Номер должностной инструкции от чего зависит. Важный кадровый документ: должностная инструкция. Поэтому практически все работодатели, за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями, могут вводить должностные

Анастасия Моргунова, директор департамента налогового консалтинга интернет-бухгалтерии «Моё дело»

Трудовое законодательство не обязывает всех работодателей разрабатывать должностные инструкции. Однако на практике многие организации и предприниматели уже оценили по достоинству преимущества таких инструкций. Особенно актуальным становится этот документ при возникновении трудового спора. Если нужно доказать, что работник не выполнял свои трудовые обязанности, необходимо представить суду их четкий перечень. С этой ролью должностная инструкция справляется как нельзя лучше.

Должностная инструкция выполняет следующие задачи:

Установление квалификационных требований, предъявляемых к определенной должности, выполняемой работе (образование, опыт работы, наличие специальной подготовки и т. п.);

Определение должностных обязанностей работника (круг обязанностей, объем работы, участки, за которые отвечает работник, и т. п.);

Установление пределов ответственности работника.

В каких случаях должностная инструкция обязательна?

Для отдельных категорий работников в соответствии с законодательством работодатель обязан составлять должностные инструкции. Например, это касается:

Медицинских работников (п. 1 ч. 2 ст. 73 Федерального закона № 323-ФЗ от 21 ноября 2011 г.);

Частных охранников (ч. 2, п. 1 ч. 3 ст. 12.1 Закона РФ № 2487-1 от 11 марта 1992 г., Приказ МВД России № 960 от 22 августа 2011 г.);

Работников, занятых в процессах производства, хранения, перевозки, реализации и утилизации молока и продуктов его переработки (п. 2 ст. 23 Федерального закона № 88-ФЗ от 12 июня 2008 г.);

Работников аптечных организаций, ведущих розничную торговлю лекарственными средствами (п. 9.8 ОСТ 91500.05.0007-2003).

Если обязанность по составлению должностных инструкций предусмотрена нормативными документами, при отсутствии инструкций работодателя могут привлечь к ответственности за нарушение трудового законодательства (ст. 5.27 КоАП РФ).

В отношении остальных работников обязанности по составлению должностной инструкции законодательством не предусмотрено. Но составлять и утверждать ее целесообразно, особенно если в трудовом договоре с работником не раскрывается его трудовая функция, а указывается только наименование должности, профессии, специальности (абз. 3 ч. 2 ст. 57 Трудового кодекса РФ, письмо Роструда № 6234-ТЗ от 24 ноября 2008 г.). Составлять должностные инструкции можно в отношении всех должностей, предусмотренных штатным расписанием, в том числе и вакантных. По должностям специалистов (например, бухгалтер, инженер, юрист) нужно составлять и утверждать должностные инструкции. А по профессиям рабочих (например, водитель, электрогазосварщик, грузчик) - инструкции по профессии (производственные инструкции). Однако не запрещено называть инструкции по профессии также должностными.

Образцы инструкций для различных должностей и профессий вы можете найти на сайте www.moedelo.org . На их основе легко разработать собственные инструкции, дополнив при необходимости спецификой работы конкретной организации или отрасли.

Комментарий: - По общему правилу отсутствие в организации должностных инструкций не расценивается как нарушение трудового законодательства и не влечет ответственности. Однако некоторые решения работодателя без должностных инструкций могут быть признаны незаконными. Например, отказ соискателям в приеме на работу по причине их несоответствия квалификационным требованиям при отсутствии самих этих требований, которые, как правило, содержатся в должностной инструкции. Это подтверждает, например, письмо Роструда № 3042-6-0 от 9 августа 2007 г. При разрешении трудовых споров об увольнении работника в связи с неудовлетворительным результатом испытания суды, как правило, требуют представить должностную инструкцию, а также свидетельства ознакомления с ней работника при трудоустройстве. Если работник не был ознакомлен с кругом своих обязанностей, не представляется возможным доказать, что он не прошел испытательный срок (см., например, Апелляционное определение Московского городского суда № 11-11709 от 26 июня 2012 г.).

Для чего пригодится должностная инструкция?

При наличии должностной инструкции работодатель может:

Обосновать отказ в приеме на работу в связи с несоответствием соискателя (претендента на должность) установленным квалификационным требованиям, предъявляемым к определенной должности, выполняемой работе;

Объективно оценить деятельность работника в период испытательного срока;

Распределить трудовые функции между работниками;

Оценить добросовестность и полноту выполнения работником трудовой функции;

Обосновать несоответствие работника занимаемой должности или выполняемой работе вследствие недостаточной квалификации, подтвержденной результатами аттестации;

Обосновать правомерность применения к работнику дисциплинарного взыскания за неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него трудовых обязанностей (в т. ч. и увольнения) (письма Роструда № 3042-6-0 от 9 августа 2007 г., № 6234-ТЗ от 24 ноября 2008 г., № 1028-с от 30 апреля 2008 г.).

Из каких разделов состоит должностная инструкция?

Общие положения.

В этот раздел включаются:

1) порядок назначения на должность и освобождения от должности. Определяется в соответствии с нормативными правовыми актами, правилами внутреннего трудового распорядка, положением о структурном подразделении (если такое положение разработано и утверждено работодателем), другими локальными нормативными актами работодателя (например, может быть предусмотрено, что работник назначается на должность и освобождается от должности приказом руководителя организации по представлению определенного должностного лица);

2) требования к квалификации работника. Указываются уровень профессиональной подготовки работника, необходимой для выполнения предусмотренных трудовых обязанностей (образование, повышение квалификации), требования к стажу работы, опыту работы в какой-либо сфере деятельности;

3) требования к знаниям работника ("должен знать"). Указываются основные требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний, а также знаний законодательных и нормативных правовых актов, положений, инструкций и других руководящих материалов, методов и средств, которые работник должен применять при выполнении трудовых обязанностей;

4) перечень документов, которыми должен руководствоваться работник при выполнении трудовых обязанностей. Как правило, в этот перечень включаются:

Законодательство РФ;

Локальные нормативные акты работодателя, непосредственно связанные с трудовой деятельностью работника (в т. ч. Правила внутреннего трудового распорядка);

Положение о структурном подразделении, в которое входит должность (см., например, Положение о кадровой службе (отделе кадров));

Приказы и распоряжения руководителя организации;

Распоряжения руководителя структурного подразделения;

Непосредственно должностная инструкция;

Другие документы;

5) место работника в структуре подчиненности (указывается при наличии вышестоящее должностное лицо, которому подчиняется работник, а также лица, которые находятся в подчинении у работника);

6) порядок назначения работника, на которого будут возлагаться обязанности данного работника в период его временного отсутствия (например, в период отпуска, временной нетрудоспособности, командировки и т. п.);

Должностные обязанности.

В этот раздел нужно включить перечень обязанностей, которые работник должен выполнять в рамках его трудовой функции.

Должностная инструкция раскрывает понятие трудовой функции работника, определяемой заключенным с ним трудовым договором (абз. 3 ч. 2 ст. 57 Трудового кодекса РФ). Если в трудовом договоре, как правило, указываются только основные характеристики трудовой функции (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации), то в разделе "Должностные обязанности" должностной инструкции трудовая функция детально регламентируется, предусматриваются круг обязанностей работника, объем работы, участки, за которые отвечает работник, и т.д.

В качестве основы для разработки данного раздела должностной инструкции целесообразно использовать квалификационные характеристики, содержащиеся в квалификационных справочниках, например в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, Утвержденных Постановлением Минтруда России № 37 от 21 августа 1998 г., и др. Трудовые обязанности работника нужно описать конкретно, подробно и понятно для исполнителя.

