Certains cas survenus dans le cadre des activités de certaines institutions et organisations attirent une attention particulière de la part de la direction.
Dans certains cas, toute une série d'actions sont nécessaires pour établir les faits de ce qui s'est passé, les causes et les conséquences possibles pour l'organisation ou ses employés - une enquête interne.
Les étapes d'une enquête officielle
Des contrôles sous forme d'enquêtes officielles sont nommés dans des cas qui sortent tout à fait du cadre général de l'activité professionnelle normale. Souvent, il s'agit de fautes graves de nature disciplinaire ou de situations d'urgence survenues au travail.
Une enquête officielle ou interne est menée afin d'établir le coupable ou le degré de culpabilité d'un employé de l'entreprise dans ce qui s'est passé, les faits qui ont servi de mobile ou de cause, les actions, les conséquences qui ont entraîné ou auraient pu entraîner une certaine action ou situation.
La conduite du service est initiée par le désir du chef, lorsqu'il prend connaissance de telles circonstances, dont il n'est pas possible de tirer une conclusion objective de la manière habituelle ou à partir des rapports des subordonnés.
En cas d'accidents du travail ou d'atteintes à la santé, les chèques-services sont nécessaires, car il s'agit non seulement d'une exigence légale, mais aussi d'une réelle nécessité, puisque les dommages causés nécessitent une sanction des auteurs et une indemnisation proportionnée.
Une enquête interne est menée par un groupe spécial d'employés autorisés - une commission nommée par la direction. Le chef d'entreprise lui-même peut aussi participer aux travaux d'une telle commission et la diriger, ou simplement après avoir reçu le résultat des travaux du groupe, l'analyser.
Toutes les actions de la commission pour la réalisation d'un audit interne commencent, et la commission elle-même est convoquée, après la délivrance de l'ordre correspondant. Le chef dans le document fixe les pouvoirs des membres de la commission lors d'une enquête officielle, fixe sa composition numérique. Une ordonnance d'enquête interne, dont un extrait est téléchargeable sur le site, décrit l'incident qui nécessite un audit interne.
Les résultats d'une enquête interne peuvent non seulement engager la responsabilité disciplinaire de l'employeur, mais aussi servir de motif pour engager une action pénale ou intenter une action civile contre le coupable. Sur la base des conséquences graves d'un tel événement, il est tenu de procéder à un audit interne de qualité suffisante, analysant pleinement tous les liens de causalité et les motivations des personnes ayant participé à l'événement ayant nécessité une enquête.
La nécessité d'une enquête interne dans une organisation peut être due à la fois à la volonté de l'employeur lui-même et aux exigences de la loi. Dans tous les cas, la procédure d'enquête officielle commence par la délivrance d'une ordonnance appropriée. Comment passer une telle commande, nous le dirons dans notre matériel. Nous donnerons également un échantillon de le remplir pour une ordonnance sur une enquête officielle.
Comment rédiger une ordonnance d'enquête officielle ?
Rappelons que l'employeur est tenu de mener une enquête interne, par exemple en cas d'accident du travail (partie 2 de l'article 212 du Code du travail de la Fédération de Russie) ou d'établir le montant et les causes des dommages qui lui sont causés par l'employé (partie 1 de l'article 247 du Code du travail de la Fédération de Russie).
L'organisation détermine de manière indépendante la forme de l'ordonnance d'enquête interne. Cette ordonnance a pour objet d'ouvrir la procédure d'enquête interne. Par conséquent, une telle commande contient généralement:
- justification de la nécessité d'une enquête interne;
- composition de la commission d'enquête interne (généralement au moins 3 membres) ;
- termes d'enquête.
L'ordre d'enquête interne est établi en un seul exemplaire. Tous les membres de la commission doivent prendre connaissance de son contenu contre signature.
Pour une ordonnance de mener une enquête interne, nous donnerons un échantillon de son remplissage.
Chaque personne travaillant officiellement dans l'entreprise est responsable de ses actes ou de son inaction. Par exemple, les employés de bureau doivent avoir la bonne attitude vis-à-vis de la technologie afin que l'ordinateur ne tombe pas en panne, et en outre, ils ne doivent pas divulguer de secrets commerciaux ou partager des informations à partir d'un ordinateur de travail.
Si une situation se présente dans laquelle diverses valeurs confiées à un employé particulier sont perdues ou endommagées, la direction de l'entreprise a la possibilité de déterminer la cause de ces dommages. Pour ce faire, une enquête interne est en cours, mais pour la démarrer, il est nécessaire de former un ordre approprié par le chef.
