ეკონომიკაში საანგარიშო ერთეული არის ეკონომიკური ერთეული. სხვა სიტყვებით რომ ვთქვათ, საწარმოო ქარხანა ან კომერციული ფირმა. კომპანიაში აღრიცხვის ფორმები სტანდარტიზებულია. ეს წესი ასევე ვრცელდება მატერიალური აქტივების მოძრაობის აღრიცხვის სპეციალური ჟურნალების წარმოებაზე.
ხელსაწყოები და ინვენტარი - სამეურნეო ერთეულის საკუთრება, რომელიც უნდა იყოს გამოყოფილი მონაწილეთა ქონებისგან და აღრიცხული იყოს ყველა წესის დაცვით. აღრიცხვისა და ხელსაწყოს გაცემის რეესტრი შექმნილია იმისთვის, რომ გამოავლინოს ყველა ის ოპერაცია, რომელიც განხორციელდა ნივთებთან მათი შეძენის დღიდან.
თუ ვსაუბრობთ ინდუსტრიებზე, მაშინ ინსტრუმენტის ნიმუშის ჟურნალს არ აქვს კონკრეტული ინდუსტრიის ფორმა. ეს იმაზე მეტყველებს, რომ მენეჯერი თავად იღებს გადაწყვეტილებას, რა ფორმით შეინახოს კომპანიაში გამოყენებული ინსტრუმენტის ჩანაწერები. მთავარია, რომ დოკუმენტი შეიცავს ყველა დეტალს.
ინსტრუმენტის მოძრაობის აღრიცხვის დოკუმენტში სავალდებულო დეტალები
შესაძლებელია გრაფიკების შეცვლა, მაგრამ პირველადი დოკუმენტების ძირითადი სამართლებრივი მოთხოვნების ფარგლებში. ეს ნიშნავს, რომ ინსტრუმენტის ჟურნალი უნდა შეიცავდეს შემდეგ ველებს:
- ნუმერაცია დასრულების მიზნით
- ხელსაწყოს იდენტიფიკაცია
- მისი ტიპის/ბრენდის/პარამეტრების მითითება
- ინსტრუმენტის ადგილმდებარეობა/გაცემა
გარდა ამისა, შეიძლება მოწოდებული იყოს სვეტი „შენიშვნა“, რომელშიც მაღაზიის მეპატრონე მიუთითებს საცნობარო ინფორმაციას, რომელიც დაეხმარება მას ზუსტად გაიგოს სად და რა ინსტრუმენტი მდებარეობს.
ინვენტარის ჟურნალის ნიმუში
საყოფაცხოვრებო მარაგი და ინვენტარი ყველა კომპანიაშია და, შესაბამისად, სათანადოდ უნდა იყოს გათვალისწინებული. მნიშვნელოვანია გვესმოდეს, რომ ნივთების გათვალისწინება შესაძლებელია როგორც ძირითადი საშუალებების, ასევე მასალების სახით. ასეთი წესი დადგენილია რუსეთის ფედერაციის ფინანსთა სამინისტროს 2010 წლის 01 დეკემბრის 157n ბრძანებით და დოკუმენტის გამოყენების ინსტრუქციით.
კომპანიის ძირითად აქტივებზე ინვენტარის მინიჭებისას თქვენ უნდა დააკვირდეთ, აკმაყოფილებს თუ არა ქონება PBU 6/01-ის კრიტერიუმებს და ზემოაღნიშნული ბრძანების 39-ე პუნქტის შეზღუდვებს. ნორმების მიხედვით, 12 თვემდე მომსახურების ვადის მქონე ნივთები არ შეიძლება იყოს OS, თუნდაც ძალიან ძვირი იყოს. ნებისმიერ შემთხვევაში, ინვენტარის აღრიცხვის ვარიანტის მიუხედავად, დაგჭირდებათ ჟურნალი.
ინვენტარის აღრიცხვის წესები
ხელმძღვანელი ვალდებულია სპეციალური ბრძანებით დანიშნოს პასუხისმგებელი თანამშრომელი ამ დოკუმენტის შევსებისთვის. ის ასევე პასუხისმგებელია ფორმების უსაფრთხოებაზე. უფრო მეტიც, დოკუმენტს ენიჭება საკუთარი საინვენტარო ნომერი.
გთხოვთ გაითვალისწინოთ: ინვენტარის ჟურნალი უნდა ინახებოდეს 45 წლის განმავლობაში.
