Аутсорсинг бухгалтерского учета позволит снизить расходы компании, поскольку обеспечение штатной должности (или должностей) сотрудников, ведущих бухгалтерских учет, означает необходимость значительных трат для фирмы.
Кроме того, во время беседы с соискателем на должность бухгалтера не всегда есть возможность оценить его профессиональные качества в полной мере. Поэтому всегда есть риск зачислить в штат компании специалиста “низкой квалификации”. Это исключено, когда речь идет о передаче на аутсорсинг. Средняя зарплата бухгалтера в Москве - 35 тыс. рублей, в регионах - 25 тыс. Для того чтобы её обеспечить, московской компании придется ежемесячно выплачивать дополнительно порядка 10 тыс. руб. налогов и взносов с зарплаты бухгалтера, региональной - порядка 7 тыс.
При передаче на аутсорсинг дел предприятия стоимость этих услуг будет значительно дешевле. Но всё будет зависеть от формы собственности, формы налогообложения и количества бухгалтерских операций, совершаемых за определенный период времени.
В этом случае можно рассчитывать на то, что ведением бухгалтерии займутся специалисты высокой квалификации, а компания-заказчик получит доступ к апробированным передовым технологиям ведения учёта и к полному комплекту бухгалтерских услуг.
От чего зависит стоимость аутсорсингового бухгалтерского обслуживания? Кто предлагает качественный аутсорсинг бухгалтерского и налогового учета? Как выбрать подрядчика бухгалтерских услуг?
Здравствуйте, читатели сайта «ХитёрБобёр»! Вас приветствует Анна Медведева. В нашей статье мы рассмотрим новое для многих понятие - аутсорсинг бухгалтерских услуг.
Статья будет полезна как владельцам и руководителям крупных предприятий, так и представителям малого и среднего бизнеса.
Бухгалтерский учет - это вечная головная боль для руководителей: постоянные изменения в законодательстве, штатный бухгалтер что-то напутал в отчетности или просто неожиданно уволился. Что делать? Самому браться разбираться в этих горах бумаг?
На самом деле все намного проще. Можно передать ведение бухгалтерии сторонней компании, которая будет отвечать за правильность, точность и своевременность ведения всего бухгалтерского учета, а вам нужно будет просто ставить свои подписи на отчетах и ни о чем не переживать.
Начнем по порядку!
1. Что такое аутсорсинг бухгалтерских услуг и когда он может понадобиться?
Аутсорсинг представляет собой привлечение к сотрудничеству сторонних организаций, которые берут на себя часть обязанностей в работе предприятия. Касается это тех сфер, которые не являются основными в деятельности организации.
– это полная передача ведения бухгалтерии предприятия в руки аутсорсинговой фирмы, компетентной в данной сфере, либо одиночного специалиста-аутсорсера.
Основные цели и причины перехода на аутсорсинг:
- снижение рисков (штрафов, пени или даже принудительного закрытия организации);
- снижение расходов (что особенно актуально в условиях кризиса или малой финансовой активности предприятия);
- повышение гибкости бизнеса;
- уменьшение числа штатных сотрудников;
- небольшой доход компании;
- невозможность содержать офисное помещение;
- открытие филиалов;
- деятельность иностранных компаний.
Что такое аутсорсинг бухгалтерии? Каковы его достоинства и недостатки? Можно ли передать аутсосеру весь бухгалтерский, налоговый и кадровый учет? Бухгалтерия - вечная головная боль для любого предпринимателя. Отдел, который ничего не производит, но очень много потребляет. Даже для одного бухгалтера в штате потребуется: офисное помещение, оргтехника, масса необходимых программ, мебель и множество мелочей на заметную сумму. Развивать бухгалтерское направление бессмысленно - доходы от этого не станут больше. Однако экономить на нем себе дороже. Проблемы, вызванные ошибками в учете, знакомы всем. Стоят они дорого. Так как же все оптимально организовать!?Пример
Крупная германская корпорация открывает представительство в Москве. Не имея опыта работы в РФ и не будучи осведомленными во всех тонкостях финансового законодательства в России, представители пришли к выводу, что самостоятельно заниматься бухгалтерией будет сложно и невыгодно.
Проанализировав рынок аутсорсинговых услуг, руководство компании остановилось на подходящей фирме, подписало контракт и по сей день довольно сотрудничеством.
Нововведение может оправдать себя на 100%, а может оказаться совершенно нерентабельным. Поэтому нужно хорошо изучить вопрос. И не только саму идею, но и приемлемость ее в вашем конкретном случае.
Преимущества и недостатки бухгалтерского аутсорсинга:
№ Преимущества Недостатки 1 Снижение расходов на содержание штатной бухгалтерии (зарплата, налоги, содержание помещения и оборудования, приобретение специальных программ, повышение квалификации персонала). Не очень удобно контролировать ведение бухгалтерской отчетности, поскольку специалист может находиться от вас на расстоянии. 2 Отсутствие человеческого фактора (отпуска, больничные, декретные и другие ситуации, когда бухгалтер временно отсутствует). Специалисты сторонней организации могут не вполне разбираться в особенностях производственных процессов вашей компании. 3 Высокий уровень подготовки аутсорсинговых специалистов, большой опыт и постоянная осведомленность в новшествах законодательства. Высококачественное обслуживание возможно только при сотрудничестве с надежной фирмой-аутсорсером, найти которую не очень легко. 4 Возможность сосредоточить все ресурсы предприятия на основной деятельности. Придется наладить процесс взаимодействия с компанией-аутсорсером и уделять этому какое-то время, а то и выделить для этого специального сотрудника. Дополнительные подробности вы найдете в обзорной статье « ».
2. Что включает в себя бухгалтерский аутсорсинг - обзор ТОП-5 основных функций
Обращаясь к услугам фирмы-аутсорсера, вы получите полное бухгалтерское обслуживание вашего предприятия, которое не ограничится только ведением плановой отчетности. Функции аутсорсера весьма многообразны. Рассмотрим главные из них.
