მდივნის ძირითადი მოვალეობები. მდივნის მოვალეობები. მდივნის სამუშაო აღწერილობის შედგენის ძირითადი წესები

მდივნის მოვალეობების მკაფიოდ განსაზღვრისთვის აუცილებელია ვიცოდეთ, კონკრეტულად ვისზეა საუბარი. ყოველივე ამის შემდეგ, მისი ნახვა შესაძლებელია რამდენიმე კუთხიდან. ცნობილია, მაგალითად, მდივანი-რეფერენტი, როგორც ოფისის თანამშრომელი, გენერალური მდივანი, როგორც გარკვეული ორგანიზაციის ხელმძღვანელი (ხელმძღვანელი), სახელმწიფო მდივანი, როგორც საჯარო მოსამსახურე, მდივანი, როგორც დიპლომატიური პირი, ხელმძღვანელის მდივანი. როგორც თანამშრომელი და სხვა ვარიანტები. ყველაზე ხშირად ამ თანამდებობაზე მოხსენიებისას იგულისხმება თანამშრომელი, რომელიც ასრულებს როგორც საწარმოს დირექტორის, ისე მისი სტრუქტურული განყოფილებების ცალკეული ხელმძღვანელების დავალებებს (დავალებებს). ირკვევა, რომ მდივნის სამსახურებრივი მოვალეობები ამ შემთხვევაში მცირდება ორგანიზაციული და ტექნიკური საკითხების გადაწყვეტის ერთჯერადი დავალების შესრულებაზე.

რა უნდა იცოდეს და გააკეთოს მდივანმა

ყოველდღიური მდივანი უნდა შეასრულოს შემდეგი ფუნქციები:

1. მიიღეთ ინფორმაცია ქვეშევრდომებისგან, რომ გადასცეთ იგი უფროსს.
2. მოაწყეთ სატელეფონო კომუნიკაცია მენეჯერთან. მისი არყოფნის შემთხვევაში აიღეთ ინფორმაცია და შემდეგ მიაწოდეთ დირექტორს.
3. მიიღეთ და შეინახეთ სატელეფონო შეტყობინებების ჩანაწერები.
4. შექმენით პირობები მენეჯერის ნორმალური მუშაობისთვის: აკონტროლეთ საკანცელარიო და საოფისე აღჭურვილობის საჭიროება.
5. დაეხმარეთ საწარმოო შეხვედრებისა და შეხვედრების ორგანიზებაში. აცნობეთ მონაწილეებს ღონისძიების თარიღი, ადგილი და დრო. შეაგროვეთ საჭირო მასალები, უზრუნველყოთ დამსწრეთა დასწრება და შეაგროვეთ სხდომის ოქმი.
6. კომპანიაში საოფისე სამუშაოების ჩატარება. ამისთვის მდივანმა უნდა მიიღოს, მოახდინოს შემოსული კორესპონდენციის სისტემატიზაცია და განსახილველად წარუდგინოს ხელმძღვანელობას. შემდეგ დაწესებული ვიზის საფუძველზე გადაეცემა შემსრულებლებს დოკუმენტები ხელმოწერის საწინააღმდეგოდ. მდივანი ასევე მოიცავს კონტროლს მათი შესრულების კურსზე, დროზე და შედეგზე.
7. შეასრულეთ დოკუმენტების ბეჭდვა და კოპირება.
8. კომპანიის ხელმძღვანელთან სტუმრების მიღების ორგანიზება და, თუ შესაძლებელია, პირობების შექმნა საკითხების სწრაფი გადაწყვეტისთვის.

იმისათვის, რომ შეასრულოს მდივნის ეს ერთი შეხედვით მარტივი სამუშაო მოვალეობები, თანამშრომელმა უნდა იცოდეს:

• საწარმოსა და მისი სტრუქტურული განყოფილებების ხელმძღვანელობის მთელი შემადგენლობა;
• საწარმოს წესდება, პერსონალი და სტრუქტურა, მისი პროფილი, განვითარების პერსპექტივები და სპეციალიზაცია;
• მარეგულირებელი დოკუმენტები სათანადო აღრიცხვისთვის;
• საოფისე ტექნიკისა და კომუნიკაციების გამოყენების წესები;
• VTR, OT, ხანძარსაწინააღმდეგო და სამრეწველო სანიტარული წესები;
• სამუშაო ადგილზე მუშაობის ორგანიზების წესები;
• ნორმატიული და სამართლებრივი აქტები, ბრძანებები, დადგენილებები, ბრძანებები დაგეგმვის, აღრიცხვისა და შესრულებული სამუშაოს ხარისხის მართვის შესახებ.

კლერკის სპეციფიკა

თუ ჩვენ ვსაუბრობთ უფრო კონკრეტულ, ვიწრო სპეციალიზაციაზე, მაშინ სიტუაცია გარკვეულწილად განსხვავებულია. ავიღოთ, მაგალითად, პოზიციის დასახელება ნათლად განსაზღვრავს შესასრულებელი სამუშაოს ასპექტს. ჩვეულებრივ, თითოეულ საწარმოს უკვე აქვს სამუშაოს აღწერილობა, სადაც მითითებულია ჩანაწერების დამცველი სპეციალისტის საქმიანობის სფეროები. თუ ასეთი ინსტრუქცია არ არსებობს, მაშინ უმჯობესია შექმნათ იგი. ამისათვის თქვენ უნდა გამოიყენოთ საკვალიფიკაციო სახელმძღვანელო, რომელიც შეიცავს სავარაუდო ნიმუშებს. ამის შემდეგ, სტანდარტული ვერსია უნდა დასრულდეს კონკრეტულ ორგანიზაციასთან დაკავშირებით, სპეციფიკისა და შიდა მახასიათებლების გათვალისწინებით. ზოგადად, მდივან-მოხელის მოვალეობები მკაფიოდ უნდა შეესაბამებოდეს 3 ძირითად მიმართულებას:

1. მიმოწერის მუშაობა. მისი მიღება, დამუშავება თანამედროვე გზებით და დროული გაგზავნა.
2. შიდა დოკუმენტაციის სათანადო შენარჩუნება.
3. საბუთების რეგისტრაცია, მკაცრი აღრიცხვა და გადატანა არქივში შესანახად.