При разработке должностных инструкций допускается уточнение перечня работ, которые свойственны соответствующей должности (профессии) в конкретных организационно-технических условиях. Так, при необходимости можно распределить обязанности, содержащиеся в одной квалификационной характеристике, между несколькими работниками (исполнителями) или дополнить обязанности, предусмотренные квалификационной характеристикой по одной должности, обязанностями, предусмотренными характеристиками по другим должностям. Также в должностной инструкции работника допускается предусмотреть обязанность замещать работника со схожей трудовой функцией в период его временного отсутствия.

Комментарий: Обязанность работника уволиться по определенным основаниям (в т. ч. по собственному желанию) при наступлении каких-либо обстоятельств не относится к трудовой функции и не может быть включена в должностную инструкцию. Кроме того, такое положение прямо противоречит Трудовому кодексу РФ. У работника есть право расторгнуть трудовой договор по своей инициативе, но не обязанность сделать это по каким-либо производственным причинам (ст. 80 Трудового кодекса РФ). Желание уволиться должно быть добровольным волеизъявлением работника. По этому вопросу Роструд давал разъяснения в письмах № 6234-ТЗ от 24 ноября 2008 г., № 3520-6-1 от 30 ноября 2009 г., с текстами которых можно ознакомиться на сайте www.moedelo.org .

Права.

В данный раздел включаются:

Право работника знакомиться с проектами решений руководителя организации, касающимися его деятельности;

Запрашивать и получать от работников структурных подразделений организации документы и информацию, необходимые для выполнения его трудовых обязанностей;

Обращаться к руководителю организации с предложениями по вопросам, входящим в его компетенцию;

Требовать от своего непосредственного руководителя и руководителя организации оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и реализации прав и т.п.

Для некоторых категорий работников (юриста, заместителя руководителя организации и др.) в этот раздел должностной инструкции включается право работника подписывать (визировать) документы по вопросам, входящим в его компетенцию.

Ответственность.

Сюда нужно включить виды ответственности работника за несоблюдение требований должностной инструкции и иных локальных нормативных актов работодателя, приказов и распоряжений руководителя организации, а также нарушения работником трудовой дисциплины. Также можно предусмотреть положения, которые уточняют и конкретизируют ответственность должностного лица за те или иные нарушения. Например, если работник несет материальную ответственность на основании заключенного договора о полной индивидуальной материальной ответственности, это также целесообразно указать в данном разделе.

Основой для разработки данного раздела должностной инструкции является законодательство РФ о различных видах юридической ответственности. В соответствии со ст. 419 Трудового кодекса РФ ответственность подразделяется на материальную, дисциплинарную, административную, гражданско-правовую, уголовную. Как правило, формулировки в этом разделе приводятся в общем виде либо с указанием того, за какие нарушения какой вид ответственности возлагается на работника.

Как разработать и утвердить должностную инструкцию?

1. Сначала нужно составить проект инструкции с учетом требований действующего законодательства. Должностная инструкция может быть приложением к трудовому договору или утверждаться как самостоятельный документ.

Унифицированная форма инструкции не утверждена, поэтому организация разрабатывает ее самостоятельно. При подготовке должностной инструкции следует учитывать положения ГОСТ Р 6.30-2003. Требования к содержанию и оформлению четко установлены только для должностной инструкции частного охранника на объекте охраны (Приказ МВД России № 960 от 22 августа 2011 г.). В остальных случаях в качестве основы при составлении должностных инструкций можно использовать:

Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный Постановлением Минтруда России № 37 от 21 августа 1998 г.;

Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих (выпуски по соответствующим отраслям). Например, для составления инструкций по общеотраслевым профессиям рабочих можно использовать Выпуск 1, утвержденный Постановлением Госкомтруда СССР, Секретариата ВЦСПС № 31/3-30 от 31 января 1985 г. (письма Роструда № 4412-6 от 31 октября 2007 г., № 3042-6-0 от 9 августа 2007 г., № 6234-ТЗ от 24 ноября 2008 г.).

Кроме того, при разработке должностных инструкций законодательство предписывает работодателям учитывать требования профессиональных стандартов (пп. "а" п. 25 Правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ № 23 от 22 января 2013 г.). Однако сами стандарты пока не утверждены, работу по их созданию координирует Минтруд России (ст. 195.1 Трудового кодекса РФ).

2. Если коллективным договором (соглашением) организации предусмотрено принятие локальных нормативных актов по согласованию с представительным органом работников например, - с профсоюзом, следует направить представительному органу на рассмотрение проект должностной инструкции и учесть его мнение. Если такой орган не создан, работодатель разрабатывает и принимает локальные нормативные акты (в т. ч. должностные инструкции) самостоятельно. Отсутствие представительного органа делает невозможным выполнение требований законодательства в этой части (ч. 3 ст. 8, ч. 1 ст. 372 Трудового кодекса РФ, п. 3 письма Роструда № 2742-6-1 от 8 декабря 2008 г.).

3. Затем необходимо подписать и завизировать должностную инструкцию. В соответствии с п. 3.22 ГОСТ Р 6.30-2003 организационно-распорядительный документ (в т. ч. должностная инструкция) должен содержать реквизит "Подпись", который располагается в нижней части документа, после его текста. Должностную инструкцию, как правило, подписывает ее составитель (например, специалист по кадрам, руководитель структурного подразделения).

В зависимости от того, какой порядок принятия должностных инструкций установлен у работодателя, до утверждения руководителем организации (иным уполномоченным лицом) инструкцию могут визировать некоторые заинтересованные работники (например, руководитель кадровой службы (отдела кадров, отдела персонала), руководитель юридического отдела (юрист) организации). Виза согласования располагается на оборотной стороне последнего листа должностной инструкции. Она должна включать в себя подпись и должность работника, визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания (п. 3.24 ГОСТ Р 6.30-2003).

4. После подписания нужно утвердить должностную инструкцию и ввести ее в действие с определенной даты. Должностную инструкцию утверждает руководитель организации или уполномоченное им лицо. Как правило, для этого издается приказ. Но если инструкция утверждается без каких-либо особенностей (по времени ее действия, порядку пересмотра, распространения и т.п.), можно не издавать отдельный приказ, а оформить на самой должностной инструкции гриф утверждения. Гриф должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности работника, утверждающего документ (например, генеральный директор, директор по управлению персоналом), его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения (п. 3.16 ГОСТ Р 6.30-2003, ч. 2 ст. 5, ч. 1 ст. 8 Трудового кодекса РФ).

5. В завершение процедуры необходимо ознакомить работника, принимаемого (принятого) на определенную должность (профессию), с инструкцией по этой должности (профессии). Сведения об ознакомлении с должностной инструкцией и подпись работника, подтверждающая ознакомление, могут ставиться:

В листе ознакомления с должностной инструкцией (такой лист подшивается или подклеивается к самой инструкции);

В Журнале ознакомления с должностными инструкциями или в Журнале ознакомления с локальными актами организации (образцы этих документов представлены на сайте www.moedelo.org);

На экземпляре должностной инструкции, который будет храниться у работодателя (по аналогии с трудовым договором);

На экземпляре трудового договора, который будет храниться у работодателя (например, на нем можно оформить такую надпись: "С должностной инструкцией до подписания трудового договора ознакомлен").