ჩანაწერების შენახვის დაწყებამდე:
- შეკერეთ ჟურნალის ყველა ფურცელი
- მიამაგრეთ ჟურნალი ხელმოწერით და ბეჭდით
- დანომრეთ ყველა გვერდი
- მიუთითეთ დოკუმენტის დაწყების თარიღი
არ არის აუცილებელი ყველა მოსამზადებელი პროცედურა თავად გააკეთოთ. თქვენ შეგიძლიათ შეუკვეთოთ ჟურნალი დაუყოვნებლივ მზა პროგრამული უზრუნველყოფით და წიგნის გვერდების ნუმერაციით.
როგორ დავიცვათ ჟურნალები ტენიანობისა და დაბინძურებისგან
შესყიდვის ფორმის არჩევისას ყურადღება მიაქციეთ მის ყდას, რადგან წიგნის შენახვას რამდენიმე ათეული წელი დასჭირდება. ასე რომ, ის საიმედოდ უნდა იყოს დაცული მტვრისგან და დასველებისგან. ლამინირების პროცედურა ან გამძლე პლასტმასისგან დამზადებული ქარხნის საფარის არსებობა კარგ საქმეს შეასრულებს ამ ამოცანას.
თუ შეცდომას იპოვით, გთხოვთ, მონიშნეთ ტექსტის ნაწილი და დააწკაპუნეთ Ctrl+Enter.
ორგანიზაციებში, რომლებიც აქტიურად იყენებენ საწყობის რესურსებს, ბუნებრივია, საჭირო ხდება მატერიალური აქტივების აღრიცხვა. ეს უკანასკნელნი მოდიან და მიდიან საწყობიდან ან შენახვის სხვა ადგილიდან. ასეთი აღრიცხვისთვის ძალიან მოსახერხებელია MX-2 სახით დეპონირებული სააღრიცხვო ინვენტარის ნივთების სპეციალური ჟურნალი.
ფაილები
ეს დოკუმენტი სისტემატიზებს ინფორმაციას საქონლის მთელი მოძრაობის შესახებ. მასთან შერიგებას შეუძლია გადაჭრას საკამათო საკითხები სამუშაოს დროს, რომელიც დაკავშირებულია რესურსების მიღებასთან ან ღირებულებასთან.
ტერმინოლოგია
მას, ვინც რამეს ათავსებს საცავში, ჟურნალში თავდამსხმელს უწოდებენ. და ეს შეიძლება იყოს ინდივიდუალური ან მთელი ორგანიზაცია. ამ შემთხვევაში სხვადასხვა პირს შეუძლია მატერიალური ფასეულობების განთავსება და მიღება. მთავარი ის არის, რომ ისინი ამ ორგანიზაციის თანამშრომლები არიან და შესაბამისი უფლებამოსილებები თუ მინდობილობა აქვთ. პირი, რომელიც იღებს და აბრუნებს საინვენტარო ნივთებს, ყველაზე ხშირად იგივეა - შემნახველი.
ᲛᲜᲘᲨᲕᲜᲔᲚᲝᲕᲐᲜᲘ! ჟურნალი ითვალისწინებს დაბრუნებისთანავე სხვა თანამშრომელთან ურთიერთობის შესაძლებლობას.
ამრიგად, სხვადასხვა თანამშრომლებს შეუძლიათ განახორციელონ მიღება და დაბრუნება. თუ მათ აქვთ ამის უფლება, შეიყვანონ თავიანთი მონაცემები და მოაწერონ ხელი რაიმე ოპერაციის განსახორციელებლად, მაშინ ეს შესრულებულია ლეგალურად. ნებისმიერ შემთხვევაში, საბუთები უნდა იყოს მხოლოდ ფინანსურად პასუხისმგებელი პირის მიერ.
რა ფასიანი ქაღალდების საფუძველზე იქმნება
ჟურნალის სწორად შესავსებად დაგჭირდებათ ინფორმაცია MX-1 სახით შესანახად ინვენტარიზაციის ნივთების მიღებისა და გადაცემის აქტიდან. ეს პირველადი დოკუმენტი გახდება მონაცემების სანდოობის დადასტურება. ასევე, ჟურნალს დასჭირდება აქტი დეპონირებული ინვენტარის ნივთების დაბრუნების შესახებ (ფორმა MX-3).
ამ დოკუმენტების საფუძველზე მიღებული მონაცემები საკმარისი იქნება ჟურნალის სვეტების მეორედან მერვემდე შესავსებად. დარჩენილი პუნქტები ივსება უშუალოდ მიღებისა და გადაცემის დროს, საქონლის შერიგებისა და გადაანგარიშების შემდეგ (საჭიროების შემთხვევაში).
კომპონენტები
ჟურნალი ინახება მხოლოდ ქაღალდის სახით, რადგან მასში ფინანსურად პასუხისმგებელმა პირებმა უნდა მოაწერონ ხელმოწერა. დოკუმენტი მოიცავს:
- საფარი
- თანაბარი მხარე;
- უცნაური მხარე.
