Le tableau des effectifs du formulaire unifié T-3 permet d'indiquer la structure, personnel organisations. Examinons ce formulaire plus en détail et donnons également tableau des effectifs avec remplissage d'échantillons.
Dotation : formulaire unifié T-3
À partir du 1er janvier 2013 organisations commerciales ne sont pas tenus d'établir des documents personnels selon des formulaires approuvés, c'est-à-dire qu'ils peuvent utiliser des formulaires de documents élaborés de manière indépendante.
Pour plus d'informations à ce sujet, consultez l'article « Document principal : exigences de forme et conséquences de sa violation » .
Cependant, le formulaire unifié T-3 est un moyen assez pratique et familier de préparer un tableau des effectifs. De plus, le tableau des effectifs de l'exemple de formulaire T-3 contient tout informations nécessaires, par conséquent, la plupart des employeurs continuent d’utiliser cette forme de document.
Rappelons que le tableau des effectifs - un formulaire du formulaire unifié T-3 - et la procédure pour le remplir ont été approuvés par le décret du Comité national des statistiques de la Fédération de Russie du 5 janvier 2004 n° 1. Afin pour que les utilisateurs de notre site sachent comment établir un tableau des effectifs, un exemple de document est présenté comme dans forme pure(dans cette section) et à l'état terminé (dans la dernière section).
Quelles informations contient le formulaire de dotation unifié ?
Le tableau des effectifs est l'un des documents réglementaires internes que toute organisation (ou entrepreneur avec salariés) doit posséder.
Le tableau des effectifs contient :
- rouleau divisions structurelles;
- noms de postes, spécialités et professions indiquant les qualifications ;
- informations sur la quantité unités de dotation;
- informations sur les salaires : tarifs et salaires, primes, fonds salarial (masse salariale), y compris pour l'organisation dans son ensemble.
Calendrier des effectifs objectif principal a une définition de la structure, des niveaux de dotation et de la taille de la masse salariale. Le document ne contient pas les noms des employés et leurs postes. Disposition du personnel (synonymes : remplacement du personnel, liste du personnel) documents réglementaires pas installé. Le remplacement régulier, contrairement au tableau des effectifs, n'est pas document obligatoire pour l'organisation, mais il est souvent utilisé. Cela est dû au fait que le remplacement à temps plein permet de suivre les postes vacants, ainsi que le pourvoi des postes du personnel lors de l'embauche d'un salarié à temps partiel ou si le poste est réparti entre plusieurs salariés. Le remplacement du personnel est généralement élaboré sur la base du tableau des effectifs du formulaire T-3 avec l'ajout d'une colonne dans laquelle sont inscrits les noms, prénoms et patronymes des salariés occupant certains postes. Si une organisation a recours au remplacement du personnel dans ses activités, il faut alors tenir compte du fait que ce document doit être conservé pendant 75 ans.
Découvrez les délais de conservation des documents du personnel.
Comment bien établir un planning des effectifs
L'établissement du tableau des effectifs peut être confié à tout employé de l'organisation, et il doit être approuvé par arrêté (instruction) du responsable ou de toute autre personne autorisée. La procédure de délivrance des documents d'approbation du tableau des effectifs doit être inscrite dans les documents constitutifs.
Découvrez les nuances de l'élaboration de telles commandes dans le document « Commandes pour les activités principales - quelles sont ces commandes ? ».
Lors de l'établissement du tableau des effectifs pour la première fois, le numéro 1 lui est attribué, puis une numérotation continue est utilisée. Le tableau des effectifs indique la date de préparation, ainsi que la date à partir de laquelle le tableau des effectifs entre en vigueur. Ces deux dates peuvent varier. Le formulaire T-3 fournit une indication de la durée de validité du tableau des effectifs, le détail de l'arrêté d'approbation et le nombre d'unités d'effectifs.
Code de l'unité structurelle dans le tableau des effectifs et autres informations
Le tableau des effectifs dans la section tabulaire commence à être rempli en indiquant les noms et codes des divisions structurelles. En règle générale, le code du département dans le tableau des effectifs est indiqué dans un ordre qui permet de déterminer la subordination et la structure de l'ensemble de l'organisation.
Si une organisation a des succursales et des bureaux de représentation, il faut alors tenir compte du fait qu'ils constituent une unité structurelle de l'organisation et, par conséquent, le tableau des effectifs doit être établi pour l'organisation dans son ensemble. Même si le chef de branche a reçu le droit d'approuver de manière indépendante le tableau des effectifs, celui-ci est toujours établi dans le cadre d'un tableau des effectifs unique.
La colonne 3 du tableau des effectifs contient le nom du poste, de la spécialité, de la profession, qui sont indiqués au nominatif sans abréviations. Le nom du poste ou de la profession est attribué par l'employeur, si le travail n'est pas associé à des conditions de travail difficiles et à l'octroi d'avantages sociaux, sinon, lors de l'indication du poste au tableau des effectifs, vous devez vous laisser guider par :
- pour la classification panrusse des professions ouvrières, des postes d'employés et catégories tarifaires(OK 016-94) (approuvé par la résolution du Standard d'État de Russie du 26 décembre 1994 n° 367) ;
- Classification panrusse des professions (OKZ) OK 010-2014 (MSKZ-08) (approuvée par arrêté de Rosstandart du 12 décembre 2014 n° 2020-st) ;
- Ouvrage de référence sur les qualifications pour les postes de cadres, de spécialistes et d'autres employés (approuvé par la résolution du ministère du Travail de Russie du 21 août 1998 n° 7) ;
- des répertoires unifiés de tarifs et de qualification des travaux et professions des travailleurs par industrie ;
- normes professionnelles (paragraphe 3, partie 2, article 57, article 195.1 du Code du travail de la Fédération de Russie).