Если работник не желает ознакомиться с должностной инструкцией, отказ целесообразно оформить письменно, например в виде акта. Этот документ убережет работодателя от возможных претензий со стороны проверяющих ведомств (например, трудовой инспекции). Он будет служить подтверждением того, что работодатель выполнил свою обязанность по ознакомлению работника с локальными актами, и снимет с организации ответственность, если работник, отказавшийся от ознакомления с локальным актом, впоследствии будет утверждать, что его с ним не знакомили (абз. 10 ч. 2 ст. 22, ч. 1 ст. 67, ч. 3 ст. 68 Трудового кодекса РФ).

Целесообразно подготовить два экземпляра должностной инструкции и выдать один работнику на руки (абз. 7 письма Роструда № 4412-6 от 31 октября 2007 г.). Экземпляр желательно предоставить работнику под подпись.

Должностная инструкция — это документ, который определяет обязанности работника компании на занимаемой должности, его полномочия, ответственность, права, требования к его квалификации и формы его поощрения. Стоит отметить, что инструкция пишется не на конкретного человека, а на должность, то есть она не именная.

Должностные инструкции разрабатывают и согласовывают с юристами (юридическим отделом) руководители отделов или их заместители. Также должностная инструкция может быть разработана кадровой службой. В таком случае их необходимо согласовывать с соответствующими подразделениями или должностными лицами, курирующими соответствующее направление организации.

Инструкция обязательно составляется в трех экземплярах: один экземпляр хранится в отделе кадров, второй — у руководителя отдела, третий — у работника. Совокупность должностных инструкций должна охватывать все функции отдела и равномерно распределять нагрузку между работниками с учетом их квалификации. Контроль обеспечения организации должностными инструкциями лежит на начальнике отдела кадров.

Как написать должностную инструкцию

Нет ни единого правового акта, устанавливающего порядок составления должностной инструкции, ни стандарта, регламентирующего содержание и процедуру разработки должностной инструкции. Однако есть несколько рекомендаций по написанию и пунктов, общих для всех инструкций.

Во-первых, при составлении должностных инструкций необходимо принимать во внимание уставные документы учреждения, в которых описаны его задачи и функции, имеющиеся квалификационные характеристики и требования к должности, нормативы трудозатрат на выполнение работы.

Во-вторых, при распределении между работниками обязанностей не должно быть их дублирования, должна сохраняться последовательность выполнения работ, при этом более сложные операции должны закрепляться за работниками с более высокой квалификацией.

В-третьих, каждый работник должен быть наделен всеми полномочиями и правами, необходимыми и достаточными для успешного выполнения возложенных на него обязанностей.

В-четвертых, у работника должен быть только один непосредственный начальник. Наличие двух и более руководителей приводит к снижению работоспособности и подчиненного, и руководителей.

Обычно должностная инструкция содержит пять разделов:

1. Общие положения:

— точное и полное наименование должности работника;

— уровень оплаты труда, условий премирования, методы поощрения;

— подчиненность работника и наличие у работника подчиненных;

— порядок замещения работника в случае его отсутствия (отпуск, командировка, болезнь и т д.);

— перечень документов, которыми руководствуется работник в своей деятельности (законодательные акты РФ, устав учреждения, инструкции, рекомендации и т п.).

2. Основные задачи:

— задачи, выполнение которых возлагается на работника;

— конкретные обязанности работника, выполнение которых обеспечивает решение поставленных перед ним задач.

3. Права:

— перечень прав, предоставляемых работнику для выполнения возложенных на него обязанностей.

4. Ответственность:

— ответственность работника за невыполнение обязанностей;

— ответственность данного работника за действия его подчиненных, если таковые есть.

5. Требования к работнику:

— требования к уровню образования, квалификации, стажу работы и иным характеристикам, позволяющим успешно выполнять обязанности по должности.

Зачем нужна должностная инструкция

Без грамотно составленных должностных инструкций невозможны эффективное управление персоналом, разрешение конфликтов, связанных с расхождением в определении обязанностей работника, и деятельность организации в целом.

Ведь должностная инструкция — это:

основа для оценки результатов деятельности работника, информация для проведения обоснованного отбора работников при найме и оценке уровня соответствия кандидатов на вакантные должности;
важная информация для самого работника: в ней сообщается, по каким критериям будут оценивать результаты его труда и каких действий от него ожидают, она дает ориентиры для повышения уровня образования и квалификации работника;
эффективные организационные методы, помогающие наладить работу отдела;
документ, без которого, например, нельзя списывать в расходы амортизацию автомобиля, так как для этого использование машины должно быть прописано в должностной инструкции владельца машины или работника, которому она временно выдана в пользование.

Должностные инструкции должны быть не просто данью бюрократии, а продуманным и серьезно составленным документом, тогда они смогут выполнять свои основные функции: наладить работу в организации и помогать в решении правовых и экономических споров.

Основным организационным документом, регламентирующим разграничение обязанностей и прав между сотрудниками, установление взаимосвязей отдельных должностей, является должностная инструкция.

— это организационно-правовой документ, в котором определяются основные функции, обязанности, права и ответственность сотрудника организации при осуществлении им деятельности в определенной должности.

Должностная инструкция позволяет:

рационально распределить функциональные обязанности;
повысить своевременность и надежность выполнения задач;
улучшить социально-психологический климат в коллективе и устранить конфликты;
четко определить функциональные связи работника и его взаимоотношения с другими специалистами;
конкретизировать права работника;
повысить личную и коллективную ответственность;
повысить эффективность морального и материального стимулирования работников;
организовать равномерную загрузку работников.

Источники разработки должностных инструкций

Исходными данными для разработки должностных инструкций являются:

и функциональная структура;
классификатор функций управления;
классификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих;
нормативы управленческого труда;
положения о структурных подразделениях;
результаты экспертных и социологических опросов работников и др.

Первым источником для разработки должностных инструкций является Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. Справочник содержит перечень требований к квалификации специалистов различных категорий. Каждая квалификационная характеристика является нормативным документом, регламентирующим содержание выполняемых функций работников, способствующим обеспечению оптимальной технологии , рационального разделения труда, высокой организованности, и порядка на каждом , а также совершенствованию . В качестве нормативной базы квалификационные характеристики должностей служащих предназначены для применения на предприятиях, в учреждениях и организациях различных форм собственности, организационно-правовых форм и отраслей экономики независимо от их ведомственной подчиненности. На основе квалификационных характеристик разрабатываются должностные инструкции для конкретных работников.

Формуляр должностной инструкции и структура текста закреплены в УСОРД.

Должностные инструкции должны быть составлены для каждой должности, предусмотренной штатным расписанием.

Разработка и разделы должностных инструкций

При разработке должностных инструкций используется положение о структурном подразделении. Положение и должностные инструкции взаимосвязанные документы, так как обязанности каждого работника вытекают из задач и функций всей службы в целом.

Текст должностной инструкции должен полно и четко определить задачи, функции, обязанности работника. Нечеткое и неполное определение сферы деятельности каждого работника ведет к нестабильности работы самой службы и несогласованности действий отдельных работников. Как правило, такая обстановка способствует возникновению конфликтных ситуаций, вызванных неправильным представлением работника о своих обязанностях. Текст должностной инструкции излагается отдельными пунктами.

Должностная инструкция обычно состоит из следующих разделов:

Общие положения
Основные задачи и функции
Обязанности
Права
Ответственность
Взаимосвязи

В первом разделе должностной инструкции «Общие положения » содержится:

наименование должности в соответствии со штатным расписанием и основные сведения о ней: название структурного подразделения, подчиненность данного работника, категория персонала (специалист, технический исполнитель);
порядок назначения и освобождения от должности;
порядок замещения этой должности в период временного отсутствия работника;
требования к профессиональной подготовке (уровень образования, стаж работы), требования к квалификации (должен знать... должен уметь...);
перечень нормативных документов, которыми работник руководствуется в своей профессиональной деятельности, перечень распорядительных документов, регламентирующих должностные обязанности (приказы и распоряжения руководителя организации, службы ДОУ и т.д.).