Функция 1. Обработка и систематизация первичной документации
Это работа со всеми документами, необходимыми для оформления отчетности. Накладные, счета-фактуры, акты выполненных работ, выписки из счетов, товарные чеки, платежные поручения, приходные и расходные ордера и другие бумаги входят в этот список.
Кроме того, правильность оформления и хранения первичных документов всегда попадает в поле зрения налогового органа во время плановой или внеплановой проверки. Если имеются несоответствия действующему законодательству, аутсорсинговая фирма приведет ваш архив в порядок.
Функция 2. Создание первичного регистра бухгалтерского учета
Это документ, в котором в произвольной форме отражаются данные первичной документации. Регистры систематизируют информацию, а их составление является подготовительным этапом перед составлением отчетности.
В первичном регистре отображаются уже не исходные, а операционные данные. Составляется он обычно в виде таблицы, куда вносятся все данные первичных документов.
Функция 3. Автоматизация бухучета
Финансовая деятельность предприятия отражается в большом количестве документов. Чтобы вся документация содержалась в надлежащем порядке, была введена обязательная автоматизация, и бухгалтерия стала едва ли не первым ее объектом.
В финансовом законодательстве постоянно появляются новые положения. Фирма-аутсорсер, которая специализируется только на бухгалтерских услугах, обычно всегда в курсе всех новостей своей отрасли и быстро обзаводится новыми версиями бухгалтерских программ.
Функция 4. Ведение первичной документации
Чтобы верно составить бухгалтерскую и налоговую отчетность, необходимо уметь правильно заполнять первичную документацию. Аналогичные навыки необходимы для составления полного перечня доходов и расходов организации.
Ведение первичной документации требует досконального знания норм, правил и методик расчета налогов. Ведь от этого зависит вся финансовая сторона работы вашего предприятия.
Функция 5. Формирование и сдача налоговой отчетности
Налоговый кодекс предписывает сдавать отчетность в довольно жесткие сроки. Предусмотрена и специальная форма заполнения налоговой декларации. Как первое, так и второе должно строго соблюдаться.
Специалисты фирмы-аутсорсера, будучи в курсе всех тонкостей, оформят все согласно стандартам. Если отчетность отправляется в электронном виде, для нее имеется специальная программа. В письменном - заказным письмом по почте либо лично в налоговом органе.
3. Как перейти на аутсорсинг бухгалтерских услуг - пошаговая инструкция для начинающих бизнесменов
Теперь посмотрим, как выглядит на практике весь процесс перевода бухгалтерии на аутсоринг. В принципе, ничего сложного. Главное - это системность действий.
Шаг 1. Анализируем состояние внутренних дел компании
Первым делом нужно определить, насколько целесообразно обращаться к услугам аутсорсинговой фирмы. Часто проблема кроется не в низком уровне квалификации бухгалтерского персонала, а в плохой организации работы.
Это может быть неравномерное распределение обязанностей между сотрудниками (кто-то перегружен и просто физически не успевает все сделать, а кто-то сидит без дела). Или же другие отделы не вовремя сдают в бухгалтерию документы, необходимые для дальнейшей обработки.
Шаг 2. Принимаем решение о передаче бухгалтерии компании-подрядчику
Теперь необходимо определить разницу в оплате труда штатных бухгалтеров и сотрудников фирмы-аутсорсера. Для наглядности советуем прописать все в сравнительной таблице (желательно - в финансовом выражении).
Из чего складывается стоимость аутсорсерских бухгалтерских услуг? Либо это полностью ведение бухгалтерии, либо базовый тариф, либо выполнение каких-то отдельных операций. Услуги могут быть как разовыми, так и постоянными.
Вариант частичной передачи дел на аутсорсинг тоже стоит иметь в виду. Однако, практика показывает, что передача полного комплекса бухгалтерской работы аутсорсеру позволяет экономить до 40-60%.
Шаг 3. Выбираем аутсорсинговую компанию
К выбору нужно подойти более чем основательно. От того, насколько профессионально работает фирма-аутсорсер, во многом будет зависеть успешность вашего предприятия.
На что следует обращать пристальное внимание при выборе аутсорсинговой компании:
- известность, период существования и репутация фирмы;
- наличие тестового периода;
- юридически грамотно составленный договор;
- гарантия конфиденциальности;
- наличие бесплатного экспресс-аудита;
- гибкая система ценообразования;
- представление фирмой ваших интересов в налоговых органах;
- возможность проведения для вас налоговой оптимизации;
- высокий уровень профессиональной подготовки сотрудников фирмы-аутсорсера;
- доступ к онлайн-бухгалтерии.
Шаг 4. Разрабатываем условия контракта
Договор об аутсорсинге в основе своей является договором оказания услуг.
- перечень услуг, которые будут оказываться;
- сроки предоставления информации и результатов;
- степень ответственности;
- условия расторжения контракта.
Четко прописав все пункты, не допуская формулировок, которые можно толковать двояко, вы обезопасите себя от возможных ошибок и, следовательно, получите сотрудничество на высшем уровне.
Шаг 5. Заключаем договор
Контракт на аутсорсинговые услуги может заключаться на разные сроки. Законом это не регламентировано и зависит полностью от задач, которые вы поставите. Когда будете составлять договор, пропишите также возможность его последующего пролонгирования (продления).
Рекомендуем предусмотреть и возможность расторжения контракта одной из сторон до истечения оговоренного срока с возмещением убытков или оплатой понесенных расходов. Здесь стоит особо позаботиться об условиях передачи информации.
Шаг 6. Переходим на новый формат работы
Расходы на оплату услуг аутсорсинговой компании относятся к управленческим расходам и расписываются в договоре. При этом налог на добавленную стоимость не учитывается.
Если в какой-то период времени бухгалтерская документация не велась из-за отсутствия главного бухгалтера, то специалисты организации-аутсортера вполне могут заняться восстановлением учета. Нужно лишь заранее прописать это в договоре.