ყდაზე დეტალურადაა აღწერილი ორგანიზაცია, რომელიც მართავს შენახვას. კერძოდ, უნდა შეიცავდეს მის სრულ სახელს, OKPO ფორმას, OKDM-ის ქვეშ მყოფი საქმიანობის ტიპს, მის მიერ შესრულებული ოპერაციების ტიპს, მისამართს, ფაქსს და საკონტაქტო ტელეფონის ნომერს, თუ ეს შესაძლებელია, სტრუქტურულ ერთეულს, რომელშიც იწყება ჟურნალი.
თითოეული ცალკეული განყოფილების ან საწყობის დოკუმენტი შეიტანება ინდივიდუალურად.
ლუწი მხარე შეიცავს თავად ნაშრომის სახელს, პერიოდის აღწერას (რომელ თარიღამდე ინახებოდა ან ინახებოდა ჟურნალი), თანამდებობას და ხელმოწერას მატერიალურად პასუხისმგებელი პირის გაშიფვრით, რომელიც აწარმოებს ჟურნალს.
ფართო ცხრილი, რომელშიც შეყვანილია საჭირო ინფორმაცია, მდებარეობს კენტ მხარეს და შეიძლება გაგრძელდეს მანამ, სანამ საჭიროა. თუ ჟურნალი იბეჭდება სამზე მეტ ფურცელზე, მაშინ ყველა მომდევნო ლუწი გვერდი იმეორებს პირველი ლუწი ფურცლის შინაარსს, ხოლო ყველა მომდევნო კენტი გვერდი იმეორებს პირველი კენტის შინაარსს.
სვეტები უნდა შეიცავდეს შემდეგ ინფორმაციას:
- პირველი არის აღრიცხვის სერიული ნომერი;
- მეორე - როდის მოხდა ქონების ფაქტობრივი გადაცემა, ნომერი;
- მესამე - იმ პირის სრული სახელი, რომელიც იძლევა შესანახად (თუ ამას აკეთებს კომპანიის სახელით, მაშინ ამ სვეტში მისი მოხსენიებაც სავალდებულოა);
- მეოთხე - რა ტიპის ქონება გადადის, ასევე შეფუთვის სახეობა (მაგალითად, ტკბილეული ალენკა მუყაოს ყუთებში);
- მეხუთე - საქონლის საზომი ერთეული (გ, კგ, ტონა);
- მეექვსე - მისი რაოდენობა და მასა (ან მხოლოდ წონა);
- მეშვიდე არის ღირებულება;
- მერვე არის ფასი;
- მეცხრე - სათავსოს აღწერა მისამართის მონაცემებისა და საკონტაქტო ტელეფონის ნომრის ჩათვლით;
- მეათე და მეთერთმეტე - მიღება-ჩაბარების ნომერი და თარიღი;
- შემდეგ სამი სვეტი ქმნის შესანახად მიღების აღწერილობას: რა თარიღს მოხდა ეს, ხელმოწერა ამ ოპერაციისთვის ფინანსურად პასუხისმგებელი პირის ჩანაწერით;
- თხუთმეტიდან თვრამეტი სვეტები პასუხისმგებელია დაბრუნების აღწერილობაზე (ივსება საქონლის რაოდენობისა და ხარისხის შემოწმების ველი), დამაბრუნებლის სრული სახელის ჩათვლით, მისი ხელმოწერა ტრანსკრიპტთან ერთად, ასევე ნომერი და თარიღი. დაბრუნების დოკუმენტი;
- გრაფები მეცხრამეტედან ოცდამეერთემდე იქმნება მიმღების სრული სახელის, თარიღისა და ხელმოწერის დასადგენად მიღების შემდეგ, რაც მიუთითებს იმაზე, რომ საქონელი და მასალა სრულად იქნა მიღებული და მას არ აქვს პრეტენზია შენახვის პროცესზე.
ზოგიერთი სვეტი შეიძლება ცარიელი დარჩეს, თუ მონაცემები არ არის. ასევე შეგიძლიათ ტირეების დაყენება.
შევსების ნიუანსები
საინვენტარო ნივთების დაბრუნებისას ხელმოწერა (ტრანსკრიპტით) გირაოს რეესტრში, სხვა საკითხებთან ერთად, ასევე არის პრეტენზიებზე უარის თქმა.
საბუთზე ხელმოწერამდე გირაოსი ვალდებულია შეამოწმოს რას იღებს მის რაოდენობასთან, ხარისხთან და ა.შ.