რეფერენტის მუშაობის თავისებურებები

ზოგიერთ საწარმოში, ასეთი თანამდებობა შემოღებულია სახელმწიფოში, რომელიც მოიცავს მოვალეობების ფართო სპექტრს: "ინფორმაციის მაგიდადან" "დირექტორის თანაშემწემდე". ასეთ სპეციალისტს უნდა ჰქონდეს მრავალმხრივი ცოდნა და კარგად ფლობდეს სიტუაციას. უფლებამოსილების გაზრდის გამო რეფერენტი მდივნის მოვალეობები ოდნავ გაფართოვდა. ზოგადად, ეს არის მდივნის ჩვეულებრივი სამუშაო, მაგრამ სიტყვა "მიმღები" სტანდარტულ სიაში გარკვეულ დამატებებს ახორციელებს. კერძოდ, მდივნის თანაშემწეს შეუძლია დამოუკიდებლად მიიღოს ვიზიტორები გარკვეულ საკითხებზე. გარკვეული ინფორმაციის მქონე მას შეუძლია დამოუკიდებლად მიიღოს გადაწყვეტილებები. ამასთან, რეფერენტი ასრულებს ხელმძღვანელის საპასუხისმგებლო მითითებებს ორგანიზაციის (საწარმოს) ეკონომიკურ საქმიანობასთან დაკავშირებით. ზოგჯერ მდივნის თანაშემწეს ეკისრება მოვალეობები.ეს კეთდება მხოლოდ მაშინ, როცა სამუშაოს მთლიანი მოცულობა გაძლევს დამატებითი მოვალეობების შესრულების საშუალებას.

მდივანს უწოდებენ უფროსის ერთგულ თანაშემწეს და მარჯვენას და კარგი მიზეზის გამო, რადგან ხელმძღვანელის მდივნის მოვალეობებში შედის ეფექტური მენეჯერული და ადმინისტრაციული საქმიანობის უზრუნველყოფა. ხელმძღვანელის მდივანი ეწევა საქმიანი დოკუმენტების და დოკუმენტების მომზადებასა და შესრულებას, ეხმარება უფროსს ბიზნესში და წყვეტს ბევრ ორგანიზაციულ საკითხს.

მდივნის თანაშემწის თანამდებობაც შეიძლება ჩაითვალოს წარმომადგენლობით, რადგან ის კომპანიის სახეა - ხვდება სტუმრებს, პასუხობს ზარებს და წერილებს. ასეთი სამუშაო მოითხოვს დიდ სიმშვიდეს, კომუნიკაციას და ორგანიზებულობას. ამ მიზეზით, მდივნის პროფესია შეიძლება დიდ პერსპექტივას გვპირდეს - მომავალში სპეციალისტი შეიძლება გახდეს ოფისის მენეჯერი, შემდეგ კი ერთ-ერთი დირექტორი ან ტოპ მენეჯერი.

სამუშაო ადგილები

აღმასრულებელი მდივნის თანამდებობა აუცილებელია თითქმის ყველა კომპანიაში, რომელსაც აქვს ოფისი კლიენტებისთვის და ვიზიტორებისთვის. ეს შეიძლება იყოს როგორც დიდი, ასევე მცირე ბიზნესი.

პროფესიის ისტორია

პირველ მდივნებს შეიძლება მივიჩნიოთ მწიგნობრები და მემატიანეები - ისინი წერდნენ სამეფო განკარგულებებსა და ბრძანებებს, აფიქსირებდნენ მიმდინარე მოვლენებს და პასუხისმგებელნი იყვნენ მიმოწერაზე. დროთა განმავლობაში მდივნის უფლებამოსილებები მნიშვნელოვნად გაფართოვდა და დღეს მათ შეუძლიათ შეასრულონ მრავალფეროვანი ფუნქციები. ასე რომ, საჭირო იყო ვიწრო სპეციალობის სპეციალისტები, რის შედეგადაც გაჩნდა პროფესია მდივან-რეფერენტი, კლერკი, მდივან-მთარგმნელი და ოფისის მენეჯერი.

მდივნის მოვალეობები

მდივნის თანაშემწის მოვალეობები მოიცავს:

• ვიზიტორების მიღება;
• სატელეფონო ზარების მიღება;
• ჩანაწერების წარმოება;
• ხელმძღვანელის სამუშაო დღის დაგეგმვა;
• შეხვედრების ორგანიზება;
• მენეჯერისთვის და სხვა თანამშრომლებისთვის მივლინების დროს ბილეთების შეკვეთა და სასტუმროების დაჯავშნა;
• ოფისისთვის საკანცელარიო ნივთების შეკვეთა;
• მენეჯერის მოთხოვნების შესრულება.

ზოგჯერ ხელმძღვანელის მდივნის ფუნქციებში შედის მიმოწერა ინგლისურ ენაზე.

მოთხოვნები მდივნისთვის

მდივან-რეფერენტის მოთხოვნები მოიცავს:

• საშუალო ან უმაღლესი განათლება;
• კომპიუტერის საკუთრება;
• საოფისე მუშაობის საფუძვლების ცოდნა;
• ინგლისური ენის ცოდნა (ზოგჯერ).

