Principales responsabilités d'un secrétaire. Les missions d'une secrétaire. Règles de base pour la rédaction de la description de poste d'une secrétaire

Afin de bien définir les fonctions d'un secrétaire, il est nécessaire de savoir exactement de qui il s'agit. Après tout, il peut être vu sous plusieurs angles. On connaît, par exemple, le secrétaire-référent en tant qu'employé de bureau, le secrétaire général en tant que chef (chef) d'une certaine organisation, le secrétaire d'État en tant que fonctionnaire, le secrétaire en tant que personne diplomatique, le secrétaire du chef en tant qu'employé et d'autres options. Le plus souvent, lorsqu'ils font référence à ce poste, ils désignent un employé qui exécute les tâches (missions) à la fois du directeur de l'entreprise et des chefs individuels de ses divisions structurelles. Il s'avère que les fonctions officielles du secrétaire dans ce cas sont réduites à la mise en œuvre de missions ponctuelles pour résoudre des problèmes organisationnels et techniques.

Ce qu'une secrétaire doit savoir et faire

Le secrétaire journalier doit remplir les fonctions suivantes :

Recevoir les informations des subordonnés pour les transférer au chef.
Organiser la communication téléphonique avec le gestionnaire. En son absence, prenez des informations, puis portez-les à l'attention du directeur.
Recevoir et enregistrer les messages téléphoniques.
Créer les conditions du travail normal du manager : surveiller les besoins en papeterie et matériel de bureau.
Aider à l'organisation des réunions de production et des réunions. Informez les participants de la date, du lieu et de l'heure de l'événement. Rassemblez le matériel nécessaire, assurez-vous de la présence des personnes présentes et rédigez un procès-verbal de la réunion.
Effectuer le travail de bureau dans l'entreprise. Pour ce faire, le secrétaire doit recevoir, systématiser la correspondance entrante et la soumettre à la direction pour examen. Ensuite, sur la base du visa imposé, transférez les documents aux artistes interprètes contre signature. Le secrétaire comprend également le contrôle du déroulement, du calendrier et du résultat de leur exécution.
Effectuer l'impression et la copie de documents.
Organisez l'accueil des visiteurs au chef d'entreprise et, si possible, créez les conditions d'une résolution rapide des problèmes.

Afin d'accomplir ces tâches apparemment simples d'un secrétaire, un employé doit savoir :

l'ensemble de la composition de la direction de l'entreprise et de ses divisions structurelles ;
charte, personnel et structure de l'entreprise, son profil, ses perspectives de développement et sa spécialisation;
documents réglementaires pour une bonne tenue des dossiers ;
règles d'utilisation du matériel de bureau et des communications;
règles de VTR, OT, sécurité incendie et assainissement industriel ;
règles d'organisation du travail sur le lieu de travail;
actes normatifs et juridiques, ordonnances, résolutions, ordonnances de planification, de comptabilité et de gestion de la qualité des travaux effectués.

Les spécificités du greffier

Si nous parlons d'une spécialisation plus spécifique et plus étroite, la situation est quelque peu différente. Prenez, par exemple, le titre même du poste définit clairement l'aspect du travail à effectuer. Habituellement, chaque entreprise a déjà une description de poste, qui indique les domaines d'activité d'un spécialiste de la tenue de documents. S'il n'y a pas une telle instruction, il est préférable de la créer. Pour ce faire, vous devez utiliser le guide de qualification, qui contient des échantillons approximatifs. Après cela, la version standard doit être finalisée par rapport à une organisation particulière, en tenant compte des spécificités et des fonctionnalités internes. De façon générale, les fonctions du secrétaire-greffier doivent clairement suivre 3 grandes orientations :

Travail par correspondance. Réception, traitement de manière moderne et envoi rapide.
Bonne tenue de la documentation interne.
Enregistrement, comptabilité stricte et transfert des documents aux archives pour stockage.