Шаг 7. Организовываем механизм взаимодействия и контроля с аутсорсером
После подписания договора вам нужно передать аутсорсинговой фирме всю бухгалтерскую документацию. Это договоры купли-продажи, договоры поставок и услуг, трудовые приказы, документы на приобретение основных средств и все остальное.
Когда заканчивается квартал и отчетный период, вам нужно сдать в налоговый орган соответствующие документы с подписью. Когда же аутсорсинговая компания сдает годовой отчет, необходимо составить общий реестр всех документов, которые за прошедший год вы передавали ей. Вся эта документация возвращается вам обратно вместе с описью.
4. Бухгалтерский аутсорсинг на выгодных условиях - обзор ТОП-5 компаний по предоставлению услуг
Как мы уже упоминали, останавливать свой выбор на аутсорсинговой компании следует после особо тщательного анализа. Мы выбрали несколько фирм и предлагаем вам ознакомиться с их послужным списком.
примечательна прежде всего тем, что основывает работу на самых современных технологиях. Полная интернет-бухгалтерия - от обработки первичной документации до сдачи отчетности.
Работа сервиса «Мое дело» построена так, что она идеально подходит для УСН, ЕНВД, ОСНО и Патента.
Вам предлагается на выбор 4 тарифа:
- «Отчетность в ФНС» - для ИП без сотрудников. Формируется и отправляется отчетность ЕНВД или нулевые по УСН.
- «Без сотрудников» - для ИП и ООО без сотрудников. Рассчитываются налоги и взносы. Формируется и отправляется отчетность. Подготавливаются первичные документы и выставляются счета. Осуществляется складской учет. Проводятся консультации экспертов.
- «До 5 сотрудников» - для ИП и ООО со штатом до 5 сотрудников. К услугам предыдущего тарифа добавляется учет по сотрудникам.
- «Максимальный» - для ИП и ООО со штатом до 100 сотрудников. Все услуги, аналогично предыдущему тарифу, с учетом количества работников.
Помимо того, что сервис сам выполняет всю бухгалтерскую работу, учтен фактор времени. Все операции осуществляются мгновенно - выгрузка платежных поручений для отправки в банк, формирование, проверка и отправка отчетов, сверка с ФНС на предмет наличия задолженности, расчет взносов, зарплат и других платежей.
Онлайн-сервис абсолютно прозрачный - ваша бухгалтерия всегда для вас открыта. Можно контролировать статусы сданной отчетности и уплаты налогов и отслеживать уведомления из налоговой. Кроме того, можно самостоятельно выставлять счета клиентам и даже проверять будущих контрагентов на надежность.
Мобильное приложение поможет полностью отслеживать движение денежных средств по всем расчетным счетам. То есть вы сможете в любой момент проверить состояние ваших дел.
На ресурсе даются, в том числе в онлайн-режиме, обширные консультации - юриста, кадрового специалиста и налогового консультанта. Зайдя на сайт компании Мое Дело, можно получить всю необходимую информацию.
При том, что компания несет полную ответственность за свои действия, она объявляет еще и о том, что вся ее ответственность застрахована на 100 000 000 рублей. Цифры довольно внушительные.
2) «Бухгалтерия Плюс»
Компания работает с 2009 года и специализируется в области бухгалтерского, налогового и кадрового учета. Большая часть специалистов «Бухгалтерии Плюс» - члены Палаты налоговых консультантов и имеют опыт работы в госструктурах.
В спектре оказываемых услуг абонентское обслуживание, бухучет, кадровое делопроизводство, возврат НДС, сопровождение налоговых проверок.
Услуги предоставляются любым юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям.
Полный комплекс бухгалтерских и юридических услуг. Компания работает более 10 лет и содержит в штате только высококвалифицированных специалистов, постоянно повышающих свой профессиональный уровень.
Индивидуальный подход к каждому клиенту, гибкая ценовая политика и полностью прозрачные отношения с заказчиками составляют основу сотрудничества фирмы со своими клиентами.
Являясь дочерней компанией 1С и членом Ассоциации Европейского Бизнеса, фирма содержит в штате около 200 сотрудников и имеет в списке уже более 5000 клиентов.
Полный или частичный аутсорсинг бухгалтерии, оценка и грамотные консультации, а также калькулятор расчета цены услуг прямо на сайте. Плюс некоторые приятные бонусы.
Полный комплекс услуг по организации, ведению и восстановлению бухучета. Компания использует новейшие технологии и предлагает удаленное сопровождение.
Работая с 2000 года, коллектив «Гарант АРС» может гордиться солидным опытом и высоким профессиональным уровнем. Компания - одна из первых в своей сфере и считается надежным партнером.
5. Как выбрать надежного аутсорсера бухгалтерских услуг - 4 полезных совета новичку
Даже в том случае, когда вы обращаетесь к фирме-аутсорсеру по рекомендации, советуем проявить некоторую бдительность. Прислушайтесь к следующим советам.
Совет 1. Уточните, гарантирует ли аутсорсер соблюдение конфиденциальности
Это одно из самых серьезных требований, которые предъявляются к бухгалтерским услугам. Это очень важно, поскольку фирме, которая будет заниматься вашей бухгалтерией, станут известны все нюансы работы вашего предприятия.
Поэтому в договоре должен обязательно присутствовать пункт об условиях конфиденциальности информации. Как вариант - можно заключить дополнительное соглашение.
Вам нужно получить гарантию от аутсорсера и в том, что все данные (хоть в бумажном, хоть в электронном виде) сохранятся неизменными, а доступ к ним будут иметь лишь доверенные лица.
Совет 2. Узнайте о наличии тестового периода оказания бухгалтерских услуг
Один из признаков солидности фирмы - это когда она может себе позволить за минимальную оплату или же вообще без нее предложить вам тестовый период оказания услуг, чтобы вы смогли оценить уровень выполнения работ.
Это будет говорить не только о хорошем финансовом положении компании, но и о ее уверенности в качестве услуг, которые она предоставляет. В серьезной фирме знают, что экономия на тестовом периоде зачастую приводит к потере потенциального клиента.