თუ არსებობს რაიმე პრეტენზია ამ კომპონენტებზე (მაგალითად, მას მიაჩნია, რომ შენახვის დროს საქონლის ნაწილი გარკვეულწილად დაზიანდა), მაშინ მას უფლება აქვს ხელი არ მოაწეროს ჟურნალის ბოლო სვეტს. ასეთი საკითხების გადასაჭრელად დგება აქტი საქონლის რაოდენობრივად და ხარისხობრივად მიღების შესახებ. ეს არის ერთადერთი გზა, რათა დაიზღვიოთ თავი შესაძლო საცდელი პერიოდის განმავლობაში.
რა კანონებს ეხება?
ჟურნალს აქვს ფორმის კოდი OKUD 0335002-ის მიხედვით. თავიდანვე ნათქვამია, რომ ეს ფორმა დამტკიცებულია რუსეთის ფედერაციის სტატისტიკის სახელმწიფო კომიტეტის 1999 წლის 08/09/1999 No66 დადგენილებით. თუმცა, 2013 წლიდან, სწორედ ასეთი ფორმა, ისევე როგორც მრავალი სხვა პირველადი დოკუმენტი, გახდა არა სავალდებულო, არამედ მხოლოდ სარეკომენდაციო ფორმა, რომელიც უნდა შეავსოთ. საკუთარი ფორმების გამოსაქვეყნებლად დაგჭირდებათ კარგი მიზეზები და მრავალი მითითება შემადგენელ დოკუმენტებში.
Დროის განაწილება
თუ თავდამსხმელმა გადააჭარბა წინა პუნქტებში მითითებულ შენახვის ვადას, მაშინ ამ ფაქტის შესახებ ჩანაწერი უნდა იყოს წარმოდგენილი ჟურნალში. მისაღებია ამის აღნიშვნა ერთ-ერთ დაბრუნების სვეტში.
როგორც წესი, დოკუმენტი ყოველთვიურად გადაეცემა კომპანიის ბუღალტრულ განყოფილებას, რათა მოხდეს ინვენტარის მოძრაობის შეჯერება და კონტროლი. თითოეულ ორგანიზაციას შეუძლია განსაზღვროს ასეთი გადაცემის სიხშირე.
რაოდენობა:
Საწყობში
X
თქვენ კვლავ შეუკვეთეთ თხელი ჟურნალი.
შესაძლოა, გჭირდებათ ჟურნალი მეტი გვერდით და სხვა მახასიათებლებით.
Გთხოვ გამოიყენეკალკულატორი
წელი: 2019 წელი
ფორმატი: A4 (290x210 მმ)
საკინძები: ქაღალდი
დამაგრების მეთოდი:კლიპი
გვერდების ბლოკის დაყენება
▼ ჩვენება
გვერდები: 10 (ფურცლები: 20) (რეკომენდირებულია 60 გვერდი )
აირჩიეთ გვერდების რაოდენობა
ქაღალდის სიმკვრივე:
?
48 გრ./კვ.მ- თხელი, იაფი ქაღალდი ოდნავ ნაცრისფერი ან ხისფერი ელფერით. გამოიყენება გაზეთების ან მსგავსი პროდუქტების დასაბეჭდად. მას აქვს დაბალი სიმკვრივე და, შესაბამისად, არ არის მაღალი აცვიათ წინააღმდეგობა. ასეთი ქაღალდის უპირატესობა მისი დაბალი ფასია. 65 გრ./კვ.მ- გათეთრებული ქაღალდი. ფართოდ გამოიყენება წიგნების, ჟურნალების და ა.შ. 80 გრ./კვ.მ- გათეთრებული ქაღალდი. გამოიყენება წიგნების, ჟურნალების და ა.შ. გამოიყენება სახლის პრინტერებში. ასეთი ქაღალდის სიძლიერე გაცილებით მაღალია, ვიდრე წინა ორი ტიპის ქაღალდი. ასეთი ქაღალდიდან რეკომენდებულია ჟურნალების შეკვეთა ინდუსტრიებისთვის (მტვერი, ჭუჭყიანი), კვების ობიექტები (სველი ხელები) და ა.შ.
ნომერი, მაქმანი, ბეჭედი:
?
თქვენ იღებთ დაბეჭდილ პროდუქტს დანომრილი, დალუქული და დალუქვისთვის მომზადებული მოქმედი მარეგულირებელი დოკუმენტების შესაბამისად: დამაგრების და დამაგრების ღირებულება 45 რუბლია. 
10-დან 9 კლიენტი აწერს შეკერვას და დალუქვას
და 10-დან 7 დამატებით შეუკვეთეთ პაგინაცია
?
გვერდის ნუმერაცია იწყება ჟურნალის სათაურიდან ბოლო გვერდამდე. გვერდის ნომრები განთავსებულია ჟურნალის ქვედა კუთხეებში.