Si, au cours de l'inspection, de l'audit ou d'autres activités, il s'avère que l'entreprise n'a pas d'actifs de valeur ou que des biens et des documents sont perdus, la direction prendra certainement les mesures suivantes :
- il est révélé quel type de dommage a été causé à l'entreprise ;
- la raison de l'apparition d'une telle situation est déterminée ;
- il y a une personne responsable de ce dommage, et ce n'est pas toujours un employé de l'entreprise, qui est chargé de l'obligation correspondante de protéger les biens contre la perte ou les dommages.
Pour trouver des réponses à toutes les questions ci-dessus, une commission spéciale est en cours de création, composée de spécialistes qui ont la capacité et les compétences nécessaires pour évaluer les dommages causés, ainsi que pour déterminer ce qui a causé un tel problème.
En règle générale, cette commission comprend un avocat, un agent de sécurité, un ingénieur et un comptable, mais elle est autorisée à inclure d'autres spécialistes. Dans l'art. 247 du Code du travail indique la possibilité de créer une telle commission.
Code du travail de la Fédération de Russie Article 247. L'obligation de l'employeur d'établir le montant du dommage qui lui est causé et la raison de son apparition
Avant de prendre une décision sur l'indemnisation des dommages par des employés spécifiques, l'employeur est tenu de procéder à un audit pour déterminer le montant des dommages causés et les raisons de leur apparition. Pour effectuer une telle inspection, l'employeur a le droit de créer une commission avec la participation de spécialistes compétents.
Il est obligatoire de demander une explication écrite à l'employé pour établir la cause du dommage. En cas de refus ou d'évasion de l'employé de fournir l'explication spécifiée, un acte approprié est rédigé.
L'employé et (ou) son représentant ont le droit de prendre connaissance de tous les documents de l'inspection et d'en appeler de la manière prescrite par le présent code.
Important! L'objectif principal de la commission est de mener une enquête interne.
Si les résultats de l'enquête révèlent l'auteur, il peut faire appel de la décision sur les sanctions devant les tribunaux. Pour créer une commission, une ordonnance est certainement émise par l'employeur. Il contient une indication directe de la mise en œuvre de ce processus, ainsi que de nombreuses autres informations.
Comment rédiger des documents pour un audit interne dans l'entreprise - voir cette vidéo:
Qui et quand est engagé dans la formation de l'ordre
L'ordonnance, sur la base de laquelle une enquête interne est ouverte, n'est émise qu'après la découverte du vol ou des dommages à un bien quelconque. Cela peut être découvert à la suite de divers contrôles ou inventaires.
Le document est établi par le secrétaire de la société ou un autre employé qui a l'autorité appropriée. Il est formé au nom du directeur de la société, et est également certifié par sa signature.
Comment se déroule une enquête ?
Si une situation se présente dans laquelle des problèmes avec la propriété de l'entreprise ou des pénuries sont révélés, une enquête est alors menée afin de déterminer le coupable du dommage et de récupérer les fonds auprès de lui.
Important! En faisant cela correctement, le processus réduit la probabilité de violations répétées par les employés à l'avenir, car ils seront informés qu'ils devront répondre de leurs erreurs.
Le processus d'enquête lui-même est divisé en étapes :
- un ordre approprié est émis, qui est signé par le chef de l'organisation;
- sur la base de celui-ci, une commission est formée, composée d'employés de l'entreprise ou de spécialistes invités qui ne doivent avoir aucun lien avec l'incident ;
- un secrétaire est nommé pour tenir les dossiers de l'enquête;
- tous les membres d'une telle commission reçoivent un ordre qu'ils étudient et signent ensuite ;
- ils collectent des informations sur la base desquelles ils peuvent déterminer le coupable de l'incident, de sorte que toutes les données reçues sont soigneusement analysées, pour lesquelles la documentation est étudiée, les employés de l'entreprise sont interrogés et d'autres preuves sont évaluées ;
- l'employé responsable du bien spécifique qui a été perdu ou gravement endommagé doit témoigner par écrit, et s'il refuse de se conformer à cette exigence, un acte est alors rédigé dans lequel les témoins signent ;
- une réunion de la commission est tenue, au cours de laquelle de nombreuses questions sont résolues, à savoir, la cause et le montant des dommages sont identifiés, toutes les circonstances sont évaluées et les auteurs sont identifiés, et toutes les circonstances atténuantes, le cas échéant, sont prises en compte ;
- une spéciale est rédigée, qui décrit la décision prise.