Совет 3. Обращайте внимание на известность и репутацию фирмы
Хорошо зарекомендовавшие себя компании существуют не менее 10 лет, имеют множество довольных клиентов и в поиске таковых не нуждаются, поскольку пользователи находят их сами. Такие компании находятся на хорошем счету и у налоговых органов.
Поскольку конкуренция велика, фирма должна держать высокий уровень не только в сотрудничестве с другими организациями, но и внутри организации. Выявляется это в процессе внутреннего аудита.
Мнение независимых клиентов во многом поможет оценить уровень работы компании-аутсорсера. Отзывы можно посмотреть на сайте фирмы, на форумах, в соцсетях, в профессиональных рейтингах, СМИ и других источниках.
Воспользуйтесь личными рекомендациями - наверняка кто-либо из ваших знакомых или партнеров по бизнесу уже имеет опыт подобного сотрудничества. Особое внимание уделяйте отрицательным отзывам - положительные не всегда могут отражать реальную картину, а вот отрицательные обычно правдоподобны (конечно, если они вообще есть).
О том, на что нужно ориентироваться при выборе аутсорсера, советуем посмотреть интересный и полезный видеоролик.
6. 4 золотых правила для эффективной работы с подрядчиком
Для плодотворного взаимодействия со сторонней организацией недостаточно только заключить юридически грамотный договор и соблюдать все его пункты. В любом сотрудничестве немаловажную роль играет человеческий фактор.
Правило 1. Сочетайте доверие и контроль
Поскольку вы вручаете посторонним специалистам свою финансовую документацию, естественно, что должно быть доверие. Однако просто доверие - не вполне уместный для бизнеса фактор. Оно должно быть также четко оговоренным.
Обычно в контракте не прописывается штат сотрудников, которые будут заниматься вашей бухгалтерией. Кроме того, в ходе процесса они могут меняться. Если же для вас важно, чтобы только какие-то конкретные специалисты работали с вашим предприятием, список нужно утвердить в договоре.
Прописывается при этом и то, как будет проходить отчет компании-аутсорсера перед заказчиком. Не нужно особо активно требовать строгого выполнения этого пункта, но и игнорировать фактор проверки тоже не стоит. Вы заказчик и вы имеете право быть в курсе всех операций, которые проводятся с вашими документами.
Правило 2. Четко разграничивайте ответственность каждой стороны
Стандартным договором об аутсорсинговых услугах предусмотрено, что фирма-аутсорсер полностью несет ответственность за качество и своевременность выполняемых работ. Если упущены сроки, неправильно составлена отчетность, неверно произведены расчеты - в любом подобном случае штрафы и пеню будет платить исполнитель.
Аутсорсинг бухгалтерских услуг: хорошая альтернатива для небольшого бизнеса
В поиске баланса между затратами на бухгалтерию и качеством учета многие предприниматели выбирают стороннюю организацию, оказывающую услуги по ведению учета. В отличие от наемного работника, организация отвечает за качество на 100%. Ее не защищает Трудовой кодекс. Она несет полную ответственность по всем обязательствам. И обходится часто дешевле одного хорошего бухгалтера. Для небольшого предприятия - это идеальное решение. Но как так можно работать, когда нет бухгалтера под рукой? Оказывается это довольно удобно, если предоставляется качественная услуга. Конечно, у штата в соседнем кабинете, который только в вашем распоряжении, есть свои плюсы. Но один жирный минус перекрывает возможные преимущества для большинства предприятий - цена. Собственная бухгалтерия, собранная из профессионалов, обходится очень дорого. Такую целесообразно держать только при крупном бизнесе с высокой рентабельностью. Для ИП же или небольшого ООО - такой отдел почти всегда становится обузой, так как цена превосходит пользу. При этом работает собственная бухгалтерия не всегда эффективно. Нередко, взяв на хорошую зарплату опытного бухгалтера, в первую же проверку ИФНС предприниматель обнаруживает акт на круглую сумму. И ничего с этим не поделаешь. Чтобы быть уверенным на 100%, что взял профессионала, нужно не просто выделить на оплату труда бухгалтера достаточно средств по меркам рынка труда Москвы, но и самому выучить бухучет, дабы оценить уровень компетентности специалиста. Также можно заключить с главбухом договор о полной материальной ответственности, но добровольно подпись под таким соглашением работник поставит только в случае очень высокой, значительно выше рынка (завышенной), оплате труда. Поэтому такие договоры заключаются крайне редко. Для предприятия же полная ответственность за качество предоставляемой услуги - обычная практика.Аутсорсинг бухгалтерии: стоимость
Цена хорошего бухгалтера гораздо выше стоимости обслуживания небольшого предприятия на аутсорсинге. Но почему так происходит? Почему качественное стоит дешевле? Нет ли здесь подвоха? Нет. Подвоха здесь нет. А у невысокой цены есть свои причины: 1. Оплачивается только фактически выполненная работа. Аутсосеру не нужно платить за 8 часов рабочего времени. Оплачивается только тот объем, который требуется. При этом бухгалтеры аутсорсинговой компании не могут уйти пораньше, потому что уже все сделали на сегодня. Поэтому у них нет соблазна сделать работу в спешке «как-нибудь» и отправиться «сдавать отчет». 2. Специализация. Рядовые сотрудники аутсорсинговой компании выполняют узкоспециализированные задачи. Поэтому все делается гораздо быстрее. А сложные вопросы решают руководители, которые курируют несколько предприятий. 3. Низкие материальные затраты. Объединение в одном месте специалистов, работающих с разными предприятиями, позволяется существенно сэкономить на программном, техническом и ином обеспечении.Аутсорсинг бухгалтерского учета в Москве
