnexion de la ressource (en cas de déménagement dans un autre service ou de licenciement), ainsi que la personne responsable de la connexion.
Voici à quoi ressemble le répertoire « Ressources par département » :
Et voici le répertoire « Ressources par poste » :
Bien entendu, pour remplir les répertoires « Ressources... », vous devez d'abord vous mettre d'accord sur une liste de toutes les ressources par poste et par département et ensuite seulement procéder au remplissage des répertoires.
Et l'annuaire « Salariés » se remplit au fur et à mesure du parcours standard « Accueil/Transfert/Licenciement d'un salarié ».
L'ajout d'entrées au répertoire n'est autorisé qu'à l'employé responsable et seulement après approbation appropriée.
Le bouton « Remplir TOUT » est actif s'il n'y a aucune entrée dans l'annuaire, cela permet de remplir dans un premier temps les ressources en fonction des champs remplis Titre d'emploi Et Subdivision, bien entendu, si les champs correspondants ne sont pas vides, sinon ce filtre n'est pas traité. Afin de remplir la partie tabulaire du répertoire « Employés », il existe un bouton « Mettre à jour ».
Comment cela marche-t-il?
- Après inscription documents personnels le responsable RH saisit les données le concernant dans les répertoires « Personnes » et « Employés » de l'EDMS DIRECTUM.
- Ensuite, l'entrée de l'annuaire « Salariés » est envoyée en pièce jointe selon le parcours standard « Admission/Transfert/Congédiement d'un salarié ».
- La prochaine étape consiste à ouvrir l'accès aux ressources aux personnes responsables ( service technique, comptabilité, service économique)
- Familiarisation avec le local règlements entreprises.
- Prendre la décision de subir une période probatoire. 7 (sept) jours ouvrables avant la fin de la période probatoire du salarié, le chef du service dans lequel il travaille reçoit une tâche pour l'accomplissement de laquelle il est décidé si le salarié réussit ou échoue la période probatoire. (Il est possible de préciser une date de fin précise pour la période probatoire ou de licencier le salarié.)
- Si nécessaire, il est possible de modifier les droits d'accès aux ressources.
Schéma d'un parcours type « Accueil/Transfert/Licenciement d'un salarié ».
Régulation des processus métiers pour la gestion du personnel
B. Wolfson, Consultant au sein du département conseil en personnel d'Euromanagement CJSC, membre du Syndicat National des Agents du Personnel
Si nous écrivons sur la réglementation des processus métier, alors, d'une part, des règles uniformes s'appliquent à tous les domaines fonctionnels, et d'autre part, il existe des types d'activités « traditionnellement » mal décrits, par exemple la gestion du personnel. Premièrement, les processus de gestion des ressources humaines sont généralement décrits par des spécialistes qui ne disposent pas toujours des connaissances spécifiques nécessaires à cet effet. Deuxièmement, ces processus sont très souvent non seulement non formalisés, mais aussi non livrés, c'est-à-dire il n'y a pas de compréhension claire de la séquence d'actions obligatoire, des ressources requises, des résultats obtenus et des délais.
Naturellement, si vous commencez à réglementer les processus commerciaux sans disposer d'un modèle clair pour leur description, sans connaître toute la séquence obligatoire des procédures, des ressources et des résultats, alors le document de régulation différera de la réalité et il sera impossible de l'appliquer.
Pour que le résultat de la régulation des processus métiers dans la gestion du personnel soit satisfaisant, il est nécessaire de formuler les objectifs à atteindre. Dans le cas de la régulation des processus métiers de gestion du personnel, ils peuvent être :
- normalisation des procédures effectuées par différents interprètes ;
- accélérer le processus de formation des nouveaux collaborateurs impliqués dans ces processus ;
- optimiser les processus et augmenter leur efficacité ;
- automatisation des processus.
Par conséquent, nous devons toujours nous rappeler l'objectif de réglementer les processus commerciaux de gestion du personnel et comprendre que les documents que nous créons seront lus et reproduits toute la séquence de procédures pour obtenir le résultat requis.
Comment cela peut-il être fait ? Il existe plusieurs options. Vous pouvez utiliser soit un affichage graphique du processus, soit un affichage textuel, ou une combinaison des deux méthodes.
Les principaux types de descriptions graphiques des processus métiers (notations) sont :
- IDEF0 et IDEF3 ;
- ARIS eERS;
- Multifonctionnel ;
- Flux de travail.
Sous forme de texte, un document peut prendre la forme d'un règlement, d'un règlement, instructions méthodologiques ou des instructions.
Chaque type de notation possède ses propres avantages et inconvénients. Au cours de l'existence de la société Euromanagement, les consultants ont essayé de nombreuses options pour décrire les processus commerciaux, y compris pour la gestion du personnel, et ont opté pour une version textuelle et deux versions graphiques des notations, qui se sont révélées pratiques à la fois pour la description et la lecture.
L'une des options pour décrire graphiquement les processus métier est IDEF0. Les procédures dans cette notation sont affichées sous forme de rectangles (bloc fonctionnel, boîte d'activité), la documentation entrante, ainsi que les ressources (saisie) - sous la forme d'une flèche (arc d'interface, flèche) avec un pointeur dirigé vers côté gauche bloc fonctionnel, la documentation sortante et les autres résultats (sortie, sortie) de la procédure sont affichés sous la forme d'un arc d'interface avec un pointeur dirigé depuis le côté droit du bloc fonctionnel, les documents réglementaires, organisationnels, administratifs, législatifs et autres (contrôle ) et impacts - sous la forme d'arcs d'interface avec un pointeur pointant vers le haut du bloc fonctionnel, les employés chargés de l'exécution de la procédure et les mécanismes nécessaires à l'exécution de la procédure (mécanismes, mécanisme) - sous la forme d'une flèche avec un pointeur pointant vers le bas du bloc fonctionnel. Les procédures dans cette notation sont connectées séquentiellement à l'aide d'arcs d'interface, où les résultats d'une procédure constituent l'entrée de la suivante.