?
ჟურნალის ბლოკს ჭრიან 6 მმ დიამეტრის ორი ნახვრეტით, რომლებიც განლაგებულია ერთმანეთისგან 80 მმ-ის დაშორებით, ხერხემლის გვერდიდან ჟურალის შუაში. 
?
ჟურნალის შეკვრა ხორციელდება სპეციალური ლავსანის ძაფით, ხრახნიანი ნახვრეტის ნახვრეტებში. დამაგრებულია მუყაოს ჩანართით და სტიკერით დასაბეჭდად. 
საფარის მორგება
▼ ჩვენება
სამკერვალო და წებოვანი შეკვრა
?
სამკერვალო შესაკრავი 
(აძლიერებს შეკვრას)
ჭედური ყდაზე: ?
ჟურნალის სახელწოდება მთლიანად გადატანილია გარეკანზე ჭედურობით, ძირითადად გამოყენებულია ოქროს ფოლგა (მაგრამ არის ვერცხლისფერი, ლურჯი, წითელიც). თქვენ შეგიძლიათ ჭედური: ორგანიზაციის სახელი, ლოგო, ასოების, ციფრებისა და ნახატების ნებისმიერი კომბინაცია.
ჭედურობის ღირებულება 80 რუბლია.
თუ თქვენ ატვირთეთ თქვენი კომპანიის ლოგო, ჩვენ შეგვიძლია დავბეჭდოთ იგი ჟურნალის სახელთან ერთად
ნომერი, მაქმანი, ბეჭედი: ? რუსეთის ფედერაციის მთავრობის 2003 წლის 16 აპრილის N 225 დადგენილებით "სამუშაო წიგნების შესახებ". სამუშაო წიგნის სააღრიცხვო ფორმების შემოსავლებისა და ხარჯების წიგნი და მასში ჩასმადა სამუშაო წიგნების გადაადგილების აღრიცხვის წიგნი და მათში ჩანართებიუნდა იყოს დანომრილი, დალუქული, დამოწმებული ორგანიზაციის ხელმძღვანელის ხელმოწერით და დალუქული ცვილის ბეჭდით ან დალუქული.
შეიტყვეთ მეტი რბილი საფარის შესახებ რბილი საფარი- ერთ-ერთი ყველაზე იაფი და სწრაფად წარმოებული საკინძები.
შესაკრავი საფარი დამზადებულია სქელი ქაღალდისგან, სიმკვრივით 160 გ/მ2, თქვენი სურვილის მიხედვით შესაძლებელია საფარის ლამინირება.
ყდას მზადყოფნისა და ბლოკის დაბეჭდვის შემდეგ ამაგრებენ სტაპლერს, ხოლო თუ ბლოკში 60 გვერდზე მეტია, მაშინ აკინძვა ხდება ცხელ-დნობის წებოვან მანქანაზე.
შესრულების სიმარტივის და ხელმისაწვდომი ფასის გამო, რბილი საფარი არის ყველაზე პოპულარული და ერთ-ერთი ყველაზე ხელმისაწვდომი ტიპის საკინძები.
საფარის ფერი: თეთრი
ლამინირებული საფარი:
?
ლამინირება- ეს არის ნაბეჭდი პროდუქტების საფარი ფილმით. ლამინირება დიდხანს შეინარჩუნებს ნაბეჭდი პროდუქტების მიმზიდველ იერსახეს და საიმედოდ დაიცავს მათ ჭუჭყისა და მექანიკური დაზიანებისგან. ვახორციელებთ ცალმხრივ და ორმხრივ ლამინირებას A1 ფორმატამდე სპეციალურ მოწყობილობებზე - ლამინატორებზე. ცხელი ლამინირების მთავარი დანიშნულებაა სურათის დაცვა სხვადასხვა გარეგანი ზემოქმედებისგან, რაც შეიძლება მოიცავდეს დაღვრილ ყავას, გამოსახულების დაქუცმაცების, გახეხვის, დაკაწრვის ყველა სახის მცდელობას, სველ წმენდას, წვიმას, თოვლს. მაგრამ გამოცდილმა მომხმარებლებმა ასევე იციან ლამინირების კიდევ ერთი ღირებული თვისება: მას შეუძლია მნიშვნელოვნად გააუმჯობესოს გამოსახულების ხარისხი. პრიალა ფილმების გამოყენებისას გამოსახულება „გამოიხატება“ ფერები უფრო კონტრასტული და წვნიანი ხდება. "განვითარების" ეფექტის წყალობით, ლამინირებული იაფი ქაღალდი მდიდრული ფოტოქაღალდის იერს იძენს.