В зависимости от потребностей вашей компании, мы предлагаем: 1. Текущее бухгалтерское обслуживание. В рамках данного пакета наши специалисты: - проведут проверку правильности составления первичных документов; - выполнят расчет оплаты труда; - подготовят платежные документы для оплаты налогов и взносов; - подготовят и сдадут отчеты в ИФНС и фонды; - выполнят другую бухгалтерскую работу при необходимости. 2. Консультации бухгалтера предприятия или владельца бизнеса по вопросам учета и налогообложения. 3. Восстановление учета. Если на вашем предприятии должным образом не велся бухгалтерский и налоговый учет, а впереди сдача отчетов, мы поможем. 4. Постановка бухучета и выявление ошибок. 5. Оптимизация налогообложения.Плюсы аутсорсинга очевидны, а как же минусы
У всякой хорошей идеи есть не только достоинства, но и недостатки, и мы готовы честно о них рассказать. 1. Аутсорсинг это неудобно. Документы нужно возить, да и как без бухгалтера в офисе. На самом деле в век интернета совсем не обязательно возить документы. Многое можно отправить в отсканированном виде. А оригиналы привезти только один раз в месяц. Конечно, сканирование требует времени, но трудоемкость этой операции невелика. Особенно если не накапливать работу. А на текущие задачи в офис достаточно простого оператора, кассира или другого специалиста, в зависимости от особенностей конкретного ИП или ООО. 2. У бухгалтера на аутсорсинге 100 предприятий, и он не помнит их все. Это большое преувеличение. Развеять его очень просто. Достаточно прийти в офис компании, посмотреть, как работают специалисты, каков их настрой, и все станет понятно. Задерганный сотрудник, который ведет много предприятий и ничего не успевает, виден сразу. Если же перед вами вдумчивый собеседник, который в ходе разговора откладывает в памяти информацию о вашей компании и дает полезные советы уже в ходе первой беседы, значит вы попали именно туда, куда вам нужно. При этом чем дольше компания обслуживается у конкретного аутсосера, тем лучше знают ее работу и тем эффективнее сотрудничество. 3. Аутсосер менее управляем, нежели бухгалтер, работающий внутри компании. На самом деле аутсосер заинтересован в длительном сотрудничестве. И предпринимателю, и бухгалтеру аутсорсинговой компании гораздо проще работать со старым партнером, чем с новым. Не случайно так трудно найти бухгалтера в последний момент перед сдачей баланса - очень сложно сделать отчет по «чужим» данным. Поэтому мы всегда демонстрируем гибкий подход к своим клиентам. Кроме того, все, что прописано в договоре, вы получите в срок в любых обстоятельствах. А значит вам не грозят штрафы и пени, невыполненная работа, в связи с болезнью бухгалтера, и прочие трудности, которые нередко возникают со штатными специалистами. 4. Сотрудники аутсорсинговой компании получают доступ к конфиденциальной информации предприятия. Это действительно так, но важные для предпринимателя вопросы нужно поручать профессионалам. А это неизбежно влечет передачу данных внешним лицам. Стремление любой ценой обойтись без аудитора и юриста чаще всего имеет негативные последствия. Даже если удастся избежать явных ошибок, работа предприятия, спланированная специалистами средней руки, будет организована менее эффективно. На это многие возразят: «Мы ходили к юристу/аудитору и предложенное им решение оказалось менее эффективным чем то, которое придумали мы сами.». Да, полезность разовых консультаций очень невелика либо стоит очень дорого. Специалист, который дает советы по оптимизации, должен знать вашу работу хорошо, а это очень трудоемко. Поэтому длительное обслуживание в одной аутсорсинговой компании и разовая консультация - это не одно и то же. 5. Зависимость от аутсосера. Партнеры по бизнесу всегда зависят друг от друга. Это касается поставщиков, клиентов, наемных работников и др. Это нормальная практика, которая делает сотрудничество взаимовыгодным. Аутсосер зависит от клиентов, поскольку без них у него не будет дохода, а предприятие от аутсосера.Преимущества передачи бухгалтерии на аутсорсинг в Москве
Кроме доступной стоимости обслуживания и гарантированного качества, у аутсорсинга есть и другие важные преимущества. Каждый клиент, заключивший с нами договор на обслуживание, получает главного бухгалтера высокого профессионального уровня. Мы знаем, как это важно, даже для маленького предприятия с относительно простым учетом, поэтому никогда не отказываем в консультации. Обращайтесь! Мы открыты к сотрудничеству с новыми клиентами.Эта статья предназначена для тех руководителей, которые уже приняли решениепередать ведение бухучета на аутсорсинг, а также для тех, кто такого решения еще не принял, но хочет заранее изучить весь процесс. Итак, при передаче функций бухучета сторонней организации вам необходимо обратить внимание на следующие важные моменты
Что вы передаете на аутсорсинг
В первую очередь определитесь, что вы собираетесь передать на аутсорсинг – всю бухгалтерию или отдельные ее отрезки, например, только подготовку и сдачу отчетности.
Если речь идет о компании, относящейся к малому бизнесу, с небольшим количеством хозяйственных операций и штатом сотрудников от 15 до 100 человек, то имеет прямой смысл полностью передать бухгалтерию на аутсорсинг. Нередко у владельцев небольших компаний возникает искушение самостоятельно заниматься бухучетом, но, как говорится, овчинка выделки не стоит – экономия получится незначительная, совершенно несообразная потраченному времени и силам.
Если речь идет о компании среднего бизнеса со штатом сотрудников до 250 человек, то в этом случае начать передачу бухгалтерии можно с отдельных отрезков. В некоторых случаях так проще, организационно и психологически. Круг обязанностей аутсорсера можно постепенно расширять, и затем поручить им ведение всего бухучета компании.
Какую модель предпочтительнее внедрить у вас, нужно обсуждать непосредственно с поставщиком услуг. На этом этапе вам требуется найти с аутсорсерам оптимальный баланс, при котором вы 1) сокращаете расходы на содержание бухгалтерии и/или отдела кадров, 2) но сохраняете нужную вам степень контроля над учетными и аналитическими процессами своего бизнеса.
Что отразить в договоре
После того как вы определились с тем, какой объем учетных функций вы предаете сторонней организации, четко пропишите в договоре весь перечень услуг, которые вам будет предоставлять аутсорсер.