ასევე, მდივნის თანამდებობა მოითხოვს შემდეგ უნარებს:

• პუნქტუალურობა;
• კარგად გამოჩენის უნარი (პრეზენტაბელობა);
• ორგანიზაცია.

მდივნის რეზიუმეს შაბლონი

როგორ გავხდეთ მდივანი

როგორ გავხდეთ მდივანი? ეს შეიძლება იყოს ნებისმიერი უმაღლესი განათლების მფლობელი, რომელმაც დაასრულა ასისტენტების კურსები ან მიიღო ტრენინგი უშუალოდ სამუშაო ადგილზე. როგორც წესი, დამსაქმებლები არ აწესებენ სპეციალურ მოთხოვნებს განმცხადებლის სპეციალობაზე, არამედ ყურადღებას ამახვილებენ იმაზე, რომ განმცხადებელს აქვს აუცილებელი პიროვნული თვისებები და შეუძლია მოვალეობის შესრულება სათანადო დონეზე.

მდივნის ხელფასი

მდივნის ხელფასი შეიძლება განსხვავებული იყოს - 15-დან 45 ათას რუბლამდე. შემოსავალი დამოკიდებულია თანამშრომლის მოვალეობების სპექტრზე და რეგიონზე, სადაც ის მუშაობს. მდივნის თანაშემწის საშუალო ხელფასი 30 ათასი რუბლია.

სად მივიღოთ ტრენინგი

გარდა უმაღლესი განათლებისა, ბაზარზე არის არაერთი მოკლევადიანი სწავლა, რომელიც გრძელდება, როგორც წესი, ერთი კვირიდან ერთ წლამდე.

პროფესიული განათლების ინსტიტუტი „IPO“ გიწვევთ დისტანციურ კურსებზე „“ (არსებობს ვარიანტები 256, 512 და 1024 აკადემიური საათი) დიპლომით ან სახელმწიფო სერტიფიკატით. ჩვენ მოვამზადეთ 8000-ზე მეტი კურსდამთავრებული თითქმის 200 ქალაქიდან. შეგიძლიათ სწავლა გარედან, მიიღოთ უპროცენტო განვადება.

მდივნის სამუშაოს აღწერა უნდა ითვალისწინებდეს იმ მოვალეობებს, რომლებიც ენიჭება ორგანიზაციაში ამ თანამშრომელს (ბოლოს და ბოლოს, მდივნის მუშაობა არ შემოიფარგლება მხოლოდ ზარებზე პასუხის გაცემით და სტუმრების შეხვედრით). ვნახოთ, როგორ არის შედგენილი ასეთი ინსტრუქცია და რას უნდა შეიცავდეს იგი.

რა არის აღმასრულებელი მდივნის მოვალეობები?

დაუყოვნებლივ უნდა აღინიშნოს, რომ მდივნები განსხვავებულია. ასე რომ, მცირე ორგანიზაციებში, ხელმძღვანელის მდივანი არის არა მხოლოდ მისი პირადი თანაშემწე, არამედ, ფაქტობრივად, ყველა საოფისე და სასულიერო საქმის ხელმძღვანელი. დიდ კომპანიებსა და სამთავრობო ორგანოებში მდივანი შეიძლება იყოს არა მხოლოდ უფროსთან, არამედ მის მოადგილეებთანაც. ეს ნიშნავს, რომ ამ თანამდებობაზე მომუშავე პირთა პასუხისმგებლობის დიაპაზონი შეიძლება ძალიან განსხვავებული იყოს.

გარკვეული სიცხადე შემოაქვს თანამშრომლების KSD-ს მიერ, რომელიც დამტკიცებულია რუსეთის ფედერაციის შრომის სამინისტროს მიერ 1998 წელს. ამ დოკუმენტის თანახმად, ხელმძღვანელის მდივანი:

• ეწევა ხელმძღვანელის მუშაობის ტექნიკურ და ორგანიზაციულ უზრუნველყოფას;
• ახორციელებს საოფისე სამუშაოებს, კერძოდ აღრიცხავს ხელმძღვანელის სახელზე შემოსულ კორესპონდენციას და მისი დაკვეთით გადასცემს შემსრულებლებს დოკუმენტებს;
• უზრუნველყოფს შესასრულებლად წარდგენილი დოკუმენტების დროულად განხილვას;
• ხელმძღვანელს ხელმოწერისთვის წარუდგენს განცხადებებს, ბრძანებების პროექტებს და სხვა დოკუმენტაციას;
• აწყობს სატელეფონო საუბრებს;
• ხელმძღვანელის არყოფნის შემთხვევაში იჭერს შემოსულ ინფორმაციას და აწვდის მას ხელმძღვანელის ყურადღებას;
• ამზადებს შეხვედრებს ან შეხვედრებს, ადგენს ოქმს;
• აწყობს ვიზიტორების მიღებას და ა.შ.

თითოეულ კონკრეტულ ორგანიზაციაში მდივნისთვის შეიძლება გათვალისწინებული იყოს სხვა მოვალეობები - ორივე გათვალისწინებულია კუდ-ით და არ შედის მასში. კერძოდ, ოფისის მენეჯერის მოვალეობები შეიძლება დაეკისროს მდივანს: ოფისის უზრუნველყოფა სახარჯო მასალებით, გამოძახება შემკეთებელი და ა.შ. იმავე დროს.

უფროსის მდივნის სამუშაო აღწერილობის მომზადება

რეგისტრაცია, ისევე როგორც ნებისმიერი სხვა დოკუმენტი, უნდა განხორციელდეს საოფისე მუშაობის წესების შესაბამისად, კერძოდ, GOST R 6.30-2003 შესაბამისად. მისი სტანდარტების მიხედვით, ეს დოკუმენტი უნდა შეიცავდეს:

არ იცით თქვენი უფლებები?