Découvrez comment aligner les titres de poste sur les normes professionnelles.
Si une organisation embauche des employés pour effectuer un certain type de travail, et non pour un poste (profession, spécialité), cela doit également être reflété dans le tableau des effectifs.
Ensuite, dans la colonne 4 du tableau des effectifs, le nombre d'unités de personnel est indiqué. Les unités de dotation peuvent être indiquées comme complètes ou incomplètes. Le contenu d'une unité de personnel incomplète dans le tableau des effectifs est indiqué en parts, par exemple 0,25 ; 0,5 ; 2,75, etc.
Lors de l'établissement du tableau des effectifs, une attention particulière doit être portée à la colonne 5 «Taux tarifaire (salaire), etc., frotter». Dans le cas le plus simple, cette colonne du tableau des effectifs indique un salaire mensuel fixe.
En pratique, lors de l'établissement d'un tableau des effectifs, la question se pose souvent de savoir conception correcte document dans les situations où il n'y a pas de montant fixe de rémunération, par exemple avec paiement à la pièce. Dans ce cas, il est recommandé de mettre un tiret dans la colonne 4 du tableau des effectifs, et dans la colonne 10 d'indiquer : « Salaire à la pièce / Salaire à la pièce-bonus » et de fournir un lien vers l'acte réglementaire local qui définit le procédure d'établissement des salaires, ainsi que son montant pour une certaine production standard. Il est recommandé de suivre une procédure similaire lors du remplissage du tableau des effectifs dans une situation où l'employé se voit attribuer un horaire taux de droit.
Si le tableau d'effectifs prévoit un poste d'effectif incomplet, alors dans la colonne « Taux tarifaire (salaire) » le montant du salaire complet du poste est toujours indiqué.
Comment remplir un tableau des effectifs : exemple et exemple
Un exemple de remplissage du tableau d'effectifs du formulaire T-3 dans une situation où il n'y a pas de salaire fixe et où il y a également un poste de dotation incomplet, peut être trouvé sur notre site Web.
VEUILLEZ NOTER! Dans l'art. 22 du Code du travail de la Fédération de Russie stipule que le paiement doit être égal à travail égal. Il s'ensuit que la « fourchette » des salaires dans le tableau des effectifs est une violation Code du travail. Rostrud, dans la lettre du 27 avril 2011 n° 1111-6-1, recommande que les mêmes montants de salaire soient indiqués au tableau d'effectifs pour les postes du même nom, et la possibilité de rémunérer l'un des salariés salaires(et non le salaire) doit être régulé d'un montant plus important au moyen d'indemnités et de paiements supplémentaires en fonction de la complexité du travail, de la quantité et de la qualité du travail.
Dans les colonnes 6, 7, 8 « Allocations supplémentaires, frotter. » les indemnités sont indiquées comme acceptées dans l'organisation (pour de longues heures de travail, une responsabilité accrue, des connaissances langues étrangères, expérience professionnelle, etc.) et établis au niveau législatif (par exemple, pour le travail dans le Grand Nord). Le tableau des effectifs du formulaire unifié suppose que ces colonnes sont remplies en roubles. S'il n'y a pas suffisamment de colonnes pour indiquer toutes les indemnités en vigueur dans l'organisation dans le tableau des effectifs, alors leur nombre peut être augmenté en émettant un arrêté complétant le formulaire du tableau des effectifs. Il est recommandé de faire de même si les primes sont fixées en pourcentage.
La colonne 9 «Total du mois» n'est remplie que si le salaire et les indemnités sont indiqués en roubles. Les instructions pour l'établissement du tableau des effectifs précisent que « s'il est impossible pour une organisation de remplir les colonnes 5 à 9 en roubles... les colonnes sont remplies dans les unités de mesure appropriées (pourcentages, coefficients, etc.) .» Cependant, il est impossible de formaliser ainsi le calendrier des effectifs. Dans une telle situation, vous pouvez mettre des tirets dans cette colonne, et dans la colonne 10 « Remarque » indiquer un lien vers les réglementations, tant internes que réglementaires, qui fixent les primes. Le lien en colonne 10 vers le document permettant de fixer une majoration d'ancienneté vous permettra de ne pas modifier le planning lorsque le montant de la majoration évolue. La colonne 10 indique également toute information relative au tableau des effectifs.
Nuances d'inscription et modifications du tableau des effectifs
Le formulaire unifié T-3 nécessite les signatures du chef du service du personnel et du chef comptable, mais il ne contient pas de conditions telles qu'un sceau. La fréquence et le moment de l'approbation du tableau des effectifs ne sont pas fixés par la loi et chaque employeur décide de cette question de manière indépendante.
La prise de connaissance du tableau des effectifs des salariés ne s'effectue que si cette obligation de l'employeur est fixée convention collective, accord, local acte normatif(lettre de Rostrud du 15 mai 2014 n° PG/4653-6-1).
Des modifications peuvent être apportées au tableau des effectifs s'il est nécessaire de le compléter par de nouveaux postes et divisions structurelles ou, à l'inverse, de les exclure, ainsi que lors de modifications de salaires, de renommage de départements et de postes. Les évolutions du tableau des effectifs sont formalisées par arrêté. Il existe 2 manières d'apporter des modifications au tableau des effectifs :
1) émettre un ordre sur le changement correspondant ;
2) délivrance d'un arrêté approuvant un nouveau tableau des effectifs.