Comment rédiger correctement un rapport d'enquête sur un accident - lire.
L'acte doit être signé par tous les membres de la commission, après quoi le coupable peut en prendre connaissance. Il peut faire appel de la décision en vertu de laquelle diverses sanctions lui sont appliquées.
Quand une enquête est-elle généralement requise ?
La nécessité de cette procédure peut être requise pour diverses raisons. Le plus souvent, il est réalisé avec:
- causer des dommages aux actifs de l'entreprise ;
- dommages aux biens matériels;
- non-respect de la discipline en milieu de travail. Dans quel ordre il est compilé - lisez le lien;
- attitude négligente envers les devoirs officiels;
- divulgation d'informations commerciales. Vous apprendrez à rédiger correctement un accord de non-divulgation d'informations confidentielles.
Chacune de ces violations peut entraîner de graves conséquences négatives pour chaque employé.
Exemple de commande pour enquête officielle. Forme et structure de l'ordre de mener une enquête interne
Un document est formé sous n'importe quelle forme, mais vous devez utiliser l'en-tête de la société, où se trouvent son nom et son adresse légale.
Il doit figurer dans la commande :
- son numéro de série ;
- date et lieu de formation;
- le nom, ainsi que le mot "je commande" ;
- la raison pour laquelle l'enquête doit être menée;
- puis une commission est nommée pour mener à bien ce processus.
La structure peut être différente, mais le document doit contenir toutes les informations nécessaires.
Étapes de la formation de la commande
Pour le rendre bien écrit, les étapes suivantes sont effectuées :
- le numéro de commande et le nom de la société sont initialement indiqués ;
- puis au milieu le mot "Order" ou "J'ordonne" est écrit;
- ce qui suit est le but de la création d'un document, qui est la nécessité d'une enquête ;
- vient ensuite la partie principale, dans laquelle des informations sur l'incident sont inscrites, et la composition de la commission est également indiquée;
- un poste distinct est affecté à la nomination d'une personne responsable chargée de l'exécution de la présente commande ;
- il devrait y avoir un lien vers la base pour la formation de la documentation;
- à la fin, la signature du directeur de l'entreprise et des membres de la commission est apposée.
Ainsi, si vous comprenez bien le processus, il n'y aura aucune difficulté à créer un document.
Un exemple de remplir un acte d'enquête interne. Photo: pytochok.ru Comment éviter les erreurs
Pour passer une commande correctement, des recommandations sont prises en compte:
- une forme stricte du document n'est pas requise, il est donc formé dans un ordre arbitraire;
- les informations sur tous les membres de la commission doivent être saisies de manière à pouvoir les identifier facilement ;
- une brève description de l'incident sur la base duquel une enquête est requise ;
- entrer des données sur les personnes responsables des valeurs qui seraient endommagées ;
- document est établi en un seul exemplaire.
Conclusion
Ainsi, la nécessité d'une ordonnance sur la base de laquelle une enquête est menée dans une entreprise peut être requise dans différentes situations.
Il est important de formater correctement ce document, ainsi que d'y indiquer les informations pertinentes. De plus, l'enquête est menée correctement, grâce à laquelle les auteurs de l'incident sont identifiés.
Comment rédiger correctement les commandes, en tenant compte de toutes les exigences de la législation de la Fédération de Russie, voir cette vidéo:
Ordonnance du Ministère de l'intérieur de la Fédération de Russie du 26 mars 2013 N 161
"Sur l'approbation de la procédure de réalisation d'un audit interne dans les organes, organisations et divisions du ministère de l'Intérieur de la Fédération de Russie"
Avec des modifications et des ajouts de :
2 juillet 2014, 20 avril, 22 septembre 2015, 14 novembre 2016, 19 juin 2017, 12 novembre 2018
4. Je me réserve le contrôle de l'exécution de cette commande.
______________________________
*(1) Recueil de la législation de la Fédération de Russie, 2011, N 49, art. 7020 ; 2012, N 50, art. 6954.
N° d'immatriculation 28587
La procédure de réalisation d'un audit interne dans les organes, organisations et divisions du ministère de l'Intérieur de la Russie a été approuvée.