• დაწესებულების დასახელება, რომლისთვისაც შემუშავდა დოკუმენტი;
• დოკუმენტის დასახელება („სამუშაო ინსტრუქცია“);
• შემუშავებისა და შედგენის თარიღის მითითება;
• რეგისტრაციის ნომერი ორგანიზაციის შიდა საოფისე მუშაობის წესის მიხედვით;
• ადგილის მითითება, სადაც შედგენილია;
• დამტკიცების ნიშანი;
• ინსტრუქციის რეალური სათაური და ტექსტი;
• ნიშანი იმის შესახებ, არის თუ არა განაცხადები;
• შენიშვნები ორგანიზაციის სამსახურებთან და განყოფილებებთან დოკუმენტის შიდა კოორდინაციის შესახებ (ჩვეულებრივ კოორდინაცია ხორციელდება პერსონალის განყოფილებასთან, იურიდიულ სამსახურთან, ფინანსურ განყოფილებასთან, თუმცა, თუ ასეთი საჭიროება გაჩნდება, კოორდინაციაში შეიძლება ჩაერთონ სხვა განყოფილებები).

ასეთი სამუშაოს აღწერილობის ნიმუში შეგიძლიათ იხილოთ ჩვენს ვებგვერდზე.

მდივნის თანაშემწის სამუშაოს აღწერა - რა განსხვავებაა?

ზოგიერთ ორგანიზაციაში რეგულარული მდივნის ნაცვლად არის მდივნის თანაშემწის თანამდებობა. ფაქტობრივად, რთულია ამ თანამდებობების მკაფიოდ გარჩევა, ვინაიდან რეფერენტს ასევე შეუძლია ჩაერთოს ხელმძღვანელის მუშაობის ორგანიზაციულ-ტექნიკურ უზრუნველყოფაში და შეასრულოს სხვა სამდივნო მოვალეობები. შესაბამისად, რაზეა ნათქვამი მდივნის სამუშაოს აღწერამენეჯერი, მრავალი თვალსაზრისით ასევე ეხება მსგავს დოკუმენტს მდივნის თანაშემწისთვის.

თუმცა, როგორც წესი, რეფერენტის მუშაობა გულისხმობს, რომ ის არის უმაღლესი დონის სპეციალისტი. მარტივად რომ ვთქვათ, თუ რიგითი მდივანი უბრალოდ ბეჭდავს დირექტორის წერილებს ან ბრძანებებს, მაშინ რეფერენტი თავად ამზადებს მათ და მხოლოდ ამის შემდეგ გადასცემს ხელმძღვანელს ხელმოწერისთვის.

ეს უნდა გულისხმობდეს, რომ რეფერენტი ფლობს არა მხოლოდ საოფისე სამუშაოს, არამედ საკმაოდ სერიოზულად ესმის იმ სფეროს, რომელშიც საწარმო მუშაობს. როგორც წესი, რეფერენტის პასუხისმგებლობა დამატებით მოიცავს:

• მასალების შერჩევა, რომელსაც მენეჯმენტი უნდა გაეცნოს;
• საჭირო თემებზე მოხსენებების შედგენა;
• მენეჯმენტის კონსულტაცია იმ საკითხებზე, რომლებშიც რეფერენტი არის სპეციალისტი.

როგორც წესი, რეფერენტს მოეთხოვება უმაღლესი განათლება და უცხო ენების ცოდნა (მინიმუმ ინგლისური). სინამდვილეში, რეფერენტი არის ხელმძღვანელის თანაშემწე (მაგრამ არა მოადგილე, რადგან რეფერენტს, როგორც წესი, არ აქვს ადმინისტრაციული ძალა ორგანიზაციაში).

ვინაიდან რეფერენტის პროფესია არ არის რეგულირებული რეგულაციებით, ზოგიერთ ორგანიზაციაში ასე უწოდებენ ხელმძღვანელის რიგით მდივანს ან მის მოადგილეებს. ეს იწვევს გარკვეულ დაბნეულობას, მაგრამ არ არის აკრძალული კანონით. ამიტომ, მდივნის თანაშემწისთვის ინსტრუქციების შემუშავებისას, სავსებით შესაძლებელია უფროსის რიგითი მდივნის ინსტრუქციების მოდელად აღება.

თითოეული საწარმო თავის საქმიანობას წარმართავს ადგილობრივი რეგლამენტის საფუძველზე, რომელიც შედგენილია მოქმედი კანონმდებლობის ნორმების შესაბამისად. და რადგან თითოეული კომპანია ცალკე ორგანიზმია, მან უნდა იმუშაოს ჰარმონიულად.

ერთ-ერთი მნიშვნელოვანი დოკუმენტი, რომელსაც ეფუძნება საწარმოს სპეციალისტების საქმიანობა, არის სამუშაოს აღწერა. ეს არის დოკუმენტი, რომელიც ასახავს ამა თუ იმ მიმართულების, სპეციალობის თანამშრომლის ფუნქციურ მოვალეობებს. აუცილებელია თანამშრომლების საფუძვლიანად გაცნობა არა მხოლოდ მათი მოვალეობების, არამედ მათი უფლებების, უფლებამოსილებებისა და ფუნქციების შესახებ.

სამუშაოს აღწერა არის ადგილობრივი დოკუმენტი, რომელიც განსაზღვრავს თითოეული თანამშრომლის უფლებებსა და მოვალეობებს დაკავებულ თანამდებობაზე და შესრულებული სამუშაო ფუნქციის მიხედვით.
ეს დოკუმენტი შემუშავებულია პერსონალის განყოფილების სპეციალისტების მიერ იურისტებთან ერთად. ინსტრუქციას ამტკიცებს დამსაქმებელი ან დაქირავებული მენეჯერი, თუ მას აქვს ასეთი უფლებამოსილება.