Caractéristiques du travail du référent

Dans certaines entreprises, un tel poste est introduit dans l'État, qui comprend un large éventail de fonctions: du «bureau d'information» au «directeur adjoint». Un tel spécialiste doit avoir des connaissances polyvalentes et une bonne maîtrise de la situation. Les missions du secrétaire référent sont légèrement élargies du fait de l'augmentation des pouvoirs. En général, c'est le travail habituel d'une secrétaire, mais le mot "réceptionniste" fait quelques ajouts à la liste standard. En particulier, le secrétaire adjoint peut recevoir des visiteurs en toute autonomie sur certaines questions. Disposant de certaines informations, il est capable de prendre des décisions de manière indépendante. En outre, le référent exécute les instructions responsables du responsable concernant les activités économiques de l'organisation (entreprise). Parfois, la secrétaire adjointe est chargée de tâches, ce qui n'est fait que lorsque le volume total de travail vous permet d'effectuer des tâches supplémentaires.

Le secrétaire est appelé l'assistant fidèle et le bras droit du patron et pour cause, car les fonctions du secrétaire du chef consistent notamment à assurer l'efficacité des activités de gestion et d'administration. Le secrétaire du chef est engagé dans la préparation et l'exécution des papiers et documents commerciaux, aide le patron dans les affaires et résout de nombreux problèmes d'organisation.

Le poste de secrétaire adjoint peut également être considéré comme représentatif, car il est le visage de l'entreprise - il rencontre les invités, répond aux appels et aux lettres. Un tel travail demande beaucoup de sang-froid, de communication et d'organisation. Pour cette raison, le métier de secrétaire peut offrir de grandes perspectives - à l'avenir, un spécialiste peut devenir chef de bureau, puis l'un des directeurs ou des cadres supérieurs.

Lieux de travail

Le poste de secrétaire de direction est requis dans presque toutes les entreprises qui ont un bureau pour les clients et les visiteurs. Il peut s'agir aussi bien de grandes entreprises que de petites entreprises.

Histoire du métier

Les premiers secrétaires peuvent être considérés comme des greffiers et des chroniqueurs - ils rédigeaient des décrets et des ordonnances royaux, faisaient la chronique de l'actualité et étaient responsables de la correspondance. Au fil du temps, les pouvoirs du secrétaire se sont considérablement élargis et aujourd'hui, ils peuvent remplir une grande variété de fonctions. Il y avait donc un besoin de spécialistes de spécialisation étroite, à la suite de quoi la profession de secrétaire-référent, greffier, secrétaire-traducteur et chef de bureau est apparue.

Responsabilités du secrétaire

Les responsabilités du secrétaire adjoint comprennent :

accueil des visiteurs;
recevoir des appels téléphoniques ;
tenue de dossiers;
planifier la journée de travail du chef;
organisation de réunions;
commander des billets et réserver des hôtels pour le directeur et d'autres employés lors d'un voyage d'affaires ;
commander des articles de papeterie pour le bureau ;
satisfaction des demandes du gestionnaire.

Parfois, les fonctions du secrétaire du chef comprennent la correspondance en anglais.

conditions requises pour une secrétaire

Les exigences pour le secrétaire-référent comprennent :

enseignement secondaire ou supérieur;
possession d'ordinateur ;
connaissance des bases du travail de bureau;
connaissance de l'anglais (parfois).

Aussi, le poste de secrétaire requiert les compétences suivantes :

ponctualité;
la capacité à bien paraître (présentabilité);
organisme.

modèle de CV de secrétaire

Comment devenir secrétaire

Comment devenir secrétaire ? Cela peut être le propriétaire de tout enseignement supérieur qui a suivi des cours pour secrétaires adjoints ou reçu une formation directement sur le lieu de travail. En règle générale, les employeurs n'imposent pas d'exigences particulières à la spécialité du candidat, mais se concentrent sur le fait que le candidat possède les qualités personnelles nécessaires et est capable d'exercer ses fonctions au niveau approprié.

salaire de la secrétaire

Le salaire d'une secrétaire peut être différent - de 15 à 45 000 roubles. Le revenu dépend de l'éventail des fonctions de l'employé et de la région dans laquelle il travaille. Le salaire moyen d'un secrétaire adjoint est de 30 000 roubles.