La deuxième option pour une description graphique des processus métiers est le développement de la société Euromanagement, à partir de schémas transversaux, diagrammes ARIS eERS. Les artistes ou employés responsables de l'exécution de la procédure sont représentés sous la forme d'un ovale ou d'un rectangle aux bords arrondis, les procédures - sous la forme de rectangles, les procédures de branchement (conditions et solutions) sous la forme d'un losange avec présence d'alternatives options pour les résultats (sorties), les documents qui sont les résultats des procédures et d'autres résultats - sous la forme d'un rectangle avec une ligne inférieure ondulée, consommateurs des résultats de la procédure - sous la forme d'un ovale ou d'un rectangle aux bords arrondis . Tout cela éléments structurels sont reliés séquentiellement par des flèches, à l'exception des procédures de branchement qui génèrent des options alternatives pour le développement du processus. La flèche de l'exécuteur de la procédure (ovale) va vers la procédure elle-même (rectangle), de la procédure vers l'état de branchement (losange), si présent, ou directement vers le résultat sous forme de document (rectangle avec une ligne inférieure ondulée ), du document à l'exécuteur de la procédure suivante, ou au consommateur final.
Cette notation répond clairement les questions suivantes:
- que fait-il?
- quel est le résultat,
- qui est le consommateur du résultat,
- comment fonctionne le processus.
Les consultants de la société Euromanagement choisissent entre deux types de notations graphiques en fonction de leurs connaissances et préférences consommateurs finaux documents réglementaires.
Pour une description textuelle des processus métier, le plus important est l'ordre et le regroupement des expressions, phrases et paragraphes dans lesquels l'algorithme d'action est décrit. Lors de la rédaction des règlements, il est nécessaire de respecter strictement la séquence donnée, sinon, lors de la lecture de ce document, des interprétations différentes peuvent surgir et il ne sera pas possible de garantir que le résultat de la mise en œuvre des règlements correspondra à ce qui était prévu.
Une des options de structuration pourrait être la suivante. Le Règlement contient des articles :
- « Dispositions générales»;
- « Conditions et restrictions » ;
- « Exigences relatives aux procédures » ;
- "Contrôle et responsabilité."
La section « Dispositions générales » comprend des sous-sections :
- Objet du document (description de l'objet et des principes) ;
- Champ d'application (description du déroulement des procédures, liste des fonctionnaires qui doivent connaître et utiliser le présent règlement) ;
- Termes et abréviations (description des termes et abréviations utilisés dans le règlement).
La section « Conditions et restrictions » contient des sous-sections :
- Conditions préalables (description du début des travaux et des délais, entrées dans les processus métier) ;
- Exigences pour résultat final(description de l'achèvement des travaux et des délais, résultats du processus métier) ;
- Restrictions (description du champ d'application du règlement).
La section « Exigences de la procédure » se compose de sous-sections qui décrivent les exigences de chaque procédure qui constitue le processus dans son ensemble et qui a été décrite précédemment. Les sous-sections comprennent des paragraphes décrivant la procédure dans l'ordre suivant :
- qui est l'interprète et ce qu'il fait avec les informations saisies ;
- l'ordre et le contenu des actions qui composent la procédure ;
- description du résultat de la procédure ;
- à qui et quand le résultat est-il transféré ;
- exceptions dans l'ordre d'exécution de la procédure.
La section « Contrôle et responsabilité » contient des sous-sections :
- Contrôle de l'exécution ;
- Responsabilité de la conformité.
À la fin du règlement, un diagramme de processus métier, des modèles de formulaires de documents et des informations de référence sont fournis en annexe.
Conformément à cette structure, l'une des sous-sections de la section « Exigences de la procédure » peut être présentée comme suit :
1. Nom de la procédure
- 1.1. Dès réception... l'interprète exécute le Nom de la procédure.
- 1.2. Dans le processus Nom de la procédure, l'Entrepreneur effectue les actions suivantes :
- analyse les indicateurs cibles ;
- détermine les objectifs de gestion du personnel ;
- rassemble les dirigeants;
- répartit les tâches (attribue), etc.
- 1.3. Le résultat de l'organisation de ces travaux sont les tâches assignées aux gestionnaires des zones.
- 1.4. L'interprète transmet le résultat de la procédure dans un délai de... Au consommateur de la procédure.
- 1.5. Si à la suite de la procédure... (description des exceptions).
Malgré l'existence de règles claires pour décrire les processus métier, des erreurs se produisent souvent lors de leur réglementation dans le domaine de la gestion du personnel. Quelles sont leurs principales raisons ?
Premièrement, lors de la décomposition du processus de gestion du personnel, il est nécessaire de regrouper les procédures non pas selon la similarité fonctionnelle habituelle, mais selon la similarité des processus. Le regroupement des procédures par base fonctionnelle est possible lors de la formation d'unités organisationnelles et de la description de leurs activités ; dans le cas de la description d'un processus métier, la connexion entre ses éléments individuels est interrompue.
Regroupées par base fonctionnelle, les procédures suivantes (en prenant l'exemple d'un organisme de sécurité sociale) :
- organisation d'assurances médicales volontaires et d'assurances-accidents;
- organisation du travail avec les fonds de pension non étatiques ;
- organisation des prestations;
- restauration;
- organisation du repos des salariés ;
- organisation de soins et d'examens médicaux;
- organisation événements d'entreprise;
- organisation du fonctionnement d'équipements sociaux, culturels et publics;
- synthèse et analyse des données de sécurité sociale.