Lors de réductions d'effectifs ou d'effectifs, ou de modifications de salaires, des modifications sont également apportées au tableau des effectifs, mais il faut tenir compte du fait que la date d'entrée en vigueur des modifications ne peut intervenir avant 2 mois après l'émission de l'arrêté. Cela est dû au fait que les employés doivent être informés 2 mois à l'avance du prochain licenciement (partie 2 de l'article 180 du Code du travail de la Fédération de Russie) ou des modifications à venir des termes des contrats de travail.
Le tableau des effectifs est conservé en permanence dans l'organisation. Les organisations exerçant des fonctions de contrôle et de surveillance (par exemple, l'inspection du travail, les organismes de réglementation de la Caisse fédérale d'assurance sociale de la Fédération de Russie, la Caisse de retraite de la Fédération de Russie, les autorités fiscales) ont le droit de demander ce document lors de la réalisation d'inspections. En cas de défaut de fourniture des documents ou copies de ceux-ci demandés par les contrôleurs, y compris le tableau des effectifs, l'employeur s'expose à une amende de 200 roubles. pour chaque document non soumis (clause 1 de l'article 126 du Code des impôts de la Fédération de Russie).
Résultats
Le tableau des effectifs est un document obligatoire que tout employeur doit posséder. Un exemple de remplissage d'un tableau des effectifs à l'aide du formulaire T-3 peut être trouvé sur Internet sur de nombreux sites comptables et juridiques, mais un exemple avec les situations décrites ci-dessus est rarement fourni. Lors de la préparation du tableau des effectifs, le formulaire T-3, dont un exemple est donné dans cet article, peut être d'une grande aide pour les agents du personnel expérimentés et novices.
Pour plus d'informations sur la façon d'organiser correctement les dossiers du personnel, lisez l'article
Dotation en personnel comme document personnel, soulève beaucoup de questions pour beaucoup. Par exemple, à quelle fréquence doit-il être rédigé, comment remplir correctement le formulaire unifié et si cet acte normatif est obligatoire. Pour clarifier la situation, il convient d’approfondir certaines questions.
Pourquoi avez-vous besoin de personnel ?
Le tableau des effectifs est un document nécessaire à la formation structure du personnel et le numéro de l'organisation en pleine conformité avec la Charte de l'entreprise. Ce document contient une liste des divisions structurelles de l'organisation, une liste de postes, des noms de spécialités et de professions indiquant les qualifications, ainsi que des données sur le nombre requis de certaines unités de personnel. Pour le compiler, le formulaire unifié T-3 est utilisé, qui est approuvé par la résolution du Comité national des statistiques de Russie.
Du point de vue de l'employeur, la dotation répond à un certain nombre de fonctions importantes et permet d'optimiser et de rationaliser au maximum le travail de l'institution. L'utilisation d'un tableau des effectifs vous permet de voir clairement l'ensemble de la structure de l'organisation avec ses divisions, d'enregistrer le nombre d'unités de personnel, de contrôler la composition numérique et qualitative des employés, de surveiller le système salarial et le montant des indemnités. Et lorsque des postes vacants se présentent, cela simplifie grandement la sélection du personnel.
Le tableau des effectifs est-il un document obligatoire ?
Il est intéressant de noter qu’il n’existe pas de réponse claire à cette question. D'une part, le Code du travail aborde la question des effectifs, puisque ce document concerne fonction de travail organisation du personnel et rémunération du personnel. Et le contrat de travail précise que le salarié exerce ses fonctions conformément au tableau des effectifs. Il existe une forme unifiée du tableau des effectifs, et ce document est également mentionné dans les Instructions de tenue des cahiers de travail (les inscriptions au cahier de travail sont faites en tenant compte du nom du poste conformément au tableau des effectifs). Cela signifie que l'organisation doit disposer d'un tableau des effectifs. Mais, d’un autre côté, pas un seul acte réglementaire n’énonce directement l’obligation pour l’employeur de mettre en place un tableau des effectifs. Et pourtant, il est préférable d'établir ce document personnel, puisque la plupart des organismes de contrôle le considèrent comme obligatoire pour toute organisation.
Par exemple, les autorités fiscales et le Fonds assurance sociale demandez toujours du personnel lorsque vous effectuez des inspections sur place. Grâce à lui, ils vérifient l'exactitude du calcul des primes d'assurance, collectent des informations sur l'expérience en assurance des salariés et contrôlent l'exactitude de la fiscalité. Le fait que le tableau des effectifs ne soit pas un document de comptabilité fiscale ne dispense pas l'employeur de l'obligation de le fournir lors des contrôles à la demande d'organismes tiers. Et son absence peut être considérée comme une violation législation du travail, pour lequel une amende d'un montant de 50 000 roubles est infligée à l'organisation. Bien entendu, elle peut être contestée en justice (d'autant plus qu'il n'y a pas d'indication directe dans la loi sur l'obligation de l'employeur d'établir un tableau des effectifs), mais vous devrez d'abord la payer.
Fréquence d'établissement des plannings des effectifs
À quelle fréquence devez-vous créer un nouveau tableau des effectifs ? Il n’y a pas non plus de réponse claire à cette question. Mais dans cette situation, il faut se laisser guider par la logique : le tableau des effectifs étant un document de planification, il est alors conseillé de l'établir pour une année civile ou six mois. Cela permettra, si nécessaire, de réguler le nombre d'effectifs de l'organisation et sa composition qualitative. Mais, en même temps, il est possible d'approuver le tableau des effectifs pour plusieurs années (si l'organisation n'a pas besoin d'introduire de nouveaux postes).
Qui élabore et approuve le calendrier des effectifs ?