Où se former

En plus de l'enseignement supérieur, il existe un certain nombre d'études à court terme sur le marché qui durent, en règle générale, d'une semaine à un an.

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Description du poste de secrétaire devrait prévoir les responsabilités qui sont attribuées à cet employé dans l'organisation (après tout, le travail du secrétaire ne se limite en aucun cas à répondre aux appels et à rencontrer des visiteurs). Voyons comment une telle instruction est rédigée et ce qu'elle doit contenir.

Quelles sont les responsabilités du secrétaire exécutif?

Il convient de noter immédiatement que les secrétaires sont différentes. Ainsi, dans les petites organisations, le secrétaire du chef n'est pas seulement son assistant personnel, mais, en fait, le chef de tous les travaux de bureau et des affaires de bureau. Dans les grandes entreprises et les organismes gouvernementaux, le secrétaire peut être non seulement pour le patron, mais aussi pour ses adjoints. Cela signifie que l'éventail des responsabilités des personnes qui occupent ce poste peut être très différent.

Une certaine clarté est apportée par le KSD des employés, approuvé par le ministère du Travail de la Fédération de Russie en 1998. Selon ce document, le secrétaire du chef :

est engagé dans le soutien technique et organisationnel du travail du chef;
effectue des travaux de bureau, en particulier, enregistre la correspondance reçue au nom du chef et transfère les documents aux artistes interprètes sur son ordre;
veille à ce que les documents soumis pour exécution soient examinés en temps opportun ;
soumet au chef pour la signature des demandes, des projets de commandes et d'autres documents ;
organise des conversations téléphoniques;
en l'absence du responsable, capte les informations entrantes et les porte à l'attention du responsable ;
prépare des réunions ou des réunions, rédige des procès-verbaux;
organise l'accueil des visiteurs, etc.

Dans chaque organisation spécifique, d'autres tâches peuvent être prévues pour le secrétaire - à la fois prévues par le CSD et non incluses dans celui-ci. En particulier, des tâches de chef de bureau peuvent être confiées à la secrétaire : ravitailler le bureau en consommables, appeler des dépanneurs, etc. Dans ce cas, le KSD n'est que le minimum sur lequel vous devez vous concentrer et qui peut être complété au en même temps.

Préparation de la description de poste du secrétaire du chef

L'enregistrement, comme tout autre document, doit être effectué conformément aux règles du travail de bureau, en particulier conformément à GOST R 6.30-2003. Selon ses normes, ce document doit contenir :

Vous ne connaissez pas vos droits ?

le nom de l'institution pour laquelle le document a été élaboré;
titre du document ("Instruction de travail");
indication de la date de développement et de compilation ;
numéro d'enregistrement selon les règles de travail de bureau interne de l'organisation;
une indication du lieu où la compilation a été faite;
marque d'homologation ;
le titre et le texte réels de l'instruction ;
une marque indiquant s'il y a des applications ;
notes sur la coordination interne du document avec les services et départements de l'organisation (la coordination est généralement effectuée avec le service du personnel, le service juridique, le service financier, bien que, si un tel besoin se fait sentir, d'autres départements puissent être impliqués dans la coordination).

Un exemple d'une telle description de poste est disponible sur notre site Web.

Description du poste de secrétaire adjointe - quelle est la différence ?

Dans certaines organisations, au lieu d'un secrétaire régulier, il existe un poste de secrétaire adjoint. En effet, il est difficile de distinguer clairement ces postes, puisque le référent peut également être engagé dans le soutien organisationnel et technique du travail du chef et effectuer d'autres tâches de secrétariat. En conséquence, ce qui est dit sur description du poste de secrétaire gestionnaire, s'applique également à bien des égards à un document similaire pour le secrétaire adjoint.

Cependant, le plus souvent, le travail du référent implique qu'il est un spécialiste d'un niveau supérieur. En termes simples, si un secrétaire ordinaire imprime simplement des lettres ou des ordres du directeur, l'assistant les prépare lui-même et ne les transmet ensuite qu'au chef pour signature.