დასმული კითხვის საფუძველზე, შეიძლება ვიმსჯელოთ, რომ საწარმოში ინვენტარიზაციის ჟურნალების შენახვის ყველა მოთხოვნა უკვე დაცულია (ფირმოვერი, გვერდის ნუმერაცია, უკანა მხარეს დამადასტურებელი წარწერა და ა.შ.). რჩება მხოლოდ მცირე განმარტების გაკეთება.
გამოყენებულია „ინვენტარის აღრიცხვის“ კონცეფცია კონფიდენციალურ ბიზნესშიროდესაც აუცილებელია გავითვალისწინოთ (დოკუმენტის ნაკადსა და ინდექსში იდენტიფიცირება) არა მხოლოდ თავად დოკუმენტი, არამედ მისი გადამზიდავიც (ფურცელი, ბლანკი, დამაგრებული ან შეკრული მრავალგვერდიანი დოკუმენტი, ფორმატი, ფორმა და ა.შ.). გარეგანი ნიშნებიდოკუმენტი).
თუ ჩვენ ვსაუბრობთ სამრეწველო საწარმოს სამეცნიერო და ტექნიკურ დოკუმენტაციაზე, მაშინ "ინვენტარის აღრიცხვის" კონცეფცია მოიცავს შემადგენლობისა და ინფორმაციის დაფიქსირებას. კონფიდენციალური ტექნიკური დოკუმენტაციაშეკრული დოკუმენტების, სპეციალური შენახვის დოკუმენტების და სხვა დოკუმენტების შესახებ ნებისმიერ საშუალებებზე, არ შედის საქმეთა ნომენკლატურაში; ინფორმაციის მატარებლები (წინასწარი საბუღალტრო დოკუმენტები), აგრეთვე საოფისე სამუშაოებით დასრულებული საქმეები (საქმეები შესრულებული დოკუმენტებით), ბუღალტრული ჟურნალები და თავად საქმეების კაბინეტები მოთავსებულია ინვენტარში (სია, ჩამონათვალის აღრიცხვა ნომრების მიხედვით). ეს აუცილებელია ინფორმაციის უსაფრთხოებაზე ანალიტიკური მუშაობისთვის:
- დოკუმენტის შესახებ საწყისი და სამუშაო ინფორმაციის დაფიქსირება, მისი სისრულე და ყველა ელემენტის მთლიანობა;
- საწარმოს თანამშრომლების მიერ დოკუმენტაციის ადგილმდებარეობისა და მათზე წვდომის კონტროლი;
- დოკუმენტების რეალური ხელმისაწვდომობის შემოწმება;
- ანალიტიკური სამუშაოების ჩატარება დასაქმებულთა დოკუმენტების შინაარსის შესწავლისა და ინფორმირებულობის დასადასტურებლად.
მიმდინარეობს კონფიდენციალური დოკუმენტების აღრიცხვა, მათ შორის ინვენტარი ცენტრალიზებულადუსაფრთხოების სამსახური (სასულიერო სამსახური ან ტექნიკური დოკუმენტაციასთან მუშაობის განყოფილება, თუ მათ ენიჭებათ მუშაობის კონკრეტული სფერო შესაბამისი კონფიდენციალური დოკუმენტებით) და მოიცავს შემდეგ ოპერაციებს:
- დოკუმენტის ინდექსირება,
- დოკუმენტის პირველადი ინფორმაციის პირველადი რეგისტრაცია, ხე-ტყის აღრიცხვა ან ფაილების კაბინეტების (მონაცემთა ბაზების) ფორმირება;
- დოკუმენტების რეგისტრაციის სისწორისა და მათი ხელმისაწვდომობის ყოველდღიური შემოწმება.
ამავდროულად, გადამზიდველის ინვენტარის სერიული ნომერი გადაეცემა ჟურნალიდან (ფაილის კაბინეტი ან მონაცემთა ბაზა) გადამზიდველს/დოკუმენტს, რომელიც შედგენილია დოკუმენტის ზედა მარჯვენა კუთხეში ან მისი სათაურის გვერდზე (თუ დოკუმენტი შეკრულია და აქვს ყდა). მას ეძახიან ინვენტარის ბეჭედი, ვინაიდან იგი ასევე მოკლედ აფიქსირებს წვდომის შეზღუდვის შესაბამის შტამპს საიდუმლოს ტიპის მიხედვით (კონფიდენციალურობის ხარისხი).