Обязательно составьте график основных хозяйственных событий, которые позволят вашей компании нормально функционировать. Например, вы выплачиваете заработную плату два раза в месяц: 25 числа – аванс, 15 числа – окончательный расчет за предыдущий месяц. Значит, ведомости на выплату заработной платы аутсорсер должен предоставить вам на утверждение не позднее 21 и 11 числа.
Договоритесь, какие стоимостные, количественные и временные критерии будут применяться сторонами в оценке качества услуг.
Выясните, каким образом вы сможете отслеживать и контролировать работу исполнителя, вносить в нее коррективы. Сейчас многие бухгалтерские фирмы используют для этого онлайн-системы (CRM). С их помощью в режиме реального времени вы сможете отслеживать ход работ. Впрочем, если вам больше по душе традиционный формат, то можно договориться о том, чтобы отчеты предоставлялись в бумажном виде или присылались по электронной почте.
Важнейший вопрос – конфиденциальность. Причислите в договоре те категории информации, которые считаете конфиденциальными, а также круг лиц, допущенных к такой информации и меры ответственности за ее разглашение.
Обязательно обсудите вопрос хранения документов: где они будут храниться – у вас или у аутсорсера. Если у исполнителя, то какие – все имеющиеся документы с начала деятельности вашей компании или только те, которые появятся после передачи бухучета на аутсорсинг.
Крайне важен вопрос разделения ответственности: за что именно вы несете ответственность, за что исполнитель; с какого момента она наступает. Добросовестные аутсорсеры обычно берут на себя ответственность за те ошибки, которые допущены по их вине. То есть, если, допустим, аутсорсер полностью ведет вашу отчетность, и она была сдана не в срок или с ошибками, то полагающийся за это штраф выплачивает аутсорсер. Вернее, он компенсирует вам размер штрафа, так как по закону платить его должны конкретно вы. Однако если вы вовремя не предоставили необходимые для отчетности данные, и в результате произошла задержка, то это уже ваша вина. Чтобы избежать спорных ситуаций, все эти моменты необходимо четко проговорить. Кроме того, они должны быть прописаны в договоре и понятны вам и исполнителю.
Обратите внимание!
В 2016 году не представляется квартальная бухгалтерская отчетность в контролирующие органы. Но вам квартальная отчетность необходима для оперативного управленческого учета и принятия стратегических решений. Поэтому закрепите в договоре с аутсорсинговой компанией объем внутренней квартальной бухгалтерской отчетности и форму ее представления вам. Это может быть аналитическая записка с указанием всех основных показателей в стоимостном и количественном выражении.
Если вы имеете обязательства перед банками по кредитам, то, скорее всего, банки тоже ждут от вас ежеквартальной отчетности. Об этом вы тоже должны информировать аутсорсера в начале вашего сотрудничества.
Как передать функции бухучета и бухгалтерские документы
Когда договор принят обеими сторонами и подписан, можно переходить непосредственно к передаче бухучета.
Первое, что вам нужно сделать на этом этапе, это оформить приказ о внесении изменений в учетную политику вашей компании. В нем зафиксируйте факт передачи функций бухучета сторонней организации с указанием даты.
Затем вам необходимо провести экспресс-аудит состояния бухгалтерского учета (как правило, это делает непосредственно аутсорсер). Экспресс-аудит включает в себя ревизию всех первичных и учетных документов, сличение электронной версии бухгалтерии с фактическими первичными документами.
Сделать это нужно обязательно, несмотря на дополнительные временные и возможно финансовые затраты. Дело в том, что в процессе экспресс-аудита могут обнаружиться недочеты в организации и ведении бухгалтерского и налогового учета. Если передать бухучет на аутсорсинг без предварительной проверки, то, во-первых, возможны конфликтные ситуации. Например, ошибка была допущена еще на этапе до передачи, и она имела некие последствия. Вы вините в этом аутсорсера, тот пытается доказать вам, что не при чем. Возможно, в итоге вы придете к взаимопониманию, но потратите на это время, силы, да и, как говорится, осадок останется. Во-вторых, любые не выявленные вовремя ошибки приводят в итоге к тем или иным потерям.
По результатам экспресс-аудита и документальной ревизии составляется акт, в котором фиксируются фактическое состояние бухгалтерского, налогового и кадрового учета в компании на момент передачи. Также в нем перечисляются искажения фактов хозяйственной жизни (если таковые имеются), несоответствия фактов системе учета, отсутствующие документы, иные выявленные факты. В рекомендательной части акта аутсорсеры фиксируют, что нужно восстановить в учете, какие исправления нужно внести в бухгалтерский, налоговый или кадровый учет организации, чтобы он стал достоверным. Также в ней даются рекомендации по составлению локальных нормативных актов (приказы, распоряжения, внутрифирменные положения), которые восстанавливают логику хозяйственной жизни компании.
После этого вы можете вздохнуть спокойно во всех смыслах: и потому что процесс передачи бухучета закончен, и потому что, наконец, вы полностью или частично свободны от бухгалтерии – этого трудоемкого, хлопотного и непрофильного вида деятельности.
Любой, кто занимается предпринимательской деятельностью, знает, что составление бухгалтерской отчетности является важной составляющей бизнеса. При этом не влияет, какая форма собственности есть у предприятия. В наше время появилось огромное количество компаний, основным видом деятельности которых, является оказание бухгалтерских услуг. Их появление на рынке было обусловлено возросшим спросом на удаленное обслуживание бухгалтерской документации.
Передача бухгалтерских функций сторонним компаниям, буквально недавно вызывало у многих недоумение и недоверие. Как можно было доверить ведение практически всей финансовой документации, людям которые не входили в штат фирмы? Но, наше время диктует прозрачное ведение бизнеса, и, следовательно, нечего скрывать от посторонних лиц свои финансовые показатели, тем более, если это фискальные органы. Бухгалтерский аутсорсинг – это ситуация, когда фирма «перекладывает» задачи и повседневные функции собственной бухгалтерии на стороннюю бухгалтерскую компанию.