Cela devrait impliquer que le référent possède non seulement un travail de bureau, mais comprend également très sérieusement le domaine dans lequel l'entreprise opère. En règle générale, les responsabilités du référent comprennent en outre :

sélection des matériaux avec lesquels la direction doit se familiariser ;
rédiger des rapports sur les sujets requis ;
conseiller la direction sur des sujets dont le référent est spécialiste.

En règle générale, le référent doit avoir une formation supérieure et une connaissance des langues étrangères (au moins l'anglais). En fait, le référent est un assistant du chef (mais pas un adjoint, puisque le référent n'a généralement pas de pouvoir administratif dans l'organisation).

La profession de référent n'étant pas réglementée par la réglementation, dans certaines organisations, c'est le nom donné aux secrétaires ordinaires du chef ou de ses adjoints. Cela prête à confusion, mais n'est pas interdit par la loi. Par conséquent, lors de l'élaboration d'instructions pour le secrétaire adjoint, il est tout à fait possible de prendre comme modèle les instructions du secrétaire ordinaire du chef.

Chaque entreprise exerce ses activités sur la base de réglementations locales, qui sont établies conformément aux normes de la législation en vigueur. Et comme chaque entreprise est un organisme à part entière, elle doit fonctionner harmonieusement.

L'un des documents importants sur lesquels reposent les activités des spécialistes de l'entreprise est la description de poste. Il s'agit d'un document qui énonce les tâches fonctionnelles d'un employé d'une direction ou d'une autre spécialité. Il est nécessaire de bien familiariser les employés non seulement avec leurs devoirs, mais aussi avec leurs droits, pouvoirs et fonctions.

La fiche de poste est un document local qui précise les droits et obligations de chaque salarié, en fonction du poste occupé et de la fonction de travail exercée.
Ce document est élaboré par des spécialistes du service du personnel en collaboration avec des juristes. L'instruction est approuvée par l'employeur ou le gestionnaire salarié, s'il en a le pouvoir.

L'employeur est tenu de familiariser le candidat avec la description de poste avant de signer le contrat de travail. Si cela n'est pas fait, l'employeur ne pourra pas engager la responsabilité disciplinaire de l'employé pour manquement à ses fonctions officielles.

Le document doit décrire en détail les fonctions du secrétaire, selon les spécificités du travail. Plus ces devoirs seront détaillés, plus il sera facile de résoudre les conflits préjudiciaires et judiciaires entre l'employé et l'employeur.

Pourquoi avez-vous besoin d'une description de poste

Lors de la rédaction de ce document, la personne responsable doit s'appuyer sur les normes des niveaux fédéral, régional et local en vigueur. Le chef d'entreprise, en tant que responsable de la bonne gestion des documents, doit vérifier cette conformité. De plus, le responsable du personnel doit également être conscient de la conformité de l'instruction avec la législation en vigueur.

Il est compilé soit pour un groupe de postes identiques, soit pour un poste individuel spécifique. L'employé doit prendre connaissance du document contre signature. Vous devez le faire lorsque vous postulez pour un emploi. S'il n'est pas compilé correctement, l'employé et le gestionnaire auront certainement des désaccords et des situations conflictuelles concernant la division du travail et les fonctions exercées par l'employé.

Avec la bonne préparation des descriptions de poste, la direction doit poursuivre des objectifs spécifiques et résoudre les tâches suivantes :

répartir correctement les responsabilités professionnelles entre les employés occupant des postes similaires. Il est nécessaire de coordonner clairement leurs actions pour obtenir le résultat le plus utile;
amélioration du climat psychologique dans l'équipe, amélioration de la situation. Il est nécessaire de minimiser le pourcentage de probabilité de conflits;
délimiter clairement les droits et obligations des spécialistes de même niveau, préciser leurs pouvoirs, définir clairement la responsabilité de chacun. Si nécessaire, on peut se concentrer séparément sur les sanctions disciplinaires pouvant être appliquées à un spécialiste sous la forme d'une responsabilité pour manquement à ses devoirs;
procéder au déchargement psychologique et officiel des employés contraints de cumuler plusieurs postes. Il ne suffit pas de les décharger, cette charge doit être correctement et uniformément répartie ;
mettre en place un système d'incitations psychologiques et financières et de motivation ;
répartition appropriée des responsabilités entre les gestionnaires.