მაგალითი 1
მარაგების აღრიცხვის ვულტურები
Collapse Show
ხოლო ინვენტარიზაციის ჟურნალში დოკუმენტების მატარებლების ტიპის მიხედვით, უნდა ჩაიწეროს შემდეგი ინფორმაცია:
მაგალითი 2
მარაგების აღრიცხვის ჟურნალი
Collapse Show
ინვენტარიზაციის აღრიცხვის აღრიცხვის მოყვანილი მაგალითები წარმოადგენს „საუკეთესო პრაქტიკის“ გამოცდილების განზოგადებას და, რა თქმა უნდა, საკონსულტაციო ხასიათს ატარებს. თითოეული საწარმო, როგორც შესაბამისი ინფორმაციის მფლობელი და ატარებს ზომებს მის დასაცავად, დამოუკიდებლად არეგულირებს იდენტიფიკაციის, დოკუმენტების აღრიცხვისა და მათი მატარებლების აღრიცხვის ტიპებსა და მეთოდებს შესაბამისი საიდუმლოების ტიპის მიხედვით.
მედიის ინვენტარიზაციის აღრიცხვის პროცედურა შეიძლება გაიცეს:
- კონფიდენციალური ჩანაწერების მართვის ზოგადი ინსტრუქციების ნაწილის სახით;
- თუ ორგანიზაციაში არის რამდენიმე კონფიდენციალური/შეზღუდული დოკუმენტი, მაშინ შესაძლებელია სპეციალური შემუშავება შეზღუდული წვდომის/შეზღუდული გავრცელების დოკუმენტების რეგისტრაციისა და აღრიცხვის წესები. ამ დებულებაში, დოკუმენტის ტიპისა და საწარმოს საკითხის / საქმიანობის სფეროდან და საიდუმლოების სახეობიდან გამომდინარე, ჯერ შედგენილია განყოფილება დოკუმენტების მატარებლების ინვენტარიზაციის აღრიცხვის პროცედურის შესახებ, შემდეგ კი განყოფილება. თავად დოკუმენტების რეგისტრაცია;
- და თუ ვსაუბრობთ სამეცნიერო და ტექნიკური წარმოების დოკუმენტებზე, მაშინ გამოყენებული ინვენტარის აღრიცხვის რეგულირების უფრო კონსტრუქციული და თანამედროვე გზა იქნება შემდეგი:
- საწარმოო ან სამუშაო ინსტრუქციაში, რომელშიც დაყენებულია ნებისმიერი წარმოების პროცესის პარამეტრები, ნათლად გამოიყოფა განხორციელების ალგორითმი და შესაბამისი ბლოკ-სქემა; დარგის სპეციალისტები, ინსტრუქციებისა და რეგულაციების შემმუშავებლები, როგორც წესი, იცავენ ამ წესს;
- პროცესის ალგორითმსა და მიმდინარე სქემაში ხდება ინფორმაციის გაანალიზება, ფორმალიზება და რეგულირება, მისი დოკუმენტირების პროცედურა, საიდუმლოს ტიპის მიხედვით და გამოყენებული მედია (ქაღალდი, ელექტრონული, მათი ფორმატები); ამ ეგრეთ წოდებული დოკუმენტზე ორიენტირებული კომპონენტების ან ასპექტების რეგულირებაში, ინდუსტრიის სპეციალისტებს შეუძლიათ დაეხმარონ უსაფრთხოების სამსახურისა და ოფისის მართვის სამსახურების წარმომადგენლებს. უფრო მეტიც, პრაქტიკაში შეიძლება აღმოჩნდეს, რომ კონფიდენციალურობა ყოველთვის არ არის დადგენილი და არც წარმოების პროცესში;
- დოკუმენტაციის უკვე ფორმალიზებულ პროცედურაში, საიდუმლოს ტიპის მიხედვით (კონფიდენციალურობის ხარისხი), ცალკე გამოიყოფა და დგინდება დოკუმენტების ინფორმაციის მატარებლების ინვენტარიზაციის პროცედურა და თავად დოკუმენტების რეგისტრაციის პროცედურა.
ამრიგად, მედიის ინვენტარიზაციის ჩაწერა „ჯდება“ საწარმოს ძირითადი საწარმოო ფუნქციების რეგულირებულ პროცესში, ამ პროცესის დოკუმენტირების პროცედურის მკაფიო რეგულირების გამო. ამ პრობლემის გადაწყვეტა, როგორც წესი, ეკისრება უსაფრთხოების სამსახურის ან სხვა განყოფილების პასუხისმგებლობას, რომელსაც ევალება კონფიდენციალური ჩანაწერების შენარჩუნება.
"ღია" საოფისე მუშაობისას დოკუმენტების მართვის სამსახური პრაქტიკულად არ იყენებს ინვენტარის აღრიცხვას და ინვენტარიზაციის აღრიცხვის ანალოგიით, პერსონალის განყოფილება ძირითადად ითვალისწინებს სამუშაო წიგნებს და ათავსებს მათ დამტკიცებული ფორმის შესაბამის წიგნში.