Во втором разделе «Основные задачи и функции » должностной инструкции формулируется основная задача работника данной должности, предмет его ведения, участок работы. Далее идет перечисление конкретных видов работы, из которых складывается выполнение основной задачи. Например: основная задача работника — контроль за сроками исполнения документов. В разных организациях и при использовании разной технологии эта задача может складываться из разных операций. Например, при использовании ручной технологии это могут быть следующие операции:

получение (от участка регистрации, от секретариата и др.) документов, поставленных на контроль;
заполнение контрольных карточек;
внесение в них отметок о ходе исполнения;
ведение сроковой картотеки;
передача информации;
составление и ведение справочных картотек, обслуживание запросов специалистов аппарата управления и т.д.

Та же задача при автоматизированной технологии будет включать такие операции, как:

внесение в компьютерную базу данных о регистрируемых документах;

ведение компьютерной базы данных документов с отметкой «Контроль»;
обслуживание запросов специалистов аппарата управления и т.д.

В разделе «Обязанности » должностной инструкции записывают условия, которые должны соблюдаться работником при выполнении своих функций. Например:

соблюдать ;
соблюдать установленные сроки подготовки документов;
соблюдать этические нормы общения в ;
соблюдать конфиденциальность служебной информации.

В разделе «Права » закрепляется круг прав, необходимых работнику для реализации возложенных на него обязанностей, а также порядок осуществления этих прав. В раздел вносят такие права, как: принятие решений, получение информации для выполнения своей работы, право визирования определенных видов документов, право контроля и т.д. Четкая формулировка прав работника позволяет сформулировать его ответственность, которая выделяется в отдельный раздел.

В разделе «Ответственность » записывают содержание и формы ответственности должностного лица за результаты и последствия своей деятельности, а также за неприятие своевременных мер или действий, относящихся к его обязанностям. Ответственность может быть установлена дисциплинарная и материальная, но обязательно в соответствии с действующим законодательством и учетом специфики работы организации.

В разделе должностной инструкции «Взаимосвязи » записывают порядок взаимодействия работника с другими структурными подразделениями и должностными лицами. В разделе перечисляют те структурные подразделения, от которых работник получает документы, и те, которым он передает информацию.

Должностные инструкции разрабатывает и подписывает руководитель службы делопроизводства, утверждает руководитель организации (фирмы). Должностные инструкции оформляются на общем бланке организации. Они могут быть завизированы (согласованы) с руководителями тех структурных подразделений, с которыми взаимодействует работник.

Должностные инструкции также относятся к длительного действия.

Пересмотр должностных инструкций обязателен при следующих условиях:

изменение структуры организации;
переподчинение службы делопроизводства;
изменение наименования должности;
изменение внутренней организационной структуры службы делопроизводства;
внедрение новых форм и методов организации труда;
внедрение новой технологии, так как при этом происходит перераспределение функций между отдельными работниками и структурными подразделениями.

С должностной инструкцией руководитель (или кадровая служба) обязан ознакомить работника под расписку . Виза ознакомления располагается ниже подписи руководителя службы делопроизводства (разработчика должностной инструкции) и состоит из слов «С инструкцией ознакомлен (на)», подписи работника, его инициалов, фамилии и даты.

В прошлом номере «Справочника кадровика» мы обсудили «плюсы» и «минусы» наличия у работодателя должностных инструкций* Эта статья будет актуальна для тех, кто решил разработать и утвердить должностные инструкции в своей компании или проверить актуальность уже утвержденных, внести в них необходимые изменения или исправить допущенные ранее ошибки.

Порядок составления должностной инструкции нормативными правовыми актами не предусмотрен, и каждый работодатель самостоятельно решает, кто ее разрабатывает, как оформить этот документ, что в нем предусмотреть и как вносить изменения.

Так, работодатель может прописать порядок разработки, согласования и утверждения должностных инструкций в Инструкции по кадровому делопроизводству или даже в отдельном локальном нормативном акте компании, например в Положении о должностных инструкциях (приложение 1 ).

Кто в организации отвечает за разработку и составление должностных инструкций?

На практике составлением должностных инструкций занимается:

либо департамент управления персоналом при участи привлеченных специалистов специализированных кадровых или консалтинговых агентств (в больших компаниях);
либо отдел кадров с привлечением руководителей соответствующих структурных подразделений (в средних компаниях);
либо руководители структурных подразделений в отношении своих подчиненных (средние компании);
либо специалист по кадрам (в маленьких фирмах).

Иногда составлением должностных инструкций на все штатные должности занимаются кадровики. По нашему мнению, такой подход неверен в принципе, поскольку должностная инструкция разрабатывается в том числе и для того, чтобы распределить обязанности между сотрудниками в рамках конкретного структурного подразделения. И лучше всех справиться с такой задачей способен руководитель такого подразделения. В задачи кадровика может входить организация процесса составления должностных инструкции, сопровождение этапов подготовки проектов инструкции, оказание составителям помощи по оформлению инструкций, согласование подготовленных проектов с заинтересованными должностными лицами, оформление и передача окончательного варианта на утверждение руководителю.

ФОРМА ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ

В Общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД) ОК-011-93, утв. постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 299, должностная инструкция (приложение 2 ) отнесена к классу унифицированной системы организационно-распорядительной документации (код 02), подклассу «Документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия» (код 52), ее регистрационный номер - 051, контрольное число в ОКУД - 9.

Унифицированная форма, в соответствии с которой разрабатывается должностная инструкция, нормативными актами не установлена. При подготовке должностной инструкции и внесении в нее изменений следует учитывать требования Государственного стандарта ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», введенного в действие постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст (письмо Роструда от 31.10.2007 № 4412-б).

Например:

для всей компании и ее структурных подразделений разрабатываются положения, к которым прилагаются должностные инструкции руководителя компании, его заместителей и руководителей структурных подразделений;
для рядовых сотрудников и специалистов разрабатываются должностные инструкции;
для рабочих профессий - тарифно-квалификационные характеристики, так как наличие должностной инструкции в этом случае не предусмотрено (постановления Минтруда России от 16.07.2003 № 54, от 10.11.1992 № 31).

Как именно будет называться должностная инструкция, принципиального значения при этом не имеет. Такой вывод следует из письма Рос- труда от 24.11.2008 № 6234-T3. Между тем для работников, замещающих определенные должности, целесообразно составлять и утверждать «должностные инструкции», а для профессий рабочих следует использовать термины «рабочая инструкция», «производственная инструкция», «инструкция по профессии».

Обязательных нормативных требований к структуре и содержанию должностной инструкции нет. Обычно должностная инструкция включает в себя следующие основные разделы.?

Раздел 1 «Общие положения».

Содержит официальное название должности согласно штатному расписанию, наименование структурного подразделения, к которому относится данная должность согласно организационной структуре компании, порядок назначения и освобождения от должности, замещения должности в период временного отсутствия работника, а также общую нормативно- правовую и методическую документацию, внутренние локальные нормативные акты компании и ее организационно-распорядительные документы (устав, приказы, распоряжения и др.), необходимые для профессиональной деятельности должностного лица.

Обратите внимание! С 1 сентября 2013 г. вступает в сипу Федеральный закон от 29.12.2012 № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации»

Раздел 2 «Требования к квалификации, знаниям».