Nous parlons de contrôles dans le bureau central, les organismes territoriaux, les établissements d'enseignement, les organisations de recherche, médicales et sanitaires et de sanatorium, les départements de district de l'approvisionnement matériel et technique du système du ministère, d'autres organisations et divisions créées pour remplir les tâches et exercer les pouvoirs des affaires intérieures.
Motifs de vérification - la nécessité d'identifier les causes, la nature et les circonstances d'une infraction disciplinaire commise par un employé, de vérifier le respect des restrictions, devoirs et interdictions liés au service de police, ainsi que la déclaration de l'employé.
La décision d'effectuer un audit doit être prise dans un délai de 2 semaines. Il doit être complété au plus tard dans un mois.
La procédure ne s'applique pas aux fonctionnaires fédéraux et aux employés des organes, organisations et départements du ministère.
L'arrêté portant approbation de l'instruction sur la procédure d'organisation et de conduite des audits internes dans les organes, divisions et institutions du système du ministère est considéré comme invalide.
Arrêté du Ministère de l'intérieur de la Fédération de Russie du 26 mars 2013 N 161 "portant approbation de la procédure d'audit interne dans les organes, organisations et divisions du ministère de l'Intérieur de la Fédération de Russie"
N° d'immatriculation 28587
Le présent arrêté entre en vigueur 10 jours après la date de sa publication officielle.
Ce document a été modifié par les documents suivants :
Arrêté du ministère de l'intérieur de la Russie du 12 novembre 2018 N 759
Pour atteindre le niveau approprié de discipline du travail, l'employeur doit réagir en temps opportun à l'ignorance de l'ordre établi au sein de l'entité commerciale. En cela, le manager est aidé par la législation du travail du pays, où un système efficace d'influence sur les subordonnés est indiqué lorsqu'ils commettent diverses violations. Dans cet article, une attention particulière sera accordée à un concept tel que le chèque-service. Il est nécessaire d'en déterminer les principaux éléments, ainsi que de savoir exactement comment la commande d'un audit interne doit être rédigée.
Différences entre un audit interne et une enquête interne, les motifs de la conduite
La législation actuelle contient une définition et un mécanisme clairs pour l'application des sanctions disciplinaires. On sait que la sanction doit être précédée d'une inspection, notamment par l'obtention d'une explication écrite.
Si l'employé n'a pas fourni d'explication, cela ne signifie pas que des mesures disciplinaires ne peuvent pas être appliquées. Si le document requis n'est pas fourni dans les deux jours, l'employeur établit un acte approprié.
L'employeur doit prouver que les subordonnés ont réellement commis une violation flagrante des règles de conduite établies ou des exigences de la description de poste. Parallèlement, le gestionnaire doit documenter ce fait en effectuant un ensemble de mesures visant à en établir les causes.
Un tel ensemble de mesures s'appelle une enquête officielle. La base de son initiation sera le fait de la violation de la discipline du travail, qui a causé des dommages matériels à l'entreprise.
En effet, le motif de l'audit peut être une pénurie lors de l'inventaire ou encore une plainte du client concernant le travail d'un employé.
En même temps, il existe une chose telle qu'un chèque de service. Ayant deux définitions, la question se pose, laquelle doit être utilisée ?
Le concept d'audit interne et d'enquête interne se trouve dans la loi fédérale n° 79 "sur la fonction publique" du 27 juillet 2004, ainsi que dans les documents ministériels de divers organismes et services gouvernementaux. Les activités des organisations à but non lucratif impliquent généralement un éventail plus large de sanctions disciplinaires, à propos desquelles la conduite d'un audit interne doit suivre une procédure strictement établie.
Cependant, si nous parlons d'une organisation commerciale, la législation du travail établit l'obligation de mener une enquête interne (article 247 du Code du travail de la Fédération de Russie). En outre, une vérification devrait être effectuée en cas d'atteinte à la santé des travailleurs au cours du travail, par exemple en cas d'accident du travail.
Les principaux objectifs de la vérification sont:
En général, les concepts d'audit interne et d'enquête interne ont une essence commune. Leur objectif ultime est une analyse juridiquement compétente des situations d'urgence et la traduction des auteurs en justice, ainsi que l'indemnisation du préjudice. Dans un cas particulier, l'entreprise doit utiliser la formulation indiquée dans son cadre réglementaire local.
Emission d'un ordre de titre-service
Afin de protéger ses intérêts, l'entreprise doit refléter le plus efficacement possible les actes accomplis dans les documents établis. Surtout quand il s'agit de l'application éventuelle de mesures disciplinaires.