ორგანიზაციაში ინვენტარის ნივთების მიღებაზე, შენახვაზე, აღრიცხვაზე პასუხისმგებელი უნდა იყოს გარკვეული თანამშრომლები (მაგალითად, ეს შეიძლება იყოს საწყობის მენეჯერი ან მაღაზიის მეპატრონე), რომლებიც პასუხისმგებელნი არიან ოპერაციების სწორად შესრულებაზე მიღებასა და გაცემაზე. შესაძლოა კომპანიას არ ჰქონდეს შესაბამისი თანამდებობა შტატში, მაგრამ მოვალეობები სხვა თანამშრომელს დაეკისროს. ამასთან, მასთან უნდა დაიდოს ხელშეკრულება სრული პასუხისმგებლობის შესახებ.
დასაქმებულმა უნდა ასახოს კონკრეტული პროდუქტის არსებობა და მოძრაობა შესაბამის პირველად დოკუმენტებში, რომლის ფორმებიც კომპანიას უფლება აქვს დამოუკიდებლად განავითაროს. დოკუმენტის შემუშავების მოდელად შეიძლება გამოყენებულ იქნას და დასრულდეს დოკუმენტების ერთიანი ფორმები.
საწყობის ჟურნალი (ნიმუში)
თუ ორგანიზაცია იყენებს აღრიცხვის ჯიშურ მეთოდს, მაშინ მას ცალკე უნდა გაითვალისწინოს თითოეული ტიპის პროდუქტის მიღება. ასე რომ, საქონლის მიღება შეიძლება აისახოს საწყობის აღრიცხვის ბარათზე, რომელიც შეიცავს მიღებული საქონლის რაოდენობას და მისი მიღების თარიღს ცალ-ცალკე თითოეული ტიპის საქონელზე. როგორც საწყობში ბარათების გამოყენების ალტერნატივა, შესაძლებელია საწყობის აღრიცხვის ჟურნალის შევსება. თუ ინვენტარი ინახება ჟურნალის გამოყენებით, მაშინ იხსნება ცალკე განყოფილება თითოეული ტიპის პროდუქტისთვის. თითოეული განყოფილება შეიცავს პრაქტიკულად იმავე ინფორმაციას, როგორც საწყობის სააღრიცხვო ბარათებში.
ინვენტარის ჟურნალი ჩვეულებრივ შეიცავს შემდეგ ინფორმაციას:
- ზოგადი მონაცემები: ორგანიზაციის დასახელება, სტრუქტურული ერთეული და ა.შ.;
- მონაცემები მატერიალურად პასუხისმგებელი თანამშრომლის შესახებ, რომელიც პასუხისმგებელია ჟურნალის შენახვაზე;
- საქონლის ადგილმდებარეობა საწყობში, უჯრედის, თაროს მითითებით;
- საქონლის ზოგადი მახასიათებლები: კლასი, ბრენდი, ზომა და ა.შ.
- პროდუქტის დასახელება;
- ჩანაწერის გაკეთების თარიღი, ჩანაწერის რიგითობის ნომერი, დოკუმენტის მონაცემები (თარიღი და ნომერი), რომელიც ემსახურება ჩანაწერის გაკეთების საფუძველს;
- ინფორმაცია იმის შესახებ, თუ ვისგან იქნა მიღებული საქონელი ან ვისთვის იყო გაშვებული საქონელი;
- ინფორმაცია შემოსავლებისა და ხარჯების შესახებ.
ჟურნალში ყოველი ჩანაწერი დამოწმებულია მატერიალურად პასუხისმგებელი პირის ხელმოწერით, დასრულების თარიღის მითითებით. ჟურნალი ასევე შეიძლება შეიცავდეს განყოფილებას, რომელიც ასახავს იმ ფაქტს, რომ ჟურნალში მოცემული ინფორმაცია გადამოწმებულია. ჩვეულებრივ მასში შედის მონაცემები შემოწმების თარიღის შესახებ, შენიშვნები ან სხვა კომენტარები შემოწმების ფაქტზე, მონაცემები შემოწმებაზე.
ჟურნალის ყველა გვერდი უნდა იყოს დანომრილი თანმიმდევრობით, ხოლო თავად ინვენტარის ჟურნალი უნდა იყოს შეკერილი. ბოლო გვერდზე უნდა დაფიქსირდეს გვერდების რაოდენობა, ხელი მოაწეროს მთავარი ბუღალტერის ხელმოწერას და დაწყების თარიღს. ქვემოთ მოცემულია ჟურნალის ნიმუში.