დამსაქმებელი ვალდებულია შრომითი ხელშეკრულების გაფორმებამდე გააცნოს განმცხადებელს სამუშაოს აღწერილობა. თუ ეს არ გაკეთებულა, მაშინ დამსაქმებელი ვერ შეძლებს დასაქმებულის დისციპლინურ პასუხისმგებლობას სამსახურებრივი მოვალეობის შეუსრულებლობისთვის.

დოკუმენტში დეტალურად უნდა იყოს აღწერილი მდივნის მოვალეობები, სამუშაოს სპეციფიკიდან გამომდინარე. რაც უფრო დეტალურია ეს მოვალეობები, მით უფრო ადვილი იქნება წინასწარი და სასამართლო კონფლიქტების მოგვარება დასაქმებულსა და დამსაქმებელს შორის.

რატომ გჭირდებათ სამუშაოს აღწერა?

ამ დოკუმენტის შედგენისას პასუხისმგებელი პირი უნდა დაეყრდნოს მოქმედი ფედერალური, რეგიონული და ადგილობრივი დონის ნორმებს. საწარმოს ხელმძღვანელმა, როგორც დოკუმენტების სწორად მართვაზე პასუხისმგებელი პირი, უნდა შეამოწმოს ეს შესაბამისობა. გარდა ამისა, პერსონალის მენეჯერმა ასევე უნდა იცოდეს ინსტრუქციის შესაბამისობა მოქმედ კანონმდებლობასთან.

იგი შედგენილია ან იდენტური პოზიციების ჯგუფისთვის, ან კონკრეტული ინდივიდუალური პოზიციისთვის. თანამშრომელი უნდა იცნობდეს დოკუმენტს ხელმოწერის საწინააღმდეგოდ. ეს უნდა გააკეთოთ სამუშაოზე განაცხადის დროს. თუ ის სწორად არ არის შედგენილი, მაშინ დასაქმებულსა და მენეჯერს, რა თქმა უნდა, ექნებათ უთანხმოება და კონფლიქტური სიტუაციები შრომის დანაწილებასთან და თანამშრომლის მიერ შესრულებულ ფუნქციებთან დაკავშირებით.

სამუშაო აღწერილობების სწორად მომზადებით, მენეჯმენტმა უნდა მიაღწიოს კონკრეტულ მიზნებს და გადაჭრას შემდეგი ამოცანები:

• სამუშაო პასუხისმგებლობების სწორად განაწილება მსგავსი პოზიციების თანამშრომლებს შორის. აუცილებელია მათი მოქმედებების მკაფიოდ კოორდინაცია ყველაზე სასარგებლო შედეგის მისაღწევად;
• გუნდში ფსიქოლოგიური კლიმატის გაუმჯობესება, სიტუაციის გაუმჯობესება. აუცილებელია კონფლიქტების ალბათობის პროცენტის მინიმუმამდე შემცირება;
• მკაფიოდ განვსაზღვროთ იმავე დონის სპეციალისტების უფლებები და მოვალეობები, მიუთითეთ მათი უფლებამოსილებები, მკაფიოდ განსაზღვრეთ თითოეულის პასუხისმგებლობა. საჭიროების შემთხვევაში, ცალკე შეიძლება ფოკუსირება მოახდინონ დისციპლინურ სანქციებზე, რომლებიც შეიძლება გამოყენებულ იქნას სპეციალისტის მიმართ პასუხისმგებლობის სახით საკუთარი მოვალეობების უგულებელყოფისთვის;
• განახორციელოს თანამშრომლების ფსიქოლოგიური და ოფიციალური განტვირთვა, რომლებიც იძულებულნი არიან გააერთიანონ რამდენიმე თანამდებობა. საკმარისი არ არის მხოლოდ მათი განტვირთვა, ეს დატვირთვა უნდა იყოს სწორად და თანაბრად გადანაწილებული;
• ფსიქოლოგიური და ფინანსური წახალისებისა და მოტივაციის სისტემის ჩამოყალიბება;
• მენეჯერებს შორის პასუხისმგებლობების სათანადო განაწილება.

სამუშაოს აღწერილობის დახმარებით საწარმოს მენეჯმენტი ახორციელებს მართვის აპარატსა და პერსონალს შორის ურთიერთქმედების ყველა ასპექტს. მაგრამ ყოველთვის არ არის შესაძლებელი მაქსიმალური შედეგის მიღწევა. ამიტომ აუცილებელია სწორად შეარჩიოს და დაინიშნოს პირი, რომელიც პასუხისმგებელი იქნება სამუშაო აღწერილობების შედგენაზე.

კომპანიის ზომისა და თანამშრომლების რაოდენობის მიხედვით, იდენტური პოზიციების ჯგუფისთვის შედგენილია სტანდარტული ინსტრუქცია. საჭიროების შემთხვევაში, შეგიძლიათ გააკეთოთ კორექტირება კონკრეტული პოზიციისთვის. თუ კომპანია პატარაა, ჰყავს მხოლოდ 25-50 ადამიანი, მაშინ დოკუმენტი შედგენილია თითოეულ პოზიციაზე ცალ-ცალკე. პასუხისმგებელი არის ადამიანური რესურსების დეპარტამენტის წევრი.

მდივნის სამუშაო აღწერილობის შედგენის ძირითადი წესები

ისეთი თანამდებობისთვის, როგორიც არის მდივანი (ეს შეიძლება იყოს მრავალ დონის, დაწყებული სტრუქტურული ერთეულის ხელმძღვანელის მდივნიდან ჰოლდინგის ან კონცერნის ხელმძღვანელის მდივანამდე), არ არსებობს სამუშაოს აღწერის ერთიანი ფორმა. ამიტომ, თითოეულ საწარმოს აქვს უფლება აირჩიოს როგორ შეადგინოს დოკუმენტი.