Si l'entreprise ne dispose pas de tableau des effectifs, mais que la direction a décidé d'en élaborer un, une question raisonnable se pose : qui doit le faire ? Encore une fois, la législation ne donne pas de réponse sans ambiguïté à cette question. Le manager peut donc le faire lui-même, en déterminant le cercle des personnes responsables qui l'aideront. C'est logique s'ils le sont travailleurs du personnel, chef comptable, les employés du service de planification juridique ou économique. Et si l'entreprise dispose d'un service d'organisation du travail et des salaires, vous pouvez lui confier ce travail. Les responsabilités d'élaboration et d'établissement du tableau des effectifs pour 2014 peuvent être reflétées dans le contrat de travail du salarié ou dans ses responsabilités fonctionnelles.
L'approbation du tableau des effectifs porte sur les pouvoirs du chef de l'organisme ou de la personne à qui ces pouvoirs sont transférés par arrêté du chef. Pour approuver le tableau des effectifs, le responsable doit signer un arrêté ou une instruction particulière. Les détails de ce document doivent être indiqués dans le champ du formulaire unifié T-3 « Approuvé par arrêté de l'organisme en date du « __ »_______20__No__ ». Dans ce cas, la date d'approbation et la date d'entrée en vigueur du tableau des effectifs peuvent ne pas coïncider (la date d'entrée en vigueur est généralement ultérieure).
Combien de temps le tableau des effectifs est-il conservé ?
Rosarkhiv établit certaines périodes de conservation pour les documents standards de gestion, selon lesquelles le tableau des effectifs d'une institution doit être conservé pendant trois ans, à compter de l'année suivant celle au cours de laquelle le document est devenu invalide. Quant aux dispositions en matière de personnel, qui seront abordées dans la section suivante, elles sont conservées pendant soixante-quinze ans après l'élaboration des nouvelles.
Le staffing est une aide dans le travail du service RH
Dans certaines organisations, le service RH gère le staffing - une version mobile du tableau des effectifs, qui reflète tous postes vacants, ainsi que toutes les informations sur le pourvoi des postes (noms complets des salariés en activité, statut des postes, etc.). La composition du personnel fournit les informations nécessaires sur les changements de personnel, contient numéros du personnel salariés, des informations sur l'ancienneté et les catégories (mineurs, personnes handicapées, retraités avec enfants de moins de trois ans, etc.) de salariés.
Lors de l'élaboration de la structure des effectifs, le tableau des effectifs actuel est pris comme base, auquel sont ajoutées les colonnes nécessaires. Ce document n’est pas obligatoire et l’organisation n’est pas tenue de le conserver. Mais le tableau des effectifs est un document assez pratique, notamment pour les grandes organisations, qui permet d'optimiser le travail des responsables du personnel et de contrôler clairement le pourvoi des postes vacants. Il est donc souvent utilisé comme document interne.
Tableau des effectifs : règles d'établissement
Envisageons d'établir un tableau des effectifs basé sur le formulaire unifié T-3. Pour recevoir le document finalisé, il vous suffit de remplir le formulaire en suivant les Instructions pour remplir les formulaires primaires documents comptables.
"Capuchon". Lorsque vous remplissez « l'en-tête », vous devez indiquer le nom de l'organisation dans le champ « Nom » (cela se fait conformément au certificat d'enregistrement), le code OKPO, le numéro du document et la date de préparation. Dans le champ « Tableau des effectifs pour la période… » vous devez indiquer uniquement la date d'entrée en vigueur de ce document.
- Colonne 1 « Nom ». Nous indiquons le nom de l'unité structurelle, de l'atelier, du bureau de représentation, de la succursale, en organisant les unités structurelles selon la hiérarchie existante.
- Colonne 2 « Code ». Nous indiquons le code de l'unité structurelle qui lui est attribuée par le chef de l'organisation.
- Colonne 3. Nous indiquons le poste (spécialité, profession), le grade, la classe (catégorie) de qualifications du salarié conformément à Classificateur panrusse métiers et le Répertoire de Qualification des Cadres et Spécialistes. Ici, il convient de prendre en compte que le poste pour lequel le salarié est embauché doit sonner de la même manière tant dans le tableau des effectifs que dans le contrat de travail, ainsi que dans le cahier de travail.
- Colonne 4 « Nombre d'unités de personnel ». Nous indiquons le nombre de postes pour les postes concernés. S'il y a des unités incomplètes, elles doivent être indiquées en fractions, par exemple 2,75. Et s'il y a des postes vacants, ils sont également indiqués.
- Colonne 5 « Taux tarifaire ». Nous indiquons le salaire, grille tarifaire, pourcentage des revenus, part des bénéfices - tout dépend du type de système de rémunération en vigueur organisation spécifique. L'essentiel est d'indiquer le montant en équivalent rouble et de rappeler que le salaire (taux tarifaire) ne peut pas être inférieur au salaire minimum.
- Colonnes 6, 7, 8 « Allocations ». Nous indiquons les incitations fournies et indemnités. Il peut s'agir de primes, de paiements supplémentaires, de paiements incitatifs, d'indemnités, qui peuvent être établies à la fois par la législation de la Fédération de Russie et par l'employeur. Ces paiements peuvent être des montants fixes ou des augmentations en pourcentage.
- Colonne 9. Indiquez le montant total dans les colonnes 5 à 8. Autrement dit, nous additionnons les salaires et toutes les indemnités requises et affichons la valeur totale en roubles. Si les données sont données en pourcentage, nous affichons le pourcentage.
- La colonne 10 est réservée aux notes. S’il n’y en a pas, il reste vide.
Une fois tous les champs remplis, vous devez remplir la ligne « Total ». Il résume tous les indicateurs en colonnes verticales : il indique le nombre d'unités d'effectifs prévues dans le barème, le montant des salaires (taux tarifaires), les indemnités et le montant du fonds salarial mensuel.