Предусматривает требования к уровню необходимой профессиональной подготовки (в частности, к образованию, квалификации) и к требуемому стажу работы. При подготовке данного раздела целесообразно учесть нормы Закона РФ от 10.07.1992 № 3266-1 «Об образовании». Этот раздел также включает основные требования в отношении специальных знаний, умений и навыков, а также знаний нормативных правовых актов, методов и средств, которые специалист должен уметь применять при выполнении должностных обязанностей.

Например, согласно п. 4 ст. 7 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» с 1 января 2012 г. главный бухгалтер или иное должностное лицо, на которое возлагается ведение бухгалтерского учета в открытых акционерных обществах (кроме кредитных организаций), должны отвечать следующим требованиям:

иметь высшее профессиональное образование;
иметь стаж работы, связанной с ведением бухгалтерского учета, составлением бухгалтерской (финансовой) отчетности либо с аудиторской деятельностью, не менее трех лет из последних пяти календарных лет, а при отсутствии высшего профессионального образования по специальностям бухгалтерского учета и аудита - не менее пяти лет из последних семи календарных лет;
не иметь неснятой или непогашенной судимости за преступления в сфере экономики.

Эти требования нужно предусмотреть в данном разделе должностной инструкции главного бухгалтера.

В этом же разделе указываются требования к специальным правам (например, допуск к государственной тайне и т. д.), которые необходимы для работы по должности и закреплены нормативными актами.

Какое значение имеет грамотное составление первых двух разделов должностной инструкции?

От правильного составления разделов 1 и 2 зависит, например, обоснование отказа при приеме на работу соискателя по причине его несоответствия требуемым деловым качествам, а также обоснование разных размеров должностных окладов для должностей с приблизительно одинаковым набором функций, но разным уровнем квалификации.?

Раздел 3 «Должностные обязанности».

Включает детализированный перечень должностных обязанностей работника, занимающего данную должность. Раздел описывает подробно конкретные виды работ, каждую операцию, из которых складывается выполнение трудовой функции, а также сроки их выполнения.

Разрабатываем должностные инструкции для сотрудников экономической службы и бухгалтерии. Достаточно ли указать в должностной инструкции специалиста по международной финансовой отчетности обязанность по составлению и сдаче отчетных документов? Какие операции и виды работ могут быть предусмотрены в должностной инструкции бухгалтера, занятого на участке НДС?

Полагаем, что при составлении должностной инструкции специалиста по МСФО недостаточно указать только тот факт, что он формирует международную финансовую отчетность. Здесь также нужно конкретизировать:

1) в каких стандартах составляется такая отчетность - МСФО, IFRS, US GAAP, UK GAAP и т. д.);

2) с использованием каких компьютерных систем учета формируется эта отчетность - SAP, 1C, Excel, Hyperion и т. д.

Кроме того, необходимо еще зафиксировать, что специалист по МСФО обязан участвовать в подготовке итогового годового комплекта финансовой отчетности компании и при необходимости - в формировании управленческих отчетов.

В должностной инструкции бухгалтера (участок НДС) могут быть предусмотрены:

работа в бухгалтерской программе;
проверка правильности начисления НДС;
контроль вычетов по НДС;
ведение раздельного учета НДС и проверка правильности распределения НДС по облагаемым и необлагаемым операциям;
ежедневное заполнение журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж;
составление счетов-фактур в течение пяти календарных дней со дня отгрузки товаров (выполнения работ, оказания услуг) или со дня получения авансовых платежей в счет предстоящей отгрузки товаров (работ, услуг);
формирование показателей налоговой декларации по НДС в срок до 10-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом;
представление налоговой декларации по НДС на согласование и подписание главному бухгалтеру в срок до 15-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом;
представление в ИФНС налоговых деклараций по НДС в срок до 20-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом;
ежеквартальная сверка расчетов по НДС с ИФНС;
подготовка ответов и подбор документов, запрашиваемых ИФНС в рамках камеральных и налоговых проверок;
анализ итоговой суммы НДС за налоговый период и сопоставление с утвержденным бюджетом доходов и расходов;
выборочная проверка реализации льготных товаров, облагаемых по ставке НДС 10 %.

При заполнении раздела 3 стоит воспользоваться Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих, утв. постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37, а также Общероссийским классификатором занятий ОК 010-93, утв. постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 298 (см. письмо Роструда от 30.04.2008 № 1028-с).

Кстати сказать

Некоторые работодатели предусматривают в должностных инструкциях отдельный пункт, устанавливающий обязанность работника, занимающего данную должность (соискателя на должность), проходить тестирование на полиграфе (детекторе лжи).

Полиграф - техническое средство, предназначенное для гласной синхронной регистрации в процессе опроса человека параметров его физиологических процессов (в том числе дыхания, сердечно-сосудистой активности, изменения электрических свойств кожи, двигательной активности и других процессов) и позволяющее представить результаты регистрации в аналоговом и (или) цифровом виде. Законодательно возможность тестирования на полиграфе никак не урегулирована, и оно может проводиться только с согласия самого работника (соискателя на должность). Любое принуждение является нарушением конституционных прав человека.

Трудовой кодекс РФ также не содержит норм, разрешающих или запрещающих использовать такой аппарат при работе с кадрами. Поэтому если работодатель решит применять это дорогостоящее исследование, то порядок и условия применения полиграфа необходимо предусмотреть в локальном нормативном акте. В этот документ обязательно нужно включить следующие положения:

тестирование на полиграфе осуществляется регулярно для проверки текущей работы сотрудников (в процессе ежегодной аттестации и т. д.) с целью выявления недобросовестных работников, а также для более качественного отбора соискателей на соответствующую должность;
тестирование на полиграфе проводится исключительно на добровольной основе при наличии письменного согласия работника (соискателя на должность) в каждом конкретном случае;
отказ работника от тестирования на полиграфе не является основанием для применения к нему мер дисциплинарного воздействия (отказ соискателя от тестирования не может служить причиной отказа в заключении трудового договора);
тестирование на полиграфе должно проводиться с соблюдением прав и свобод человека и гражданина, установленных Конституцией РФ, в соответствии с принципами законности, гуманности, научности и конфиденциальности. При тестировании на полиграфе полиграфолог не вправе задавать вопросы, касающиеся военной, государственной, медицинской, коммерческой тайны, а также вопросы о расовых, религиозных, политических убеждениях и интимной жизни (ст. 19 Конституции РФ).

Разработанный проект Федерального закона № 478780-5 «О применении полиграфа» в настоящее время направлен на доработку в связи с необходимостью получить заключение Правительства РФ. В случае принятия этого закона работодатели получат больше прав в использовании полиграфа при работе с кадрами. Так, согласно ст. 12 законопроекта отказ от опроса с применением полиграфа лиц, подпадающих под действие ст. 9 законопроекта, является основанием для отказа в поступлении на работу (службу) или в допуске к исполнению ими трудовых (должностных) обязанностей, за исключением случаев, определенных статьей 7 законопроекта.

До внесения изменений в законодательство предусматривать в должностной инструкции работника его обязанность проходить тестирование на полиграфе недопустимо.

Иногда в дополнительный раздел должностной инструкции «Права и обязанности» включают следующие условия:

«в целях использования корпоративной электронной почты строго по назначению и пресечения личной переписки с корпоративного адреса, а также в целях получения срочной информации от контрагентов при отсутствии специалиста на рабочем месте руководитель специалиста вправе проверять корпоративную электронную почту специалиста с использованием переадресации»;
«в целях контроля качества обслуживания контрагентов, предотвращения фактов хищения имущества работодателя, предупреждения недобросовестности исполнения специалистом должностных обязанностей на его рабочем месте, в коридорах, помещениях для курения, помещениях для приема пищи, туалетах используются средства аудиовизуального контроля (камеры видеонаблюдения, прослушивание телефонов)».