დოკუმენტის შედგენისას პასუხისმგებელმა ოფიცერმა უნდა ახსოვდეს, რომ აუცილებელია კონკრეტული საწარმოს საქმიანობის სპეციფიკის გათვალისწინება. სხვადასხვა მიმართულების ფირმებში მდივნებს შეუძლიათ შეასრულონ სხვადასხვა ფუნქციები და მოვალეობები. ეს უნდა იქნას გათვალისწინებული შედგენისას.

თქვენ შეგიძლიათ დაეყრდნოთ ზოგადად მიღებულ ნიმუშს. თითოეული სამუშაოს აღწერა უნდა შეიცავდეს შემდეგს:

საჭიროების შემთხვევაში, მდივნის სამუშაო აღწერილობას შეიძლება დაემატოს დამატებითი სექციები:

• "სამუშაო პირობები". აქვე შეგიძლიათ გააკეთოთ მითითება შინაგანაწესზე მდივნის მუშაობის რეჟიმის დასადგენად. თუ საჭიროა მენეჯერის მივლინებაში თანხლების აუცილებლობა, ეს ნიუანსი აქაც შეიძლება აისახოს;
• "ხელმოწერის უფლება". მდივანს უფლებამოსილების ფარგლებში შეუძლია ხელი მოაწეროს დოკუმენტებს.

პერსონალის განყოფილების პასუხისმგებელი თანამშრომლის მიერ შედგენილი სამუშაო აღწერილობა უნდა გაიაროს პერსონალის სამსახურის უფროსთან კოორდინაციის პროცედურა. გარდა ამისა, მდივანი თავად უნდა გაეცნოს მას ხელმოწერის საწინააღმდეგოდ.

მდივნის სამუშაო აღწერილობის შედგენა

დოკუმენტი შედგენილია ერთ ეგზემპლარად. მას ხელს აწერს თავად მდივანი მას შემდეგ, რაც ყურადღებით წაიკითხავს და შეისწავლის. თუ საწარმოს ჰყავს რამდენიმე მდივანი სახელმწიფოს მიერ, მაშინ შეგიძლიათ დაბეჭდოთ რამდენიმე ეგზემპლარი, თითოეულისთვის ცალ-ცალკე შეიტანოთ შესაბამისი ცვლილებები, რაც დამოკიდებულია ხელმძღვანელის პოზიციიდან, რომელზეც მდივანი "მიმაგრებულია".

თუ თავად მდივანს სჭირდება დამატებითი ასლი პირადი სარგებლობისთვის, მას შეუძლია გააკეთოს მის მიერ უკვე ხელმოწერილი სამუშაო აღწერილობის ასლი. არ არის აკრძალული!

დოკუმენტის სწორად შედგენისთვის, თქვენ უნდა დაიცვას გარკვეული წესები. კერძოდ, ზედა მარჯვენა კუთხეში უნდა იყოს შექმნილი „სათაური“. ეს არის მთელი საწარმოს ხელმძღვანელის მიერ ინსტრუქციების დამტკიცების ადგილი. აქ თქვენ უნდა შეავსოთ რამდენიმე სტრიქონი:

• უნდა იყოს სიტყვა "მე ვამტკიცებ";
• მოჰყვა ლიდერის პოზიცია. მაგალითად, "გენერალური მენეჯერი" ან "დირექტორი";
• ხელმძღვანელის სრული სახელი;
• ლიდერის ხელმოწერა.

შემდეგ ფურცლის შუაში უნდა მიუთითოთ დოკუმენტის სახელი. ეს არის მდივნის სამუშაოს აღწერა. მხოლოდ ამის შემდეგ ხდება ყველა ძირითადი პუნქტის რეგისტრაცია.

ზემოთ ნახსენები იყო ის სექციები, რომელთაგანაც უნდა შედგებოდეს მდივნის ინსტრუქცია. ისინი დადგენილია შესრულებული მოვალეობის დებულების შესაბამისად. მაგალითად, განყოფილების უფროსის მდივნის ფუნქციური მოვალეობები შეიძლება იყოს გარკვეულწილად „ვიწრო“ ვიდრე მთელი საწარმოს ხელმძღვანელის თანაშემწის მოვალეობები.

ინსტრუქციის შედგენის შემდეგ ის უნდა შეთანხმდეს იმ თანამშრომელთან, რომელიც პასუხისმგებელია სამდივნოზე. ეს შეიძლება იყოს შესაბამისი სტრუქტურული ერთეულის ხელმძღვანელი. თუ ასეთი პირი არ არის სახელმწიფოში, მაშინ პერსონალის სამსახურის უფროსთან ან სხვა თანამშრომელთან, რომლის მოვალეობებშიც შედის ასეთი კოორდინაცია.

დამტკიცების ნიშანი მოთავსებულია დოკუმენტის ბოლოს. თქვენ უნდა შეავსოთ რამდენიმე სტრიქონი:

• აუცილებლად მიუთითეთ სიტყვა „შეთანხმებული“;
• პირის პასუხისმგებლობის თანამდებობა;
• კომპანიის სახელი შემოკლებული ვერსიით;
• ამ თანამშრომლის სახელი;
• დამტკიცების კალენდარული თარიღი;
• იმ პირის ხელმოწერა, ვინც დაამტკიცა ინსტრუქცია.