Il convient de noter que les résultats de toutes les procédures constituent l'entrée de la dernière procédure (Résumé et analyse des données de sécurité sociale).
Lors du regroupement des processus, le schéma présente les procédures communes à l'organisation de l'offre de tous les types de sécurité sociale :
- conclusion d'un accord;
- créer une liste d'employés;
- approbation de la liste des salariés ;
- approbation de la liste des salariés ;
- organisation programmes sociaux;
- mettre à jour la liste des employés;
- contrôle et reporting.
Les informations obtenues à la suite d'une procédure constituent une ressource pour la procédure suivante.
Il n’est pas toujours facile d’identifier des actions communes ou similaires dans des contextes apparemment différents. composants un processus métier. Pour ce faire, il est nécessaire de comprendre à la fois l'essence de l'approche processus et tous les détails de ce processus. Il peut être judicieux de consulter d'abord des experts dans le domaine.
La deuxième erreur courante lors de la description des processus métier de gestion du personnel est de mélanger les processus à différents niveaux. Dans ce cas, lors de la décomposition d'un processus de niveau supérieur, les processus et les actions de niveau inférieur apparaissent sur le diagramme, qui ne devrait apparaître dans la réglementation qu'avec une composition encore plus profonde. Par exemple, si dans un règlement, lors de la description des actions d'une procédure, on trouve à la fois « Un spécialiste appelle la contrepartie » et « Le patron analyse les exigences d'une organisation de niveau supérieur et détermine leur impact sur le processus », cela signifie que il est mal décomposé. La première option est une opération (élément mécanique), et la seconde est une action, c'est-à-dire une séquence d'opérations effectuées par une seule personne. Ce sont des éléments de différents niveaux de détail.
Lorsqu’on décompose un processus, la question se pose souvent : à quel niveau de détail faut-il s’arrêter. La réponse à cette question dépend principalement des objectifs que vous vous fixez et du point de vue duquel le processus commercial sera considéré.
Si nous parlons d'une unité de détail, il s'agit alors d'une procédure (par exemple, évaluer les candidats à réserve de personnel). Le processus est décomposé en procédures. Si vous devez le décomposer davantage, chaque procédure sera alors considérée comme un processus (sous-processus) et à son tour décomposée en procédures d'un niveau inférieur. Pour les plus petites unités de détail, les termes suivants peuvent être introduits : « action » (par exemple, préparer une conclusion basée sur les résultats d'une évaluation) et « opération » (par exemple, décoder des normes).
Si les utilisateurs du document connaissent le processus, il est alors logique de se concentrer sur les actions. Si le processus est flou ou complexe, il est alors nécessaire d’approfondir la décomposition jusqu’au niveau des opérations. Afin de poursuivre leur automatisation, les processus métier doivent être décrits de manière si détaillée que tous les points de changement dans le contenu ou le statut des documents dans le système d'information soient indiqués.
Si, lors de la régulation des processus métier pour la gestion du personnel, une ou plusieurs des notations proposées sont sélectionnées, si nécessaire, des experts dans le domaine de la gestion du personnel et de la régulation des processus métier sont impliqués et que tous les pièges sont pris en compte, alors il sera devenir un travail normal qui ne pose pas de difficultés.
Description des processus opérationnels pour la tenue des dossiers du personnel
Modèle économique entreprise de construction comprend les processus métier suivants :
- 1 Gestion des mouvements des collaborateurs :
- 1.1 Embauche d'un employé :
- 1.1.1 Saisie des données personnelles ;
- 1.1.2 Définition du département ;
- 1.2 Changement de statut de salarié ;
- 1.2.1 Mutation dans un autre département ;
- 1.2.2 Mutation à un autre poste ;
- 1.2.3 Mutation dans un autre département;
- 1.2.4 Transfert en congé ;
- 1.2.5 Licenciement ;
- 1.3 Rapports.
Le processus métier de premier niveau « Activités du service RH » (Fig. 1) est divisé en plusieurs processus métier de deuxième niveau (Fig. 2).
Figure 1. Premier niveau de processus métier
Figure 2. Processus métier de deuxième niveau
Formation d'exigences pour la conception du système
Cible: il est nécessaire de développer un système automatisé avec lequel il sera possible d'effectuer les principaux travaux sur les dossiers du personnel.
Critère: l'objectif est considéré comme atteint si les principaux documents entrants et sortants du service RH sont générés à l'aide système automatisé basé sur une base de données.
Base de développement: mission de conception de cours
Faisabilité et faisabilité économique.
Cette tâche est tout à fait réalisable, car dans de nombreuses entreprises, un système similaire dans le service du personnel fonctionne avec succès. Notre entreprise n'est fondamentalement pas différente des autres entreprises similaires.
La mise en œuvre de ce système permettra :
- - augmenter la productivité du travail (des dizaines et des centaines de fois)
- - améliorer la qualité et la fiabilité des dossiers du personnel
- - passer de la comptabilité à l'analyse du personnel de l'entreprise
- - mettre en ordre et conformément aux lois les dossiers du personnel de l’entreprise.
Certaines tâches (notamment le reporting) peuvent être réalisées en quelques minutes. Le nombre d'erreurs de l'utilisateur sera réduit du fait que des fonctions de contrôle sont attribuées au programme. La validité des décisions prises par la direction sur la base des rapports du service RH augmentera, à mesure que la fiabilité et l'exhaustivité des dossiers du personnel augmenteront.
Ce système vous permettra de passer d'une simple comptabilité du personnel à une comptabilité plus haut niveau. Il sera possible d'analyser le mouvement du personnel sous divers aspects ; sur la base des données initiales, il sera facile d'obtenir les informations de gestion nécessaires.