À l'aide de la description de poste, la direction de l'entreprise met en œuvre tous les aspects de l'interaction entre l'appareil de gestion et le personnel. Mais il n'est pas toujours possible d'obtenir le résultat maximum possible. Par conséquent, il est nécessaire de sélectionner et de nommer correctement une personne qui sera chargée de compiler les descriptions de poste.

En fonction de la taille de l'entreprise et du nombre de salariés, une instruction type est établie pour un ensemble de postes identiques. Si nécessaire, vous pouvez effectuer des ajustements pour une position spécifique. Si l'entreprise est petite et ne compte que 25 à 50 personnes, le document est rédigé séparément pour chaque poste. Le responsable fait partie du service des ressources humaines.

Règles de base pour la rédaction de la description de poste d'une secrétaire

Pour un poste comme celui de secrétaire (il peut être multi-niveaux, allant de la secrétaire du responsable d'une unité structurelle à la secrétaire du responsable d'une holding ou d'un groupement), il n'existe pas de fiche de poste unifiée développée. Par conséquent, chaque entreprise a le droit de choisir comment rédiger un document.

Lors de la compilation du document, le responsable doit se rappeler qu'il est nécessaire de prendre en compte les spécificités des activités d'une entreprise particulière. Dans les entreprises de différentes directions, les secrétaires peuvent remplir diverses fonctions et tâches. Ceci doit être pris en compte lors de la rédaction.

Vous pouvez vous fier à un modèle généralement accepté. Chaque description de poste doit inclure les éléments suivants :

Si nécessaire, des rubriques supplémentaires peuvent être ajoutées à la fiche de poste du secrétaire :

"les conditions de travail". Ici vous pouvez faire référence au règlement intérieur pour déterminer le mode de fonctionnement du secrétariat. S'il est nécessaire d'accompagner le manager lors de déplacements professionnels, cette nuance peut également se refléter ici;
"droit de signer". Le secrétaire peut signer des documents dans le cadre de ses attributions.

La description de poste, établie par l'employé responsable du service du personnel, doit passer par la procédure de coordination avec le chef du service du personnel. De plus, le secrétaire lui-même doit en prendre connaissance contre signature.

Rédaction d'une fiche de poste de secrétaire

Le document est établi en un seul exemplaire. Il est signé par le secrétaire lui-même après l'avoir soigneusement lu et étudié. Si l'entreprise a plusieurs secrétaires par état, vous pouvez imprimer plusieurs copies, en apportant les modifications appropriées pour chacune séparément, en fonction du poste du chef auquel la secrétaire est «attachée».

Si le secrétaire lui-même a besoin d'une copie supplémentaire pour son usage personnel, il peut faire une copie de la description de poste déjà signée par lui. Ce n'est pas interdit !

Pour bien composer un document, vous devez respecter certaines règles. En particulier, un "en-tête" doit être conçu dans le coin supérieur droit. C'est le lieu d'approbation des instructions par le chef de l'ensemble de l'entreprise. Ici, vous devez remplir quelques lignes :

doit être le mot "j'approuve" ;
suivi de la position du leader. Par exemple, "directeur général" ou "directeur" ;
Nom complet du chef ;
signature du chef.

Puis au milieu de la feuille, vous devez préciser le nom du document. Il s'agit de la description de poste du secrétaire. Ce n'est qu'après que tous les points principaux sont enregistrés.

Les sections que l'instruction du secrétaire devrait comprendre ont été mentionnées ci-dessus. Ils sont prescrits conformément au règlement des fonctions exercées. Par exemple, les tâches fonctionnelles du secrétaire du chef de département peuvent être un peu "plus étroites" que les tâches de l'assistant du chef de l'ensemble de l'entreprise.