ამის შემდეგ, თქვენ უნდა გადასცეთ დოკუმენტი განსახილველად თავად მდივანს. თქვენ ასევე უნდა შეავსოთ რამდენიმე სტრიქონი:

• სავალდებულოა მიეთითოს ფრაზა „ვიცნობ ინსტრუქციას“;
• მდივნის თანამდებობა, როგორც ეს მითითებულია საშტატო ნუსხაში;
• კომპანიის სახელი შემოკლებული ვერსიით;
• ამ თანამშრომლის სახელი;
• პასპორტის დეტალები. საჭიროების შემთხვევაში, შეგიძლიათ გააკეთოთ პასპორტის გვერდის ასლი, სადაც მითითებულია მდივნის პირადი მონაცემები. ინსტრუქციებს მიამაგრეთ ასლი, როგორც მითითებული მონაცემების დადასტურება;
• დამტკიცების კალენდარული თარიღი;
• თანამშრომლის ხელმოწერა, რომელიც ადასტურებს, რომ მან ნამდვილად წაიკითხა მისი სამუშაო აღწერილობა.

არ „გადაიტანოთ“ დოკუმენტი ყურადღებით წაკითხვის გარეშე. ფრთხილად გაცნობა არის გარანტი იმისა, რომ ის ერთგულად შეასრულებს თავის მოვალეობებს და არ გააკეთებს სამუშაოს სხვა თანამშრომლებისთვის. თუ მდივანი გადაუხვევს ფუნქციურ მოვალეობებს ან არ შეასრულებს მათ, პასუხისმგებლობას დაეკისრება.

პირიქით, თუ მას პასუხისმგებლობა დაეკისრება სავარაუდო შეუსრულებლობისთვის, მას ყოველთვის შეუძლია მიმართოს მითითებებს და გაასაჩივროს ხელმძღვანელობის ბრძანება დისციპლინური სახდელის დაკისრების შესახებ. ასევე დაეხმარება შრომის ინსპექციაში საჩივრის შეტანისას ან სასამართლოში სარჩელის შეტანისას. ამიტომ, ფრთხილად უნდა იყოთ!

მდივნის სამუშაო მოვალეობები

ყველა ორგანიზაციას სჭირდება მდივანი. ამიტომ, ასეთი თანამშრომლის სამუშაოს აღწერა ყველა კომპანიისთვის სასარგებლოა. მდივანი შეიძლება იყოს როგორც საწარმოს, ასევე სტრუქტურული ერთეულის ხელმძღვანელი. ეს არის მდივნის ფუნქცია.

მდივნის მოვალეობები მოიცავს:

• უფროსისთვის მიღებული კორესპონდენციის მიღება და დახარისხება;
• დეპარტამენტის ან სტრუქტურული ერთეულის საქმიანობის ფარგლებში საოფისე სამუშაოების წარმართვა;
• თანამშრომლებისგან პირადი განცხადებების მიღება ხელმძღვანელის ხელმოწერისთვის;
• დოკუმენტებისა და მასალების მომზადება, რომლებიც აუცილებელია უფროსის მუშაობისთვის;
• მუშაობა კომპიუტერთან, ქსეროქსით და სხვა საოფისე აღჭურვილობასთან;
• საკონტროლო და სარეგისტრაციო ფაილის წარმოება;
• დოკუმენტების დაბეჭდვა, რომლებიც აუცილებელია უფროსის მუშაობისთვის;
• სამუშაოს შესრულება სხვადასხვა შეხვედრების, შეხვედრებისა და სხვა შეხვედრების მომზადებაზე;
• ასეთი შეხვედრებისთვის საჭირო დოკუმენტების მომზადება და ბეჭდვა;
• ვიზიტორთა მიღების ორგანიზება;
• შემოსული და გამავალი დოკუმენტების რეესტრის წარმოება;
• თავაზიანი კომუნიკაცია ტელეფონზე;
• სხვა მოვალეობები, რომლებიც დამოკიდებულია დეპარტამენტის ან სტრუქტურული ერთეულის საქმიანობის სპეციფიკაზე.

უფროსის მდივნის სამუშაოს აღწერა

მენეჯერის მდივანსაც აქვს სამუშაოს აღწერა. აღმასრულებელი მდივნის მოვალეობები მოიცავს:

• ხელმძღვანელის საქმიანობის ტექნიკური უზრუნველყოფის ორგანიზებაზე მუშაობა;
• მიიღოს და დაალაგოს ყველა კორესპონდენცია, რომელიც მოდის ხელმძღვანელის სახელზე;
• თუ არსებობს ასეთი საჭიროება, მაშინ დაალაგეთ მთელი კორესპონდენცია სტრუქტურული განყოფილებების მიხედვით და მოაწყეთ ამ კორესპონდენციის მიწოდება შესაბამის სტრუქტურულ განყოფილებებში;
• ხელმძღვანელის სატელეფონო საუბრების ორგანიზება;
• ხელმძღვანელის არყოფნის დროს შემოსული ინფორმაციის მიღება და ჩაწერა;
• საოფისე აღჭურვილობასთან მუშაობა;
• შეხვედრების, შეხვედრებისა და შეხვედრების ორგანიზება;
• შეხვედრებისთვის საჭირო მასალების მომზადება და ბეჭდვა;
• ხელმძღვანელის ინდივიდუალური მითითებების შესრულება.

ჩამოტვირთვა

შეგიძლიათ ჩამოტვირთოთ მდივნის სამუშაო აღწერილობის ნიმუში .doc ფორმატში

1. ზოგადი დებულებები

1.1. მდივანი მიეკუთვნება საწარმოს სპეციალისტთა კატეგორიას, მას იღებს და ათავისუფლებს დირექტორი.

1.2. მდივნის მთავარი ამოცანაა მენეჯმენტის საქმიანობის ორგანიზაციული და სადოკუმენტაციო უზრუნველყოფა.

1.3. მდივანი უშუალოდ ექვემდებარება კომპანიის გენერალურ დირექტორს.