Fonctions du système automatisé automatisées :
- 1. Maintenir une base de données des employés ;
- 2. Embaucher de nouveaux employés ;
- 3. Licenciement des salariés ;
- 4. Transfert de personnel ;
- 5. Enregistrement des vacances ;
- 6. Enregistrement des arrêts maladie ;
- 7. Diriger tableau des effectifs;
- 8. Services d'information et de référence;
- 9. Rapports
- - avant la comptabilité ;
- - devant la Caisse de Pension ;
- - devant les autorités statistiques ;
- - avant la direction.
Choisir un outil de développement
Le système sera développé sur la base du SGBD orienté objet 1C : Enterprise 8.3, car ce SGBD est capable de résoudre pleinement les tâches assignées et est abordable.
Exigences fonctionnelles
Les exigences fonctionnelles sont présentées dans le tableau 1.
Le tableau montre les exigences relatives aux principales entités du système en cours de développement, les fonctions utilisateur de base pour la tenue des dossiers du personnel dans l'entreprise et la génération de la documentation de reporting.
Tableau 1 - Exigences fonctionnelles pour le développement
|
Exigence |
Détails des exigences |
|||||||||||||||||||||||||||||
|
Le répertoire « Profil de l'employé » doit contenir les valeurs spécifiées |
Valeurs du répertoire : Nom complet de l'employé ; Pièce d'identité ; Numéro de série et de document ; Subdivision; État civil ; Date de naissance; Éducation; Date de réception ; Réprimandes ; Numéro de téléphone; Date du licenciement ; Motif du licenciement ; Statut d'employé ; Conditions de travail ; Horaire de travail. |
|||||||||||||||||||||||||||||
|
L'attribut « Pièce d'identité » doit être sélectionné dans le répertoire « Types de pièces d'identité » |
Valeurs du répertoire : |
|||||||||||||||||||||||||||||
|
Passeport étranger de la Fédération de Russie |
||||||||||||||||||||||||||||||
|
Acte de naissance |
||||||||||||||||||||||||||||||
|
Carte d'identité |
||||||||||||||||||||||||||||||
|
Certificat de libération |
||||||||||||||||||||||||||||||
|
Passeport étranger MMF |
||||||||||||||||||||||||||||||
|
Carte d'identité militaire |
||||||||||||||||||||||||||||||
|
Passeport migratoire |
||||||||||||||||||||||||||||||
|
Passeport diplomatique |
||||||||||||||||||||||||||||||
|
Passeport étranger |
||||||||||||||||||||||||||||||
|
Certificat (réfugiés) |
||||||||||||||||||||||||||||||
|
Carte d'identité de réfugié |
||||||||||||||||||||||||||||||
|
Carte d'identité temporaire d'un citoyen de la Fédération de Russie |
||||||||||||||||||||||||||||||
|
Modèle de passeport 1997 |
||||||||||||||||||||||||||||||
|
Autres documents délivrés par le ministère de l'Intérieur |
||||||||||||||||||||||||||||||
|
L'attribut Sexe doit être sélectionné parmi une liste de valeurs possibles |
Valeurs possibles : |
|||||||||||||||||||||||||||||
|
L'attribut « Division » doit être sélectionné dans le répertoire « Divisions » |
||||||||||||||||||||||||||||||
|
L'attribut « État civil » doit être sélectionné dans la liste des valeurs possibles |
Valeurs possibles : Célibataire; Divorcé; Divorcé; |
|||||||||||||||||||||||||||||
|
L'attribut « Position » doit être sélectionné dans le répertoire « Positions » |
||||||||||||||||||||||||||||||
|
L'attribut « Décharge » doit être sélectionné dans le répertoire « Chiffres » |
||||||||||||||||||||||||||||||
|
L'attribut Education doit être sélectionné parmi une liste de valeurs possibles |
Valeurs possibles : Sans éducation École primaire Secondaire incomplet Total moyen Professionnel initial Secondaire professionnel De troisième cycle |
|||||||||||||||||||||||||||||
|
L'attribut « Réprimandes » doit être sélectionné dans la liste des valeurs possibles |
Valeurs possibles : |
|||||||||||||||||||||||||||||
|
L'attribut « Motif du licenciement » doit être sélectionné dans le répertoire « Motifs de licenciement ». |
Valeurs possibles : |
|||||||||||||||||||||||||||||
|
Soins aux personnes handicapées |
Art. 33 Code du travail, article 2 |
|||||||||||||||||||||||||||||
|
Commettre un vol sur le lieu de travail |
Art. 33 Code du travail, article 8 |
|||||||||||||||||||||||||||||
|
Retraite |
Art. 31 Code du travail |
|||||||||||||||||||||||||||||
|
Étude à temps plein |
Art. 31 Code du travail |
|||||||||||||||||||||||||||||
|
Par réduction de personnel |
Art. 33 Code du travail, article 1 |
|||||||||||||||||||||||||||||
|
Par accord des parties |
Art. 29 Code du travail, article 1 |
|||||||||||||||||||||||||||||
|
Partir pour le service militaire |
Art. 29 Code du travail, article 3 |
|||||||||||||||||||||||||||||
|
A la demande de l'instance syndicale |
Art. 37 Code du travail |
|||||||||||||||||||||||||||||
|
Pour l'absentéisme |
Art. 33 Code du travail, article 4 |
|||||||||||||||||||||||||||||
|
Prendre soin des personnes handicapées |
Art. 32 Code du travail |
|||||||||||||||||||||||||||||
|
Garde d'enfants jusqu'à 14 ans |
Art. 32 Code du travail |
|||||||||||||||||||||||||||||
|
À votre propre demande |
Art. 31 Code du travail |
|||||||||||||||||||||||||||||
|
Se présenter au travail en état d'ébriété |