Lors de la rédaction d'une commande d'audit interne, il est nécessaire de prendre en compte la forme organisationnelle de l'entreprise. Si un échantillon est indiqué dans le document ministériel réglementant la conduite des inspections, tout écart par rapport à celui-ci est inacceptable.
Un exemple d'enregistrement sera donné ci-dessous si l'entreprise ne dispose pas d'un formulaire clair de commande d'audit interne.
Un tel document est rédigé sur le papier à en-tête de l'organisation, qui doit contenir son nom complet, son adresse, son numéro d'identification, etc.
Le document doit être intitulé, ainsi qu'indiquer sa date et son numéro d'enregistrement, qui lui seront attribués après signature.
Dans la partie introductive du document, dans la marge de gauche, un court préambule doit être écrit. Les événements qui ont donné lieu à l'ordonnance sont décrits ci-dessous. Si nous parlons d'un mémorandum du chef de l'unité structurelle, il est recommandé, entre parenthèses, d'indiquer son numéro d'enregistrement et la date de compilation.
Habituellement, l'un des points est la formation d'une commission. En même temps, le président de la commission est nommé et ses membres sont déterminés. En règle générale, il comprend un avocat, un comptable, ainsi qu'une personne responsable de la sécurité interne de l'entreprise.
Le nombre de membres de la commission est également déterminé par le LNA de l'entreprise. Selon les spécificités de l'activité, la commission peut comprendre des représentants d'autres professions, ainsi que le syndicat.
Vous ne devez pas non plus oublier le délai dans lequel l'entreprise doit investir. Dans la commande, l'un des points doit spécifier une date précise à laquelle les éléments de vérification doivent être fournis à la haute direction.
Un audit doit être effectué immédiatement après réception des informations sur la violation. La Commission devrait respecter un délai d'un mois pour la mise en œuvre de l'ensemble des mesures requises.
Si l'entreprise doit effectuer un audit interne sur les informations spécifiées dans la plainte du client, alors en plus des points décrits, ce sera la fourniture d'une réponse écrite à l'appel écrit.
Le gestionnaire doit envoyer une réponse au plus tard un mois à compter de la réception de la réclamation.
Exemple de commande pour le contrôle de service
En pratique, une situation sera analysée dans laquelle le responsable d'entrepôt d'une entreprise a violé les exigences de sa description de poste. Une telle infraction a causé des dommages matériels et le responsable a décidé de procéder à un audit interne.
Compte tenu des exigences ci-dessus, la version complétée de la commande de contrôle interne aura la forme suivante :
Société à Responsabilité Limitée "Proton"
NIF n° 123456789, Yaroslavl, st. Sud23
N° de commande 24-k
06/07/2016 Iaroslavl
« À propos de la réalisation d'un audit interne »
Afin de vérifier de manière objective et complète les faits énoncés dans le mémorandum du chef du département logistique de Proton LLC Ivanov I.I. (entrée n ° 34 du 06/01/2016) sur le fait de la violation de la discipline du travail par le chef de l'entrepôt de Proton LLC Petrov P.P.,
JE COMMANDE:
- Mettre en place une commission d'audit interne composée de :
- Président de la Commission : Chef du Département de la sécurité Sidorov S.S.
Membres de la commission :
— chef du service juridique Mikhailov M.M.
— chef du service du personnel Alexandrov A.A.
— chef comptable Sergeev O.A.
- Soumettre les résultats de l'audit au directeur de Proton LLC pour examen d'ici le 1er juillet 2016.
- Je me réserve le contrôle de cette commande
Administrateur de Proton LLC Alexandrov A.A.
Après s'être assuré que le document établi est correct, il doit être remis pour signature à tous les membres de la commission, ainsi qu'au chef d'entreprise. Ce n'est qu'après son visa que le document est soumis à enregistrement dans le journal approprié, après quoi une copie est transférée au président de la commission et l'original est conservé au service du personnel.
En conclusion, il est nécessaire d'attirer en outre l'attention de l'employeur sur les exigences des actes juridiques locaux internes. Les procédures sur le fait d'une violation de la discipline du travail doivent être menées strictement de la manière prescrite par la réglementation pertinente adoptée par l'entité commerciale. Si, à la suite de l'audit, l'employé va en justice, un écart par rapport aux normes établies peut avoir une incidence négative sur l'issue de la procédure (et non dans le sens de l'employeur).