Le tableau des effectifs est signé par le chef du service des ressources humaines ou une personne autorisée, ainsi que par le chef comptable de l'organisation. Vous pouvez apposer un cachet sur le document, mais ce n'est pas nécessaire.
Changement de personnel
Même les horaires de dotation établis doivent être modifiés de temps à autre. La raison de ces changements peut être la nécessité d'introduire une nouvelle unité ou division dans le personnel ou, à l'inverse, de réduire le personnel existant. En outre, il peut s'avérer nécessaire de modifier les salaires, les tarifs, ainsi que de renommer des postes ou des départements.
Il existe deux options pour apporter des modifications au tableau des effectifs :
- élaborer et approuver un nouveau tableau des effectifs ;
- apporter des modifications au tableau d'effectifs actuel.
Dans le premier cas, le tableau des effectifs est élaboré sur la base de l'actuel, mais en tenant compte des modifications nécessaires, et est mis en vigueur dès le début ou le milieu de l'année civile. S'il y a un besoin urgent, alors dès le début du nouveau mois.
Quant à apporter des modifications à document valide sans son annulation, elles sont réalisées conformément à l'arrêté du chef « Sur le changement du tableau des effectifs ». L'arrêté lui-même doit indiquer la base des modifications apportées au tableau des effectifs (cela peut être une réorganisation, une réduction du personnel, une amélioration de la structure de l'organisation, etc.), ainsi qu'indiquer exactement quels changements doivent être apportés.
Dans une grande organisation avec une structure ramifiée, il est préférable d'indiquer non seulement les postes concernés par le changement, mais également les unités structurelles où se situent ces postes. Dans le même temps, tous les changements dans le tableau des effectifs doivent être portés à la connaissance des salariés de l'entreprise, et également inclus dans cahiers de travail en référence à la base (ordre ou instruction).
Réduction des effectifs : quand opérer des changements ?
Une réduction du personnel ou du nombre d'employés est l'un des motifs pour apporter des modifications au tableau des effectifs, car une réduction de la taille d'une organisation implique l'exclusion d'unités individuelles du personnel du calendrier et une réduction du personnel - des postes. Dans ce cas, les salariés licenciés sont passibles de licenciement (sauf s'il est prévu qu'ils soient transférés à un autre emploi).
Puisqu'en cas de licenciement en raison d'une réduction du nombre ou de l'effectif des salariés, il est nécessaire de notifier les changements au plus tard deux mois à l'avance, le nouveau tableau des effectifs ne peut entrer en vigueur qu'après ce délai. Bien qu'il puisse être établi à l'avance, la présence même d'un tableau des effectifs nouveau ou modifié, déjà approuvé, confirmera l'éligibilité des salariés licenciés. Si les circonstances qui ont conduit à la décision de procéder à une réduction sont éliminées, l'employeur a le droit de modifier à nouveau le tableau des effectifs dans le sens d'une augmentation du nombre d'employés.
Modification du formulaire unifié T-3
La résolution du Comité national des statistiques n° 20 du 24 mars 1999 autorise les organisations à apporter des modifications aux formulaires unifiés de documentation comptable primaire (cette autorisation ne s'applique pas à la comptabilisation des transactions en espèces). Par conséquent, en cas de besoin urgent, l'organisation peut apporter ses propres modifications au formulaire fini, mais la suppression des détails existants n'est pas autorisée. Les changements peuvent concerner l'agrandissement ou le rétrécissement des colonnes, l'ajout de lignes ou de feuilles volantes. Les corrections nécessaires peuvent être apportées lors de la production de formulaires basés sur un formulaire unifié.
Le tableau des effectifs est un document de production qui n'est pas créé pendant une longue période. Les remaniements du personnel, la réduction ou l'augmentation des salaires, ainsi que d'autres circonstances doivent être adaptés.
Apporter des modifications au tableau des effectifs est une procédure normale et doit être effectuée conformément à la loi et aux droits des travailleurs. Les étapes importantes de ce processus sont présentées dans cet article ; elles aideront à éviter les erreurs dans la documentation de l'entreprise.
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Motifs et raisons d'apporter des modifications
Compte tenu de l'ouvrage de référence sur les qualifications professionnelles des ouvriers, des agents de maîtrise et de leurs subordonnés, il appartient à économiste du travail. Mais toutes les installations ne disposent pas de cet économiste, et le patron décide indépendamment qui effectuera ce travail.
Le calendrier des effectifs est généralement basé sur les tâches de production, ainsi que la quantité de travail. Sur la base de ces données, le personnel est recruté et les immobilisations sont calculées, selon lesquelles le salaire est déterminé dans le cadre de la norme légale.
Mais les organisations ont tendance à changer, à se développer et à se transformer. Les changements peuvent impliquer une augmentation des zones de service ou un ajustement des types d'activités. En raison de ces circonstances, la forme du travail change, ce qui signifie que les travailleurs peuvent être soit en excédent, soit en pénurie.
De plus, ils peuvent apporter des modifications aux papiers importants en raison de changements dans les taux de droits de douane. DANS Loi fédérale Des ajustements au salaire minimum sont régulièrement effectués et la direction de l'organisation, si les fonds le permettent, peut augmenter le salaire en pourcentage du salaire.
La base des modifications du tableau des effectifs peut être la documentation comptable.
De plus, des résultats indiquant une baisse de rentabilité ou une rupture d’approvisionnement peuvent être un motif de mise à pied de certains employés. Et, si l'administrateur rédige un document indiquant sur le volume de travail croissant dû aux innovations introduites, alors ce sera une raison pour recruter de nouvelles personnes dans le personnel.
Quels ajustements peut-il y avoir ?