Art. 33 Code du travail, article 7 |
|||||||||||||||||||||||||||||
|
Art. 29 Code du travail, article 5 |
||||||||||||||||||||||||||||||
|
Fin de période de travail |
Art. 29 Code du travail, article 2 |
|||||||||||||||||||||||||||||
|
Incohérence avec le poste occupé |
Art. 33 Code du travail, article 2 |
|||||||||||||||||||||||||||||
|
Systématique défaut d'exécution du service obliger. |
Art. 33 Code du travail, article 3 |
|||||||||||||||||||||||||||||
|
Insatisfaisant fin de l'essai date limite |
Art. 23 Code du travail |
|||||||||||||||||||||||||||||
|
L'attribut « Statut de l'employé » doit être sélectionné dans la liste des valeurs possibles. |
Valeurs possibles : Travaux |
|||||||||||||||||||||||||||||
|
L'attribut « Période probatoire » doit être sélectionné dans la liste des valeurs possibles. |
Valeurs possibles :
|
|||||||||||||||||||||||||||||
|
L'attribut «Conditions de travail» doit être sélectionné dans la liste des valeurs possibles |
Valeurs possibles : Normale Lourd/nocif Particulièrement lourd/particulièrement nocif |
|||||||||||||||||||||||||||||
|
L'attribut « Work Schedule » doit être sélectionné dans le répertoire « Work Schedules » |
Valeurs possibles : Feuille de temps 8 heures Feuille de temps 7 heures Feuille de temps 6 heures. Feuille de temps 4 heures. |
|||||||||||||||||||||||||||||
|
Le répertoire « Positions » doit contenir les valeurs spécifiées |
Valeurs du répertoire : Nom; |
|||||||||||||||||||||||||||||
|
Le répertoire « Types de documents d'identification » doit contenir les valeurs spécifiées |
Valeurs du répertoire : Nom; |
|||||||||||||||||||||||||||||
|
Le répertoire « Divisions » doit contenir les valeurs spécifiées |
Valeurs du répertoire : Nom; |
|||||||||||||||||||||||||||||
|
Le répertoire « Digits » doit contenir les valeurs spécifiées |
Valeurs du répertoire : Nom; Taux tarifaire |
|||||||||||||||||||||||||||||
|
Le répertoire « Work Schedules » doit contenir les valeurs spécifiées |
Valeurs du répertoire : Nom; Horaires d'ouverture |
|||||||||||||||||||||||||||||
|
Valeurs du répertoire : Nom Données de l'annuaire : Maladie générale Garde d'enfants Pour la grossesse et l'accouchement Accident du travail Traumatisme à la maison Blessure sur le chemin du travail |
||||||||||||||||||||||||||||||
|
Le répertoire « Types d'arrêts maladie » doit contenir les valeurs précisées |
Valeurs du répertoire : Nom du type de congé de maladie |
|||||||||||||||||||||||||||||
|
Valeurs du répertoire : Nom; |
||||||||||||||||||||||||||||||
|
Le répertoire « Motifs de licenciement » doit contenir les valeurs précisées |
Valeurs du répertoire : Nom; Article du Code du Travail |
|||||||||||||||||||||||||||||
|
Dans le système en cours de développement, l'utilisateur crée un document : Embauche |
Structure du document : Date de réception ; Division - sélectionnée dans le répertoire « Divisions ». |
|||||||||||||||||||||||||||||
|
Dans le système en cours de développement, l'utilisateur génère un document : Licenciement |
 Structure du document : Nom complet de l'employé - sélectionné dans l'annuaire « Profil de l'employé » ; Poste - sélectionné dans le répertoire « Positions » ; Date du licenciement ; Motifs de licenciement - à sélectionner dans le répertoire « Motifs de licenciement ». |
|||||||||||||||||||||||||||||
|
Dans le système en cours de développement, l'utilisateur crée un document : Salariés en vacances |
Structure du document : Employé - sélectionné dans le répertoire « Profil de l'employé » ; Poste - sélectionné dans le répertoire « Positions » ; Division - sélectionnée dans le répertoire « Divisions » ; Partie tableau : Période C (début de la période de vacances...
|
Le coach d'affaires Alexander Sagalovich explique comment organiser le système de gestion du personnel d'une entreprise en utilisant une approche processus.
La gestion du personnel n'est pas toujours effectuée de manière systématique et planifiée. Les principes et valeurs qui sous-tendent le travail avec le personnel peuvent ne pas être formulés ou n’avoir aucun lien avec la stratégie de l’entreprise. Les systèmes d’incitation peuvent être difficiles à comprendre et à calculer, et leur efficacité n’est pas surveillée.
En conséquence, les performances de l'entreprise diminuent, le roulement du personnel augmente et certains postes restent vacants pendant plusieurs mois. La qualité du service client diminue, les coûts réels de personnel augmentent (même si le fonds salaires diminue).
Dans cette série d'articles, je souhaite exposer ma vision d'un système de gestion du personnel basé sur une approche processus. Ce n'est pas académique et je ne le propose pas comme manuel RH. L’objectif principal est de démontrer les principes sur lesquels repose le système de gestion du personnel dans le cadre des processus métiers de l’entreprise, intégrés dans système commun gestion régulière. Les conseils RH spécifiques que vous trouverez en matière de recrutement, de motivation, etc. sont mon avis personnel, fruit d'une expérience et d'une formation.