Чтение электронной почты. Согласно абз. 6 ст. 209 ТК РФ рабочее место прямо или косвенно подконтрольно работодателю. Кроме того, ст. 23 Конституции РФ установлено, что каждый имеет право, в частности, на неприкосновенность частной жизни, тайну переписки, телефонных переговоров, почтовых, телеграфных и иных сообщений. Однако чтение работодателем электронной почты специалиста нельзя квалифицировать, как нарушающее требования Конституции РФ, поскольку компьютер, на котором ведется переписка, - это имущество работодателя, и оно должно использоваться работником только для выполнения трудовых обязанностей. Следовательно, получение работодателем личной информации с рабочего компьютера специалиста не будет нарушением законодательства. Поэтому условие должностной инструкции о проверке руководителем специалиста его корпоративной электронной почты с использованием переадресации допустимо.

Аудиовизуальный контроль. Видеонаблюдение должно ограничиваться только рабочим местом (ст. 23 Конституции РФ, абз. 6 ст. 209 ТК РФ). Это можно предусмотреть в должностной инструкции. В других местах (коридоры, курительные комнаты и т. д.) видеонаблюдение допускается только в целях обеспечения безопасности своих работников (ст. 212 ТК РФ).

Необходимо также иметь в виду, что использования видеозаписей как доказательства опоздания или отсутствия на рабочем месте недостаточно, поскольку применить дисциплинарное взыскание только на основании записи с камер наблюдения нельзя. Статья 193 ТК РФ обязывает иметь документальную фиксацию дисциплинарных нарушений (акт об отсутствии на рабочем месте, докладная записка, письменное объяснение работника или акт об отказе от дачи объяснений).

Прослушивание телефонов запрещено, поскольку такие действия работодателя нарушают тайну телефонных переговоров (ст. 23 Конституции РФ). Исключение составляют случаи, когда это необходимо в целях защиты здоровья, жизни и безопасности своих работников (ч. 3 ст. 55 Конституции РФ). Только так права работников не будут ущемлены.

В то же время компании, оказывающие различные услуги, вправе предусмотреть в локальном нормативном акте необходимость записи всех телефонных переговоров операторов с клиентами в целях улучшения качества обслуживания последних и нормального функционирования службы. Это законом не запрещено. В этом случае запись в должностной инструкции о прослушивании и записи всех разговоров клиентов с операторами правомерна. Кроме того, использование средств аудиовизуального контроля надо закрепить в локальном нормативном акте и ознакомить с ним работников под роспись.

Негласное установление аудиовидеосистем наблюдения может повлечь за собой привлечение работодателя к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ. Если же действия работодателя подпадают под признаки уголовного преступления, предусмотренного ст. 137 «Нарушение неприкосновенности частной жизни» УК РФ, инспектор ГИТ направит соответствующую информацию в правоохранительные органы.

Для чего необходимы сведения, указанные в разделе 3 должностной инструкции?

Обратите внимание! Обязанности в должностной инструкции для всех работников, занимающих одноименные должности, должны совпадать. Если это не так то должности лучше переименовать

Раздел 3 необходим:

для обоснования несоответствия должности вследствие недостаточной квалификации, выявленной по результатам аттестации, при переводе работника на другую работу, а также при увольнении работника, не выдержавшего испытание;
для передачи полномочий работника на период его отпуска, болезни, командировки лицу, временно его замещающему;
для обоснованного применения к работнику мер дисциплинарной ответственности;
для учета отдельных видов расходов (сотовая связь, расходы на проезд общественным транспортом, компенсация использования личного транспорта и т. д.) для целей налогообложения прибыли.

Раздел 4 «Права».

Включает перечень прав работника, занимающего данную должность, и порядок осуществления этих прав.

Например, право на использование ресурсов компании для исполнения трудовых обязанностей, доступ к определенной информации, принятие решений, получение данных, необходимых в работе; право визирования определенных видов документов; право контроля оформления определенных документов, работы подчиненных, соблюдения трудовой дисциплины и т. д.

Раздел 5 «Ответственность».

Содержит описание зоны ответственности работника, занимающего данную должность, за результаты и последствия его трудовой деятельности, за факты непринятия своевременных мер или действий, относящихся к обязанностям работника. В данный раздел можно перечислить группы возможных нарушений, характерных для данного вида деятельности и включить меры уголовной, административной, материальной и дисциплинарной ответственности согласно действующему законодательству.

Руководство торговой компании озабочено проблемой борьбы с откатами - суммами, негласно выплачиваемыми лицу, принимающему решение или влияющему на принятие решения в организации-покупателе о приобретении товаров и (или) услуг представителем компании-поставщика, предлагающим эти товары или услуги. Можно ли как-то повлиять на ситуацию, закрепив нормы об ответственности в должностных инструкциях «ключевых» сотрудников, например коммерческого директора?

Указанные действия должностных лиц подпадают под ст. 204 УК РФ и на юридическом языке называются «коммерческий подкуп».

В связи с этим в должностной инструкции, например коммерческого директора, необходимо предусмотреть риски таких злоупотреблений:?

обеспечение прозрачности ценообразования и заключаемых сделок в соответствии с Положением компании о порядке анализа договоров (контрактов);
недопустимость закупок товаров по завышенным ценам;
недопустимость закрытых договоренностей с закупщиками партнеров с целью выплаты неофициальных гонораров («откатов») и т. д. В случае выявления таких фактов работник привлекается к ответственности в соответствии с действующим законодательством.

Кроме основных, должностная инструкция может включать в себя и дополнительные разделы.

Раздел «Взаимоотношения. Связи по должности».

Описывает, с кем и как работник внутренне и внешне взаимодействует (внутренне - с руководством компании, с руководителем подразделения, с другими подразделениями; внешне - с поставщиками, покупателями, клиентами, отделениями ПФР, ФСС России, органами Росстата, ИФНС, ГИТ и т. д., а также контакты работника между сотрудниками одного и разных отделов).

В этом разделе целесообразно установить форму, сроки и периодичность представления и получения работником определенных документов, в том числе от контрагентов, и отчетов согласно графику документооборота компании. Этот раздел необходим для соблюдения работниками графика документооборота.

Раздел «Права и обязанности руководителя специалиста».

Разъясняет работнику, занимающему данную должность, обязанности и полномочия его непосредственного руководителя.

Раздел «Результаты».

Должен разъяснять работнику, для чего нужна данная должностная единица в компании, т. е. каких результатов должен достигать работник теми или иными действиями. Это лучше сделать, даже если результат работы работника невозможно выразить в числах, процентах. Результатом может быть, например, бесперебойная работа компьютерной сети, отсутствие конфликтов и жалоб со стороны клиентов и посетителей, отсутствие штрафов со стороны налоговых органов и внебюджетных фондов и т. п.

Раздел «Оценка эффективности работы (критерии оценки деятельности по должности)».

Дополняет раздел «Результаты» и устанавливает критерии оценки эффективности труда работника, успешности выполнения им трудовых обязанностей. Не в каждом случае такое описание возможно, но его наличие помогает в дальнейшем при материальном стимулировании работника. Наличие такого раздела может гарантировать работнику непредвзятое отношение к нему руководства и позволит сделать оценку его работы прозрачной и понятной.

В различных компаниях могут использоваться разные формулировки основных и дополнительных разделов должностной инструкции, но содержание этих разделов остается примерно одинаковым.