1.4. მდივანს უნდა ჰქონდეს დოკუმენტებთან მუშაობის ორგანიზების, დოკუმენტაციის შედგენის, მენეჯერული სამუშაოს ორგანიზების, კომპიუტერული და ორგანიზაციული აღჭურვილობის (ფაქსი, პრინტერი, სკანერი, ქსეროქსი, მინი PBX) გამოყენების უნარები, იცოდეს მუშაობის კულტურა და სამუშაო ეთიკა, შრომის დაცვა. , უსაფრთხოება და ხანძარსაწინააღმდეგო დაცვა.

2. ფუნქციები

მდივანს აქვს შემდეგი ფუნქციები:

2.1. საინფორმაციო და საცნობარო სერვისი კომპანიის დოკუმენტაციის მიხედვით.

2.2. მეთოდოლოგიური ხელმძღვანელობა და კონტროლი კომპანიის სტრუქტურულ დანაყოფებში საოფისე სამუშაოების ორგანიზებაზე.

2.3. კომპანიის საკონსულტაციო ორგანოების საქმიანობის დოკუმენტირება.

2.4. ოპერატიული და ორგანიზაციული მართვის სერვისი.

2.5. HR დოკუმენტაციისა და ჩანაწერების შენახვა და წარდგენა.

3. სამუშაო მოვალეობები

მდივანმა უნდა:

3.1. მოამზადოს საჭირო დოკუმენტები, უზრუნველყოს კომპანიის ფინანსური და ეკონომიკური საქმიანობა.

3.2. უზრუნველყოს მიღება, აღრიცხვა, რეგისტრაცია, დოკუმენტების შესრულებაზე კონტროლი, საინფორმაციო და საცნობარო მომსახურება და დოკუმენტური ინფორმაციის შენახვა.

3.3. აკონტროლეთ მომზადების ხარისხი, მომზადების სისწორე, კოორდინაცია, საწარმოს ხელმძღვანელობისთვის ხელმოწერისთვის წარდგენილი დოკუმენტების დამტკიცება.

3.4. აკონტროლებს მენეჯმენტის დოკუმენტებისა და ინსტრუქციების შესრულებას, იღებს ოპერატიულ ზომებს, რომლებიც მიზნად ისახავს მათ დროულად და ხარისხიანად შესრულებას.

3.5. შემომავალი ფოსტის მიღება და გავრცელება, ასევე გამავალი ფოსტის გაგზავნა.

3.6. განახორციელოს ოპერატიული კომუნიკაცია მესამე მხარის ორგანიზაციებთან (როგორც კომერციული, ისე სამთავრობო).

3.7. სტუმრების მიღება.

3.8. შეასრულეთ სამუშაოები კომპანიის პერსონალის მენეჯმენტის დოკუმენტურ მხარდაჭერაზე:

პერსონალის ბრძანებების გაცემა;

N T-2 ფორმის პირადი ბარათების ან პირადი ფაილების რეგისტრაცია;

სამუშაო წიგნების რეგისტრაცია;

შრომითი ხელშეკრულებების (ხელშეკრულებების) რეგისტრაცია და წარმოება;

სამგზავრო დოკუმენტების მომზადება;

ინვალიდობის ფურცლების რეგისტრაცია;

დროის ფურცლების შენარჩუნება;

პერსონალის შესახებ ადგილობრივი რეგულაციების მომზადება და შენახვა;

კომპანიის ახალი თანამშრომლების დროული გაცნობის ორგანიზება მათი მოვალეობების შესასრულებლად საჭირო დოკუმენტაციით, აგრეთვე თანამშრომლების ხელმოწერის საწინააღმდეგოდ გაცნობა ბრძანებებთან, კომპანიის ხელმძღვანელის მითითებებთან, სტრუქტურული განყოფილებების ხელმძღვანელებთან და პერსონალის მართვის სხვა დოკუმენტებთან. კომპანიის;

დასაქმებისა და შრომის ანაზღაურების მოწმობების გაცემა.

3.9. უზრუნველყოს აკრეფა და ფოტოკოპირება.

3.10. ჩაატარეთ დოკუმენტების ყოველწლიური შერჩევა საარქივო შენახვის ან განადგურებისთვის.

3.11. ზარების მიღება და გავრცელება.

3.12. უზრუნველყოს ოფისის სიცოცხლე, შეუკვეთე წყალი, პროდუქტები ყავის შესვენებისთვის, საკანცელარიო ნივთები.

3.13. შეასრულეთ მენეჯმენტის მიერ დაკისრებული კონკრეტული დავალებები.

მდივანს უფლება აქვს:

4.1. მოითხოვეთ ფუნქციური სამსახურებიდან საჭირო მასალები, ასევე ახსნა-განმარტებები დავალების შესრულების დაგვიანების მიზეზებისა და ხელმძღვანელობისგან.

4.2. გადახედეთ დოკუმენტებს და გაუგზავნეთ შესასრულებლად კომპანიის მენეჯერებსა და სპეციალისტებს.

4.3. მიიღეთ გადაწყვეტილებები თქვენი კომპეტენციის ფარგლებში.

4.4. ურთიერთქმედება კომპანიის ყველა სერვისთან (თანამშრომლებთან) დოკუმენტების შესრულების შემოწმებისა და მენეჯმენტისთვის საჭირო ინფორმაციის მიწოდების საკითხებზე.

5. პასუხისმგებლობა

მდივანი პასუხისმგებელია;

5.1. საწარმოს ხელმძღვანელობისთვის ხელმოწერისთვის წარდგენილი დოკუმენტების ხარისხი.

5.2. უყურადღებო, დაუდევრობით დამოკიდებულება საბუთების რეგისტრაციისა და მოვლა-პატრონობის მიმართ.

5.3. დოკუმენტების უსაფრთხოება, ინფორმაციის გამჟღავნება.

5.4. ამ ინსტრუქციით გათვალისწინებული სამსახურებრივი მოვალეობის გაურკვეველი და დროულად შესრულება.