Définissons ce qu'est la gestion des ressources humaines. Michael Armstrong, dans son livre The Practice of Human Resource Management, l'exprime ainsi : « La gestion des ressources humaines (GRH) peut être définie comme une approche stratégique et cohérente de la gestion de l'atout le plus précieux d'une entreprise : les personnes qui y travaillent, qui collectivement et contribuer individuellement à la résolution des problèmes des entreprises. Dans le même temps, l’objectif principal de la GRH est de garantir que l’organisation réussisse avec l’aide des personnes.
Cette définition me semble tout à fait cohérente avec les objectifs de cet article. Certains auteurs partagent le concept de GRH et de « gestion du personnel ». Mais dans cet article, cela n’a pas d’importance ; j’utiliserai ces concepts comme synonymes.
Maintenant quelques définitions que j'ai déjà données dans d'autres articles.
Structure des processus métier est un modèle des processus métier d'une entreprise qui reflète la hiérarchie des processus et les connexions entre eux, les départements et l'environnement externe à travers les entrées et les sorties. Toutes les entrées/sorties ont leur propre fournisseur/destinataire : un processus, un service, un employé spécifique, une contrepartie externe.
Processus d'affaires- une activité périodiquement répétée et contrôlée, dont le résultat est une certaine ressource qui a de la valeur pour un consommateur spécifique (client). Le client peut être interne ou externe.
Par conséquent, nous considérerons tout d’abord la structure des processus GRH, leurs relations entre eux, les autres processus et la stratégie de l’entreprise.
Puisque le système de gestion du personnel contient certains éléments qui vont au-delà de la définition des processus métiers, j'utiliserai un concept supplémentaire. Son titre provisoire est procédures universellesUN. Il s'agit d'une activité réglementée qui peut être exercée de manière similaire dans le cadre de tout projet ou processus commercial. Son résultat peut être matériel ou produit d'information, qui est utilisé plus tard dans le processus ou le projet.
Par exemple, en programmation, une fonction ou une procédure standard - par exemple l'ajout de chaînes - peut être utilisée dans divers cas : lors de la description de classes, d'objets, d'autres procédures et fonctions. Les exemples incluent les procédures d'approbation d'un document, d'envoi e-mail. Ces actions peuvent être réalisées dans absolument n’importe quel projet ou processus. En eux-mêmes, ils n'« atteignent » pas un processus distinct, mais en même temps, ils doivent être effectués selon certaines règles.
Le recours à de telles procédures en général peut simplifier la réglementation des processus. Ils peuvent être décrits une fois. Lorsqu'ils se reverront, dans d'autres règlements intérieurs, il suffira de faire référence à document requis. De ce fait, la lecture de la réglementation est simplifiée, le temps est gagné et une certaine uniformité des activités est obtenue.
Cadre général de la GRH
Commençons par régime général gestion des ressources humaines, et nous y progresserons constamment, en examinant des exemples de ses éléments.
En bref, l’essence de ce système de GRH peut s’exprimer comme suit :
(1) L'entreprise a une vision explicite ou implicite de l'activité, objectifs stratégiques et des objectifs qui définissent les principes et les objectifs stratégiques de la gestion du personnel.
(2) Les objectifs stratégiques de la gestion du personnel déterminent à eux seuls les processus métier spécifiques de la GRH.
(3) Ils définissent également des procédures universelles de GRH.
(4) Conformément aux règles et principes établis dans les processus et procédures, des actes spécifiques de gestion du personnel sont réalisés.
(5) Dans ce cas, une base de données spéciale (ci-après dénommée « Base de données du personnel ») est utilisée pour traiter les informations sur le personnel.
Exemple. L'entreprise fonctionne sur le principe du calcul de la partie variable du salaire en fonction des résultats individuels dans l'atteinte des indicateurs cibles. Il s’agit de la partie supérieure et stratégique du système.
Dans le cadre du processus métier « Gérer la motivation matérielle », un système de calcul de la partie variable du salaire a été élaboré en tenant compte des principes de base. Après la mise en œuvre des processus métier liés à l'activité principale, dont le participant et/ou le propriétaire était un employé spécifique, il n'a pas atteint les valeurs prévues de l'indicateur.
A la fin de la période de reporting, un calcul a été effectué dans le cadre du processus métier « Calculer la part variable du salaire ». C'est-à-dire qu'un acte spécifique visant à respecter les règles de processus a été accompli. Ensuite, la prime minimale a été émise. Les données à ce sujet ont été saisies dans la « base de données du personnel ».
Ensuite, vous devez avoir une conversation avec l'employé. Cela est nécessaire pour identifier la cause des faibles résultats et les éviter à l'avenir. Cela peut être fait dans le cadre des règles du cycle PDCA (cycle planifier-exécuter-contrôler-analyse). Une conversation avec un salarié sera également un acte spécifique de cette procédure.
Examinons maintenant les éléments individuels du diagramme ci-dessus.
Vision et stratégie
La vision, la stratégie et les objectifs de l'entreprise influencent tous les processus liés à la gestion du personnel. Ils constituent les principes de base sur lesquels reposent des processus et procédures spécifiques et sont également nécessaires à la planification et à la définition d’objectifs des activités de GRH.
Deux principes importants de la stratégie RH sont :
1. Cela doit faire partie de la stratégie de l’ensemble de l’entreprise. Tous les principes et valeurs doivent être communs et ne pas se contredire. Simplifié si l'entreprise se concentre sur la fourniture produit unique dans le segment de prix le plus élevé, la stratégie GRH doit alors se concentrer sur un tel produit, en tenant compte du niveau professionnel élevé du personnel, du faible turnover du personnel, du maintien du potentiel créatif, etc.