Les ajustements du calendrier de l'État et leur ordre dépendent de l'ampleur des changements. En gros, les changements sont les suivants :
Comment prévenir les salariés ?
Le chef de l'organisation doit informer ses subordonnés de tous les changements survenant sur le site, à condition qu'ils soient liés à l'accomplissement des tâches de production des employés. La familiarisation doit avoir lieu pendant et pendant l’activité.
Si l'horaire du personnel change, mais que cela n'affecte pas les activités des travailleurs, alors le patron pas obligé de signalerà ce sujet à vos employés. Cela signifie que si la direction décide d'ajouter des postes supplémentaires au personnel, les subordonnés n'ont pas besoin d'en être informés.
Si une réduction est prévue, alors ces travailleurs doivent en être informés. qu'ils ont décidé de licencier. La réduction est constatée par notification sous forme d'arrêté, que le dirigeant doit remettre aux salariés contre signature.
Naturellement, les subordonnés doivent également être informés des modifications apportées aux salaires. Les citoyens dont les salaires seront affectés par les changements sont mis à jour. La familiarisation doit être effectuée conformément aux Article 74 du Code du travail.
À quelle fréquence le tableau des effectifs peut-il être modifié ?
Il n'y a aucune restriction quant au nombre de changements possibles dans le tableau des effectifs. Cela signifie que le chef de l'organisation a le droit d'apporter des modifications au document autant qu'il le souhaite. Mais, en même temps, il doit agir conformément à la procédure permise par la loi.
Si des changements sont attendus dans le montant du salaire ou dans le titre du poste, cela doit être signalé dans un délai de deux mois.
En milieu d'année, l'horaire du personnel doit être modifié dans deux cas :
- Formation d'un nouvel horaire du personnel.
- Le calendrier de l'État est susceptible de changer.
L'ancien calendrier est pris comme base et en former un autre, en faisant quelques ajustements. Ils commencent à travailler sur ce document dès le milieu de l'année, ou dès le début.
Des ajustements sont effectués lorsqu'ils sont pris en compte il est nécessaire que le gestionnaire le fasse. Le document indiquera les raisons pour lesquelles le document a dû être ajusté. De plus, les modifications apportées sont enregistrées.
Puis-je être licencié en raison d'un changement de personnel ?
Lorsque des ajustements sont apportés au tableau des effectifs, le manager a le droit de licencier plusieurs salariés, et cette possibilité est prévue par la loi (clause 2, article 81 du Code du travail). Les instructions formulent l'ordre de ce processus.
Le tableau des effectifs est un document enregistrant le nombre d'employés d'une organisation avec la répartition des unités par poste et divisions structurelles. Le contenu standard de ce document comprend également des informations sur les salaires officiels, les primes et le fonds salarial mensuel de l'entreprise.
Le calendrier rationalise la structure du personnel de l'entreprise, aide à planifier les coûts de main-d'œuvre et à organiser le travail du service du personnel. Le cas échéant, il sert de preuve de la légalité du refus d'emploi (la raison est l'absence de tarifs gratuits). Mais le plus souvent, il est utilisé pour justifier la légalité des licenciements dus à une réduction des effectifs ou des effectifs. En cas de réclamations d'employés licenciés, l'organisation peut protéger ses intérêts en intentant une action en justice, inspection du travail liste d'effectifs des employés. Sur la base de ce document, l'employeur confirme l'impossibilité d'offrir un autre poste au salarié licencié.
La procédure de constitution du tableau des effectifs
Le Service fédéral des statistiques de la Fédération de Russie demande aux entreprises de toutes formes de propriété d'élaborer et d'accepter un tableau des effectifs pour les dossiers du personnel (Résolution n° 1 du 15 janvier 2004. L'employé qui a cette responsabilité dans la description de poste est engagé). dans le développement et la mise à jour de la structure du personnel. Le cas échéant, le directeur peut confier une telle responsabilité à un responsable du personnel ou à un comptable, et également assumer lui-même ce travail (sur arrêté).
Typiquement, le tableau des effectifs est établi un an à l'avance, et à partir du moment où il est approuvé par arrêté du directeur, il devient un acte réglementaire local sur la base duquel gestion des dossiers du personnelà l'entreprise. Inscription des nouveaux salariés, transferts internes doit être effectué conformément aux unités dont dispose le personnel. Ainsi, les noms des postes et des unités structurelles dans le contrat de travail et l'ordre d'embauche doivent être inscrits tels qu'ils sont inscrits au tableau des effectifs.
Des ajustements au « personnel » sont autorisés selon les besoins. S'ils sont importants, la direction peut décider de créer un nouvel horaire. En cas de modifications mineures, ainsi qu'en leur absence, il n'est pas nécessaire de réapprouver le document au début de l'année civile suivante.
Comment établir un tableau des effectifs
Pour formaliser la structure du personnel, un formulaire unifié T-3 est fourni, approuvé par Roskomstat (vous pouvez télécharger le formulaire d'effectifs). Une entreprise a le droit de développer son propre formulaire, mais celui-ci doit contenir les champs obligatoires :
- nom des divisions structurelles ;
- une liste des postes dans chaque département ;
- le nombre d'unités ouvertes dans l'État dans chaque spécialité ;
- salaires officiels;
- compléments de salaire;
- quantité totale unités du personnel ;
- montant de la paie du mois.
Le document est daté deux fois : la date d'élaboration et d'approbation (elles peuvent coïncider). La durée de validité du tableau des effectifs est également indiquée, par exemple du 1er janvier 2015 au 31 décembre 2015, même s'il n'est pas nécessaire de fixer une date de fin.
Considérons la procédure d'établissement du tableau des effectifs :
- Raison sociale conforme aux documents d’enregistrement.