Une fois l'instruction rédigée, elle doit être convenue avec l'employé responsable du secrétariat. Il peut s'agir du chef de l'unité structurelle concernée. S'il n'y a pas une telle personne dans l'État, alors avec le chef du service du personnel ou un autre employé dont les fonctions incluent une telle coordination.

La marque d'approbation est placée à la fin du document. Vous devez remplir quelques lignes :

assurez-vous d'indiquer le mot "convenu" ;
responsabilité du poste de la personne;
le nom de la société en version abrégée ;
Nom de cet employé ;
date calendaire pour approbation ;
signature de la personne qui a approuvé l'instruction.

Après cela, vous devez remettre le document pour examen au secrétaire lui-même. Vous devez également remplir quelques lignes :

il est obligatoire d'indiquer la phrase «je connais les instructions»;
le poste de secrétaire tel qu'il est indiqué dans la liste du personnel;
le nom de la société en version abrégée ;
Nom de cet employé ;
informations du passeport. Si nécessaire, vous pouvez faire une copie de la page du passeport où sont indiquées les données personnelles de la secrétaire. Joignez une copie aux instructions comme confirmation des données spécifiées ;
date calendaire pour approbation ;
la signature de l'employé, qui confirme qu'il a bien lu sa description de poste.

Ne "déplacez" pas le document sans l'avoir lu attentivement. Une familiarisation minutieuse est une garantie qu'il remplira fidèlement ses fonctions et ne travaillera pas pour d'autres employés. Si le secrétaire s'écarte de ses devoirs fonctionnels ou ne les remplit pas, il en sera tenu responsable.

Au contraire, s'il est tenu pour responsable d'inexécution alléguée, il peut toujours se référer aux instructions et contester l'ordre de la direction d'infliger une sanction disciplinaire. Cela vous aidera également lors du dépôt d'une plainte auprès de l'inspection du travail ou lors du dépôt d'une plainte devant un tribunal. Par conséquent, vous devez être prudent!

Missions de la secrétaire

Chaque organisation a besoin d'une secrétaire. Par conséquent, la description de poste d'un tel employé est utile à chaque entreprise. Le secrétaire peut être à la fois le chef de l'entreprise et le chef de l'unité structurelle. C'est la fonction du secrétaire.

Les missions du secrétaire comprennent :

acceptation et tri de la correspondance reçue pour le chef ;
effectuer des travaux de bureau dans le cadre des activités d'un service ou d'une unité structurelle;
acceptation des déclarations personnelles des employés pour la signature du chef;
préparation des documents et du matériel nécessaires au travail du patron;
travailler avec un ordinateur, un copieur et d'autres équipements de bureau ;
la tenue d'un dossier de contrôle et d'enregistrement ;
imprimer les documents nécessaires au travail du patron;
exécution de travaux sur la préparation de diverses réunions, réunions et autres réunions;
préparation et impression des documents nécessaires à ces réunions ;
organiser l'accueil des visiteurs ;
tenir un registre des documents entrants et sortants ;
communication polie au téléphone;
d'autres tâches qui dépendent des spécificités des activités du département ou de l'unité structurelle.

Description du poste de secrétaire du chef

La secrétaire du gérant a également une fiche de poste. Les responsabilités du secrétaire exécutif comprennent :

effectuer des travaux sur l'organisation du soutien technique aux activités du chef;
accepter et trier toute la correspondance qui arrive au nom du chef ;
si tel est le cas, trier toute la correspondance par divisions structurelles et organiser l'acheminement de cette correspondance vers les divisions structurelles concernées ;
organisation des conversations téléphoniques du chef;
réception et enregistrement des informations entrantes pendant l'absence du chef ;
travailler avec du matériel de bureau;
organisation de réunions, réunions et réunions;
préparation et impression du matériel nécessaire pour les réunions ;
exécution des instructions individuelles du chef.