ОШИБКИ ПРИ СОСТАВЛЕНИИ ДОЛЖНОСТНЫХ ИНСТРУКЦИЙ

В должностные инструкции нельзя включать положения, противоречащие действующему трудовому законодательству. Рассмотрим самые распространенные ошибки.

Ошибка 1. В должностной инструкции работодатели указывают обязанность работника уволиться по определенным причинам, в том числе по собственному желанию.

Роструд в письме от 30.11.2009 № 3520-6-1 «О включении в должностную инструкцию положения об обязанности увольнения по определенным основаниям» разъяснил, что положение об обязанности увольнения по определенным основаниям (в том числе по собственному желанию) не является предметом должностной инструкции, поскольку не относится к трудовой функции работника.

Обратите внимание: если в должностной инструкции работника будет содержаться такое положение, то в случае оспаривания увольнения в суде ему будет легче доказать, что заявление по собственному желанию было подано под давлением работодателя. Помните, что суд при увольнении работника по собственному желанию руководствуется п. 22 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации», согласно которому расторжение трудового договора по инициативе работника допустимо, только если подача заявления об увольнении была его добровольным волеизъявлением.

Ошибка 2. В должностных инструкциях предусмотрена система штрафных санкций, в частности:

за оставление рабочего места в течение рабочего времени суммарно более чем на 30 минут (за исключением времени обеда в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка компании);
за игру в рабочее время на рабочем месте в компьютерные игры;
за прием пищи, включая чипсы и конфеты, на рабочем месте;
за выход в Интернет в личных целях;
за пользование плеерами, иной звуковоспроизводящей аппаратурой и устройствами;
за чтение любой литературы, не имеющей отношения к должностным обязанностям;
за иные занятия (вязание, маникюр, рисование, просмотр фильмов на рабочем месте и т. д.), не имеющие прямого отношения к исполняемым обязанностям;
за опоздания на работу или несвоевременное появление на работе по окончании обеденного перерыва;
за курение непосредственно на рабочих местах или в неустановленных местах в неустановленное время;
за появление на работе без специальной или форменной одежды или за несоблюдение корпоративного дресс-кода и т. д.

За нарушения трудовой дисциплины работодатель вправе применять только дисциплинарные взыскания - замечание, выговор, увольнение работника по соответствующим основаниям (ст. 192 и 193 ТК РФ). Это исчерпывающий перечень дисциплинарных взысканий, и такого наказания, как штраф в их числе нет. Кроме того, ТК РФ запрещает вычеты из зарплаты (ст. 22 и 137 ТК РФ), за исключением некоторых вариантов бухгалтерских удержаний (исполнительные листы, неотработанный аванс, неотработанный отпуск, счетные ошибки и др.). Поэтому включать подобные условия в должностную инструкцию работника недопустимо. Если трудовая инспекция обнаружит, что работодатель штрафует работников, то компанию могут привлечь к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ (см. постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 24.07.2006, 28.07.2006 № 09АП-7824/2006 по делу № А40-25961/06-92-189).

Ошибка 3. В должностной инструкции предусмотрена обязанность работника быть на связи 24 часа в сутки.

Предположим, что это действительно необходимо работодателю в силу специфики его деятельности или из-за расположения филиалов (контрагентов) в разных частях России и мира с другими часовыми поясами. Но независимо от причин такой необходимости, работник не обязан отвечать на звонки круглосуточно.

Устанавливая обязанность в виде круглосуточной связи с работником в должностной инструкции, работодатель нарушает право работника на отдых (абз. 5 ст. 2, абз. 6 ч. 1 ст. 21 ТК РФ). Поэтому наличие такой обязанности в должностной инструкции незаконно. Соответственно, если работник не ответит на звонок в нерабочее время, это не может послужить основанием для его увольнения или иного дисциплинарного взыскания (ст. 192 ТК РФ).

Исключением может быть только ситуация установления круглосуточной связи с работником, выполняющим функции консультанта с гибким графиком работы, но при условии установления в трудовом договоре продолжительности рабочего времени, не превышающей 40 часов в неделю (ст. 91 ТК РФ). Но и в этом случае риски трудового спора нельзя исключить полностью, поскольку слишком частные звонки работнику в течение суток могут быть квалифицированы инспектором ГИТ как нарушение права работника на отдых.

Ошибка 4. Установление в должностных инструкциях заведомо завышенных, «запредельных» норм выработки, необходимых для оценки трудовой деятельности.

В должностной инструкции оператора на телефоне в разделе «Критерии оценки деятельности» в качестве одного из таких критериев предусмотрено «достижение целевого показателя 180 исходящих звонков в день по «горячей» базе клиентов и 20 исходящих звонков в день по картотеке «заснувших» клиентов» с соответствующей одновременной регистрацией в компьютерной программе всех сделанных исходящих звонков и оперативной передачей (в течение рабочего дня) полученной информации менеджерам соответствующих отделов». Подобные критерии применяются в call-центрах головного офиса и филиалах (операторских центрах, центрах обработки вызовов, контакт-центрах, центрах интегрированного обслуживания абонентов) в целях установления зависимости размера оплаты труда оператора на телефоне от установленного общего количества звонков, а также от количества результативных звонков. Не нарушают ли такие положения должностной инструкции действующее законодательство?

Установление запредельного количества телефонных звонков в день, их компьютерная обработка и последующая маршрутизация менеджерам означает, во-первых, что операторы на телефоне вынуждены регулярно перерабатывать, но и это не единственное нарушение.

Работа оператора на телефоне, непосредственно связанная с активным речевым взаимодействием, требует постоянного слухового контроля и дополнительно к этому - еще обработки поступившей информации на компьютере. Запредельное количество звонков, которое выдерживает оператор, приводит к превышению уровня звукового давления на рабочем месте против установленных предельно допустимых норм, что является нарушением ст. 11, п. 2 ст. 25, п. 2 ст. 27 Федерального закона от 30.03.1999 № 52-ФЗ «О санитарно-эпидемиологическом благополучии населения», п. 3 Таблицы 2 «Предельно допустимые уровни звукового давления, уровни звука и эквивалентные уровни звука для основных наиболее типичных видов трудовой деятельности и рабочих мест» и п. 5.3.1 «СН 2.2.4/2.1.8.562-96. 2.2.4. Физические факторы производственной среды. 2.1.8. Физические факторы окружающей природной среды. Шум на рабочих местах, в помещениях жилых, общественных зданий и на территории жилой застройки. Санитарные нормы», утв. постановлением Госкомсанэпиднадзора РФ от 31.10.1996 № 36.

Поэтому мы рекомендуем работодателю при определении критериев оценки деятельности в должностной инструкции оператора на телефоне устанавливать разумное количество звонков в день (например, до 100 звонков), не нарушающее требование санитарных правил и норм.

Ошибка 5. В случае обучения работника за счет средств работодателя (речь идет о дорогостоящем обучении по программам МВА, получение международной квалификации IAB или DipIFR, англоязычной международной квалификации АССА или СРА и т. д.) работодатели нередко включают в должностную инструкцию:

либо безусловную обязанность работника полностью отработать срок, установленный трудовым договором или соглашением об обучении, в случае оплаты обучения работодателем;
либо положение о том, что досрочное увольнение работника (независимо от оснований и причин увольнения) в случае оплаты обучения работодателем запрещено.

Предусматривать подобные условия ни в должностных инструкциях работников, ни в трудовых договорах или соглашениях об обучении нельзя, поскольку принудительная отработка после обучения оговоренного срока не предусмотрена законом. Работодатель имеет право только взыскать плату за обучение (см. определения Московского областного суда от 01.06.2010 по делу № 33-10642, Московского городского суда от 26.09.2011 по делу № 33-30833).