Бухгалтерский аутсорсинг не просто составляет за кого-то отчет в налоговую инспекцию. Это полная защита его и юридическое сопровождение в фискальных органах. Руководителю компании и учредителям нет необходимости заботиться о бумажной волоките, они могут сосредоточиться на ведении основного бизнеса. Но, главное, это экономические выгоды от заказа таких услуг. Дело в том, что современная финансовая отчетность постоянно изменяется и разные фискальные органы систематически вносят изменения и дополнения.
Для того, чтобы не последовало никаких санкций за малейшее несоответствие необходимо содержать целый штат бухгалтеров, юристов и финансовых аналитиков. В этом случае, составление бухгалтерской отчетности становится ежеквартальной овальной работой, к которой обязательно привлекается руководитель компании. При передаче ведения бухгалтерии в специализированные фирмы, компания сразу же оптимизирует свои расходы. Ведь сокращение такого громадного аппарата тут же отражается на фонде заработной платы.
При этом высвобождается довольно колоссальное по площади помещение, которое можно использовать более выгодно. Ну, и соответственно нет затрат на обязательную оргтехнику и программное обеспечение. Посчитать косвенные выгоды от таких услуг можно после первого же квартального отчета. Ведь в этом случае затраты на ведение бухгалтерии переходят в себестоимость продукции, как оплата услуг сторонней организации.
Компания получает не просто бухгалтерию, а целый штат квалифицированных специалистов, способных помимо ведения бухгалтерии, оказывать услуги и в области контроля за движением материальных и финансовых средств, выполнять функции отдела кадров и многое другое. Не имеет значения, когда происходит такой переход на бухгалтерское обслуживание. Даже если компания функционировала достаточно длительный период, первичная документация фирмы будет приведена в соответствии с нормами закона, вплоть до регистрационных документов.
Можно, конечно, заказать разовую услугу, но гарантию стабильности и возможность развития компании дает только полное абонентское обслуживание. В этом стоимость бухгалтерских услуг будет отражать весь комплекс, оказываемой помощи предприятию. В штате специализированных компаний всегда присутствуют финансовые аналитики и специалисты в области аудита. Более расширенные функции, переданные в ведения таких компаний, позволяют получать не только ежеквартальные отчеты, но и оперативную информацию месячного или даже недельного характера. При этом она будет сопровождаться аналитическими записками, характеризующими реальное положение компании в данный промежуток времени, оценку его краткосрочной перспективы развития, а также анализ возможных планов, рассчитанных на более длительный период.
1.Аутсорсинг в России.
Бухгалтерский аутсорсинг как услуга появился в России сравнительно недавно. Бухгалтерский аутсорсинг – это ситуация, когда фирма «перекладывает» задачи и повседневные функции собственной бухгалтерии на стороннюю бухгалтерскую компанию. Следует отметить, что сотрудничество с компанией, занимающейся оказанием услуг в области аутсорсинга, имеет ряд неоспоримых преимуществ перед штатным бухгалтером. По информации агентства DISCOVERY Research Group (www.drgroup.ru), экспертная оценка его объема составляет от $50 млн. до $100 млн. Столь значительный разброс в оценках обусловлен наличием множества мелких игроков, работающих с одним-двумя заказчиками, чьи услуги трудно учесть при оценке общего объема рынка. Крупные же игроки, выйдя на рынок относительно недавно, еще не успели занять значительной доли. Однако, согласно прогнозам участников рынка, в дальнейшем должно происходить перераспределение долей рынка в пользу крупных компаний.
По подсчетам ряда специалистов, услугами аутсорсеров сегодня пользуются приблизительно 5% всех российских фирм (без учета индивидуальных предпринимателей или совсем небольших фирм, которые пользуются услугами индивидуальных бухгалтеров).
Рынок лишь начинает формироваться и до стадии насыщения ему еще далеко, ежегодный рост достигает 50-60%. Например, количество клиентов, желающих получить услугу по расчету заработной платы, ежегодно увеличивается на 70%.
В России, по данным Unistaff Payroll Services, в 2007 году около 250.000-500.000 работников получали зарплату, рассчитываемую аутсорсинговыми компаниями. Специалисты предполагают, что рост рынка в ближайшие 2–3 года будет носить лавинообразный характер, количество “рассчитываемых” сотрудников увеличится до 1–1.5 млн. человек. Крупнейшим в России является московский рынок: по оценкам участников рынка бухгалтерского обслуживания, в Москве действует более 100 фирм, специализирующихся на данном виде услуг, тогда как лишь в некоторых крупнейших региональных центрах их количество может достигать 30-40.
По оценке экспертов, крупнейшими компаниями, работающими на рынке аутсорсинга бухгалтерских услуг, являются: Intercomp, Unistaff, UCMS Group и БДО ЮБС, - крупные и средние западные и российские фирмы рассматривают их как основных поставщиков аутсорсинговых услуг.
В первую очередь, аутсорсинг актуален, когда оборотов еще недостаточно, чтобы содержать полный штат сотрудников, когда объем работ обеспечивает лишь частичную занятость. Для работающих компаний - это переходный или кризисный период, когда изменения действующей структуры необходимы для продолжения деятельности.
Другим стимулом может быть рост бизнеса, в результате которого нагрузка и затраты от непрофильных процессов существенно возрастают, так же как и трудности с наймом профессиональных сотрудников. При принятии решения о переходе на аустсорсинг, следует понимать, что переход эффективен тогда, когда общий положительный эффект от нововведения превышает затраты на его создание
2. Современные тенденции применения бухгалтерского аутсорсинга.