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1. Dispositions générales

1.1. Le secrétaire appartient à la catégorie des spécialistes de l'entreprise, est accepté et révoqué par le directeur.

1.2. La tâche principale du secrétaire est le soutien organisationnel et documentaire des activités de gestion.

1.3. Le secrétaire relève directement du directeur général de la Société.

1.4. La secrétaire doit avoir les compétences pour organiser le travail avec les documents, rédiger la documentation, organiser le travail de gestion, utiliser les équipements informatiques et organisationnels (fax, imprimante, scanner, copieur, mini-PBX), connaître la culture du travail et l'éthique du travail, la protection du travail , sécurité et protection contre l'incendie.

2. Fonctions

Le secrétaire a les fonctions suivantes :

2.1. Service d'information et de référence selon les documents de la Société.

2.2. Orientation méthodologique et contrôle de l'organisation du travail de bureau dans les divisions structurelles de l'entreprise.

2.3. Documenter les activités des organes consultatifs de la Société.

2.4. Service de gestion opérationnelle et organisationnelle.

2.5. Tenir à jour et archiver la documentation et les dossiers RH.

3. Responsabilités professionnelles

Le secrétaire doit :

3.1. Préparer les documents nécessaires, assurer les activités financières et économiques de la Société.

3.2. Assurer la réception, la comptabilité, l'enregistrement, le contrôle de l'exécution des documents, les services d'information et de référence et le stockage des informations documentaires.

3.3. Contrôler la qualité de la préparation, l'exactitude de la préparation, la coordination, l'approbation des documents soumis à la signature de la direction de l'entreprise.

3.4. Surveiller l'exécution des documents et des instructions de la direction, prendre des mesures rapides visant à leur exécution rapide et de haute qualité.

3.5. Réception et distribution du courrier entrant, ainsi que l'envoi du courrier sortant.

3.6. Assurer la communication opérationnelle avec des organisations tierces (tant commerciales que gouvernementales).

3.7. Recevoir des visiteurs.

3.8. Effectuer des travaux sur support documentaire de gestion du personnel de l'entreprise :

Donner des ordres au personnel ;

Enregistrement de cartes personnelles de formulaire N T-2 ou de fichiers personnels ;

Enregistrement des cahiers de travail;

Enregistrement et maintien des contrats de travail (accords);

Préparation des documents de voyage ;

Enregistrement des fiches d'invalidité ;

Maintenir les feuilles de temps ;

Préparation et stockage des réglementations locales sur le personnel ;

Organisation de la familiarisation en temps opportun des nouveaux employés de la Société avec la documentation nécessaire à l'exercice de leurs fonctions, ainsi que la familiarisation des employés contre signature avec les ordres, les instructions du chef de la Société, les chefs des divisions structurelles et d'autres documents sur la gestion du personnel de la compagnie;

Délivrance des certificats de travail et de salaire.

3.9. Prévoir dactylographie et photocopie.

3.10. Procéder à une sélection annuelle des documents à archiver ou à détruire.

3.11. Réception et distribution des appels.

3.12. Assurer la vie du bureau, commander de l'eau, des produits pour une pause café, de la papeterie.

3.13. Réaliser des tâches spécifiques assignées par la direction.

Le secrétaire a le droit :

4.1. Demander aux services fonctionnels le matériel nécessaire, ainsi que des explications sur les raisons du retard dans l'exécution des tâches et des instructions de la direction.

4.2. Examiner les documents et les envoyer pour exécution aux gestionnaires et spécialistes de l'entreprise.

4.3. Prenez des décisions dans le cadre de votre compétence.

4.4. Interagir avec tous les services (employés) de la Société sur les questions de vérification de l'exécution des documents et de fournir les informations nécessaires à la direction.

5. Responsabilité

Le secrétaire est responsable de;

5.1. La qualité des documents soumis pour signature à la direction de l'entreprise.

5.2. Attitude négligente et négligente à l'égard de l'enregistrement et de la conservation des documents.

5.3. Sécurité des documents, divulgation d'informations.

5.4. Exécution peu claire et intempestive des fonctions officielles prévues par cette instruction.