- Titre du document, dates de création et de signature.
- Colonne n°1 – noms des départements. Les entreprises privées peuvent saisir la liste et les noms des départements structurels à leur discrétion. Entreprises d'État et les entreprises ayant des conditions de travail particulières doivent être guidées par les documents réglementaires de l'industrie et de toute la Russie - classificateurs et ouvrages de référence. Cette exigence est due à la disponibilité d'avantages et de garanties pour certaines catégories de travailleurs. Les noms du formulaire T-3 sont écrits au nominatif.
- La colonne n° 2 est un code de département qui est attribué à chaque département pour faciliter la construction d'une hiérarchie et l'utilisation de désignations numériques dans les documents.
- Colonne n° 3 – poste (profession, grade) – basé sur classement de l'état OKPDTR. Les postes sont classés par ordre décroissant (de haute direction au plus bas).
- Colonne n° 4 - le nombre de postes prévus pour chaque poste est déterminé en fonction des besoins de l'organisation. Des tarifs partiels peuvent être indiqués (0,5 ; 0,75).
- Colonne n° 5 – salaire ou taux tarifaire établi pour un poste spécifique, en roubles. Il est permis d'indiquer non pas un montant précis, mais une échelle salariale pour différencier la rémunération des travailleurs occupant le même poste, mais ayant des qualifications différentes.
- Les colonnes 6 à 8 sont utilisées pour indiquer les allocations salariales, en roubles.
- Colonne n°9 – salaire mensuel total pour le poste.
- Dans la colonne n°10, les informations sur la disponibilité des postes vacants sont inscrites sous forme de note.
Si l'entreprise n'utilise pas de système de paie basé sur les salaires, les unités utilisées pour calculer les paiements, par exemple les intérêts, sont inscrites dans les colonnes « argent ».
Des ajouts (champs supplémentaires) peuvent être apportés au formulaire de dotation, mais les colonnes obligatoires du formulaire unifié ne peuvent pas être raccourcies : les colonnes non réclamées ne sont tout simplement pas remplies.
Le « staff » peut être constitué de plusieurs feuilles. Dans ce cas, le document est agrafé, les feuilles sont numérotées et face arrière Après couture, une inscription de certification avec la signature et le sceau du réalisateur est établie. Le sceau de l'organisation n'est pas nécessaire sur le formulaire lui-même, et les signatures du directeur, du chef comptable et des chefs de service sont apposées sur la dernière feuille dans le champ prévu à cet effet. Si nécessaire, les personnes responsables peuvent signer sur chaque page, puis chacune d'elles doit être complétée par la ligne correspondante.
Vous pouvez établir un tableau des effectifs à partir de l'échantillon présenté sur notre site Internet.
Apporter des modifications au tableau des effectifs
Selon les besoins, divers changements peuvent être apportés à la structure de l'entreprise : des divisions sont ouvertes et supprimées, de nouveaux postes sont introduits, les salaires sont augmentés, etc. Tous ces changements doivent être enregistrés dans le tableau des effectifs de l’organisation. Vous pouvez le faire de deux manières :
- Formation et approbation d'un nouveau « staff ».
- Création d'un ordre de modification du document.
Dans le second cas, la commande doit contenir le motif du redressement :
- réorganisation d'entreprise;
- optimisation de la structure du personnel;
- expansion ou réduction de la production;
- changements de législation, etc.
Une modification du tableau des effectifs est suivie de l'introduction de nouvelles inscriptions dans la documentation du personnel : cahiers de travail des employés, cartes personnelles (avec l'accord écrit du personnel).
Dans certains cas, la signature est requise accord complémentaireÀ contrat de travail, par exemple, lors de la modification de la partie salariale du salaire. Les salariés sont informés de ces événements 2 mois à l'avance, et les autres changements dans le tableau des effectifs sont communiqués au personnel après leur approbation.
Disposition du personnel
Pour la gestion du personnel opérationnel, de nombreuses entreprises, notamment les grandes, disposent d'un document en circulation appelé « staffing ». Il s'agit du même tableau des effectifs, mais compilé sous forme libre et contenant les données nécessaires à l'employeur pour plus de commodité travail du personnel, Par exemple:
- les noms des employés occupant des postes spécifiques ;
- les salaires et indemnités de chaque salarié (une échelle salariale peut être précisée dans le tableau des effectifs, et celle-ci est précisée dans la répartition) ;
- les effectifs ;
- expérience de travail;
- informations importantes sur les employés ;
- disponibilité de tarifs gratuits et de toute autre information nécessaire au service du personnel.
La liste des effectifs se distingue du planning par le dynamisme de son contenu : les modifications y sont apportées dans le mode actuel, sans ordre ni accord du manager.
Qu’est-ce que la dotation ?
Le tableau des effectifs est un document obligatoire qui doit se trouver dans l'entreprise. Ce document peut être élaboré selon votre propre modèle, en tenant compte de toutes les caractéristiques de votre activité (pour les entrepreneurs individuels, les SARL, les hôtels, les cafés, les sociétés de sécurité privées, entreprise de construction) ou téléchargez-en un prêt à l'emploi.
Règles de remplissage
Tout d'abord, remplissez l'en-tête du document et indiquez le nom de l'entreprise conformément aux documents constitutifs.
Le code OKPO est indiqué.
Le champ "Numéro du document" est renseigné.
La date actuelle du document est saisie.
Dans la colonne « Pour période » la durée de validité du tableau des effectifs est indiquée.
Le cachet d’approbation du document comprend les détails de la commande pour l’activité principale qui a approuvé ce document, et ci-dessous – le nombre total d'unités de personnel de l'organisation ou de l'entreprise.