2. Principes de base la gestion du personnel en termes de recrutement, de motivation, de formation, de gestion de carrière doit être précise, claire et compréhensible. Par exemple, le principe des primes au personnel, défini comme « nous rémunérons équitablement le travail », n’exprime en réalité rien de concret pour les salariés. Tout comme le principe qui sous-tend la formation des collaborateurs : « on ne lésine pas sur la formation des salariés ». Et vice versa. Le principe « dans notre entreprise il n'y a pas de partie variable de la rémunération, mais une partie constante est établie une fois par an sur la base des résultats de la certification », même s'il ne correspond pas aux idées de quelqu'un sur le système de motivation, il sera simple et compréhensible. . A condition que les principes de la certification soient également déterminés.
Il est conseillé d'exprimer les objectifs stratégiques spécifiques de l'entreprise sous forme numérique. Ils sont nécessaires à la planification et à la définition des objectifs des processus de GRH. Croissance de la production, des ventes, introduction de nouvelles technologies, etc. doit être planifié à l'avance non seulement en termes d'équipement, logiciel, campagnes marketing, financements, etc., mais aussi en termes d'embauche, de formation, de motivation, évolution de carrière ouvriers.
Les valeurs prévues pour les indicateurs des processus de gestion du personnel doivent également être liées aux objectifs stratégiques globaux.
Un exemple de plan stratégique de travail avec le personnel basé sur les principaux points du plan de développement de l'entreprise.
Pour chaque cellule, nous déterminons les objectifs principaux, les mesures pour atteindre les objectifs, les critères pour atteindre les objectifs, les valeurs prévues des indicateurs cibles.
Processus opérationnels de GRH
Comme le montre le schéma général ci-dessus, les processus métier de GRH incluent ceux directement liés à la gestion du personnel - recrutement et sélection du personnel, formation, planification de carrière, etc. Permettez-moi de vous rappeler que la liste des processus métier présentée dans le schéma n'est ni complète ni définitive. En pratique, les entreprises elles-mêmes identifient certains processus en fonction de leur ampleur, des caractéristiques de la culture de gestion, des types d'activités, etc.
Considérons un schéma possible des processus métier de gestion des ressources humaines, ainsi que la relation des processus GRH avec d'autres processus de l'entreprise. C'est le respect de ces connexions à travers les entrées et sorties des processus, régulés en tenant compte des principes stratégiques de base, qui fournit l'effet synergique nécessaire de l'approche processus de la gestion du personnel.
Un exemple de système de processus métier du personnel pour petite entreprise:
Examinons de plus près le lien entre les processus GRH et les autres processus métiers de l'entreprise.
Le processus de « sélection et d’embauche du personnel »
Processus « Fournir une formation sur les erreurs et les changements »
Le processus de « Développement et finalisation d’un système de motivation du personnel »
De même, les autres processus RH sont interconnectés avec d’autres processus métiers de l’entreprise.
À suivre.
Alexandre Sagalovitch
Consultante, coach d'affaires.
Expérience dans divers postes dans des entreprises manufacturières, logistiques et commerciales.
Depuis 2003, il exerce des activités d'enseignement et de coaching. Depuis 2008, il exerce des activités de conseil dans le domaine de la gestion des processus d'affaires.
Spécialisation : systèmes de gestion des processus métiers, logistique d'entrepôt, automatisation des processus métier, gestion du personnel.
Processus commerciaux de comptabilité du personnel chez LLC « Center for Personnel Technologies »
Le modèle créé décrit le travail du service RH, dont l'un des résultats est la génération de rapports sur les demandes.
Un diagramme de contexte de projet est présenté à la figure 5. Le contexte comprend une description de l'objectif et de la portée de la modélisation (des descriptions de ce qui sera considéré comme un composant du système et de ce qui sera considéré comme un composant du système). influence externe) et le point de vue (la position à partir de laquelle le modèle sera construit).
Diagramme de contexte du projet
Le schéma détaillé du deuxième niveau du modèle est présenté sur la figure. Les blocs sur le diagramme sont placés selon un motif « étagé » en fonction de leur dominance – l’influence qu’un bloc a sur les autres.
Organisation de la gestion du personnel.
Le premier niveau de décomposition est constitué de 4 blocs (Figure 6) :
· Comptabilisation des mouvements de salariés
· Gestion des compétences des employés
· Comptabilisation des congés du personnel
Organisation de la gestion du personnel
Planification des besoins en personnel
Le but de la planification du personnel en tant que ressources et coûts est de déterminer le nombre d'employés occupant des postes dans les départements (en fait, la dotation en personnel) et de déterminer les coûts de personnel.
Besoins en matière de planification pour ressources humaines sera réalisé à l'aide plan du personnel, qui consiste en un tableau des effectifs qui détermine les effectifs prévus composition numérique les travailleurs des départements et du fonds des salaires, qui détermine les coûts de rémunération (d'achat) de la main-d'œuvre.
Le responsable RH planifiera les besoins en personnel en fonction des données du plan annuel de l’entreprise, des besoins actuels en personnel ainsi que des données de surveillance du marché du travail. L'approbation du plan du personnel relève de la responsabilité du directeur général de l'entreprise.
Si la décision est prise d'ouvrir nouveau poste vacant dans une organisation, le responsable RH établira un document type de paramétrage « Plan de changement de personnel », qui indique la division, le poste projeté, le nombre de taux et les prévisions frais mensuels pour les salaires. De plus, le responsable RH préparera une description de poste, descriptions de poste Et exigences du poste dans le registre d'information « Plan du personnel ». Les projets de modifications préparés au plan du personnel seront soit approuvés, soit rejetés par le directeur général.