В последнее время за рубежом и в России все большую популярность приобретает бухгалтерский вид аутсорсинга. Передача ведения бухгалтерского и налогового учета специализированной компании в управление происходит как целиком, так и частично, в зависимости от ряда факторов. Главный смысл аутсорсинга - передача рутинных и непрофильных процессов сторонней организации, что позволяет сэкономить собственные трудовые ресурсы для более важных задач бизнеса. Еще недавно это понятие было применимо лишь к производственным процессам. Крупнейшие западные производители техники, одежды и прочих товаров переводили свои линии производства в страны с дешевой рабочей силой, фокусируя свое внимание на решении стратегических и инновационных задач. В последнее время не только за рубежом, но и в России все большую популярность приобретает такой вид аутсорсинга как бухгалтерский. Передача ведения бухгалтерского и налогового учета специализированной компании в управление происходит как целиком, так и частично, в зависимости от специфики деятельности компании, задач, количества и качества специалистов, бюджета.
Становясь потребителем аутсорсинговых услуг, организация-заказчик получает возможность сосредоточиться на основном бизнесе, поскольку договор аутсорсинга, заключается именно по непрофильным направлениям деятельности организации. Передача части работ на аутсорсинг позволяет сократить издержки, так как зачастую услуги аутсорсера стоят намного дешевле, чем содержание собственного персонала. К бухгалтерскому аутсорсингу прибегали в основном иностранные организации, работающие в России, а также совместные предприятия. Это скорее вынужденная мера: ведь иностранные бизнесмены не всегда хорошо ориентируются во всех тонкостях российского законодательства. Однако сейчас все больше российских бизнесменов пользуются бухгалтерским аутсорсингом, который предлагает услуги по восстановлению, ведению бухгалтерского и налогового учета, оптимизации налоговых платежей, составлению промежуточной и годовой отчетности, а также ведению дел с налоговыми органами.
Преимущества передачи функций по трансформации отчетности сторонней организации или сопровождения учета профессионалами очевидны. В результате такого рода финансового аутсорсинга компания может:
- повысить инвестиционную привлекательность компании за счет повышения прозрачности
- превратить учетные подразделения компаний группы в единый слаженно работающий механизм
- освободиться от отдельных трудоемких учетных процессов и посвятить свое время бизнесу
- обеспечить конфиденциальность при расчете заработной платы
- получить консультации по налоговым последствиям сделок и их оформлению
- получить юридическую поддержку в налоговом споре
- не беспокоиться о частной смене бухгалтеров в компании
Легко перейти на ведение учета собственными силами, получив методологическую и техническую поддержку аутсорсера
Стоимость обслуживания сопоставима с расходами на оплату труда главного бухгалтера или небольшой бухгалтерии. При этом организация бухгалтерского учета на предприятии с привлечением специализированной фирмы имеет ряд своих преимуществ.
Заказчик не тратится содержание рабочих мест бухгалтеров (оргтехника, документация, расходные материалы, специальная литература, семинары и пр.);
Заказчик не столкнется с проблемой, когда его единственного бухгалтера нет на месте в нужный момент, поскольку в бухгалтерской организации он имеет дело не с одним бухгалтером, а с командой – бухгалтерией, возглавляемой старшим бухгалтером;
Заказчик имеет доступ к профессиональным юристам и аудиторам, с которыми может проконсультироваться по вопросу оптимальности совершения той или иной операции с точки зрения налогообложения, гражданского законодательства и пр.;
Заказчик не беспокоится о доставке необходимых документов (это задача курьеров аутсорсера);
Аутсорсер несет ответственность за несвоевременную сдачу отчетности (если заказчик вовремя предоставил все необходимые документы для ее подготовки);
Заказчик может принять к вычету НДС по услугам бухгалтерской компании;
Заказчика не беспокоят вопросы текучести и загруженности бухгалтерских кадров.
В отличие от бухгалтерских услуг, оказываемых внешними исполнителями, бухгалтерский аутсорсинг является формой взаимодействия, при которой внешняя компания включается в рабочие бизнес-процессы компании-заказчика как целостное функциональное подразделение, оставаясь при этом организационно и юридически самостоятельным. Зарубежные эксперты в области аутсорсинга отмечают, что вместе с передачей определенных финансовых функций, выполнение которых аутсорсером происходит часто в ежедневном режиме, обычно передается также управление этими функциями и процессами.
По мнению специалистов Института аутсорсинга (Outsourcing Institute, США), наибольший рост аутсорсинга, как необычайно динамично развивающегося вида оптимизации деятельности предприятий, проявляет аутсорсинг бизнес-процессов именно в сфере финансов и бухгалтерского учета. Исследование 600 фирм.. Американской ассоциацией менеджмента, показало, что уже к тому моменту 1/5 часть опрошенных фирм передала на аутсорсинг хотя бы некоторую часть финансовых и бухгалтерских операций, а 4/5 фирм - часть административных функций.
Заключение
В отличие от бухгалтерских услуг, которые чаще имеют эпизодический характер, аутсорсинг бухгалтерии - это стратегия на перспективу, которая влечет за собой серьёзную перестройку бизнес-процессов внутри компании. Специалисты различных компаний расходятся во мнении, насколько серьёзной эта перестройка бизнес-процессов может быть. Однако большинство из них согласны, что настройка процессов взаимодействия и документооборота является важной составляющей успеха применения аутсорсинга на предприятии. Бухгалтерский аутсорсинг не стоит относить к сервисным услугам. Поставщиков у любого предприятия могут быть сотни, а вот аутсорсер - только один на каждую переданную функцию.
Другую распространенную форму бухгалтерского обеспечения на предприятии - привлечение внештатного бухгалтера, нельзя относить к аутсорсингу бухгалтерии, поскольку поставщик услуг в данном случае является физическим лицом и объективно не может иметь собственной инфраструктуры, необходимой для обеспечения и поддержки бизнес-процессов взаимодействия, а также лишен ряда других возможностей специализированной компании. Даже при равной нагрузке и сопоставимом качестве работы специализированные компании имеют преимущество перед профессионалами-индивидуалами. В силу перечисленных выше преимуществ бухгалтерского аутсорсинга, можно сделать вывод о том, что аутсорсинг является весьма актуальным решением проблем которые могут встать перед предпринимателем.
-
This article is so unique, that we couldn"t find any services related to it!