- Division structurelle :
- Nom - les divisions structurelles comprennent les succursales, les bureaux de représentation, les départements, les ateliers, etc.
- Code - les numéros de départements sont indiqués dans un ordre qui vous permet de déterminer la subordination et la structure de l'ensemble de l'organisation.
SERVICE FÉDÉRAL DU TRAVAIL ET DE L'EMPLOI
Au Département d'Appui Juridique des Activités du Bureau Central et d'Appui Juridique des Collectivités Territoriales de Rostrud Service fédéral Le Département du Travail et de l'Emploi (ci-après dénommé le Département) a examiné l'appel.
Dans la limite de nos compétences, nous rapportons ce qui suit.
Conformément à l'article 5.5.4 du Règlement, Rostrud fournit des informations et des consultations aux employeurs et aux employés sur le respect des lois et réglementations du travail contenant des normes. droit du travail. L'opinion de Rostrud sur les questions contenues dans l'appel ne constitue ni une explication ni un acte juridique normatif.
Conformément à la partie 3 de l'art. 68 Code du travail Fédération de Russie(ci-après dénommé le Code du travail de la Fédération de Russie) lors de l'embauche (avant de signer contrat de travail) l'employeur est tenu de familiariser le salarié avec le règlement intérieur contre signature réglementation du travail, d'autres réglementations locales directement liées à activité de travail employé, convention collective.
Conformément à la résolution du Comité national des statistiques de la Fédération de Russie du 5 janvier 2004 N 1 « Sur l'approbation formulaires unifiés la documentation comptable primaire pour la comptabilisation du travail et son paiement" tableau des effectifs (formulaire N T-3) est utilisée pour formaliser la structure, les effectifs et les niveaux d'effectifs de l'organisation conformément à sa Charte (Règlement) (du 01/01/2013 n'est pas obligatoire à utiliser). Le tableau des effectifs contient une liste des unités structurelles, des noms de postes, des spécialités, des professions indiquant les qualifications, des informations sur le nombre d'unités de personnel.
Ainsi, le tableau des effectifs est un acte réglementaire local de l'organisation, qui est enregistré dans formulaire consolidé la division actuelle du travail entre les travailleurs.
À notre avis, le tableau des effectifs n'est pas un acte réglementaire local directement lié à l'activité de travail. L’employeur n’est donc pas obligé d’y présenter le salarié lors de son embauche.
Parallèlement, l’obligation de l’employeur de familiariser les salariés avec le tableau des effectifs peut être prévue dans une convention collective, un accord ou une réglementation locale.
Chef adjoint du département
K.A.KHARITONENKO
Changement de personnel
Vous pouvez modifier le tableau des effectifs de deux manières :
- Modifiez le planning lui-même (créez un nouveau planning avec le prochain numéro de série).
- Changez l'actuel.
Toute modification du tableau des effectifs doit être confirmée par arrêtés. Ce n'est qu'après leur publication que le calendrier pourra être ajusté. La commande doit indiquer la base sur laquelle la modification est effectuée.
Ordonnance de modifications
L'ordre de modification est établi sous forme libre et doit y être indiqué les précisions suivantes :
- Nom de l'organisation.
- Type de document.
- Date et numéro d'inscription.
- Cachet avec l'inscription « Approuvé ».
- Visas exécutifs.
La commande est convenue avec le chef comptable et le gérant.
Changement dû à l'élimination de postes
Il n'est possible d'exclure un poste du tableau d'effectif qu'en cas de réduction d'effectif. Pour ce faire, un arrêté de modification est émis, le poste est supprimé et un nouveau tableau des effectifs est approuvé.
Vous pouvez exclure un certain poste uniquement si certaines conditions sont remplies, telles que :
- Crise.
- Changement des conditions de travail et plus encore.
En cas de réduction d'effectifs, le salarié licencié bénéficie d'un préavis de deux mois avant la réduction.
Procédure de réduction des effectifs et de modification du tableau des effectifs :
- Rédaction d'un arrêté (il indique le motif de son émission et précise le nom du poste à exclure). Le document est certifié.
- Des modifications sont apportées au tableau des effectifs actuel sans supprimer les codes d'emploi et les unités structurelles.
- Un arrêté est établi sur les mesures de réduction des effectifs. L'arrêté est certifié et les salariés licenciés en sont informés.
Introduction d'un nouveau poste
Pour entrer nouveau poste Le tableau des effectifs nécessite :
- Rédiger un arrêté de modification de l'horaire.
- Apporter des modifications au tableau des effectifs.
- Composer Description de l'emploi pour un nouvel employé.
Durée de conservation du tableau des effectifs
Le tableau des effectifs doit être conservé dans l'entreprise pendant trois ans à compter de l'année où le poste est devenu invalide.
Amendes pour dotation incorrecte
Selon l'art. 5.27 du Code des infractions administratives de la Fédération de Russie, un fonctionnaire peut être condamné à une amende de 2 000 à 5 000 roubles ; sur les personnes effectuant activité entrepreneuriale sans constituer une personne morale - de 2 000 à 5 000 roubles; sur personnes morales- de 50 000 à 80 000 roubles.
Libération
Aucune dérogation. Tous les employeurs devraient l'avoir. Même les micro-entreprises.
Grâce à ce service en ligne pour les organisations, vous pouvez effectuer des déclarations fiscales et comptables sur le régime fiscal simplifié et l'UTII, générer des bulletins de versement, 4-FSS, SZV, Règlement unifié 2017, soumettre des rapports via Internet, etc. (à partir de 250 roubles / mois ). 30 jours gratuits, avec votre premier paiement (si vous suivez ces liens depuis ce site) trois mois gratuits.