Planification des besoins en personnel
Suivi des mouvements des employés
La comptabilisation du travail avec les candidats sera mise en œuvre à l'aide d'un sous-système de sélection du personnel conçu pour documenter et automatiser le processus de sélection et d'évaluation des candidats effectué par le service RH. Au sein de ce sous-système, il est possible d'effectuer fonctions suivantes:
· stockage des données personnelles sur les candidats ainsi individus;
· stockage des documents qui apparaissent au cours du processus de travail avec les candidats, des curriculum vitae aux résultats d'enquêtes ;
· Planification des réunions avec les candidats et des inscriptions décisions prises jusqu'à l'embauche.
Les outils suivants seront utilisés pour travailler avec les candidats :
· gestionnaire de contacts, qui vous permet de réaliser toute la procédure de recrutement ;
· liste des candidats ;
· événements (pour enregistrer les événements prévus et stocker les événements déjà réalisés et leurs résultats), enregistrement des candidats, enregistrement des entretiens avec les candidats, e-mail, évaluation des candidats et évaluation probatoire.
Suivi des mouvements des employés
· Évaluation du personnel basée sur les compétences.
La compétence fait référence à des critères formalisés d'évaluation des qualités du personnel, dont l'évaluation doit être réalisée à l'aide d'échelles de notation. Lors de l'évaluation des qualités du personnel, différentes échelles de notation peuvent être utilisées : deux points, trois points, etc.
Pour décrire les critères d'évaluation du personnel dans le système d'information, on utilisera le livre de référence « Compétences des salariés », dans lequel le responsable RH décrira la compétence et son système d'évaluation.
Après avoir décrit les compétences dans le répertoire correspondant, il est nécessaire de préciser un ensemble de compétences professionnelles pour chaque poste.
· Certification des employés.
Au sein du paramétrage, la certification des salariés implique la prise en compte des évaluations de compétences obtenues lors de l'évaluation des compétences des salariés. Pour enregistrer une évaluation des compétences du salarié, le document « Certification du salarié » sera utilisé. Le manager générera ce document automatiquement, en fonction des compétences professionnelles de l’employé.
Après avoir complété les documents, le responsable RH pourra générer un rapport « Évaluation des compétences des employés ».
Le responsable RH pourra planifier les certifications, suivre leur mise en œuvre, mais également analyser la répartition des notes grâce à l'outil « Employee Certification », conçu pour automatiser l'essentiel du travail sur les certifications.
· Formation du personnel.
La gestion de la formation des employés est l'une des tâches les plus importantes service du personnel organisations. À l'aide d'un système de contrôle automatisé, les tâches principales suivantes seront résolues :
Identification des besoins de formation ;
Élaboration de programmes d'études ;
Organisation de formations;
Évaluation des acquis d’apprentissage.
Des outils d’enquête et de questionnaire seront utilisés pour identifier les besoins en formation.
Pour évaluer la formation - outils d'évaluation du personnel.
Formuler un programme mensuel pour le département et plan directeur L'entreprise utilisera un document de configuration standard « Planification des formations régulières ». Ce document vous permettra de créer un plan de formation sans détailler les employés spécifiques de l'organisation.
Planifier les besoins de formation employés spécifiques Le document « Demande de formation » sera utilisé.
Pour refléter le fait de terminer la formation, le responsable RH générera automatiquement un document « Formation terminée ».
Les résultats du processus de planification de la formation utilisant les documents ci-dessus sont affichés dans le rapport " Programme», qui est généré automatiquement sur la base des données du document.
Gestion des compétences des collaborateurs
Comptabilité des congés du personnel
La planification des vacances est toujours un compromis entre le droit au repos de l’employé et les nécessités de production. Les erreurs de planification peuvent entraîner une démotivation des employés ou des coûts financiers. La planification des vacances est donc une tâche délicate et nécessite des informations complètes sur les événements au cours desquels les vacances ne sont pas souhaitables.
Le résultat de la planification des vacances est un calendrier de vacances établi pour 1 an.
Pour assurer la procédure de planification des vacances, des outils de configuration standard « Pharaon » seront utilisés :
Document de planification des vacances « Planification des vacances » ;
Outil de gestion pour approuver les vacances ;
Rapports sur les vacances planifiées - « Calendrier des vacances », « Liste des vacances planifiées ».
La planification des vacances des employés sera effectuée par le responsable RH sur la base des déclarations des employés concernant la date prévue des vacances et d'une liste d'événements pour lesquels l'absence de l'employé est hautement indésirable.
Lors de sa première publication, le document a le statut « préparé ». Ensuite, à l'aide de l'outil d'approbation des congés, directeur général approuvera ou rejettera les vacances prévues de l’employé. Sur la base du calendrier de vacances approuvé, les employés bénéficieront d'un congé annuel payé.
Comptabilité des congés du personnel
Maintenir la base de données « Comptabilité des employés »
· Connexion - un bloc qui décrit la procédure de connexion.
Saisie du login et du mot de passe : les demandes de connexion sont reçues, le répertoire des utilisateurs est demandé. Si l'authentification réussit, le contrôle est transféré au bloc de vérification des droits d'accès de l'utilisateur.
Vérification des droits d'accès d'un utilisateur donné : les droits de l'utilisateur spécifique qui s'est connecté au système sont déterminés (directeur, administrateur de base de données, chef du service des ressources humaines).
Accorder l'accès : configure l'interface système pour accorder l'accès des utilisateurs au système.
· Maintenance de la base de données - un bloc qui décrit la procédure de maintenance d'une base de données.
L'entrée de bloc contient des données sur les employés et la composition de leur famille. Les actions de contrôle sont des ouvrages de référence et des demandes d'utilisation de la base de données.
Le niveau d'accès à la base de données est également contrôlé. L'interface d'accès aux données est contrôlée et fournie.
· Génération de rapports - ce bloc décrit les procédures de génération de rapports basés sur les demandes d'informations des utilisateurs disposant du niveau d'accès requis à la base de données.