Часть 4 ст. 57 ТК РФ предусматривает возможность включения в трудовой договор с работником дополнительного условия об обязанности отработать после обучения не менее определенного срока, ес

Кадровое делопроизводство

Ключевые слова:

1 -1

Оформление должностных инструкций должно производиться в строгом соответствии с общим порядком оформления нормативно-распорядительных документов. Соблюдение порядка оформления должностных инструкций позволит обеспечить юридическую значимость этого внутреннего регламента.

Из статьи вы узнаете:

Правила и порядок оформления должностных инструкций в 2017 году

В законодательстве отсутствует такое понятие, как «должностная инструкция », этот вид нормативного документа разрабатывается на локальном уровне - инструкции действуют только в пределах одного конкретного предприятия. Но в ОКУД - общероссийском классификаторе управленческой документации они упоминаются среди документов, относящихся к классу организационно-распорядительных. Этот класс предназначен для организационно-нормативного регулирования деятельности предприятия. Таким образом, должностная инструкция является одним из важнейших нормативных документов, регулирующих и регламентирующих трудовую функцию, определяемую конкретной должностью.

Оформление должностной инструкции, хоть и не является обязательным требованием, установленным на уровне закона, как показывает практика, необходимо как работодателю, так и работнику. На должностную инструкцию, как на нормативный документ и тот, и другой могут сослаться в случае возникновения конфликтных ситуаций и трудовых споров.

Она может служить основанием оправдания расходов на заработную плату, если налоговая инспекция потребует обосновать те значения, которые указаны в штатном расписании.

Разработка и оформление должностных инструкций в 2017 году на предприятии может регулироваться в соответствии с теми требованиями, которые работодатель вправе установить самостоятельно. Такой регламент может быть утвержден в виде инструкции или методических рекомендаций.

Правила оформления должностных инструкций в 2017 году

Как правило, в должной инструкции содержатся следующие разделы:

Общие положения;
Должностные обязанности;
Права по должности;
Ответственность.

При оформлении должностной инструкции следует учесть, что текст ее не должен быть слишком большим. Если документ расположен на нескольких страницах, каждая из них должна быть обязательно пронумерована. Для нумерации используются арабские цифры, их проставляют в нижнем колонтитуле, по центру страницы. Нумерация сквозная по всему документу . Для нумерации разделов и подразделов используются римские цифры. Пункты и подпункты инструкции названий не имеют и нумеруются внутри разделов арабскими цифрами.

Текст инструкции печатается только на одной стороне листа. При этом установлены следующие границы текста: верхняя и нижняя равны 2 см , правая - 1,5 см , левая - 3 см . Как правило для текста используется шрифт Times New Roman Cyr или Arial размером 14 или 12 пт соответственно.

Оформление должностной инструкции, как и всякого юридически значимого документа, должно соответствовать требованиям государственных стандаров. В то же время, поскольку должностная инструкция является внутренним нормативно-распорядительным документом, допускается, например визы согласования проставлять в нижней части обратной стороны на последнем листе. Визироваться инструкция также может полистно.

Единственное условие - все допустимые варианты оформления этого документа установить внутренним регламентом - методическими указаниями или инструкцией по составлению.

Порядок оформления должностных инструкций

Как правило, разработку и оформление должностных инструкций в 2017 году инициирует руководитель предприятия, издав соответствующий приказ, которым назначаются ответственные за это должностные лица.

Проект документа необходимо согласовать с отделом нормоконтроля и юридической службой. Нормоконтроль проверит, правильно ли оформлен документ, соответствует ли он требованиям стандартов, а юристы оценят его содержание на соответствие положениям действующего трудового законодательства. Если это необходимо, документ может быть согласован с профсоюзным комитетом работников предприятия или иным представительным органом сотрудников.

В некоторых случаях порядок оформления должностных инструкций в организации может предусматривать согласование с руководством других структурных подразделений, в штатном расписании которых есть такая должность, или руководством головной организации, курирующей деятельность предприятия.

После согласования должностная инструкция утверждается руководителем предприятия или назначенным по его приказу иным должностным лицом. Затем документ должен быть прошнурован, пронумерован, заверен печатью предприятия. Хранятся оригиналы должностных инструкций, как правило, в кадровой службе. Их хранение регламентируется внутренним нормативным актом, устанавливающим порядок ведения делопроизводства в организации.

Для ознакомления работнику, с которым заключается трудовой договор, выдают заверенную копию документа. Такие же копии хранятся у руководителей подразделений, которые выдают их работникам, если тем потребуется уточнить выполняемую трудовую функцию.

В действие должностные инструкции вступают с момента утверждения, если иное не оговаривается в их тексте. Юридическую силу документ не теряет до того момента, пока в действие не будет введена новая должностная инструкция. После того, как работник поставил подпись, удостоверяющую факт его ознакомления с инструкцией, ее требования для него становятся обязательными для выполнения.

Как сделать выписку из должностной инструкции

Выписка из должностной инструкции может потребоваться, например, в случае, когда нужно будет предоставить информацию по запросу судебного органа, рассматривающего трудовой спор работника с предприятием.

Выписки , в том числе и из должностных инструкций в 2017 году оформляются в соответствии с требованиями Указа Президиума ВС СССР от 04.08.1983 №9779. Они должны быть напечатаны на бланке предприятия, на котором уже указаны такие реквизиты, как его наименование и справочные сведения об организации. Выписку необходимо заверить подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью.

В текстовой части выписки нужно указать наименование документа, например: «Выписка из должностной инструкции» с указанием названия конкретной должности. Кроме того, необходимо указать дату выдачи выписки и упомянуть о том, что оригинал испрашиваемого документа хранится на предприятии.

Как правило, оформление выписок из должностных инструкций регламентируется локальным нормативным актом работодателя - методическими указаниями или инструкцией по делопроизводству.

Образцы оформления должностных инструкций

Ниже представлен образец оформления должностной инструкции и показано расположение реквизитов этого документа для общего случая.

Текстовое содержание полей образца представлено в таблице.

Номер поля реквизита	Текстовое содержание поля реквизита
	Предназначено для указания полного наименования предприятия - разработчика инструкции
	Место расположения грифа утверждения. При его заполнении слово УТВЕРЖДАЮ пишется без кавычек прописными буквами. Обязанность по утверждению такого рода документов руководитель организации, как правило, оставляет за собой или же назначает приказу ответственное лицо, которому такое право передает. В этом же поле должна быть указана должность лица, утвердившего документ, а также - его подпись, расшифровка и дата утверждения
	Размещается текстовое содержание инструкции.

	Размещается подпись руководителя структурного подразделения, для которого разработана должностная инструкция. В этом поле также должно быть указано полное наименование его должности, стоять его подпись с расшифровкой и датой подписания документа.
	Содержит гриф согласования, в его верхней строчке пишется слово СОГЛАСОВАНО без кавычек и прописными буквами. Ниже указываются должности лиц, с которыми согласовывается документ, и оставлено место для размещения их подписей, расшифровок и дат подписания.
	Размещается надпись «С инструкцией ознакомлен». В этом поле также должны быть указаны фамилия, инициалы работника, занимающего данную должность, стоять его подпись и дата ознакомления

Наличие всех указанных в таблице реквизитов и их правильное расположение позволит придать должностной инструкции юридическую силу после того, как она будет введена в действие приказом руководителя предприятия.

Шаблон должностной инструкции приведен ниже.